PRINCIPI DI BASE PER LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ PER CASSA
Nella “contabilità per cassa”, oltre alla registrazione dei documenti emessi e/o ricevuti, diventano determinanti le registrazioni contabili degli incassi e dei pagamenti, poiché i costi ed i ricavi diventano reali solo al momento dell’uscita o dell’entrata monetaria. Ciò premesso, per gestire la contabilità in regime di cassa nelle aziende Semplificate, sono state estese a queste ultime le logiche e gli automatismi già presenti sulle aziende di tipo Professionista (che da sempre funzionano secondo il criterio di cassa):
- Utilizzo dei CONTI SOSPESI (conti di tipo PZ)
Nella registrazione delle fatture emesse o ricevute non totalmente incassate o pagate all’atto dell’emissione/ricezione, al posto dei normali conti economici di ricavo o di costo si devono utilizzare i cosiddetti “conti sospesi”. Tali conti (di tipo patrimoniale Z) non rientrano nella determinazione del reddito d’impresa e hanno la caratteristica di contenere al loro interno il codice conto del relativo conto reale di costo o ricavo; in questo modo, all’atto dell’incasso o del pagamento delle fatture, il programma è in grado di eseguire automaticamente i giroconti tra sospeso e relativo conto reale.
Per le fatture totalmente incassate e/o pagate all’atto dell’emissione o della ricezione è possibile utilizzare i conti economici veri e propri senza passare dai predetti sospesi.
- SCADENZARIO OBBLIGATORIO
Per far si che i giroconti dai conti sospesi ai conti reali (di costo o ricavo) avvengano in modo automatico durante la registrazione degli incassi e dei pagamenti, si deve necessariamente abilitare la gestione dello scadenzario. All’interno di quest’ultimo vengono infatti memorizzati i conti presenti nella registrazione contabile delle fatture ed i relativi importi (dati non visibili all’utente) che consentono l’esecuzione dell’automatismo. Il giroconto degli importi dai conti sospesi ai relativi reali avviene in modo proporzionale all’importo pagato rispetto al totale da pagare per ogni singolo documento.
ATTENZIONE Attualmente gli automatismi di giroconto dei conti sospesi nelle operazioni di incasso/pagamento, sono attivi SOLO con la gestione scadenzario NON A PARTITE. Le aziende che hanno lo scadenzario a PARTITE possono gestire la contabilità per cassa, ma durante le registrazioni delle operazioni di incasso/pagamento non vengono mai eseguiti in modo automatico i giroconti dei conti sospesi. In questo caso tali giroconti devono essere effettuati manualmente nella relativa registrazione di incasso o pagamento in modo che la stampa del registro incassi o pagamenti venga effettuata correttamente (sia operazioni di pagamento da primanota, che da saldaconto che da emissione effetti). |
- Parametro GIORNALE DI CASSA
Per poter riportare le operazioni di incasso/pagamento nei registri degli INCASSI e dei PAGAMENTI, sui conti patrimoniali viene richiesto uno specifico parametro: “Giornale di cassa (S/N)”. Tale parametro deve essere impostato a “SI” su tutti i conti patrimoniali “monetari” (Cassa, conti delle varie Banche dell’azienda, Bancomat, Carte di credito, ecc.). All’atto della stampa dei registri degli incassi e dei pagamenti vengono riportate su questi ultimi
PER LE IMPRESE SEMPLIFICATE CHE ADOTTANO LA CONTABILITA PER CASSA sono presenti le seguenti differenze rispetto ai professionisti:
- Sono gestibili i pagamenti di più documenti nella stessa registrazione (anche da saldaconto).
- Sono gestibili i Documenti in valuta.
- Sono gestibili fino a 27 diverse contropartite per ciascun documento (limite aumentato anche per i professionisti, prima era 12). Se in un documento viene utilizzata più volte lo stesso conto di contropartita, ai fini del conteggio per la determinazione del limite di 27, questo viene effettivamente contato una sola volta.
- I giroconti automatici dei conti sospesi sui relativi conti reali vengono effettuati oltre che per la causale PG, anche per le CAUSALI PERSONALIZZATE dall’utente e per le causali ED (emissione distinta) e AC (acconto).