Tramite questa voce (selezionabile anche tramite l’apposita icona ), si visualizza il quadro giornaliero dell’albergo.

Tale quadro è personalizzabile in Configurazione - Tabelle - Risorse, ovvero è possibile decidere tramite delle semplici coordinate cartesiane, “Riga” e “Colonna”, dove collocare le unità camera (per esempio dividerle per piano o per struttura in caso di strutture composte da un corpo centrale e una dependance).

In ogni caso si consiglia una sistemazione delle camere in modo tale da visualizzarne il più possibile a monitor (quelle fuori saranno visibili tramite barre di scorrimento).

Inoltre in ogni unità camera verranno visualizzati numero e sigla della camera, da impostare in configurazione.

In Impostazioni – “Quadri Grafici”, scheda “Quadro Giornaliero”, attivando il flag “Visualizza nota personalizzabile nel quadro giornaliero”, è possibile inserire e visualizzare una nota.

I pulsanti Avanti, Indietro e Data corrente permettono di visualizzare rispettivamente la situazione futura (in proiezione), la situazione passata e corrente delle prenotazioni e degli eventuali conti aperti. Utilizzando il box data si seleziona direttamente una determinata data.

Il pulsante Stampa permette di avere il report della situazione del quadro.

Nel campo “Colore pren.” viene proposta l’impostazione di default presente in Impostazioni – “Quadri Grafici” – scheda “Quadro Giornaliero”, questo parametro permette la visualizzazione della camera per colore di:

• Prenotazione (colore impostato in prenotazione);
• Stato Camera (in arrivo, in partenza, occupata, ecc. impostato in prenotazione; i colori sono definiti in Impostazioni – “Quadri Grafici” – sezione “Colore stato camere”);
• Stato Prenotazione (prenotata, confermata, opzionata, ecc.; i colori sono definiti in Impostazioni – “Quadri Grafici” – sezione “Colore stato”);
• Trattamento (colore impostato in tabelle Trattamenti);
• Tipo Camera Vendita (colore impostato in Tipologia)
• Credito (colore impostato in tabelle Credito)
• Mercato (colore impostato in tabelle Mercato)
• Calae Vendita (colore impostato in tabelle Canale Vendita

Tramite il menù a tendina “Piano” è possibile filtrare il quadro per un piano specifico.

Tramite il menù a tendina “Ubicazione Istat” è possibile filtrare le camere per ubicazione. Se in Configurazione – “Utenti” è stata configurata una “Ubicazione Istat” quest’ultima viene proposta di default nel filtro “Ubicazione Istat”, in questo caso è possibile, tramite la disattivazione del flag “Abilita tutte le ubicazioni istat” in “Gestione Permessi”, fare in modo che l’utente non possa selezionare le atre ubicazioni in quanto il campo “Ubicazione Istat” è disabilitato alla modifica.

Qualora in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici sia attivato il flag di segnalazione Sale Riunioni, nel quadro compare il pulsante Prenotazioni Sale che in base al preavviso stabilito segnala l'imminente occupazione di una sala, con la possibilità di aprire in sovrimpressione il planning delle Sale Riunioni.

Posizionandosi con il mouse sulla camera, anche da Planning, vengono visualizzate le informazioni principali della prenotazione, tra le quali l’elenco dei componenti.

Posizionandosi su una camera del quadro giornaliero e cliccando con il pulsante destro del mouse, è possibile eseguire diverse operazioni sulla camera selezionata. Effettuando doppio click sulla camera vuota è possibile inserire una nuova prenotazione.

