Le voci “Richiesta Telefonica” e “Preventivo” svolgono l’analoga funzione con la differenza che la prima propone come Tipo Richiesta la voce “Telefono”.

In Configurazione – “Permessi” sono presenti i seguenti flag:

• “Modifica anagrafica preventivo”
• “Modifica proposta preventivo”

Nota Bene: i preventivi che hanno impostato Web nel “Tipo Richiesta” sono quelli prevenienti dal sito Web Booking del cliente (voce “Richiedi Disponibilità”); i preventivi vengono importati nel CRM se è stata impostata l’attività automatica “Creazione preventivi da Richiesta Disponibilità”.

In tabella “Ubicazione Istat”, è possibile tramite il flag”Is Default Crm”, impostare un’ubicazione di default.

La maschera ha duplice funzionalità:

• inserire i dati essenziali (Nominativo, Email, Cellulare, Numero di camere e Pax richieste) per la compilazione successiva del preventivo da inviare al cliente
• inserire i dati e calcolare immediatamente l’offerta

Il campo “Tag”, configurabile in Impostazioni CRM -> Tags, permette di selezionare il target del cliente, ad esempio Coppie, Business, Famiglie, ecc., questo permette, in caso di utilizzo del MyPage, di differenziare la pagina in base al cliente.Se si imposta il Tag, questo viene memorizzato e la volta successiva che si fa il preventivo al cliente viene proposto come default.Si può anche scegliere di non avere questa differenziazione lasciando per tutti i preventivi il Tag “Generico”.

In Impostazioni CRM è possibile attivare il flag “Salva le richieste telefoniche anche senza dati obbligatori”, questo perché nel caso di preventivo, ad esempio, l’email e la lingua sono dati necessari per l’invio della comunicazione ma per le richieste è possibile che questi dati non siano disponibili al momento del salvataggio della richiesta telefonica. Nel momento in cui si modifica una richiesta e si esegue un calcolo associando almeno una tariffa, al salvataggio della richiesta saranno controllati i dati obbligatori.

Le proposte possono essere visualizzate in due modalità a seconda di come é impostato in Impostazioni CRM il flag “Visualizza le proposte come schede nel preventivo”:

• flag non attivo, le proposte vengono visualizzate in una griglia

• flag attivo, le proposte vengono visualizzate come schede riportando i dati principali; è possibile duplicare le proposte apportando modifiche alla proposta generata (inserimento di supplementi ed extra automatici o sconti); in “Modifica” sono presenti i campi “Descrizione” (visibile nel MyPage sotto alla tariffa) e il campo “Note” (visibile nel Mypage dopo la proposta)

Nel campo “Note del cliente”, campo NON modificabile, sono memorizzate le Note cliente inserite in fase di Richiesta Disponibilità (Web).

Impostando lo stato “Da gestire” ad esempio, manualmente o tramite l’azione automatica di Workflow, la richiesta risulterà da completare tramite la selezione dell’offerta e l’invio di un preventivo in un secondo momento. Andranno selezionate le offerte, la scadenza e il template per l’invio del preventivo.

Nella selezione dell’offerta è possibile, tramite gli appositi flag, filtrare solo le promozioni e solo i trattamenti di tipo pacchetto.

È possibile impostare il default attivo per il flag “Visualizza solo le promozioni”, attivando il flag “Attiva il check ‘Visualizza solo le promozioni’ di default” presente in Impostazioni CRM.

N.B.: per i trattamenti di tipo pacchetto, se nel calcolo del preventivo è stato selezionato un numero di giorni inferiori a quelli configurati nel pacchetto, non viene dato nessun messaggio di controllo e come prezzo viene applicato quello dell’intero pacchetto (prezzo configurato in Listino Pezzi).

Se in Impostazioni è attivo il flag “Controlla le camere disponibili nella richiesta”, in preventivo sarà visibile il flag “Visualizza solo le disponibili”, attivando quest’ultimo saranno proposte solo le camere di cui si ha disponibilità in struttura e cliccando sulla D a fianco del numero delle disponibili, si accede al planning filtrato per tipologia. È possibile impostare di default attivo il flag “Visualizza solo le disponibili”, tramite l’attivazione del flag “Attiva il check ‘Visualizza Disponibili’ di default” in Impostazioni CRM.

