Alla procedura di conto si può accedere dal Quadro giornaliero, dal Planning (tramite il tasto destro del mouse dopo aver selezionato la camera), da Front Office – Conti – “Elenco Conti Aperti” tramite il doppio click sulla riga o dopo aver selezionato la camera e successivamente cliccato il pulsante Conto oppure dalla maschera di prenotazione tramite il pulsante “Check-Out”.

È possibile stampare i conti in lingua, attivando il flag “Consenti l’emissione del conto in lingua” presente in Impostazioni – “Parametri Conto”; se il flag è attivo, nella maschera di conto compare il campo “Lingua”; viene proposta la Lingua impostata in anagrafica e in conto viene stampata la descrizione presente nelle “Traduzioni” delle varia tabelle (Voci di Addebito, Articoli Extra, Descrizioni Conto, Tipologia Pagamento, Trattamento, Riduzioni, Reparti).

Nota Bene: per eseguire un unico conto a più camere di diverse prenotazioni (quindi non di gruppo o multicamera) occorre eseguire il conto da Front Office - Elabora Prenotazioni/Conti, funzione “Emetti conto” con flag attivo su “Seleziona Pagante”, dopo aver selezionato le camere interessate e cliccato su “Esegui” sarà richiesta l’anagrafica a cui sarà intestato il documento e sarà proposta un’unica scheda con gli addebiti di tutte le camere.

Nell’elenco delle voci viene riassunta tutta la produzione maturata da quel conto fino a quel momento divisa per voci d’addebito (quindi se si richiama la maschera a metà del soggiorno si avrà il soggiorno maturato fino a quel momento).

Nota Bene: ciò che è visualizzato a video, evidenziato in neretto, è quello che verrà stampato.

Si può visualizzare un messaggio all’apertura del conto in due modalità:

• a livello generale in Impostazioni – “Parametri Conto” nel campo “Messaggio all’apertura del conto”
• per anagrafica specifica tramite il campo “Messaggio Conto” presente in anagrafica; questa modalità può essere aggiuntiva a quella sopra elencata mostrando così entrambi i messaggi

L’elenco delle voci di conto può presentarsi con colori differenti:

• Addebiti blu: creati nel momento in cui viene richiesto il conto
• Addebiti neri: addebiti soggiorno già consolidati ed extra non modificati
• Addebiti rossi: modificati e salvati in conto (questi addebiti non vengono riallineati)
• Addebiti sfondo griglio: addebiti già fatturati (questi addebiti non vengono riallineati)

Il pulsante “Colori” permette di visualizzare un promemoria dei colori utilizzati in griglia del conto.

Il pulsante “Applica Credito” permette di applicare il credito previsto in prenotazione nel caso in fase di conto si siano cambiati i paganti per i vari addebiti.

L’elenco degli addebiti viene visualizzato in modalità dettagliata o no, a seconda dell’impostazione del flag “Espandi i dettagli all’apertura del conto” in Impostazioni – Parametri Conto. Nelle videate riportate qui di seguito un esempio di come gli addebiti vengono visualizzati in base all’attivazione o no del flag.

Nel conto vengono visualizzate tante schede quanti sono i paganti definiti dal campo “Credito” in prenotazione più una scheda, denominata “Conto vuoto 1”, dove è possibile spostare addebiti. Cliccando sul “+” è possibile generare altre schede vuote. Per ogni scheda viene creato un documento fiscale. Se in Impostazioni – “Parametri Conto” il flag “Nascondi le schede conto con addebiti fatturati” è attivo, le schede conto già fatturate non vengono visualizzate.

Se in Impostazioni – “Parametri Conto” è attivo il flag “Ordina i tab del conto per Cliente/Agenzia Azienda”, in caso siano presenti schede intestate ad agenzie/aziende queste vengono proposte come ultime.

In alto viene visualizzata l’intestazione del conto, tali dati vengono recuperati dall’anagrafica, ma possono essere modificati sovrascrivendo o aggiungendo direttamente nel riquadro altri dati (le modifiche saranno valide solo per la stampa del documento in corso, se la maschera di conto viene chiusa e riaperta le modifiche andranno perse).

