Tramite questa voce (selezionabile anche tramite l’apposita icona ) si accede al quadro di periodo, dove è possibile vedere prenotazioni e disponibilità dell’albergo in un arco di tempo definito in Impostazioni – “Quadri Grafici” nel campo “Numero di mesi da visualizzare dopo la data di gestione”.

Nel Planning vengono visualizzate solo le risorse la cui tipologia associata ha il flag attivo “Visualizza Quadri Principali” in Tabelle – Tipologia Risorse – Tipologia.

Se in Configurazione – “Utenti” è stata configurata una “Ubicazione Istat” quest’ultima viene proposta di default nel filtro “Ubicazione Istat”, in questo caso è possibile, tramite la disattivazione del flag “Abilita tutte le ubicazioni istat” in Gestione Permessi, fare in modo che l’utente non possa selezionare le atre ubicazioni in quanto il campo “Ubicazione Istat” è disabilitato alla modifica.

L'icona verde/rossa/verde sfumata/arancione, visibile solo se è attivo il flag “Abilita la gestione dello stato risorse e le icone sui planning/quadri” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”, indica lo stato di pulizia della camera (Pulita/Sporca/Verificata/Rassettata/Da Rassettare).

Tramite il tasto destro del mouse sul pallino, è possibile mettere a stato Pulita, Sporca, Verificata, Da Rassettare o Rassettata la singola camera, effettuare la pulizia su tutte le camere (“Pulisci Tutte”) oppure pulire le camere per:

• per piano (“Pulisci Piano”); piano associato alla risorsa in tabella “Risorse”
• per zona (“Pulisci Zona”); zona associata alla risorsa in tabella “Risorse”
• per governante (“Pulisci Governante”); governante associata alla risorsa in tabella “Risorse”.

In Impostazioni – Quadri Grafici, colore “Giorno Corrente” presente nella sezione “Planning”, è possibile definire il colore predefinito che evidenzia la data di gestione sul Planning, inoltre è possibile definire un numero di giorni nel campo “Num. di gg da visualizzare prima della Data di Gestione” in modo tale che il planning all’apertura non parta esattamente dalla data di gestione ma dal numero di giorni impostati.

In tabella “Giorni Festivi” è possibile configurare le festività da evidenziare sul Planning.

È possibile personalizzare la visualizzazione dei mesi prima e dopo la data di gestione tramite i campi “Numero di mesi da visualizzare prima della data di gestione” e “Numero di mesi da visualizzare dopo la data di gestione” presenti in Impostazioni – Quadri Grafici.

Sul planning, cliccando sulle apposite icone, sono possibili le seguenti operazioni:

Puntatore: permette di selezionare il puntatore, per tornare alla modalità “normale” dopo aver utilizzato altre funzioni di quadro.

Prenotazione Rapida: permette di inserire una nuova prenotazione; con questa funzione, “strisciando” il nuovo puntatore (freccia in grassetto) direttamente sul quadro nella camera e per il periodo in cui si vuole fare la prenotazione, si apre l’archivio clienti dove è possibile inserire i dati anagrafici del cliente e successivamente inserire i dati di prenotazione (camera e periodo saranno quelli selezionati con la “strisciata” sul quadro). In Configurazione – “Permessi” è presente il flag “Planning – Prenotazione Rapida” per disabilitare la funzione.

Sposta Camera: permette di spostare una prenotazione da una camera all’altra, prendendo la prenotazione con il puntatore a forma di mano e trascinandola nella nuova camera. Il programma chiede comunque conferma prima dello spostamento definitivo.

Relativamente a questa funzione in Configurazione – “Permessi” sono presenti i seguenti flag:

• “Planning – Sposta Camera con Cambio Data”, se il flag non è attivo, l’operatore non potrà spostare la prenotazione in altra data ma solo su altra risorsa
• “Planning – Sposta Camera”, se il flag non è attivo, non sarà possibile utilizzare la funzione e se in Impostazioni – “Parametri Vari” è attivo il flag “Nascondi menù se l’utente non è abilitato” verrà nascosta l’icona

L’opzione “Upgrade” (predefinita) non modifica la tipologia di vendita e quindi non aggiorna il prezzo in caso di variazioni per tipologia; l’opzione “Upselling” modifica la tipologia di vendita aggiornando di conseguenza anche in prezzo in base alla nuova tipologia.

