La funzione Stampe di Servizio, richiamabile sia dall’apposita icona che dal menù generale di Front Office, dà la possibilità di generare tutta una serie di stampe di tipo operativo, da utilizzare sia per l’espletamento di determinate operazioni (check-in, check-out, ecc...) che per la verifica o la pianificazione delle stesse (disponibilità, prenotazioni, previsione ristorante, ecc…).

NB: per l’utilizzo delle Stampe di Servizio personalizzate è necessario una versione di SQL 2014 o versione superiore.

In Impostazioni – “Parametri Vari” è presente il flag “Visualizza pannello filtri in stampe di servizio”:

• flag attivo (viene proposta la sezione di filtri di ricerca)

• flag disattivato (la sezione di filtri di ricerca non è proposta di default ma è attivabile tramite il pulsante “Parametri”)

È possibile pianificare l’invio di stampe di servizio e di stampe di servizio personalizzate via email tramite le seguenti operazioni:

• in tabella “Account Mail” codificare uno o più elementi impostando il Nome, il Server Smtp, Email (l’indirizzo email), Utente e la Password; in questa tabella devono essere codificati gli account da dove vengono inviate le email;
• in Impostazioni – “Attività automatiche” inserire l’attività “Invio email Stampe di Servizio” o “Invio email Stampe di Servizio personalizzate” e cliccare su “Aggiungi”, successivamente, sempre rimanendo in Attività automatiche, cliccare sul pulsante “Opzioni” per completare la configurazione inserendo l’Account Mail Invio (configurato precedentemente in tabella), Destinatari (indirizzi email di destinazione) e Stampa (stampa di servizio); salvare le impostazioni, uscire e rientrare nel client
• verrà inviata ai destinatari tramite email la stampa di servizio come allegato e tra le attività automatiche verrà segnalata come attività esaminare.

In Configurazione – “Permessi”, nella sezione “Stampe di Servizio”, sono presenti:

• i permessi per l’abilitazione legati alle funzionalità sulle stampe (pulsanti in basso a destra Aggiungi, Elimina, Salva e Permessi);
• i permessi per l’abilitazione alla modifica di ogni singola sezione dei filtri (Date di ricerca, Ubicazioni Istat, Prenotazione, Stato Schedina, Stato Conto, Stato Prenotazione, Anagrafiche Prenotante, Trattamenti, Tipo Prenotazione, Tipo Camera, Ordina per, Report, Esegui Prima Chiusura, Esegui Dopo Chiusura).

Nella parte superiore della maschera sono presenti una serie di filtri che, se vengono modificati e successivamente si clicca sul pulsante “Salva”, al prossimo utilizzo vengono proposti di default. Anche il campo “Nome” è modificabile ed è quindi possibile renderlo più chiaro in base ai filtri impostati (occorre sempre cliccare su “Salva” per salvare il nome).

Nel campo “Note Report” è possibile inserire un testo da stampare nel report tramite l’inserimento del campo “NoteReport” nel report.

Se il flag “Ricalcola tassa soggiorno”, è attivo, la tassa di soggiorno viene ricalcolata in base alle impostazioni attuali inerenti alla tassa di soggiorno (impostazioni di tabella ed esenzioni) ed ai dati contenuti nelle anagrafiche (data di nascita, residenza, esenzione).

È possibile orndinare i dati della griglia impostando l’orinamento nel campo “Ordinamento griglia”; attenzione che l’ordinamento è attivo nella stampa dei report che non prevedano un ordinamento preconfigurato.

Attivando i flag “Visualizza campi economici”, con l’apposito bottone è possibile aggiungere delle “Colonne Calcolate”. Queste colonne permettono di aggiungere rapidamente dati economici non previsti dalla griglia standard, contando o sommando i valori dei singoli addebiti oppure permettono di aggiungere qualsiasi altra informazione che si possa ottenere con query sql:

• Calcoli su addebiti:
• Assegnare un nome alla colonna
• Indicare la Voce di addebito o in alternativa l’ Articolo da valutare
• Scegliere il tipo di addebito
• Scegliere il tipo di valore che verrà sommato
• aggiungere
• Calcoli liberi risultato di query SQL
• Attivare l’opzione “Usa query sql personalizzata”
• inserire il testo della query; è poi possibile modificare la query con il pulsante “Query” disponibile nell’ultima cella della griglia con l’elenco delle colonne calcolate già inserite
• impostare in griglia il tipo di risultato (intero, decimale, data o testo)

Esempio di colonna calcolata che calcola il totale addebiti inseriti al reparto 3 per ciascun giorno di ogni ospite.

Select Sum(totale) from ArticoloXPrenotazione where GCRecord is null and Reparto = 3 and TipoArticoloXPrenotazione in (1, 3) and VariazioneProduzione = 0 and ComponenteXPrenotazione = #OidComponenteXPrenotazione# and data = #data#



Dopo aver selezionato i filtri, cliccando sul pulsante “Ricerca”, vengono visualizzati nella scheda “Risultato” i dati in griglia.

