È possibile accedere alla voce “Preventivo” tramite l’apposita icona nella barra di menù oppure tramite la voce presente nel menù Front Office – Clienti.

I preventivi sono disponibili in “Stampe di Servizio” attivando il flag “Preventivo” in “Tipo prenotazione”.

In Impostazioni – “Parametri Prenotazione”, tramite il flag “Aggiorna automaticamente la griglia offerte nella maschera preventivi”, è possibile scegliere la modalità di ricerca dei listini/offerte nel preventivo:

• se il flag è attivo, in fondo alla sezione “RICHIESTA” non compare il pulsante “Conferma”; dopo ogni selezione o modifica di Tipo camera, Pax e Supplementi/Extra automatici, viene fatta una ricerca dei listini/promozioni disponibili (la griglia Listini/Promozioni viene aggiornata automaticamente);
• se il flag non è attivo, in fondo alla sezione “RICHIESTA” compare il pulsante “Conferma”; la ricerca di listini/promozioni disponibili viene effettuata solo dopo aver selezionato Ubicazione Istat (non obbligatorio, non selezionato visualizza tutte le ubicazioni), Tipo camera, Pax e Supplementi/Extra automatici, e cliccato il pulsante “Conferma”, in questo modo la ricerca è più rapida; questa impostazione è consigliabile in presenza di molti listini/trattamenti/ubicazioni;

Se in Configurazione – “Utenti” è stata configurata una “Ubicazione Istat” quest’ultima viene proposta di default nel filtro “Ubicazione Istat”.

Se viene il campo “Trattamento richiesto” viene visualizzato solo il trattamento specifico.

Se viene attivato il flag “Visualizza preventivi per tipologie di camere” e il listino ha configurato le “Variazioni per tipologia camera”, nella sezione “PROPOSTE DISPONIBILI” (colonna “Tipo Camera”) vengono elencate le tipologie, e il calcolo viene effettuato tenendo conto delle variazioni per tipologia nel listino.

Tramite il flag “Visualizza in preventivo” presente in tabella “Tipologia”, è possibile scegliere quali tipologie di risorse visualizzare in maschera di inserimento preventivo.

Lo scopo del preventivo è quello di dare la possibilità all’operatore di rispondere rapidamente ad una richiesta di prenotazione disponendo di alcune informazioni di base:

• la disponibilità per il periodo richiesto
• le offerte disponibili per il periodo richiesto

Il preventivo (inteso come totale ed eventuale stampa/fax/email) deve essere “pronto” inserendo un numero minimo di informazioni:

• arrivo
• partenza
• numero camere per tipo
• numero pax per tipo (riduzioni)
• trattamento

opzionali la possibilità di definire un prezzo forfettario, supplementi, extra automatici, sconti, ecc.

La finestra dei preventivi è divisa funzionalmente in tre diverse aree:

• inserimento dati della richiesta
• disponibilità periodo richiesto
• promozioni attive con i prezzi per i diversi trattamenti; attivando in Listini Prezzi il flag “Preventivi/Prenotazione”, è possibile visualizzare in questo elenco anche listini e promozioni,;

Dopo aver inserito le date di arrivo e partenza viene visualizzata la disponibilità:

• è possibile/necessario configurare una visualizzazione della disponibilità contenente i dati minimi necessari per stabilire subito se per il periodo richiesto si possono accettare prenotazioni (prima ancora di aver inserito le informazioni relative alle richieste del cliente);
• per la valutazione della richiesta può essere utile configurare i giorni da visualizzare nell’area della disponibilità, prima e dopo del periodo richiesto.