È possibille proporre di default l’opzione su “Upselling (aggiorna tipologia di vendita)” attivando il flag “Proponi l’upselling di default in caso di modifica camera da planning” presente in Impostazioni -> “Parametri Prenotazione”.

Prima di confermare lo spostamento, tramite la scheda a fianco “Modifica”, è possibile apportare alcune modifiche alla prenotazione (svolge l’analoga funzione della scheda “Modifica” di maschera prenotazione).

Data Corrente: permette di tornare alla data corrente (evidenziata del colore impostato in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici)

Zoom verticale: permette di visualizzare a monitor più o meno camere, secondo il grado di zoom prescelto (4 disponibili)

Zoom orizzontale: permette di visualizzare a monitor periodi più o meno ampi, secondo il grado di zoom prescelto (4 disponibili)

Applicando lo zoom orizzontale è possibile visualizzare anche il numero della settimana.

Strumento Linea: permette di disegnare su determinati giorni due righelli grafici rossi, utili per avere un riferimento quando si cercano camere disponibili (icona Camere Libere), o per interrogare il programma sulla disponibilità giornaliera per tipologia di camera (icona Disponibilità), per vincolare una camera in un determinato periodo prima di spostarla tramite lo strumento sposta e non rischiare di variare le date di arrivo e partenza ed infine per effettuare un cambio di camera (linea rossa sul giorno di cambio, seconda linea rossa sul giorno di partenza e spostamento con lo strumento sposta solo del periodo compreso tra i due righelli). Per escludere i righelli riselezionare l’apposita icona.

Strumento Linea Date: permette di attivare le linee rosse tramite una maschera che richiede l’intervallo di data, la tipologia e se filtrare le camere libere o no.

Disponibilità: permette di verificare la disponibilità per un dato periodo (selezionabile tramite lo strumento linea righelli rossi). La quantità di camere disponibile viene proposta per tipologia di camera per giorno. Se non viene selezionato preventivamente un periodo tramite le linee rosse, verrà proposta la disponibilità di 15 gg. dal giorno corrente, eventualmente visualizzabile di 15gg in 15gg.

Effettuando il doppio click su una riga di disponibilità è possibile visualizzare le prenotazioni gli eventuali Allotment/contratti che impegnano tale giorno.

Camere Libere: dopo aver selezionato un determinato intervallo con le linee rosse permette di visualizzare solo le camere libere. Per eliminare il filtro riselezionare l’icona stessa.

Agenda Eventi: permette di riportare degli Eventi a titolo di promemoria (gruppi, fiere, cambi prezzo, ecc…) per un determinato periodo e una breve descrizione sul quadro (al di sotto dei giorni).

Ad ogni evento è possibile associare un colore ed è possibile creare fino a 5 eventi in sovrapposizione. Per creare un nuovo evento aprire il miniplanning degli eventi e “strisciare” il periodo come per creare una prenotazione. Se viene impostato un listino quest’ultimo viene proposto in inserimento di una prenotazione (solo nel caso non sia stato impostato nessun listino di default in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”, sezione “Listini di default”). È possibile visualizzare e modificare gli eventi, anche dalla voce “Eventi” presente nel menù Front Office.

Il campo “Interessi” può essere impostato se si utilizzano le Azioni automatiche del CRM, utile ad esempio per mandare una mail n Giorni prima dell’inizio dell’evento ai clienti aventi lo stesso interesse.

Il campo “Fascia” è utilizzato in fase di inserimento prenotazione; la fascia viene impostata per forzare il calcolo dei prezzi ad una determinata fascia indipendentemente da quella impostata nel calendario per il periodo dell’evento.

Per eliminare un evento esistente è sufficiente fare doppio click sull'evento stesso e premere il pulsante Elimina. Gli eventi vengono automaticamente cancellati alla scadenza o no a seconda dell’indicazione del flag “Elimina alla scadenza” presente nella maschera di inserimento dell’evento.