Ad esempio, se è disponibile solo una camera, può essere utile per verificare se l’unica camera disponibile è spezzata in due camere distinte che prevede quindi un cambio camera, da segnalare eventualmente al cliente all’invio della proposta.

Al completamento del preventivo andrà indicato il nuovo stato oppure sarà impostato in automatico in base alle impostazioni del workflow.

Tramite il pulsante “Rifiuta Richiesta” è possibile impostare il motivo di rifiuto.

In Impostazioni CRM è possibile impostare:

• “Stato iniziale preventivo”, se impostato, in fase di creazione nuovo preventivo viene impostato come default (consigliato nel caso non si utilizzino i Workflow per la gestione automatica degli stati)
• “Stato iniziale per richiesta dal sito web booking”, è possibile impostare in questo campo lo stato che avrà un preventivo proveniente dalla Richiesta Disponibilità del Web Booking;
• “Stato dopo il primo invio”, se impostato, se viene inserito il preventivo e inviato subito tramite il pulsante “Invia”, il preventivo assume automaticamente lo stato impostato
• “Stato dopo la cancellazione della prenotazione”, se impostato, in seguito alla cancellazione della prenotazione, il preventivo collegato avrà come stato quello in Impostazioni CRM
• “Stato dopo la creazione della prenotazione” , se impostato, in fase di prenotazione del preventivo viene impostato come default (consigliato nel caso non si utilizzino i Workflow per la gestione automatica degli stati); questo stato viene impostato di defaul nel campo “Stato Crm” della prenotazione generata dal preventivo;
• un progressivo specifico da impostare a livello generale (in Impostazioni CRM campo “Progressivo Preventivi”) oppure per ubicazione (in Impostazioni CRM – “Generali” per ubicazione); il progressivo verrà assegnato al salvataggio del preventivo e può essere riportato nel Template tramite apposito Tag; il progressivo deve essere precedentemente creato in Tabelle – Progressivi con tipo “Preventivi”

Nel campo “Operatore” viene proposto di default l’utente del cliente ma è possibile modificarlo e selezionare uno degli elementi presenti nel menù a tendina. È possibile disabilitare la modifica del campo Operatore tramite la disattivazione del flag “Cambio Operatore Preventivo” presente in Configurazione – Permessi.

Se si indica una data di scadenza, sarà possibile tramite un’attività di Workflow procedere a delle azioni (ad esempio invio mail o aggiungere promemoria nelle attività) oppure cambiare di stato al preventivo in prossimità della scadenza.

È possibile inserire uno o più Promemoria cliccando sul “+” nell’apposita sezione. La sezione del promemoria può essere nascosta tramite il flag “Visualizza promemoria all’interno del preventivo” presente in “Impostazioni” (sezione Preventivo).

È possibile impostare un “Acconto/Caparra” a valore o in percentuale.

In Impostazioni CRM si può impostare:

• un valore in % di default e l’eventuale arrotondamento
• la “Scadenza Acconto/Caparra” e i “Giorni scadenza acconto caparra (0 = nessuna scadenza)” che vanno a sommarsi alla data gestione e determinano la Data Scadenza Acconto/Caparra in preventivo

Si può applicare la caparra in % solo sul soggiorno attivando l’omonino flag presente in Impostazioni CRM.

Il flag “Acconto/Caparra Incassato” è solo informativo e viene visualizzato tra le colonne della griglia dati del CRM.

È possibile impostare la “Banca default”; nel menù a tendina sono proposte le anagrafiche banche codificate in Prima Nota – Anagrafiche. È possibile utilizzare la banca per riportare i dati della banca sul template tramite gli appositi tag ([BANCA_NOME], [BANCA_IBAN]).

È disponibile un riquadro per inserire le “Note interne (riservate all’hotel)”; cliccando sulla dicitura è possibile creare e inserire le note automatiche da inserire nel preventivo.

È possibile associare al preventivo un evento tra quelli disponibili nel periodo, l’evento è disponibile anche come dato statistico nella voce “Grafici”.

Se è attivo il modulo Web Booking e si attiva il flag “Confronta prezzo online”, nella visualizzazione delle offerte saranno visibili anche i prezzi dei portali. I portali visibili saranno quelli in cui è stato attivato il flag “Visualizza in richiesta preventivi” in Configura Portali.

