Tramite il pulsante MyPage si può accedere alla gestione Web del preventivo dove il cliente può eseguire le seguenti funzioni:

• visualizzare le offerte
• comunicare tramite una chat che permette uno scambio di comunicazioni tra struttura e cliente più immediato e informale rispetto alla mail
• prenotare un’offerta; NB: in questo caso è necessario prima configurare in Configura Portali – “Pagamenti” i pagamenti, attivarli per il MyPage del CRM e abilitare nelle apposite schede Tariffe e Promozioni

Proposte differenti sono visualizzate in tab differenti dove tra parentesi è visualizzato il totale dell’offerta.

Il flag flag “Utilizza le descrizioni e le immagini delle tipologie camere del portale Passepartout”funziona con questa modalità:

• se il flag è attivo, descrizioni e immagini visualizzate sul MyPage sono quelle configurate in Configura Portali se la tariffa è di tipo online, altrimenti sono quelle configurate in Impostazioni Web
• se il flag non è attivo, descrizioni e immagini visualizzate sul MyPage sono quelle configurate in Impostazioni CRM (voci presenti sotto ogni ubicazione Istat); in questo caso perché siano vibili occorre attivare il flag “Utilizza la configurazione avanzata”

Il MyPage può essere utilizzato in tre modalità differenti:

• Conferma con pagamento e crea la prenotazione (in base al parametro sul pagamento)
• Conferma con pagamento successivo. Il preventivo diventa ‘Accettato’ dopo l’accettazione del cliente
• Conferma senza pagamento. Il preventivo diventa ‘Prenotato’ dopo l’accettazione del cliente

Il campo “Modalità conferma MyPage” è presente anche sul singolo preventivo per poter personalizzare la modalità avendo così priorità rispetto a quello configurato in Impostazioni MyPage.

Le modalità del MyPage nel dettaglio funzionano in questo modo:

• Conferma con pagamento e crea la prenotazione (in base al parametro sul pagamento)
• Il cliente seleziona sul Mypage la tariffa scelta
• Sul MyPage oltre ai dati anagrafici viene proposto il pagamento
• La prenotazione arriva sul Web e viene accettata automaticamente o no in base all’impostazione nel pagamento (Configurazione Portale – Pagamenti)
• Nel preventivo CRM la tariffa e lo stato MyPage risultano con stato PRENOTATO
• In caso di pagamento con accettazione automatica la prenotazione sarà sul Planning con Camera NON assegnata
• In caso di pagamento con accettazione NON automatica la prenotazione risulterà solo in Prenotazioni Web in attesa di un’azione da parte della struttura (Accetta o Rifiuta); se viene accettata risulterà sul planning con camera non assegnata;

Nota bene: è consigliabile attivare in Impostazioni – Quadri Grafici, il flag per visualizzare le camere Non Assegnate in fondo al Planning

• Conferma con pagamento successivo. Il preventivo diventa ‘Accettato’ dopo l’accettazione del cliente
• Il cliente seleziona sul Mypage la tariffa scelta
• Sul Mypage sono richiesti solo i dati anagrafici
• Il preventivo CRM risulta con tariffa e stato Mypage ACCETTATO
• La struttura verifica la disponibilità:
• Se c’è disponibilità in struttura, sul preventivo CRM si clicca sul pulsante “Richiedi Pag. Caparra” e viene richiesto se inviare l’email con la richiesta di pagamento (campo “Template Richiesta Pagamento Caparra” configurato in Impostazioni CRM – MyPage); il preventivo risulterà con stato MyPage IN ATTESA DI PAGAMENTO; sul MyPage il cliente conferma il preventivo e solo ora saranno proposti i dati del pagamento per completare la prenotazione; Il preventivo risulterà con stato PRENOTATO e la prenotazione sarà accettata automaticamente o no in base al pagamento come spiegato nel punto precedente
• Se non c’è disponibilità, la struttura procederà con il RIFIUTO

• Conferma senza pagamento. Il preventivo diventa ‘Prenotato’ dopo l’accettazione del cliente
• Il cliente seleziona sul MyPage la tariffa scelta
• Sul MyPage sono richiesti solo i dati anagrafici
• Il preventivo e lo stato Mypage risultano con stato PRENOTATO
• La struttura deve eseguire l’azione di rifiuto o prenotazione manuale del preventivo (questa modalità non prevede la creazione della prenotazione Web)

Per facilitare la gestione dei preventivi My Page da parte della struttura, nel cruscotto può essere attivata la sezione inerente al MyPage (flag “Visualizza gli ultimi messaggi e stati preventivi nella gestione del crm” attivo in Impostazioni CRM – My Page); in questa caso deve essere abilitata l’attività automatica “Aggiornamento Preventivi/Messaggi MyPage” in Impostazioni – “Attività automatiche”.

