Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n. 168 del 15 luglio 2021 del Decreto Ministero delle Finanze datato 21 giugno 2021 (nel seguito “Decreto”), sono state chiarite le modalità applicative in merito all’emissione/ricezione delle fatture per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese/ricevute nei confronti di controparti residenti a San Marino.

Lato sammarinese sono stati pubblicati i Decreti Delegati n. 147 5 agosto 2021 e Decreto Delegato 20 settembre 2021 n.163 - Ratifica Decreto Delegato 5 agosto 2021 n.148.

Le nuove disposizioni si applicano a partire dal 1° ottobre 2021; dalla medesima data cessano di avere efficacia le disposizioni del decreto del Ministero delle Finanze 24 dicembre 1993 e, per la controparte sammarinese, della Legge n. 134 del 21 dicembre 1993.

Fino al 30 giugno 2022 si avrà un periodo transitorio: nell’ambito dei rapporti di scambio tra l’Italia e San Marino la fattura può essere emessa e ricevuta, con le modalità indicate dal decreto, in formato elettronico o in formato cartaceo.

Nell’azienda sammarinese, per poter gestire la ricezione e l’invio delle fatture elettroniche nelle nuove modalità si dovrà:

• Richiedere il token di connessione sul portale PA https://www.gov.sm/.

Con token si intende una credenziale che permette di poter utilizzare le funzionalità per la visualizzazione e gestione dei file fattura pervenuti all’HUB-SM (tecnologia utilizzata dall’Ufficio Tributario per la raccolta, smistamento e trasmissione delle fatture elettroniche) dal Sistema di Interscambio (struttura attraverso la quale avviene la trasmissione e lo scambio delle fatture elettroniche tra San Marino e Italia) e le funzionalità per l’invio dei file fattura al cliente italiano passando dall’HUB-SM che inoltrerà al SdI.

• In anagrafica azienda deve essere presente la data nel parametro contabile “Data inizio nuova gestione San Marino” (ai fini di gestire l’informazione “Tipo merce” necessaria all’Ufficio Tributario). Si ricorda che l’impostazione di questo parametro attiva anche la generazione delle distinte cartacee sulla base del tipo merce specificato nella registrazione contabile (per i dettagli si rimanda alla relativa sezione del manuale). Per nuove aziende create dalla versione 2022J non è più necessario effettuare questa operazione.

• Se non già attivo, attivare sull’azienda uno dei servizi di fatturazione elettronica Passepartout (All Inclusive, Firma e invio/ricezione, Invio ricezione) operando dalla finestra Fattura XML-SR-Conserv.digitale[Shift+F11] presente in “Azienda - Anagrafica azienda”.

Nota Bene: La gestione all’interno di Passepartout del flusso regolamentato dal decreto è disponibile se è stato attivato un servizio di fatturazione elettronica Passepartout tramite Passhub (All Inclusive, Firma e invio/ricezione oppure Invio/ricezione); le funzionalità di creazione/invio file integrativo a TribWeb nel ciclo passivo e le funzionalità di invio a TribWeb per il ciclo attivo non sono disponibili con servizio Autonomia.

• Una volta inserita la data, compilata la finestra “Fattura XML-SR-Conserv.digitale” e confermata l’anagrafica, nella finestra di configurazione fatturazione elettronica è disponibile il tasto Gestione fatture elettroniche RSM[Shift+F5]:

Tramite il tasto Aggiorna token trasmissione[F5] si inserisce il token richiesto tramite applicativo TribWeb. I flag successivi vanno abilitati o meno a seconda dell’esigenza:

• Ricezione fatture da Tributario: la procedura scarica i documenti pervenuti all’HUB-SM dal SdI (posto che l’azienda abbia impostata la ricezione su Passhub). Se si necessita di gestire solo il ciclo attivo è possibile togliere il flag e viene di conseguenza inibito l’accesso al successivo parametro “Gestione integrative” e al parametro “Richiedi fatture ricevute dal”. Il parametro è disabilitato nel caso in cui l’azienda non abbia impostata la ricezione su Passhub.
• Gestione integrative: oltre alla ricezione dei file dall’HUB-SM si potrà gestire anche la generazione e l’invio del file integrativo _SM da rinviare a TribWeb che sostituirà la presentazione cartacea della fattura al tributario;
• Invio fatture emesse a Tributario: il flag va impostato dopo che, sempre esternamente al programma, all’interno dell’applicazione TribWeb, è stata impostata la propria data di avvio della fatturazione elettronica attiva in Export (in TribWeb da Menu > Anagrafiche > Contribuente > comando "Modifica Inizio FE"). Una volta operato su TribWeb, impostando il flag nel gestionale Passepartout si abilita la gestione del ciclo attivo tramite HUB-SM: da quel momento i file che si invieranno da programma verranno veicolati all’HUB-SM (e nella predisposizione dei documenti si attiveranno i controlli volti ad evitare, per quanto possibile, gli scarti da parte dello stesso).
• Invio fatture servizi TM 2 o 3: una volta abilitato l’invio a Tributario, per le fatture di servizi è possibile scegliere se inviare “solo al Tributario” (default) oppure “invio a Tributario e SDI”.

