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IMPORT DOCUMENTI SCANSIONATI

Questa funzione consente di memorizzare in Docuvision più documenti contabili ritenuti rilevanti per l’azienda allo scopo di visualizzarli successivamente in Contabilità – REVISIONE PRIMANOTA e procedere con la memorizzazione della relativa registrazione.

NOTA BENE: la funzione prevede che sia attivo il modulo Docuvision e l’azienda in Anagrafica azienda – Parametri aziendali – Configurazione moduli – DOCUVISION abbia il parametro”Gestione completa” uguale a “S”.

DIRECTORY DOCUMENTI – Percorso e nome della directory contenente i files rappresentanti i documenti che si vogliono acquisire. Ogni file rappresenta uno specifico documento di Docuvision che si andrà a creare assegnando a questo la classe “600” (Operazione contabile) e il titolo “**”.

NOTA BENE: nel caso la classe “600” sia gestita a pagine è necessario che tutte le pagine che compongono il documento da importare siano incluse in un solo file.

DATA DI REGISTRAZIONE DAL – Data da assegnare al documento di Docuvision e al riferimento riportato in prima nota. E’ possibile scegliere tra:

N Nome file (AAAAMMGG), il giorno in cui riportare i dati viene recuperato dal nome del file presente nella

cartella del campo precedente (esempio: nome file “20140628.pdf” corrisponde al giorno 28/06/14);

D = Data file, il giorno in cui riportare i dati viene recuperato dalla data dell’ultima modifica del file visualizzabile nelle proprietà del file da sistema operativo;

O = data Odierna, i dati vengono memorizzati nella data di lavoro del terminale.

Confermando con Ok[F10] il programma richiede un’ulteriore conferma.

Successivamente viene data l’indicazione di quanti files saranno oggetto di importazione nel gestionale.

Alla conferma la procedura ordina tutti i files per nome e procede con la memorizzazione di ognuno in base alla definizione del parametro “Data di registrazione dal”. Se l’opzione scelta non può essere applicata, il programma tenta di applicare un ulteriore parametro sino ad arrivare ad effettuare la memorizzazione nella data di lavoro del terminale. In base alla scelta impostata dall’utente, l’ordine utilizzato dal programma è il seguente:

  • Nome file;
  • Data file;
  • Data Odierna.

CASO 1

Data di lavoro del terminale: 16/05/2014 Data di registrazione dal: Nome file

File selezionati:

NomeData ultima modifica

20140210.pdf12/02/14

Fattura.bmp10/12/13

20140230.doc22/03/14

Il nome del primo file “20140210.pdf” è formato esclusivamente da una data posta come richiesto dalla procedura (anno-mese-giorno) e tale data rientra nell’anno di gestione dell’azienda aperto. Il file verrà memorizzato nel giorno 10/02/14.

Il nome del file “Fattura.bmp” non contiene alcun riferimento ad una data. La procedura verifica la data di ultima modifica del file ma, non rientrando all’interno dell’anno attualmente aperto (2013 anziché 2014), risulta essere un parametro non applicabile. Il file verrà memorizzato nel giorno della data di lavoro del terminale: 16/05/14.

L’ultimo file è stato nominato con una stringa numerica che non può essere ricondotta ad una data reale (30/02/14). La procedura verifica la data di ultima modifica del file che rientra all’interno dell’anno attualmente aperto. Il dato viene memorizzato in data 22/03/14.

CASO 2

Data di lavoro del terminale: 16/05/2014 Data di registrazione dal: Data file

File selezionati:

NomeData ultima modifica

20140210.pdf12/02/14

Fattura.bmp10/12/13

20140230.doc22/03/14

Il primo file “20140210.pdf” riporta come data di modifica un giorno rientrante nel’attuale anno aperto e verrà riportato all’interno del gestionale nel giorno 12/02/14.

Il file “Fattura.bmp” riporta come data di ultima modifica un giorno che non rientra nell’anno attualmente aperto (2013 anziché 2014); il dato verrà memorizzato nel giorno della data di lavoro del terminale 16/05/14.

Il terzo file ha data di ultima modifica 22/03/14, verrà riportato nel gestionale con tale data.

CASO 3

Data di lavoro del terminale: 16/05/2014 Data di registrazione dal: data Odierna

File selezionati:

NomeData ultima modifica

20140210.pdf12/02/14

Fattura.bmp10/12/13

20140230.doc22/03/14

Tutti i dati saranno memorizzati alla data di lavoro del terminale: 16/05/14.

Al termine dell’importazione, i files originali vengono spostati in una specifica cartella creata all’interno della directory definita nel primo campo e nominata “acquisite_aaaammgg” dove anno-mese-giorno rappresenta la data di lavoro del terminale (nel caso degli esempi sarà acquisite_20140516).

In questo modo, qualora si utilizzasse sempre una stessa directory per l’acquisizione dei documenti, non si importano più volte documenti memorizzati precedentemente.

Richiamando la voce di menù Contabilità – REVISIONE PRIMANOTA è possibile visualizzare l’elenco dei dati importati nei singoli giorni.

Tali dati sono riconoscibili in quanto associati alla causale contabile “**” e da una descrizione dell’operazione che riporta la dicitura “Scansione n” dove “n” rappresenta il numero del documento di Docuvision che è stato creato.

La causale contabile “**” è una causale speciale che permette di operare in REVISIONE PRIMANOTA con le stesse modalità di IMMISSIONE PRIMANOTA.

Con il pulsante Anteprima[F3], nel caso di file di tipo .pdf-.jpg-.bmp-.png. è possibile visualizzare l’immagine del documento.

Selezionare la riga e procedere con l’inserimento della registrazione pertinente.

Al termine, rimarrà presente il collegamento tra la registrazione di prima nota e il documento di Docuvision.

Tramite l’azienda “STD” è possibile effettuare l’import dei documenti per più aziende dell’installazione. In tal caso, verranno prese in considerazione esclusivamente quelle con anno rientrante nell’anno aperto per l’azienda STD.

All’interno della cartella indicata nel campo “Directory documenti” è necessario creare tante cartelle quante sono le aziende per le quali si importano i documenti. Le cartelle dovranno chiamarsi come la sigla azienda, al fine di poter distinguere quali documenti appartengono ad ogni azienda.

NOTA BENE: prendendo in considerazione un’azienda che gestisce le sotto-aziende, l’import effettuato da STD riporta i documenti e i riferimenti in contabilità nella sotto-azienda definita come prevalente. Qualora si voglia riportare i dati in una sotto-azienda differente occorre utilizzare la funzione nella specifica azienda e sotto-azienda.