È possibile visualizzare solo tariffe web attivando il flag “Visualizza solo le proposte online in fase di preventivo” presente in Impostazioni CRM.

Selezionando la voce Preventivo si apre la maschera per inserire un nuovo preventivo.

Impostando il Nominativo, nella scheda Preventivi è possibile visualizzare tutti i preventivi del cliente ed eventuali comunicazioni (invio email e/o esecuzione di workflow).

Se il cliente in anagrafica ha degli Interessi impostati, questi vengono proposti in maschera del preventivo.

È possibile aggiungere nuovi interessi all’anagrafica tramite il pulsante “Aggiungi Interessi” (saranno salvati dopo aver salvato il preventivo) oppure eliminarli con il doppio click sull’interesse.

Selezionare la tipologia del preventivo:

• Camera: si possono selezionare fino a 5 camere
• Multiplo: per inserire prenotazioni multiple/di gruppo; in Configurazione – Permessi è presente il flag “Preventivo Multiplo”, se il flag è disattivato, nel preventivo non viene proposta la scelta per poter effettuare un preventivo multiplo

In caso di preventivo di tipo Camera saranno proposte tante schede quante sono le camere richieste e per ognuna di esse è possibile selezionare i componenti ed eventualmente Supplementi ed Extra Automatici (se abilitati in Attività CRM – Impostazioni).

In caso di preventivo di tipo Multiplo saranno proposte le tipologie (solo quelle attive al preventivo in tabella Tipologia) e per ognuna di esse sarà possibile impostare il numero di camere richieste e la tipologia di componenti (saranno proposti di default il numero di adulti di tabella Tipologia). È possibile inserire il nome del Gruppo che, in caso di prenotazione, sarà salvato in automatico in Gestione Gruppi.

Tramite il pulsante “Calcola” viene effettuata la ricerca delle tariffe disponibili in base ai filtri impostati (ubicazione e trattamento facoltativi) e alle Pax inserite e sarà compilata la sezione “Offerte”.

Le proposte una volta selezionate e salvate sono visualizzate in base all’impostazione nel campo “Ordinamento Proposte” di Impostazioni CRM, ordinamento considerato anche nella visualizzazione/invio del Template.

Le tipologie proposte sono quelle le cui Pax Totali richieste sono comprese tra il valore Pax Min e Pax Max di tabella “Tipologia”. Inoltre, per ogni Ubicazione Istat, è possibile abilitare tutte o solo alcune tipologie tramite le Impostazioni CRM – voce “Generali” per ogni Ubicazione Istat, campo “Tipo Camere” (se il campo è vuoto propone tutte le tipologie).

Se è attivo il flag “Visualizza solo promozioni” saranno filtrate solo le tariffe con promozione.

Se è attivo il flag “Visualizza promozioni/Tariffa”, e per una tariffa/listino è disponibile sia la tariffa standard che la promozione, sarà visibile solo la tariffa con promozione. Nell’esempio sottostante si può vedere per il LISTINO WEB come vengono visualizzate le tariffe con o senza flag attivo.

Sulla tariffa proposta, tramite il pulsante nella colonna “Sconto”, si può impostare uno sconto in % con relativo arrotondamento oppure uno sconto a valore, ad esempio per arrotondare una cifra come indicato nell’esempio sottostante.

È possibile disabilitare lo Sconto, sia a livello generale che sul singolo trattamento, tramite il flag “Sconto Preventivo” presente in Configurazione – “Permessi”.

Se sono stati richiesti anche Supplementi ed Extra Automatici, compariranno in griglia anche le apposite colonne calcolate.

È possibile comunque inserire Supplementi ed Extra Automatici sulla riga cliccando sul pulsante a fianco. Nella maschera è possibile scegliere i giorni e i componenti a cui addebitare Extra e Supplementi.

È possibile impostare sulla singola tariffa una specifica Politica di Cancellazione, quest’ultima avrà priorità rispetto a quella impostata sul Listino e nel caso di trasformazione in prenotazione, sarà visibile nel piede della maschera di prenotazione nel campo “Cancellazione”.

Se nella Politica di cancellazione che è stata impostata è valorizzato un acconto, questo viene calcolato sulla singola tariffa.