Stampa Planning: permette di stampare il planning esattamente come è visualizzato, secondo i gradi di zoom applicati.

Parcheggia: permette di aprire un parcheggio temporaneo dove appoggiare le prenotazioni in caso di spostamenti atti ad ottimizzare gli “incastri di vendita”. Cliccando sull’icona la maschera Parcheggio Prenotazioni viene proposta vuota;

per parcheggiare una prenotazione occorre utilizzare il tasto destro del mouse sulla prenotazione stessa;

successivamente, la prenotazione viene riportata nella maschera di Parcheggio Prenotazioni;

dopo aver cambiato il numero di camera direttamente nella colonna Camera si possono riportare le prenotazioni sul planning tramite il tasto destro del mouse selezionando la voce Riporta oppure Riporta Tutte.

Per chiudere il parcheggio cliccare nuovamente l’apposita icona a parcheggio vuoto.

Filtri: permette di selezionare le camere per Ubicazione Istat, Tipologia, Piano, Prima e Seconda colonna (caratteristiche aggiuntive come vasca, vista mare, ecc…), Preparazione camera, con questa funzione verranno visualizzate solo le camere con le caratteristiche richieste.

Selezionando un elemento nel menù a tendina “Servizi”, vengono filtrate le camere che hanno l’abbinamento in tabella Risorse – “Abbinamenti Servizi”.

Vai a: permette di andare direttamente su una determinata camera oppure in una determinata data del planning.

Nel campo “Colore pren.” viene proposta l’impostazione di default presente in Impostazioni – “Quadri Grafici” – scheda “Quadro Giornaliero”, questo parametro permette la visualizzazione della camera per colore di:

• Prenotazione (colore impostato in prenotazione);
• Stato Camera (in arrivo, in partenza, occupata, ecc. impostato in prenotazione; i colori sono definiti in Impostazioni – “Quadri Grafici” – sezione “Colore stato camere”);
• Stato Prenotazione (prenotata, confermata, opzionata, ecc.; i colori sono definiti in Impostazioni – “Quadri Grafici” – sezione “Colore stato”);
• Trattamento (colore impostato in tabelle Trattamenti);
• Tipo Camera Vendita (colore impostato in Tipologia)
• Credito (colore impostato in tabelle Credito)
• Mercato (colore impostato in tabelle Mercato)
• Canale Vendita (colore impostato in tabelle Canale Vendita)

Se i flag “Stato Camere” e “Stato Prenotazione” non sono attivi, le prenotazioni sono visualizzate con il colore assegnato alla singola prenotazione, se però in Impostazioni – “Quadri Grafici” è attivo il flag “Colora per tipologia camera vendita”, le prenotazioni sono visualizzate con il colore della tipologia di vendita (il colore della tipologia è quello impostato in tabella Tipologia).

È possibile proporre attivo di default il flag “Stato prenotazioni”, attivando in Impostazioni – Quadri Grafici, nella scheda “Planning”, il flag “Abilita stato prenotazioni all’apertura”.

Cliccando sulla seconda o terza colonna in corrispondenza di una risorsa, è possibile inserire o togliere direttamente la nota senza necessariamente modificarla da tabella.

Nel planning i colori dei giorni settimanali (Lunedì, Martedì, Mercoledì, ecc) sono colorati in base alle impostazioni definite in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici dove è possibile impostare anche il livello di zoom preferito.

In Configurazione - Tabelle - Risorse è inoltre possibile decidere di separare le camere da una riga tramite il flag “Separatore Planning” oppure ordinare le camere diversamente da quello che viene proposto per default tramite il campo Ordinamento.