È possible personalizzare la griglia risultato selezionando ed ordinando le colonne disponibili: con il click destro sulla barra dei titoli colonna è possibile selezionare l’opzione “Scegli colonne”; Per migliorare le prestazioni del report si possono spostare in questa lista le colonne non utilizzate.

Il pulsante “Reset Colonne” può essere utilizzato per ripristinare le colonne alla situazione iniziale qualora si è modificato l’ordine o eliminato le colonne in griglia.

Attivando il flag “Mostra i risultati in pivot” è possibile organizzare i dati in formato tabella Pivot selezionando le schede “Pivot1”, “Pivot2” e “Pivot3”.

I risultati pivot permettono di visualizzare i dati raggruppati in un formato personalizzabile; per costruire un pivot è necessario visualizzare la lista dei campi disponibili che si ottiene cliccando con tasto destro del mouse sulla barra grigia presente nella parte superiore della finestra

A questo punto si possono trascinare le singole colonne in una delle zone disponibili: riga, colonna, dati fino ad ottenere il risultato desiderato. Per togliere un campo lo si ritrascina dalla griglia all’elenco.

L’esempio sotto riportato visualizza il numero di camere in arrivo e in fermata, suddivise per tipologia camera e trattamento.

La disponibilità di 3 pivot diversi permette di fare un’unica azione di ricerca (che può impiegare anche molto tempo) per poi visualizzare ed analizzare i dati liberamente e gli utenti più evoluti possono cambiare il pivot aggiungendo o togliendo campi in base alle necessità.

Ad esempio si può aggiungere la nazione ed ottenere le stesse informazioni riclassificate anche per nazione:

Particolarità della sezione di filtro relativa al periodo, dove sono presenti alcuni campi che sono da interpretare correttamente (se tutti i campi sono vuoti non viene applicato alcun filtro):

• flag “In Arrivo”: carica una sola riga per ogni persona in arrivo nel periodo richiesto;
• flag “In Partenza”: carica una sola riga per ogni persona in partenza nel periodo richiesto;
• flag “In Fermata”: carica una sola riga per ogni persona in fermata per ogni giorno del periodo richiesto;
• Campo filtro:
• “In Arrivo”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti in arrivo nel periodo indicato (una riga per ciascun giorno di soggiorno compreso il giorno di partenza)
• “In Partenza”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti in partenza nel periodo indicato (una riga per ciascun giorno di soggiorno compreso il giorno di partenza)
• “In Partenza /In Arrivo /In Fermata” : carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che sono in arrivo o in fermata o in partenza nel periodo indicato (una riga per ciascun giorno di soggiorno compreso il giorno di partenza)



• “Data Prenotazione”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti la cui data di prenotazione è compresa nell’intervallo;
• “Data Incasso Tassa Soggiorno”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che hanno la data di incasso Tassa di Soggiorno compresa nell’intervallo;
• “Data Incasso Acc/Cap/Dep”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che hanno la data di incasso acconto/caparra/deposito compresa nell’intervallo;
• “In Arrivo/Fermata”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che sono in arrivo o in fermata nel periodo indicato (una riga per ciascun giorno di soggiorno);
• compresa nell’intervallo;
• “Data cancellazione”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che hanno la data di cancellazione compresa nell’intervallo;
• compresa nell’intervallo;
• “Data Scadenza Opzione”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che hanno la data di scadenza opzione compresa nell’intervallo;
• “Data Conto Tassa Soggiorno”: carica tutto il periodo di soggiorno per gli ospiti che hanno la data di conto di Tassa di Soggiorno compresa nell’intervallo.

 

Esempio di una persona con soggiorno dal 01/08/2012 al 03/08/2012:

filtro impostato sulla data 01/08/2012:

Check-box in arrivo attivo (altri disattivati)	La griglia dati presenta una sola riga relativa al 01/08
Check-box in partenza attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Check-box in fermata attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In arrivo (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati presenta le righe relative ai giorni 1, 2 e 3 agosto
Campo filtro impostato su In partenza (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In partenza /In arrivo /in fermata (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati presenta le righe relative ai giorni 1, 2 e 3 agosto

filtro impostato sulla data 02/08/2012

Check-box in arrivo attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Check-box in partenza attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Check-box in fermata attivo (altri disattivati)	La griglia dati presenta una sola riga relativa al 02/08
Campo filtro impostato su In arrivo (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In partenza (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In partenza /In arrivo /in fermata (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati presenta le righe relative ai giorni 1, 2 e 3 agosto

filtro impostato sulla data 03/08/2012

Check-box in arrivo attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Check-box in partenza attivo (altri disattivati)	La griglia dati presenta una sola riga relativa al 03/08
Check-box in fermata attivo (altri disattivati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In arrivo (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati non presenta alcuna riga
Campo filtro impostato su In partenza (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati presenta le righe relative ai giorni 1, 2 e 3 agosto
Campo filtro impostato su In partenza /In arrivo /in fermata (i check-box vengono disabilitati)	La griglia dati presenta le righe relative ai giorni 1, 2 e 3 agosto


I filtri posso essere stampati sul report inserendo il tag [Filtro Applicato] in Configurazione – Report.