In tabella “Documenti Fiscali” è possibile disabilitare la proposta dell’indirizzo e della nazione nell’intestazione (campi “Is Stampa Indirizzo In Conto” e “Is Stampa Nazione In Conto”).

E’ possibile disabilitare la modifica del riquadro di intestazione tramite il permesso “Permetti la modifica del box intestazione” presente in Configurazione – “Permessi”.

Il pulsante “Cambia Intestatario” permette di aprire la maschera “Ricerca/Crea Anagrafica”; digitando nel campo “Ragione sociale” il cognome o parte di esso verrà effettuata una ricerca sulle anagrafiche esistenti e con doppio click sulla riga è possibile selezionarla per proporla nel conto; per creare una nuova anagrafica selezionare la scheda “Inserimento Rapido”, dopo aver confermato i dati della nuova anagrafica verrà proposta automaticamente nel riquadro intestazione.

Cliccando con il tasto destro del mouse sul pulsante “Cambia Intestatario” vengono proposti tutti i paganti legati al conto e l’eventuale agenzia/azienda presente in prenotazione. Selezionando un’anagrafica tra quelle elencate è possibile modificare l’intestatario presente nella scheda del conto.

Il valore del campo “Da Incassare:” in alto a destra è il valore del totale delle schede, per verificare il valore Da incassare della specifica scheda fare riferimento al riepilogo dei totali presente in basso a sinistra.

Tramite l’apposito menù è possibile scegliere il tipo di documento fiscale da stampare (quello proposto di default è quello impostato in Impostazioni - Parametri Conto); inoltre è possibile selezionare, lasciando o togliendo il flag “Stampa Intestazione”, se stampare con o senza intestazione (il flag è proposto in base all’impostazione in tabella “Documenti Fiscali”).

In Tabella – “Documenti Fiscali” esistono una serie di flag e di campi per la gestione del conto: Dicitura Conto (dicitura da stampare nel corpo del documento), Stampa Intestazione Hotel, Stampa Riepilogo Iva, Stampa Totale da Incassare (legato al flag “Stampa rif. caparra/deposito” e alla presenza di caparra in prenotazione), Chiedi conferma dopo la stampa (se attivo visualizza la richiesta “Il documento è stato stampato correttamente ?” dopo la stampa del report), Visualizza Documento (se attivato visualizza i documenti in Chiusura Giornaliera – Documenti Emessi), ecc.

Il menù a tendina Tipo Conto permette di stabile la tipologia di dettaglio del conto che si vuole stampare (valori presenti in Impostazioni – “Parametri Stampa Conto”).

Nota bene: se in “Parametri Stampa Conto” il flag “Stampa dettaglio articoli nel corpo del conto” è attivo, è possibile gestire tutti gli addebiti come sottoreport del conto, così da poterli raggruppare liberamente nel report indipendentemente dai flag presenti in maschera conto.

È possibile definire un tipo conto di default in Tabella – “Documenti Fiscali” nel campo “ParametriStampaConto”.

Il pulsante a fianco coi tre puntini permette di accedere al dettaglio dell’impostazione di “Parametri Stampa Conto” con la possibilità di variare i flag che vengono aggiornati dopo aver cliccato su “Conferma”.

I flag presenti sotto il tipo conto sono proposti in base alla configurazione di Impostazioni – “Parametri Stampa Conto”.

È possibile distinguere il raggruppamento per:

• Soggiorno
• Extra
• Tassa Soggiorno

In base ai flag è possibile stampare o no informazioni (data dell’addebito, trattamento, numero camera, nominativo) ed effettuare raggruppamenti, queste due possibilità sono distinte per Soggiorno e per Extra, in questo modo è possibile, ad esempio, stampare il Soggiorno in modalità dettagliata e gli extra in modalità sintetica o viceversa.

Il flag “Visualizza Rif. Componenti” attivo, permette di stampare nel corpo del documento i nominativi; affinchè vengano stampati occorre impostare in Impostazioni – “Parametri Stampa Conto”, campo “Descrizione “Rif.Componenti”, una delle modalità tra quelle proposte.

Il flag “Visualizza nominativi ospiti in note” attivo, permette di visualizzare nel campo “Note Ricevute / Fattura” i nominativi di prenotazione solo se in prenotazione è presente l’agenzia.

