Questa funzione consente di revisionare le registrazioni di Primanota (e di Primanota facile se attiva) ricercandole per data di registrazione e numero di operatore. Tramite i tasti funzione attivi si possono scorrere tutte le registrazioni inserite. Una volta richiamate, le scritture appaiono esattamente identiche a quelle confermate in fase di immissione e possono essere variate, integrate o cancellate.

Le regole operative sono le stesse che valgono per la funzione di immissione primanota. Nell’ipotesi che siano state apportate modifiche, confermando l’operazione con il tasto F10, il programma accetta la nuova registrazione ed effettua, in tempo reale e in modo totalmente automatico, tutte le variazioni negli archivi.

Se si gestisce lo scadenzario non si possono effettuare variazioni del Cliente o Fornitore per le registrazioni parzialmente o totalmente pagate; è obbligatorio ripristinare la situazione precedente al pagamento.

La revisione di primanota può essere eseguita da tutti gli operatori. Tuttavia se una registrazione è in fase di modifica da parte di un utente nessun altro può accedervi, e nel caso in cui sia attivo anche lo scadenzario, la limitazione è estesa a tutte quelle operazioni in cui è coinvolto il cliente/fornitore oggetto della scrittura.

Per le operazioni che sono state già stampate definitivamente nei vari registri fiscali esiste il controllo sulle relative marcature eseguite. Alla conferma della registrazione viene presentato un messaggio simile al seguente:

ATTENZIONE: confermando la registrazione questa rimane sempre marcata come stampata definitivamente.

La videata principale è la seguente:

I campi di input per la ricerca sono:

DATA REGISTRAZIONE - Campo da immettere nella forma GG.MM.AA. Viene proposta la data del giorno, che può essere variata. Per scorrere tutta la primanota, sono disponibili i seguenti tasti funzione:

F7 = Si accede alle registrazioni della data precedente.

F8 = Si accede alle registrazioni della data successiva.

OPERATORE - Numero dell’operatore che ha immesso la registrazione. Viene proposto in automatico il numero dell’operatore che sta effettuando la revisione, ma il dato può comunque essere variato:

• se si immette il codice di un operatore, vengono visualizzate solo le sue registrazioni, rendendo molto più agevole l’operazione di ricerca;
• se non viene immesso il codice dell’operatore vengono visualizzate tutte le registrazioni del giorno e viene evidenziato in reverse il numero dell’operatore che ha inserito la registrazione.

E’ attivo il pulsante Revisione primanota periodicaF5 [Revisione prima nota periodica] che consente di impostare ulteriori filtri e/o parametri di ricerca. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo “REVISIONE PRIMANOTA PERIODICA”.

Una volta inseriti i dati per la ricerca se si preme il tasto F10 la videata si presenta come segue:

Come si può notare la finestra è suddivisa in diverse sezioni, ognuna delle quali riporta delle informazioni per individuare le registrazioni. I dati visualizzati sono:

DOCUMENTO Tipo ed eventuale numero del documento

DATA Data documento

OPERAZIONE Descrizione dell’operazione

DESCRIZIONE CONTO Descrizione del primo conto utilizzato nell’operazione

IMPORTO Importo del primo conto utilizzato nell’operazione. Questo campo è seguito da una lettera che rappresenta il simbolo della valuta del documento.

PROTOCOLLO Eventuale protocollo iva dell’operazione

Anche le registrazioni create in PRIMANOTA FACILE sono richiamabili da “Revisione Primanota”. Alcuni di questi movimenti possono risultare come “REG. DA VERIFICARE” sino a quando non verranno confermati come usuali operazioni contabili che rispondono ai requisiti di partita doppia e superano i controlli previsti dalla gestione di Primanota.