Se sono presenti promozioni nella cui configurazione è impostato l’interesse uguale a quella del cliente, la tariffa viene preceduta da un simbolo di una stella.

Per ogni camera o per ogni tipologia camera (in caso di preventivo Multiplo) sarà possibile indicare più trattamenti, in questo caso in ogni scheda e in alto a destra sarà calcolato e disponibile il valore Minimo e Massimo dell’offerta.

In rosso è evidenziata la tariffa più bassa per quella tipologia di camera.

Vengono visualizzate in arancione le tariffe che hanno Durata Minima e/o Durata Massima al di fuori dei limiti di notti richieste.

Il pulsante “Prenota” permette di trasformare il preventivo in prenotazione; in Configurazione – Permessi è presente il flag “Prenota Preventivo”, se il flag è disabilitato non è possibile utilizzare il pulsante Prenota.

In caso nel preventivo siano presenti più offerte, è proposta una maschera dove occorre selezionare la proposta scelta.

Nel campo “Stato prenotazione crm” è proposto di default il campo “Stato prenotazione dopo la creazione della prenotazione” presnete in Impostazioni CRM; lo stato sarà memorizzato nel campo “Stato Crm” della prenotazionre generata dal preventivo e potrà essere utilizzato per le azioni automatiche di tipo “Prenotazioni” (campo “Stato iniziale”).

Se il preventivo è per più camere e il cliente ne conferma solo una parte, è possibile rimuovere le camere non confermate tramite il pulsante “Rimuovi Camera”.

Se in Impostazioni il flag “Visualizza solo proposte prenotate sui preventivi con prenotazione” non è attivo, nel preventivo prenotato vengono visualizzate tutte le tariffe proposte (su quella prenotata ci sarà la dicitura PRENOTATO), se è attivo sarà presente solo la tariffa prenotata.

Il pulsante “Duplica” permette di duplicare un preventivo.

Il pulsante “Elimina” cancella il preventivo; si può disabilitare la funzione sull’utente tramite il flag “Elimina Preventivo” (sezione “CRM”) presente in Configurazione – “Permessi”.

Successivamente sarà richiesta la causale di cancellazione da codificare in tabella “Causali Operazioni” con Tipo causale “Cancellazione Preventivo” oppure può essere codificata cliccando sul “+” a fianco del menù a tendina.

La causale è visibile nella griglia dati delle Attività CRM.

Il pulsante “Stampa preventivo” permette di stampare il report (configurato in Configura Report con categoria “Preventivo”); se in Impostazioni del CRM è attivo il flag “Utilizza il template del preventivo per la stampa” anziché stampare il report viene stampato il template.

Nel campo “Template” sono proposti i template configurati con Categoria “Preventivo”. Se il preventivo è stato prenotato vengono proposti i template con Categoria “PreventivoConPrenotazione”.

In Impostazioni il flag “Visualizza anteprima del template nella maschera del preventivo” permette di visualizzare o no l’anteprima del template all’interno della maschera del preventivo.

Tramite il pulsante “Invia”, viene inviato all’indirizzo mail del cliente il preventivo in base al template impostato; se in Impostazioni è attivo il flag “Modifica il template prima dell’invio”, viene proposta l’anteprima della mail modificabile (ad esempio, modifica del testo o riduzione dell’immagine).

Tramite il pulsante “Modifica” è possibile apportare le modifiche al Template per poi effettuare l’invio in un secondo momento; in Configurazione – Permessi è presente il flag “Modifica Template”, se è disabilitato non si potrà eseguire la modifica al corpo del template.

Tramite il pulsante “Ripristina” viene ripristinato il template di default.

Tramite il pulsante “Attività My Page” è possibile accedere alla maschera con i dettagli delle operazioni effettuate su MyPage.

Se il pulsante “Prenotazione” è abilitato indica che il preventivo è stato prenotato ed è possibile accedere alla prenotazione collegata; se il pulsante è abilitato ma la maschera di prenotazione non si apre indica che la prenotazione collegata è stata cancellata.

Nella scheda “Storico/Attività” sono visibili le attività eseguite sul preventivo ed è possibile inserire note interne (NON inviate al cliente) e inviare i messaggi tramite il pulsante “Nuovo messaggio”.