In “Azioni Automatiche” (Workflow) sono presenti alcune attività preconfigurate. È possibile disabilitare l’accesso alle azioni automatiche tramite il flag “Work Flow Crm” presente in Configurazione – Permessi.

Queste azioni, comunque modificabili, permettono di eseguire alcune operazioni in automatico in base alle condizioni impostate (invio email, invio sms, aggiungere promemoria, cambiare stato). Fare riferimento alla presente guida alla voce CASI D’USO DI AZIONI AUTOMATICHE per consultare i campi calcolati utilizzati nelle condizioni e alcuni casi d’uso.

Se in Impostazioni CRM il flag “Esegui automaticamente le azioni di workflow” è disattivato, le azioni automatiche di workflow non vengono eseguite (in questo caso la gestione degli stati e l’invio delle mail deve essere eseguito in modalità manuale).

È possibile disabilitare quelle non utilizzate tramite la disattivazione del flag “Attivo” sulla singola attività.

Lo scopo di queste azioni, è quello di automatizzare il più possibile le operazioni manuali e creare in automatico promemoria per il controllo di preventivi e prenotazioni.

Ad esempio, nel caso del preventivo, è possibile inviare una mail di recall a tutti i preventivi che hanno una data scadenza uguale o maggiore alla data odierna.

Tramite il pulsante “Aggiungi” è possibile inserire nuove azioni automatiche.

Il pulsante “Reimporta Default” importa nuovamente le azioni automatiche aggiungendole a quelle già presenti.

Il campo “Tipo” permette di stabilire dove deve agire l’azione automatica.

Le attività vengono eseguite se rispettano le condizioni impostate:

• Ubicazione Istat
• Stato Iniziale
• Interessi Anagrafica
• Condizioni
• Condizioni avanzate; è possibile disabilitare questa sezione tramite il flag “Work Flow Crm – Condizioni avanzate” presente in Configurazione - Permessi

a cui seguono le azioni indicate nella parte inferiore in maschera (“Azione” e “Nuovo Stato”).

In caso di invio mail al cliente, è possibile inviare la mail anche alla struttura con apposito Template differente rispetto a quello inviato al cliente oppure è possibile prevedere che l’azione invii la mail solo all’hotel.

Se è attivo il flag “Salva copia dell’email inviata”, nell’ultima colonna della griglia delle Comunicazioni compare una stella verde, cliccando su di essa si può accedere alla visualizzazione della mail inviata.

È possibile indicare:

• un intervallo di orario di esecuzione tramite i campi “Dalle ore” e “Alle ore” (ad esempio se non si vuole che le mail vengano inviate di notte)
• un “Timeout esecuzione (secondi)”, se il valore è diverso da zero, è il tempo di attesa che segue all’esecuzione dell’azione stessa prima di eseguire l’azione automatica successiva; è consigliabile impostare un tempo di 5/10 secondi per ogni azione attiva per evitare che le mail inviate finiscano nello Spam;
• i “Tipi Camere” su cui deve agire l’azione
• i “Trattamenti” sui quali deve agire l’azione