Le possibili cause per cui una registrazione deve essere necessariamente controllata sono:

******REG. DA VERIFICARE *****E = l’operazione presenta Errori (esempio: manca quadratura Dare/Avere);

******REG. DA VERIFICARE *****U = in fase di immissione Primanota facile l’Utente ha impostato il campo “Operaz.da verificare” uguale a “S” e/o Revisione prima nota periodica (tasto Varia stato[ShF7]) l’Utente ha impostato il campo “Operaz.da verificare” uguale a “S”;

******REG. DA VERIFICARE *****C = la sotto-Causale utilizzata ha nei parametri di Primanota facile il parametro “Marca op. cont.’DA VERIFICARE’” uguale a “S”;

NOTA BENE: sino a quando esistono movimenti marcati come “DA VERIFICARE” la procedura non permette di effettuare alcune funzioni/stampe fiscali quali stampa registri, liquidazione Iva, chiusura contabile, ecc. In altre funzionalità viene dato un semplice messaggio non bloccante (esempio: stampa bilancio).

UTENTE CON “PRIMANOTA DA VALIDARE” (OPPNVAL)

Se l’operatore di cui si sta revisionando la primanota, in fase di creazione, appartiene ad un gruppo di utenti definito con “primanota da validare” (in riferimento alle funzionalità di questa tipologia di utente si rimanda alla sezione del presente manuale Servizi - Configurazioni - Amministrazione utenti), la videata di Revisione Primanota si presenta come segue:

Le registrazioni caratterizzate dalla dicitura REG.DA VALIDARE sono operazioni inserite da questa tipologia di utenti che devono ancora essere visionate e confermate da un operatore più “esperto”, la cui operatività non necessita di alcuna validazione (poiché il suo gruppo utenti non è definito con “primanota da validare”). Una volta effettuata questa attività di convalida (attraverso una semplice conferma della registrazione) scompare la scritta REG.DA VALIDARE e per l’utente meno esperto non sarà più possibile cancellare/modificare i dati contabili della registrazione. Le variazioni consentite sono limitate alle rate dello scadenzario. Qualora la registrazione sia stata generata dalle funzioni del menù Magazzino (Emissione/Revisione documenti e Emissione differita documenti), oltre alle limitazioni descritte, viene inibita la modifica/cancellazione del relativo documento di magazzino. Qualora la registrazione sia stata generata dalla funzione del menù Parcellazione- GESTIONE NOTULE/PARCELLE oltre alle limitazioni descritte, viene inibita la modifica/cancellazione del relativo documento parcella definitiva.

TASTI FUNZIONE ATTIVI

F7 = Si accede alle registrazioni della data precedente.

F8 = Si accede alle registrazioni della data successiva.

Sh+F8 = Si accede direttamente alla ultima registrazione del giorno.

Sh+F7 = Si torna alla prima registrazione del giorno.

Sh+F3 = Cancella la registrazione evidenziata dalla barra di selezione.

INVIO = Aggancia la registrazione evidenziata dalla barra di selezione.

ESC/FINE = Abbandona la maschera con i dati selezionati e ritorna alla principale (maschera vuota).

PAG SU = Permette di scorrere per pagina le registrazione all’interno della stessa data.

PAG GIU = Permette di scorrere per pagina le registrazione all’interno della stessa data.

F3 = Se presente il modulo Docuvision ed attivata la gestione completa, il pulsante “Anteprima” permette - ove possibile - di visualizzare in uno specifico riquadro le pagine (o l’ultima revisione) del documento di Docuvision allegato alla registrazione evidenziata nell’elenco. L’anteprima è prevista per documenti con estensione .bmp, .jpg, .png, .gif, .emf, .wmf, .pdf per documenti di tipo differente il riquadro apparirà vuoto e verrà indicato “IMMAGINE NON TROVATA”. In presenza di documenti composti da più pagine l’ulteriore utilizzo del tasto funzione F3 permette di visualizzare le pagine successive. Per chiudere la funzione di visualizzazione dell’anteprima è necessario utilizzare il pulsante “Esc”.

Il pulsante Anteprima [F3] è disponibile anche dopo aver selezionato una singola registrazione in revisione.