Escluso il caso di nota di variazione (TD04 Nota di credito o TD05 Nota di debito) di servizi per variazioni contrattuali, i documenti relativi a prestazioni di servizi con tipo merce 2 o 3 vengono inoltrati all’HUB-SM per la relativa presentazione ma in questo caso HUB-SM non invia questi file al Sistema di Interscambio (e di conseguenza al cliente) come avviene per le fatture di beni. Solo in questo caso è possibile far sì che Passhub in automatico inoltri tali file, oltre che al Tributario, anche al Sistema di Interscambio in modo da recapitare tramite SdI il file al cliente italiano impostando il parametro a “invio a Tributario e SDI”. Si ricorda che in questo caso l’inoltro a SdI è considerato alla stregua di un invio via email di un pdf.

Nella medesima finestra di configurazione è disponibile il campo “Richiedi fatture ricevute dal” che permette di inserire una data che rappresenta la data a partire dalla quale l’utente vuole scaricare in Passcom/Mexal i file fattura ricevuta disponibili su portale Tribweb a prescindere dal loro stato letto/non letto (perché è stato ad esempio effettuato un download direttamente da portale) e per i quali non sia ancora stato completato l'iter di creazione della distinta di presentazione/liquidazione.

È possibile:

• lasciare il campo vuoto (default) – una volta confermata la configurazione, la procedura scarica da portale le sole fatture che da portale non risultano ancora scaricate alla data di attivazione. Dal giorno di attivazione vengono scaricate tutti i documenti che man mano arrivano all’HUB-SM;
• indicare una data – una volta confermata, la procedura scarica da portale tutti i documenti pervenuti a HUB-SM dalla data indicata per cui non è stato completato l’iter di creazione della distinta di presentazione/liquidazione (a prescindere dal loro stato Tribweb "scaricato").

In questo caso alla conferma della finestra con “Ok”, viene visualizzato il seguente messaggio di conferma specifico rispetto alla data inserita:

N.B. In base al servizio di fatturazione elettronica impostato, ogni documento scaricato verrà conteggiato e scalato dall’ammontare delle fatture disponibili.

Si ricorda che in caso di servizio Firma e invio/ricezione oppure All Inclusive, lo scarico dei documenti avviene solo se la delega inviata a Passepartout Spa risulta accettata. Si può verificare la data di accettazione anche tramite tasto “Stato azienda su Passhub” disponibile nella finestra principale di configurazione servizi di fatturazione elettronica (colonna “Accettata” in corrispondenza della riga “Delega Fattura/Conservazione”).

In caso si inserisca una data e si confermi con delega non accettata viene visualizzato apposito messaggio di errore e per poter fare la richiesta l'utente dovrà aspettare l'accettazione della delega, rientrare e riconfermare la finestra.

Il campo è modificabile in qualsiasi momento successivamente alla configurazione, è però consentito inserire solo date precedenti a quella eventualmente già indicata (solo in questo caso infatti ci potrebbero essere nuovi documenti da scaricare). Se si rientra e si riconferma la data già presente la procedura non ripete la richiesta effettuata in precedenza.

All'ingresso nella finestra di configurazione “Fattura XML-SR-Conserv.Digitale” viene controllata la corrispondenza tra la data salvata sul gestionale e quella salvata su Passhub, che è possibile visualizzare nella finestra “Stato azienda su Passhub” in corrispondenza di “Richiedi fatture ricevute da”, avvisando l'utente se dovessero risultare diverse (a causa ad esempio di un’elaborazione non andata a buon fine):

• se la data su gestionale risulta vuota mentre su Passhub è presente, all'utente che entra nella finestra “Gestione fatture elettroniche RSM” viene proposta la data presente in Passhub;
• se la data su gestionale è presente mentre su Passhub no, all'utente che entra nella finestra “Gestione fatture elettroniche RSM” verrà proposta la data indicata in precedenza;
• se sono valorizzate entrambe le date ma diverse viene proposta la data meno recente tra le due.

In fase di scaricamento da HUB-SM la procedura verifica la presenza del file nell’azienda, se presente, il file non viene nuovamente scaricato. Una volta specificata una data non è possibile rientrare e azzerarla.

Il campo non è visibile nel caso in cui l’azienda non è abilitata alla ricezione documenti su Passhub (si visualizza in questo caso la dicitura “Azienda non abilitata alla ricezione di fatture”).

In caso sul portale PA lo studio risulti delegato da parte dei propri clienti, può potenzialmente utilizzare il proprio token per operare anche per i propri clienti: nell’installazione è codificata l’azienda dello studio su cui è stata attivata la gestione della fatturazione elettronica e in cui è stato inserito il token, nell’azienda cliente si può inserire la sigla dell’azienda dello studio nel campo “Sigla” della sezione Depositario nella finestra “Depositario/Legale rappresentante” (“Azienda – Anagrafica azienda”, tasto Dati aziendali[F4]) e procedere a configurare il servizio di fatturazione elettronica. Rientrando nella finestra Fatture XML-SR-Conserv.digitale[Shift+F11] e tasto Gestione fatture elettroniche RSM[Shift+F5] si ha la possibilità di confermare l’utilizzo del token del depositario:

È possibile in ogni caso utilizzare il token aziendale utilizzando il tasto “Imposta token aziendale”.

Alla conferma dell’inserimento del token, se non risulta valido la procedura rilascia un apposito messaggio.