Cliccando con il tasto destro del mouse su una riga del documento è possibile eseguire una serie di utili funzioni.

Cambio pagante: permette di spostare un addebito su un’altra scheda pagante esistente o su “Conto vuoto”; se si abbandona il conto viene chiesta conferma della modifica dell’addebito.

Cambio pagante per gli addebiti selezionati: funzione analoga a “Cambio pagante” ma valida per tutti gli addebiti selezionati

Modifica: permette di modificare un addebito.

Dividi in n parti: permette di dividere un importo in 2, 3, 4 o 5 parti; se si abbandona il conto viene chiesta conferma della modifica dell’addebito.

Dividi in n parti gli addebiti selezionati: funzione analoga a “Dividi in n parti” ma valida per tutti gli addebiti selezionati.

Elimina addebito: elimina l’addebito selezionato.

Aggiungi riga descrittiva: permette di aggiungere una riga sottostante a quella selezionata dove è possibile digitare un testo; chiudendo il conto la riga non viene memorizzata.

Rimuovi riga descrittiva: elimina una riga descrittiva inserita.

Seleziona tutti: seleziona tutte le righe.

Deseleziona tutti: deseleziona tutte le righe.

Seleziona solo Soggiorno: vengono solo selezionate le voci Soggiorno.

Seleziona solo Extra: vengono solo selezionate le voci di Extra.

Seleziona tassa soggiorno: vengono solo selezionate le voci di tassa soggiorno.

Seleziona per reparto …: vengono solo selezionate le voci addebito collegate alla voce di Reparto selezionata.

Seleziona per suddivisione conto …: vengono solo selezionate le voci addebito collegate alla Suddivisione conto selezionata.

Comprimi tutti i gruppi: comprime tutte le righe (non influisce sulla modalità di stampa).

Espandi tutti i gruppi: espande tutte le righe (non influisce sulla modalità di stampa).

Cliccando con il mouse sulla descrizione della voce di addebito la riga viene evidenziata in giallo ed è quindi possibile modificare la descrizione che verrà stampata; N.B. la descrizione modificata non verrà riproposta dopo la chiusura e riapertura della maschera di conto.

Gli addebiti evidenziati in grigio sono quelli che sono già stati fatturati da un conto precedente.

Le righe evidenziate in blu sono gli addebiti che hanno subito una variazione nella maschera di conto e sono temporaneamente salvate.

Se si chiude il conto, ed è attivo in “Parametri Conto” il flag “Chiedi conferma del salvataggio delle modifiche in conto”, viene chiesto se salvare o no le modifiche.

Se è attivo il permesso “Permetti la modifica del totale in conto”, è possibile modificare il valore della colonna “Totale”.

La differenza, in positivo o negativo a seconda del tipo di modifica, viene riportata in una nuova scheda.

Nella colonna “TipoSpesaSanitaria” è possibile impostare l’articolo per l’invio delle spese sanitarie.

Se in tabella “Articoli Extra” è impostato un tipo spesa sanitaria di default, viene proposto in conto; per i dettagli sulla procedura e configurazione di invio fare riferimento al capitolo INVIO SPESE SANITARIE (MODELLO 730 PRECOMPILATO).

È possibile decidere se il corrispettivo del documento che si sta emettendo è pagato o non pagato, semplicemente azzerando l'importo nel box "Corrisp. pagato" (automaticamente l'importo passa a Corrisp. non pagato, dando vita a un doc. fiscale sospeso).

Sotto al riepilogo dei totali è riportato, scorporato dal Totale, il totale della tassa di soggiorno a carico del pagante e quindi relativa alla scheda conto in cui si è posizionati.

Il flag “Sospeso su altra camera” permette di generare un documento a sospeso e caricare quest’ultimo su un’altra camera a conto aperto; in fase di conto della camera di destinazione viene riportata nel corpo del documento il riferimento del sospeso generato precedentemente.

Il campo “Data Pagamento” è un campo che attualmente è solo possibile modificare e stampare sul report del documento tramite l’impostazione del campo <Data Pagamento>; è possibile disabilitare la modifica del campo tramite il permesso “Permetti la modifica della data di pagamento in stampa conto” presente in Configurazione – “Permessi” – sezione “Conti”.