I flag “Stampa prima della Chiusura Giornaliera” e “Stampa dopo la Chiusura Giornaliera”, selezionabili per ogni singola stampa, se attivati vengono proposti come report attivi nella maschera di “Chiusura Giornaliera” e verranno eseguiti dopo aver cliccato “Definitiva” prima o dopo la chiusura a seconda di come sono stati impostati.



Il flag “Visualizza campi economici” è selezionabile solo se è attivo il corrispondente flag in Configurazione – “Permessi”; se il flag viene attivato permette di visualizzare dei dati aggiuntivi come ad esempio il valore delle rette, dei conti emessi, dei supplementi, degli extra, degli sconti, degli acconti e caparre e il tipo di esenzioni Tassa Soggiorno con Riclassificazione associata, il conteggio dei pasti extra in Supplementi.

Se una stampa di servizio viene creata senza attivare il check dei campi economici e viene salvata, da quel momento in poi possono venir aggiunte e tolte tutte le colonne tranne quelle relative ai campi economici.

Nota bene: dato che le stampe sono personalizzabili attraverso lo strumento “Configura report”, è possibile che sia stato impostato un ordinamento predefinito su quest’ultimo e quindi il filtro “Ordina per” impostato in Stampe di Servizio viene ignorato; a tale proposito se esistono report di questo tipo consigliamo di modificare il nome del report per renderlo più chiaro specificando il tipo di ordinamento impostato in Configurazione Report.

Dopo aver impostato i filtri cliccando sul pulsante “Ricerca” la griglia sottostante viene compilata con i dati, quest’ultimi possono essere filtrati digitando un valore nel campo vuoto sottostante al nome del campo.



Il pulsante “Aggiungi” permette di creare nuove stampe che vengono successivamente aggiunte a sinistra tra le stampe già disponibili.



Il pulsante “Elimina” permette di eliminare uno dei report elencati (alcuni di questi non si possono eliminare e sono specificati nella guida).

Il pulsante “Duplica” permette di generare una copia della stampa selezionata dove viene richiesto il nome di destinazione.



Cliccando sul pulsante “Permessi” si può accedere alla finestra per selezionare gli utenti abilitati alle singole stampe. Disalibitando il flag l’utente non vedrà la stampa nell’elenco a sinistra oppure, nel caso di stampe personalizzate, sarà disabilitato dall’utilizzo.



E’ possibile stampare il report associato precedentemente in Configura report oppure selezionarne un altro tramite menù a tendina associato al campo.



Per ogni stampa di servizio è possibile visualizzare a monitor il risultato tramite il pulsante “Anteprima” o lanciare direttamente la stampa tramite il pulsante “Stampa” (se configurata la stampante dedicata in Configurazione - Impostazioni - Stampanti).

Dopo aver effettuato la ricerca, cliccando sull’icona in basso a sinistra contraddistinta con una “i”, è possibile visualizzare tutti i campi che possono essere visualizzati in griglia e stampati su report se impostati con il “Nome per stampa” (proposto nella griglia di Elenco Campi).



Per i dettagli sulla configurazione delle stampe di servizio fare riferimento alla Guida in Linea nella sezione Utilità – Configura Report.

Disponibilità: Genera una stampa riportante le disponibilità di camere nell’intervallo richiesto tramite gli appositi calendarietti. Tali disponibilità sono suddivise per tipologia di camera, secondo le tipologie impostate in Configurazione - Tabelle – Tipologia Risorse - Tipologia. Ovviamente il risultato di tale stampa è prodotto in base alle prenotazioni precedentemente inserite nel sistema. N.B.: non è possibile eliminare questo tipo di stampa.



Stampe Personalizzate: è possibile aggiungere una serie di stampe personalizzate, previa configurazione tramite lo strumento “Configura Report” presente nel menù Configurazione, dove per ogni stampa è anche possibile impostare se stamparla in automatico prima e/o dopo la chiusura giornaliera. La voce “Stampe Personalizzate” è visibile nell’elenco a sinistra solo se è attivo il flag “Stampe personalizzate” presente in Configurazione – “Permessi” nella sezione “Stampe di Servizio”.



Tramite il pulsante “PDF” è possibile generare la stampa in formato Pdf.

Cliccando sul pulsante “OPZIONI” è possibile inviare la stampa prima o dopo la chiusura (l’ “Account Mail” deve essere configurato in tabella “Account Mail/Sms”).



Tramite il pulsante “Aggiungi Personalizzata” è possibile inserire stampe personalizzabili con query sql e avere la griglia dati con i risultati per poterli visualizzare.