Tali operazioni possono essere abilitate o disabilitate a seconda dello stato della camera (in arrivo, in casa o in partenza):

• Prenotazione rapida: permette di inserire una nuova prenotazione (la camera suggerita sarà quella selezionata sul quadro giornaliero);
• Manutenzione rapida: permette di inserire rapidamente le manutenzioni (in maniera analoga a “Prenotazione rapida”) proponendo di default la camera e le date “Dal” e “Al”
• Prenotazione: permette di entrare nella prenotazione della camera selezionata per visualizzarne e modificarne i dati;
• Prenotazione Singola: voce presente solo se la prenotazione fa parte di un gruppo; permette di visualizzare e/o modficare la singola prenotazione del gruppo;
• Anagrafica Cliente: permette di entrare direttamente nella maschera dell’anagrafica del referente camera;
• Acconti/Caparre: propone la maschera di inserimento Acconto/Caparra (per i dettagli su questa funzionalità fare riferimento alla presente guida in UTILIZZO – FRONT OFFICE - PRENOTAZIONE - FUNZIONE GENERALI SULLA PRENOTAZIONE - Acc.Cap.Dep);
• Modifica multipla: funzione analoga a quella di maschera prenotazione; per l’utilizzo e il dettaglio della funzione fare riferimento alla presente guida nella sezione UTILIZZO – FRONT OFFICE - “Prenotazione”;
• Credito/Sconto: visualizzazione/modifica del Credito/Sconto di prenotazione (attiva solo in caso di campo Credito compilato in prenotazione);
• Duplica prenotazione: permette di duplicare la prenotazione in una nuova prenotazione e per far ciò viene richiesto il cognome e la camera di destinazione; in Configurazione – “Permessi” è presente il flag “Duplica prenotazione”, se il flag è disabilitato non è possibile utilizzare questa funzione;
• Scollega Prenotazione: funzione attiva solo per le prenotazioni appartenenti ad un gruppo;
• Schedine PS/Istat: visualizzazione della schedina di notifica del cliente se già stampata o creazione di una nuova se non è stata creata in fase di check-in;
• Stampa Prenotazione: esegue la stampa della prenotazione;
• Extra: permette di effettuare un extra sulla camera selezionata;
• Distinta: permette di visualizzare la distinta (o maincourante) del conto relativo a quella camera;
• Distinta Dettagliata: permette di visualizzare la distinta del conto relativo a quella camera in formato dettagliato (l’equivalente del pulsante “Visualizza Dettagli” in Distinta);
• Trasferisci addebiti: permette di dividere o trasferire importi extra o rette di soggiorno da una camera ad un’altra. La camera su cui si fa tasto destro “Trasferisci addebiti” è quella in cui si desidera togliere eventuali addebiti; in Configurazione – “Permessi” sono presenti i flag “Trasferisci Addebiti -> consenti il trasferimento del soggiorno” e “Trasferisci Addebiti -> consenti il trasferimento degli extra”, utili a disabilitare, ad esempio, il trasferimento degli addebiti di Soggiorno, operazione che è consigliabile effettuare tramite il “Sospeso su altra camera” dal conto
• Conto: permette di entrare nella videata del conto della camera selezionata, per procedere alla fatturazione;
• Incassa: permette di effettuare l’operazione di “Incassa” senza necessariamente entrare nella prenotazione. Tale operazione è attivata solo se la camera presenta sul “Quadro Giornaliero” la dicitura “€ Stampato”;
• Libera Camera: permette di effettuare l’operazione di “Libera Camera” senza necessariamente entrare nella prenotazione. Tale operazione è attivata solo se la camera presenta sul Quadro la dicitura “€ Da Liberare”;
• Elimina Prenotazione: permette di eliminare la prenotazione; è possibile impedire l’eliminazione di prenotazioni con schedine PS inviate disattivando il flag “Elimina prenotazione con PS inviata” presente in Configurazione – Permessi; se la prenotazione ha collegata una schedina PS salvata ( stato “Inserita”) viene richiesto se eliminare anche la schedina;
• Cambia Camera: permette di spostare una prenotazione dalla camera attuale ad un'altra; se una prenotazione ha sottoperiodi è possibile spostare anche solo un solo sottoperiodo tramite l’attivazione del flag “Seleziona”; se la prenotazione ha attivo il flag “Blocca tipo camera e tipologia vendita”, e la camera viene spostata su una tipologia differente da quella originale, viene dato un messaggio bloccante;