Il flag “Incrementa”, di default attivo, incrementa la numerazione in seguito all’emissione del conto; disabilitando il flag il progressivo non viene incrementato; è possibile disabilitare la modifica di questo flag disattivando il flag “Permetti la modifica del flag “Incrementa il numero del documento” in stampa conto” presente in Configurazione – “Permessi”.

Il campo editabile “XRF” è un campo che può essere stampato sul report tramite il tag “XRF”.

Cliccando sul “+” in corrispondenza della voce di addebito è possibile visualizzare il dettaglio che compone la voce e cliccando sul campo “Aliquota IVA” è possibile effettuare una variazione di aliquota Iva che verrà poi riportata sul conto.

NOTA BENE: è possibile stampare al massimo 4 aliquote diverse.

Tramite l’apposito pulsante a fianco del campo “Coordinate” è possibile definire la modalità di pagamento (menù a tendina che riporta le voci di tabella “Tipologia Pagamento”).

In caso venga selezionata una modalità pagamento con Categoria Tipo Pagamento “Bonifico/Vaglia”, cliccando sul menù a tendina Banca, vengono proposte le banche codificate in Prima Nota – Anagrafiche.

In caso venga selezionata una modalità pagamento con Categoria Tipo Pagamento “Riba”, nel campo Banca viene proposta la banca codificata in anagrafica del cliente.

Se nelle anagrafiche delle banche, sia in caso di Riba che in caso di Bonifico, sono compilati i campi Numero C/C, ABI, CAB, CIN, IBAN, BIC/SWIFT e BBAN, quest’ultimi vengono proposti nella maschera di conto con la possibilità di stamparli sul documento.

Se in tabella “Documenti Fiscali”, colonna “TipoPagamento”, è impostato un valore quest’ultimo viene proposto nel campo “Tipo Pagamento”.

Se viene impostato il “Tipo Pagamento” e viene selezionato il flag “Tutte le schede”, il tipo pagamento viene impostato di default su tutte le maschere di incasso proposte.

In tabella “Documenti Fiscali” è possibile attivare il flag “Tipo Pagamento Obbligatorio”, ad esempio in caso di Scontrino, se si vuole impostare la modalità di pagamento prima della stampa. In caso non sia impostato il pagamento viene dato un avviso bloccante.

Nel campo “Valuta” è possibile selezionare una delle valute attive, in fase di conto, se i campi inerenti alla valuta sono presenti nel report, verrà stampato il controvalore in valuta.

Il pulsante “Commissione” permette di inserire, nella griglia di dettaglio, una riga relativa alla commissione. Per abilitare questa funzionalità, inserire in tabella “Voci di Addebito” una voce relativa alla commissione e attivare in tabella la colonna “Is Default Commissione”; se nel campo “Tipo Pagamento” viene selezionato un pagamento nella cui configurazione è attiva una commissione (campi “Tipo Commissione” e “Commissione” valorizzati), il pulsante “Commissione” viene evidenziato in neretto e riporta il valore della commissione calcolato in automatico, inserendo in automatico in griglia la riga di commissione.

Il campo “Report Conto” è proposto di default dal valore impostato in Tabella – “Documenti Fiscali” ma è possibile cambiarlo in fase di conto selezionando il menù a tendina che propone i vari modelli (A5 Bianco, A5 Prestampato, A4 Bianco, A4 Prestampato).

E’ possibile inserire nel report del documento fiscale il controvalore in valuta del totale documento. Innanzitutto in Tabelle – Valute codificare la valuta e selezionare il flag Default. Nella cartella report è stato inserito un report di esempio denominato FatturaRicevutaA5Dollaro dove è stato aggiunto il simbolo e il valore in valuta. I nuovi campi stampabili sono: "NomeValuta"; "FattoreConversioneValuta"; "SimboloValuta"; Per inserire il controvalore in valuta:

- aggiungere un campo sul report
- impostare il valore Calculated = true
- nel Text inserire la seguente stringa:
Replace(Replace(ImportoTotale, "€ ", ""),",",".") * FattoreConversioneValuta