Solo per le aziende che hanno gestione valuta = S

F11 = Valuta gestione azienda/Valuta documento: le registrazioni in valuta estera vengono visualizzate nella valuta della tenuta contabile.

Sh+F11 = Modifica del cambio. Tale tasto è attivo solo nella revisione di operazioni in doppia valuta con un rapporto di cambio non fisso (valute fuori dall’area Euro) ed esclusivamente quando ci si trova nella testata della registrazione a condizione che non sia stata fatta alcuna modifica e che sulle righe di primanota non sia stato premuto il tasto INVIO. Una volta modificato il cambio, alla conferma dell’operazione, vengono ricalcolate sia le rate dello scadenzario sia gli importi della registrazione nella tenuta contabile, sia le provvigioni.

ATTENZIONE:

per chi gestisce lo scadenzario affinché la modifica sia effettuabile, devono essere soddisfatte due condizioni:

• che esista il documento nello scadenzario;
• che il documento non sia stato pagato (anche parzialmente);
• che il documento abbia un protocollo iva Acquisti o Vendite.

Nel caso non sia possibile effettuare la modifica, il programma visualizza il relativo messaggio di avvertimento

La revisione della Primanota avviene in tempo reale; tale operazione necessita quindi di un blocco sulle operazioni revisionate al fine di evitare accessi contemporanei di più operatori alle stesse registrazioni. Tale controllo è relativo alla singola operazione ed è quindi possibile operare in fase di revisione con più operatori a condizione che si richiamino operazioni diverse.

Richiamata una registrazione è attivo il tasto funzione Shift+F3 che consente di cancellarla interamente. Premuto il tasto appare il seguente messaggio:

Confermi cancellazione registrazione (S/N)

S = La registrazione viene cancellata e vengono aggiornati tutti i saldi dei Conti interessati. Il numero di protocollo, se utilizzato, non viene recuperato.

N = Il comando di cancellazione viene abortito e si ritorna al lavoro in corso.

Se è gestito lo scadenzario vengono controllate le partite del cliente/fornitore e potrebbe apparire un messaggio simile al seguente:

REVISIONE OPERAZIONE CON MODIFICA DELLE CAUSALI CONTABILI

Quando si esegue la revisione di un’operazione contabile, la causale contabile può essere modificata solo come descritto di seguito:

• effettuando la revisione di operazioni NON IVA la causale si può sempre modificare inserendo anche una qualsiasi causale IVA (in questo caso si suggerisce di fare attenzione ai segni contabili delle varie righe della registrazione, nonché ai castelletti iva);
• effettuando la revisione di operazioni di Vendita la causale FE si può modificare in NE e viceversa;
• effettuando la revisione di operazioni di Acquisto la causale FR si può modificare in NR e viceversa;
• effettuando la revisione di operazioni ad Esigibilità Differita la causale FS si può modificare in NS e viceversa;
• effettuando la revisione di operazioni memorizzate sul registro Corrispettivi le causali CO, RI ed RF possono essere modificate esclusivamente tra di loro (non sono accettate altre causali);
• effettuando la revisione di una qualsiasi operazione IVA la causale NON si può MAI modificare con una causale NON IVA.

REVISIONE PRIMANOTA OPERAZIONI IN VALUTA DIVERSA DA QUELLA DI GESTIONE

ATTENZIONE: le informazioni riportate di seguito sono valide per tutti i tipi di documenti in valuta (sia area EURO che fuori area EURO)

La revisione di una operazione contabile immessa con doppia valuta, produce effetti diversi a seconda della valuta con cui si opera:

• REVISIONE DI REGISTRAZIONI IN DOPPIA VALUTA OPERANDO CON LA VALUTA DI GESTIONE AZIENDA.

Le rettifiche effettuate sugli importi della valuta di gestione dell'azienda non sono riportate su quelli della valuta di immissione (sia in primanota che in scadenzario). In pratica le due valute sono indipendenti l'una dall'altra. L'operatività è identica alle revisione delle operazioni immesse con la valuta di gestione tranne l'uso dei tasti CANC e INS sullo scadenzario.