• Blocca camera/Sblocca camera; permette di bloccare o sbloccare la camera senza entrare nel dettaglio di prenotazione;
• Stato prenotazione; attivo solo se la prenotazione non ha il check-in, permette modificare lo stato di prenotazione (Prenotata, Confermata, Waiting List, ecc.) senza entrare nel dettaglio di prenotazione;
• Check-in: permette di effettuare un check-in senza entrare in prenotazione. Prima di confermare il check-in dalla maschera di check-in è possibile inserire o modificare alcuni campi di prenotazione (Referente camera, Gruppo, Agenzia/Azienda, Intermediario, Voucher, Mercato, Canale di Vendita, Email, Note Prenotazione, Note Conto, Note Governante, Note Ristorante, Prestazione Iniziale e Finale, Cambio Biancheria); se è presente una caparra e in Impostazioni – “Parametri Vari” è attivo il flag “Trasforma Caparra/Deposito in Acconto al Check In” viene richiesto se trasformare la caparra in acconto;
• Crea scheda/Smart Card: fare riferimento alla presente Guida in Linea - Crea scheda/Smart Card.

Solo per le risorse con prenotazioni, selezionando la risorsa e cliccando col tasto destro per accedere alle funzioni, è possibile tramite la funzione “Nota Quadro Giornaliero” inserire una nota che viene visualizzata sul quadro dopo i riferimenti principali di prenotazione

Cliccando con il pulsante destro del mouse sulla camera è possibile eseguire diverse operazioni sui componenti della camera. Sul singolo componente è possibile effettuare il conto ma la funzione può essere disabilitata tramite il flag “Apri il conto componente da tasto destro” presente in Configurazione – “Permessi”.

La funzione “Chiudi Conto” (abilitata se è attivo il flag “Chiudi il conto del componente da tasto destro” presente in Configurazione – “Permessi”) è attiva solo se la partenza è in corrispondenza della data gestione e permette di chiudere il conto del componente, utile nel caso il componente abbia solo addebiti a zero e si vuole chiudere il chiudere il conto liberando la camera senza emettere il documento fiscale dal Conto.

Eseguendo la funzione su un componente che non è il referente camera, la prenotazione sarà ancora visibile sui quadri grafici ma il componente in prenotazione sarà evidenziato in grigio e non più modificabile.

Selezionando questa funzione viene comunque visualizzato un messaggio in quanto, se il componente ha addebiti a suo carico, può generarsi un squadratura.

Quando una camera è vuota (bianca) la sola funzione del tasto destro abilitata sarà “Nuova Prenotazione”, le altre si abilitano solamente dopo aver effettuato una prenotazione.

Effettuando una prenotazione sarà possibile associare all’unità camera un colore (lo stesso che verrà visualizzato nel planning), nel caso di un cliente associato ad un’azienda o agenzia il colore proposto sarà quello associato all’agenzia o azienda (in ogni caso sarà possibile modificarlo).

Una volta salvata una nuova prenotazione la camera sul quadro giornaliero oltre al colore della prenotazione riporterà il nome del cliente, il trattamento e il numero di pax. Inoltre verranno visualizzate le seguenti informazioni sintetiche inerenti allo stato della prenotazione stessa:

• “In arrivo”: prenotazione in arrivo nel giorno corrente (all’arrivo del cliente sarà possibile richiamare la prenotazione ed effettuare il Check-in);
• “In partenza”: prenotazione in partenza il giorno corrente;
• “Ultima notte”: prenotazione in partenza il giorno successivo al corrente;
• “€ Da Liberare”: prenotazione con conto già incassato ma non resa disponibile (es. conto chiuso la sera prima della partenza);
• “€ Stampato”: prenotazione con conto già stampato ma ancora da incassare;
• “Overbooking”: 2 prenotazioni a cavallo dello stesso giorno;
• nessuna informazione: prenotazione con check-in effettuato e non in partenza nell’immediato;
• (S) che precede il nominativo indica che è stata stampata una schedina (dicitura visualizzata solo se in Impostazioni - Quadri Grafici è stato attivato il flag “Visualizza schedina PS stampata sulla camera”);
• (€) che precede il nominativo indica che sono presenti addebiti non fatturati sulla camera (dicitura visualizzata solo se in Impostazioni - Quadri Grafici è stato attivato il flag “Visualizza addebiti non pagati sulla camera”);
• la dicitura No Show associata al nominativo: il No show viene indicato per quelle prenotazioni che hanno data di arrivo precedente a quella della data di gestione ma sono prenotazioni a cui non è stato effettuato il check-in per mancato arrivo o altri motivi;
• un numero di camera preceduto o seguito da una freccia indica un cambio di camera dove la freccia stabilisce se il cliente era in quella camera il giorno precedente o si sposterà nella camera il giorno seguente. La modalità di visualizzazione del cambio camera sul quadro è da specificare nella sezione Quadri Grafici presente in Configurazione - Impostazioni. Infatti è possibile visualizzare il cambio camera Mai, Il giorno precedente, Il giorno successivo o Sempre:

È possibile effettuare una nuova prenotazione su una camera già impegnata da una precedente prenotazione, in tal caso utilizzando le funzioni del tasto destro verrà chiesto su quale prenotazione intervenire (questo permette di gestire un’eventuale Overbooking).

Passando con il mouse su una camera con prenotazione vengono evidenziati per diversi secondi i dati salienti della prenotazione all’interno di un tooltip di informazione giallo (se il referente camera in anagrafica ha il flag attivo “No Consenso Privacy”, il tooltip è evidenziato in grigio). È possibile disabilitare la visualizzazione del tooltip tramite il flag “Visualizza tooltip al passaggio del mouse” presente nella sezione “Quadro Giornaliero” di Impostazioni – Quadri Grafici, in questo caso per visualizzare le informazioni della prenotazione occorre cliccare con il tasto sinistro del mouse sulla camera.

La riga sottostante ad ogni camera ha la funzione di riportare un’eventuale preparazione camera se diversa da quella standard oppure evidenziare una camera in stato di manutenzione. Tali funzioni sono utilizzabili tramite il tasto destro del mouse, selezionato sulla riga stessa.

Nel menù che apparirà sarà possibile:

• scegliere tra le varie preparazioni impostate precedentemente in Configurazione - Tabelle - Risorse - Preparazione camere; in Configurazione – Permessi è presente il flag “Modifica preparazione camera su Quadro/Planning” per non permettere all’utente di modificare la preparazione base;
• richiamare la preparazione base (quella impostata in configurazione camere o nullo se non è stata associata ad ogni camera una preparazione specifica);
• impostare uno stato di manutenzione per eventuali guasti (date, guasto e riparazione da eseguire); selezionando la voce “Manutenzione” viene proposta la maschera con l’elenco di tutte le manutenzioni presenti sulla camera.

I pulsanti “Elimina”, “Modifica” e “Aggiungi” sono abilitati in base ai flag presenti in Configurazione – “Permessi” nella sezione “Storico”.

Nel caso nella APP di Welcome sia stata allegata un’immagine, in maschera viene proposto anche il pulsante “Immagine”.

Tramite il pulsante “Aggiungi” si può effettuare l’inserimento con la possibilità inserire uno o più periodi di manutenzione.

Se si attiva il flag “Visualizza Descrizione Guasto nel Planning”, sul Planning, anziché visualizzare la dicitura “MANUTENZIONE”, viene proposto il campo “Guasto”.

Nel campo “Categoria” solo elencati gli elementi di tabella “Categoria Manutenzione”; la categoria manutenzione è visibile tra i dati presenti nella griglia di Stampe di Servizio.

Una volta completato l’inserimento viene aggiornata la maschera di visualizzazione dove eventualmente è possibile eliminare o modificare la riga selezionata.