Saranno visualizzati gli ultimi messaggi ricevuti (cliccando sul messaggio evidenziato in blu si potrà accedere al preventivo) e gli stati del MyPage (Visualizzato, In attesa di Pagamento, Accettato, Prenotato), in questo modo l’operatore avrà una visione immediata delle operazioni da effettuare all’apertura del cruscotto (ad esempio, verificare le disponibilità per i preventivi con stato ACCETTATO per poi inviare l’email per la richiesta del pagamento).

Se in Extranet – Configura Portali (portale Passepartout) viene impostato il valore nel campo “Agenzia Crm”, questa sarà l’agenzia impostata nell’agenzia della prenotazione generata da conferma da MyPage.

Il My Page è accessibile anche dall’apposito pulsante in Anagrafica cliente.

In Anagrafica Cliente è presente la scheda “Attività” che elenca il dettaglio delle attività svolte sul cliente.

In Attivita’ CRM – Impostazioni – “My Page” è presente la sezione dedicata alle impostazioni sulla My Page.

Nel campo “Parametri url MyPage utm” è possibile impostare un url da aggiungere a quello del MyPage utile al tracciamento delle campagne in analytics.

Nel campo “Numero giorni per conservare il MyPage dopo la partenza” si potrà impostare il numero di giorni da considerare dopo la data di partenza in cui sarà possibile visualizzare il MyPage; se si supera il numero dei giorni sarà indirizzato alla pagina del Web Booking.

La chat può essere disattivata di default in preventivo se viene disattivato il flag “Attiva la chat per invio messaggi all’interno del MyPage”.

Se la chat è attiva, e in Configura Portali per il portale Passepartout è impostato il numero Whatsapp, nella chat sarà proposta la sezione per comunicare tramite WhatsApp.

Il messaggio della chat sarà inviato tramite email all’indirizzo della struttura e comparirà anche come attività automatica.

In configura Portali, scheda “Pagamenti” del portale Passepartout, in dettaglio pagamento, è stata aggiunta la possibilità di attivare il pagamento per la conferma preventivo; si possono attivare per il MyPage quelli già configurati per il Web Booking (tutti o parzialmente) oppure creare pagamenti specifici solo per l’utilizzo del Mypage.

I pagamenti sono proposti se:

• i pagamenti hanno il flag attivo su “Attiva per il MyPage del CRM”
• le Tariffe e le Promozioni hanno il flag attivato nelle apposite schede (analogamente a quanto avviene per il Web Booking), in questo modo è possibile proporre pagamenti differenti a seconda che l’offerta sia Non Rimborsabile oppure no.

Se la data di scadenza o la data di arrivo sono precedenti alla data di gestione viene proposta la dicitura “PREVENTIVO SCADUTO” senza la possibilità di prenotare il preventivo.

In alto sono visibili i dati di riepilogo del preventivo.

I dettagli della camera e trattamento sono configurabili in Impostazioni CRM per singola ubicazione nelle voci “Tipi Camere” e “Trattamenti”.

Nel piede della pagina sono stati aggiunti i Servizi che possono essere personalizzati in Impostazioni CRM – “My Page” (Servizi numerati da 1 a 5); sono personalizzabili per Ubicazione Istat, lingua e descrizione (campo Nome da utilizzare ad esempio per Servizi, Ristorante, Piscina, Nei dintorni, ecc.).

Prima dei servizi è possibile visualizzare dei campi personalizzati che si compilano nel preventivo. In Impostazioni CRM – Template – “Campi Default” codificare i campi che saranno visibili successivamente nel Mypage attivando il flag “Visualizza sul MyPage” (ad esempio delle Note).

Questi campi vanno associati al Template (ad esempio il campo Note).

Se nel preventivo è asscoiato il Template, nella sezione “Campi Personalizzati” sarà visibile il campo.

Il campo sarà visibile al cliente sul MyPage.

In fondo al MyPage è possibile fare comparire la mappa di Google Maps come nell’esempio. Per visualizzare la mappa occorre inserire in Configura Portali – portale “Passepartout” – scheda “Dati anagrafici” il campo “Iframe Google Maps” (per i dettagli fare riferimento alla presente guida alla voce Web Booking – Configura Portali – Dati anagrafici).