NOTA BENE: l’operatività sopra descritta è valida per tutte le aziende indipendentemente dalla gestione dello scadenzario.

• REVISIONE DI REGISTRAZIONI IN DOPPIA VALUTA OPERANDO CON LA VALUTA DEL DOCUMENTO E GESTIONE SCADENZARIO = “S”

Le rettifiche effettuate sugli importi espressi in valuta documento possono aggiornare anche tutti gli importi della tenuta contabile. Il programma, per le aziende che hanno la “gestione scadenzario” impostata a “S”, consente di effettuare il ricalcolo automatico solo su alcune operazioni e solo in determinate condizioni. Le causali su cui è possibile il ricalcolo sono le seguenti:

Causali FE – FR – NE – NR – RF – FS indipendentemente dalla valuta utilizzata
(sia AREA EURO che FUORI AREA EURO)

Per le altre causali “generiche” (PG, GR, AC, ecc.) è OBBLIGATORIO che le registrazioni siano memorizzate con una valuta appartenente all’AREA EURO

Le CONDIZIONI che devono essere soddisfatte affinché venga aperta la finestra per il ricalcolo automatico sono:

1) Deve esistere il documento nello scadenzario;

2) Il documento non deve essere pagato (neanche parzialmente);

3) Il totale delle rate di scadenzario nella valuta di gestione deve essere uguale al totale delle righe di primanota del Cli/For sempre nella valuta di gestione contabile.

Se sono verificate tutte le condizioni sopra riportate alla conferma dell’operazione il programma visualizza il seguente messaggio:

S = Vengono azzerati gli importi della valuta contabile e ricalcolati in base ai valori della valuta di immissione.

N = Gli importi della valuta contabile rimangono invariati. In ogni caso vengono eseguiti i controlli di quadratura (anche con lo scadenzario), ed in caso di sbilanciamento viene proposta la registrazione con la valuta della tenuta contabile affinché siano effettuate le necessarie rettifiche.

NOTA BENE: la funzione di ricalcolo degli importi della valuta contabile aggiorna anche l’equivalente valore della provvigione (se esiste in ambedue le valute).

Questo messaggio viene visualizzato dopo che sono stati eseguiti i normali controlli di congruità della registrazione (Es: quadratura, stampe definitive su fiscali, ecc..).

Se NON si verificano tutte e tre le condizioni per il ricalcolo automatico viene visualizzato il seguente messaggio:

S = La registrazione viene visualizzata nella valuta di gestione per consentire di effettuare manualmente le modifiche.

N = La registrazione viene memorizzata lasciando invariati gli importi della valuta contabile. In ogni caso vengono eseguiti i controlli di quadratura (anche con lo scadenzario), ed in caso di sbilanciamento viene proposta la registrazione con la valuta della tenuta contabile affinché siano effettuate le necessarie rettifiche.

Per tutte le operazioni con causali contabili “generiche” (PG, GR, AC, ecc) inserite con una valuta FUORI AREA EURO, per modificare gli importi occorre operare manualmente rettificando l’importo sia nella valuta contabile che in quella del documento in quanto possono determinare UTILE o PERDITA SU CAMBI. Il programma visualizza il seguente messaggio di avvertimento:

• REVISIONE DI REGISTRAZIONI IN DOPPIA VALUTA OPERANDO CON LA VALUTA DEL DOCUMENTO E GESTIONE SCADENZARIO = “N”

Per le aziende che non hanno abilitata la gestione dello scadenzario il ricalcolo è sempre abilitato. Alla conferma dell’operazione di revisione viene presentato il seguente messaggio:

S = Vengono azzerati gli importi della valuta contabile e ricalcolati in base ai valori della valuta di immissione.

N = Gli importi della valuta contabile rimangono invariati. In ogni caso vengono eseguiti i controlli di quadratura, ed in caso di sbilanciamento viene proposta la registrazione con la valuta della tenuta contabile affinché siano effettuate le necessarie rettifiche.