Nota bene: se una manutenzione viene impostata con stato “Risolta” viene ripristinata la disponibilità.

Lo stato di manutenzione genera una linea del colore indicato in fase di inserimento manutenzione sul planning per le date di manutenzione impostate, inoltre nelle stampe di servizio è possibile stampare un report delle camere con guasti. Sul quadro giornaliero la manutenzione viene indicata con un simbolo che precede lo stato della camera Pulita/Sporca.

Si può ottenere l’elenco di tutte le manutenzioni di tutte le camere tramite la selezione della voce “Storico Manutenzioni” presente in Front Office – Storico.

La funzione Foto permette di visualizzare a monitor fino a 3 foto per camera. Per utilizzare questa funzione occorre inserire le foto nella cartella indicata in Impostazioni – Percorsi nel campo “Percorso Foto” e in Configurazione - Tabelle - Risorse – Foto Camere occorre associare ad ogni camera il file con il nome della foto relativa (es. Camera101.jpg o Bagno1.jpg).

L'icona verde/rossa/verde sfumata/arancione, visibile solo se è attivo il flag “Abilita la gestione dello stato risorse e le icone sui planning/quadri” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”, indica lo stato di pulizia della camera (Pulita/Sporca/Verificata/Rassettata/Da Rassettare).

Ad ogni check-out il programma provvede a settare il colore dell'icona su rosso (sporca), successivamente cliccando con il tasto destro del mouse sull'icona stessa sarà possibile riportare lo stato su verde (“Pulita”). Lo stato di pulizia attuale di tutte le camere viene riportato nel report “Stato camere” in Stampe di Servizio.

Tramite il tasto destro del mouse sul pallino, è possibile mettere a stato Pulita, Sporca, Verificata, Da Rassettare o Rassettata la singola camera, effettuare la pulizia su tutte le camere (“Pulisci Tutte”) oppure pulire le camere per:

• per piano (“Pulisci Piano”); piano associato alla risorsa in tabella “Risorse”
• per zona (“Pulisci Zona”); zona associata alla risorsa in tabella “Risorse”
• per governante (“Pulisci Governante”); governante associata alla risorsa in tabella “Risorse”.

In fondo alla videata è possibile visualizzare la disponibilità del giorno o quella dei giorni futuri selezionando la data tramite il calendario. Tale visualizzazione è attivabile o no in base all’impostazione del flag Visualizza la disponibilità del giorno presente in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici sezione “Quadro giornaliero”.

In fondo alla videata è possibile visualizzare il riepilogo delle pax e camere in data gestione. Tale visualizzazione è attivabile o no in base al flag “Visualizza il riepilogo pax e camere” e il calcolo delle camere e Pax viene eseguito in base all’impostazione del flag “Conteggia nel riepilogo camere e pax solo camere assegnate”, flag presenti in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici.

Nella riga di disponibilità inizialmente vengono elencate le tipologie di camere con a fianco il numero delle camere disponibili, il campo Disponibili è dato dalla somma delle quantità delle tipologie meno le camere in allotment, il campo N.A. indica il numero di camere non assegnate (quelle con camera a zero), il campo Opz. indica il numero di camere con scadenza opzione compilata, Pren. il numero di camere a stato prenotata, Conf. il numero di camere a stato confermata, Allot. Il numero di camere in Allotment, Allot.Pren. il numero di camere in Allotment prenotate.

Se in Configurazione – Impostazioni – “Parametri Prenotazione” il flag “Refresh automatico delle maschere alla modifica della prenotazione” è disattivato, in basso a destra viene visualizzato un tooltip che riporta le operazioni principali effettuate sulle prenotazioni, inoltre i quadri grafici, Planning e Quadro giornaliero, non vengono aggiornati automaticamente ma devono essere aggiornati tramite F5.

È possibile impostare la dimensione del carattere di visualizzazione delle diciture all’interno della casella tramite il campo “Dimensione Carattere” presente nella sezione “Quadro Giornaliero” in Impostazioni – Quadri Grafici.