In Impostazioni – “Quadri Grafici”, tramite il campo “Dati visualizzati nella prenotazione”, è possibile personalizzare i campi da visualizzare aggiungendo i parametri come:

• il Ref.Prenotazione ([ReferentePrenotazione])
• il nominativo (nome e cognome) ([Nominativo])
• cognome ([Cognome])
• il numero delle pax ([Pax])
• agenzia ([Agenzia])
• contatto agenzia ([ContattoAgenzia])
• azienda [Azienda]
• contatto azienda ([ContattoAzienda])
• intermediario ([Intermediario])
• camera collegata ([CameraCollegata])
• trattamento ([Trattamento])
• preparazione camera ([PreparazioneCamera])
• data di arrivo ([Arrivo])
• data di partenza ([Partenza])
• numero notti ([Notti]).

Nella modalità (puntatore) passando su una prenotazione si aprirà un tooltip con tutte le informazioni relative alla prenotazione (nome, cognome, città, periodo, trattamento, retta, pax, agenzia/azienda, note prenotazione, note di conto, ecc…).

Passando con il mouse sopra una prenotazione e cliccando con tasto destro del mouse è possibile eseguire diverse operazioni selezionabili tramite il tasto destro del mouse:

• Prenotazione rapida: permette di inserire una nuova prenotazione (la camera suggerita sarà quella selezionata sul quadro giornaliero);
• Nuova Manutenzione: permette di inserire rapidamente le manutenzioni (in maniera analoga a “Prenotazione rapida”) proponendo di default la camera e le date “Dal” e “Al”
• Prenotazione: permette di entrare nella prenotazione della camera selezionata per visualizzarne e modificarne i dati;
• Prenotazione Singola: voce presente solo se la prenotazione fa parte di un gruppo; permette di visualizzare e/o modficare la singola prenotazione del gruppo;
• Anagrafica Cliente: permette di entrare direttamente nella maschera di anagrafica del referente camera di prenotazione;
• Acconti/Caparre: permette di entrare direttamente nella maschera di conto di emissione Acconto/Caparre/Deposito generandolo sulla prenotazione stessa (per i dettagli su questa funzionalità fare riferimento alla presente guida in UTILIZZO - PRENOTAZIONE - FUNZIONE GENERALI SULLA PRENOTAZIONE - Acc.Cap.Dep);
• Modifica multipla: funzione analoga a quella di maschera prenotazione; per l’utilizzo e il dettaglio della funzione fare riferimento alla presente guida nella sezione “Prenotazione”;
• Credito/Sconto: visualizzazione/modifica del Credito/Sconto di prenotazione attiva solo in caso di campo Credito compilato in prenotazione;
• Duplica prenotazione: permette di duplicare la prenotazione in una nuova prenotazione e per far ciò viene richiesto il cognome e la camera di destinazione;
• Scollega Prenotazione: questa funzione è attiva solo per le prenotazioni associate ad un gruppo e permette di scollegare la prenotazione selezionata dal gruppo a cui è associata;
• Schedine PS/Istat: visualizzazione della schedina di notifica del cliente se già stampata o creazione di una nuova se non è stata creata in fase di check-in;
• Stampa Prenotazione: esegue la stampa della prenotazione;
• Extra: permette di effettuare un extra sulla camera selezionata;
• Distinta: permette di visualizzare la distinta (o maincourante) del conto relativo a quella camera;
• Distinta Dettagliata: permette di visualizzare la distinta del conto relativo a quella camera in formato dettagliato (l’equivalente del pulsante “Visualizza Dettagli” in Distinta);
• Trasferisci addebiti: permette di dividere o trasferire importi extra o rette di soggiorno da una camera ad un’altra. La camera su cui si fa tasto destro “Trasferisci addebiti” è quella in cui si desidera togliere eventuali addebiti;
• Conto: permette di entrare nella videata del conto della camera selezionata, per procedere alla fatturazione;
• Incassa: permette di effettuare l’operazione di “Incassa” senza necessariamente entrare nella prenotazione. Tale operazione è attivata solo se la camera presenta sul “Quadro Giornaliero” la dicitura “€ Stampato”;
• Libera Camera: permette di effettuare l’operazione di “Libera Camera” senza necessariamente entrare nella prenotazione. Tale operazione è attivata solo se la camera presenta sul Quadro la dicitura “€ Da Liberare”;
• Elimina Prenotazione: permette di eliminare la prenotazione; è possibile impedire l’eliminazione di prenotazioni con schedine PS inviate disattivando il flag “Elimina prenotazione con PS inviata” presente in Configurazione – Permessi; se la prenotazione ha collegata una schedina PS salvata ( stato “Inserita”) viene richiesto se eliminare anche la schedina;
• Cambia Camera: permette di spostare una prenotazione oppure un singolo componente di una prenotazione dalla camera attuale ad un'altra; se una prenotazione ha sottoperiodi è possibile spostare anche solo un solo sottoperiodo tramite l’attivazione del flag “Seleziona”;