Nell’area dedicata alle offerte si possono presentare due situazioni:

1. non è stata configurata alcuna Offerta legata ai listini

• si accede direttamente alla griglia di dettaglio dove ogni riga rappresenta una camera richiesta e ogni colonna rappresenta una data.
• è possibile inserire la retta totale di ogni camera oppure la retta giornaliera sempre di ciascuna camera

2. sono state configurate delle offerte

• si accede all’elenco delle offerte che sono state configurate per quel periodo e per le quali l’utente è abilitato (se l’operatore non è abilitato ad utilizzare una offerta questa non compare in elenco)
• ogni offerta è caratterizzata dal colore del testo:
• se è verde l’offerta è valida e quindi utilizzabile
• se è rosso l’offerta non è valida e nella relativa colonna è indicato il motivo della non validità



• un apposito permesso utente (“Abilita tutte le offerte nel Preventivo” in Configurazione – “Permessi”) permette di visualizzare e utilizzare qualsiasi offerta configurata per quel periodo (anche quelle non valide)
• per ogni offerta (riga) e per ogni colonna (trattamento) è visibile la retta giornaliera e la retta totale prevista (comprensiva di tutte le camere per tutti i giorni)
• dopo aver selezionato la cella corrispondente all’offerta ed al trattamento voluti (la cella avrà lo sfondo verde scuro) ed è valorizzato il totale (in alto a destra)



• è possibile accedere alla scheda di dettaglio dell’offerta (ogni scheda rappresenta una camera richiesta e ogni colonna rappresenta una data) per vedere e modificare le condizioni di ciascuna camera e componente



Tramite la scheda “Allegati” è possibile allegare al preventivo documenti come, ad esempio, le stampe del preventivo in caso subiscano variazioni.



Dopo questa fase si può completare il preventivo inserendo gli altri dati:

• obbligatorio per salvare un preventivo è il nominativo di riferimento
• eventuale sconto forfettario (Sconto fisso)
• l’importo richiesto a titolo di acconto/caparra (questo importo verrà ricordato in fase di conversione in prenotazione)
• altri dati statistici e informativi

Un preventivo in qualsiasi momento può essere:

• salvato tramite il pulsante “Salva” o “Salva e chiudi” (stato del preventivo “Creato”);
• eliminato tramite il pulsante “Elimina”; l’eliminazione del preventivo è abilitata solo se è attivo il flag “Elimina preventivo” presente in Configurazione – “Permessi”;
• stampato tramite il pulsante “Stampa preventivo”; funzione analoga alla “Conferma Prenotazione” con la differenza che vengono elencati tutti i report che in Configura Report sono stati configurati con Categoria “Preventivo”; se è compilato il campo “Lingua” vengono proposti solo i report nella cui configurazione hanno lingua uguale a quella selezionata e che hanno lingua a spazio;
• convertito in prenotazione tramite il pulsante “Prenota” (stato del preventivo “Prenotato”); il preventivo può essere trasformato in prenotazione più volte. In maschera di prenotazione comparirà una dicitura con il riferimento del preventivo di origine e cliccando su di essa sarà possibile accedere al dettaglio del preventivo.



È possibile salvare un preventivo solo in caso di offerta valida, attivando il flag “Blocca Preventivo con offerta non valida” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione” nella sezione denominata “Blocca”.

ELENCO PREVENTIVI

La finestra del preventivo è associata ad un apposito tab, “Elenco preventivi”, con l’elenco di tutti i preventivi inseriti; dopo aver cliccato sul pulsante “Ricerca”, da questo elenco è possibile richiamare il preventivo voluto, tramite il doppio click sulla riga di uno dei componenti, per modificarlo o trasformarlo in prenotazione vera e propria. In questo caso dopo la trasformazione è necessario provvedere ad assegnare le camere ed eventualmente ad inserire i nominativi dei componenti.



Attivando il flag “Includi i preventivi eliminati” è possibile avere in elenco anche i preventivi eliminati (Stato Preventivo a spazio), per queste righe in fondo alla griglia dati sono disponibili le colonne “Is Eliminato” e la “Causale Cancellazione” (richiesta solo se è attivo il flag “Richiedi Causale Operazione quando si cancella una prenotazione” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”).

In caso di utilizzo del Web Booking, se il flag “Preventivi provenienti da Web” è attivo, saranno visualizzati solo i preventivi generati da “Richiedi disponibilità” della pagina Web (creati solo se è attiva, in Impostazioni – “Attività automatiche”, l’attività automatica “Accettazione automatica delle prenotazioni Web”).

Sempre dalla scheda “Elenco Preventivi”, posizionandosi su una riga e cliccando col tasto destro del mouse, è possibile accedere alle funzioni di “Modifica preventivo” e “Elimina preventivo”.