se la prenotazione ha attivo il flag “Blocca tipo camera e tipologia vendita”, e la camera viene spostata su una tipologia differente da quella originale, viene dato un messaggio bloccante;

• Blocca camera/Sblocca camera; permette di bloccare o sbloccare la camera senza entrare nel dettaglio di prenotazione;
• Stato prenotazione; attivo solo se la prenotazione non ha il check-in, permette modificare lo stato di prenotazione (Prenotata, Confermata, Waiting List, ecc.) senza entrare nel dettaglio di prenotazione;
• Parcheggia: mettere momentaneamente una prenotazione nel parcheggio, tale funzione è attiva solo dopo aver aperto la funzione parcheggio dall’apposita icona del planning;
• Check-in: permette di effettuare un check-in senza entrare in prenotazione. Prima di confermare il check-in dalla maschera di check-in è possibile inserire o modificare alcuni campi di prenotazione (Referente camera, Gruppo, Agenzia/Azienda, Intermediario, Voucher, Mercato, Canale di Vendita, Email, Note Prenotazione, Note Conto, Note Governante, Note Ristorante, Prestazione Iniziale e Finale, Cambio Biancheria); se è presente una caparra e in Impostazioni – “Parametri Vari” è attivo il flag “Trasforma Caparra/Deposito in Acconto al Check In” viene richiesto se trasformare la caparra in acconto
• Extranet -> “Prenotazione Extranet” permette di accedere direttamente alla corrispondente prenotazione su Extranet
• MySelf: selezionando questa fuznione sono disponibili tre sottovoci:
• Apri MySelf: apre direttamente il MySelf del cliente; funzione analoga a quella presente in anagrafica
• Copia Url MySelf negli appunti: copia il campo “Url Template [URLMYSELF]” presente in Configurazione -> “Impostazioni MySelf” per poi inviarlo con la fuzione “Invia MySelf su wa”
• Invia MySelf su wa: invia a WhatApp il link copiato con la funzione “Copia Url MySelf negli appunti”

Inoltre, sempre cliccando col tasto destro del mouse su prenotazione, sono presenti una serie di funzioni che si possono effettuare sui singoli componenti della camera. Il conto sul singolo componente può essere disabilitatao tramite la disattivazione del flag “Apri il conto componente da tasto destro” presente in Configurazione – “Permessi”.

Nella parte sottostante al planning è possibile, tramite il flag “Visualizza prenotazioni con camera non assegnata” presente in Impostazioni – “Quadri Grafici”, visualizzare le prenotazioni con camera non assegnata. È possibile scegliere se visualizzarle Tutte oppure In arrivo oggi. Tramite il campo “Altezza griglia camere non assegnate” presente in Impostzioni – Quadri Grafici – scheda “Planning”, si può impostare l’altezza della griglia dati.

Posizionandosi sulla riga di prenotazione, e cliccando con il tasto destro del mouse, si accede alle varie funzionalità possibili sulla prenotazione.

Le righe visualizzate in blu sono prenotazioni provenienti dal Web Booking.

In fondo alla videata è possibile visualizzare il riepilogo delle pax e camere in data gestione. Tale visualizzazione è attivabile o no in base al flag “Visualizza il riepilogo pax e camere” e il calcolo delle camere e Pax viene eseguito in base all’impostazione del flag “Conteggia nel riepilogo camere e pax solo camere assegnate”, flag presenti in Configurazione - Impostazioni - Quadri Grafici.