DESCRIZIONE – Descrizione dell’articolo la cui lunghezza dipende dalla dimensione assegnata al Codice. Se si immette un carattere ‘?’, quando si opera dalla funzione ‘Emissione/revisione documenti’, il cursore si posizionerà direttamente sul ‘?’ permettendo di completare la descrizione stessa (utile per la gestione di articoli generici per i quali non si adatta una descrizione fissa e non necessita una situazione di magazzino).

Se la lunghezza del codice è superiore a 20 caratteri la parte di descrizione aggiunta oltre il quarantesimo carattere viene considerata come una estensione ed è evidenziata, alla conferma del campo, in bassa intensità.

Per codici articoli aventi una lunghezza fino a 20 caratteri, l’estensione viene richiesta in un campo separato sottostante alla descrizione stessa, al quale si accede tramite il tasto Freccia Destra premuto alla fine della descrizione.

La dimensione dell’estensione della descrizione è pari a 40 caratteri escluso gli articoli Descrittivi (tipo ‘D’), la cui lunghezza corrisponde alla dimensione del codice articolo.

Nelle funzioni “Emissione/revisione documenti” e “Bolle di lavorazione” l’estensione della descrizione viene visualizzata nella finestra riservata ai messaggi.

Inoltre, se posizionati sulla descrizione di un articolo di tipo Merci (A), Lavorazione (L), C/deposito (P), Spesa (S), Prestazione (Z) è attivo il pulsante “Descrizione dettagliata” [F3] che permette di inserire ulteriori parti descrittive all’articolo sino ad arrivare ad un massimo di 1000 (995 effettivi) caratteri (limite imposto dal tracciato della fattura elettronica) in aggiunta al contenuto della “Descrizione”. La dimensione della finestra è variabile e dipende dalla lunghezza scelta per il codice articolo.

Descrizione e descrizione di dettaglio sono gestite su due campi separati. Il passaggio dall’uno all’atro può essere manuale o avvenire in automatico, previa attivazione del parametro di magazzino “Apertura automatica descrizione dettagliata” e mediante l’utilizzo del pulsante TAB o INVIO di tastiera. La descrizione di dettaglio viene gestita attraverso l’utilizzo di un monitor di testo su cui sono attive le funzionalità di seguito elencate: la capacità di proseguire la frase sulla riga successiva se la precedente termina in una parola non conclusa, la possibilità di formattare il testo andando a capo con INVIO, la selezione di una parte del testo trascinando il mouse oppure Shift + Freccia sx/dx, posizionamento del cursore con il puntatore del mouse, ecc. Dalla finestra è possibile uscire con OK [F10] con il pulsante TAB, entrambe le soluzioni salvano in contenuto, oppure con Annulla [ESC] per uscire senza salvare alcuna variazione. Si tratta di una finestra dimensionata in modo standard con 6 righe e 72 colonne. Se il contenuto supera le 6 righe diventa una finestra a scorrimento.

Il contenuto inserito direttamente all’interno della anagrafica dell’articolo viene poi riproposto tutte le volte in cui l’articolo viene richiamato all’interno del documento.

Prospetto riepilogativo delle varie dimensioni in base alla lunghezza del codice articolo:

Se nei parametri di magazzino sono attivate le ‘Descrizioni in lingua straniera’ (max 9), è attivo il tasto funzione F2 che consente di inserire la descrizione nelle varie lingue. I caratteri disponibili corrispondono a quelli della descrizione (esempio: azienda con codice articolo da 8 caratteri ha descrizione in lingua di 72, azienda con codice articolo da 32 ha descrizione in lingua di 48). Per i Cli/For nelle cui condizioni è definita una lingua estera è possibile abbinarne la descrizione in lingua nella stampa dei documenti.

ULTERIORE DESCRIZIONE/CODICE ALTERNATIVO - Oltre al codice primario, che è la chiave di identificazione univoca dell’articolo, è possibile assegnare anche un secondo codice che non deve essere necessariamente univoco. Tale codice alternativo può essere usato per vari scopi:

• come chiave di ricerca all’interno di una categoria di articoli (Es.: Mele confer. Rossi, Mele confer. Bianchi, ecc.);
• codici a barre (EAN, UPC, 39 ecc.);
• codice usato dal fornitore;
• codice di un prodotto alternativo (nel campo dei medicinali o dei pezzi di ricambio);
• altro.

A seconda della necessità l’articolo potrà così essere ricercato per codice primario (inserendo prima del codice il carattere ‘+’), o per codice secondario (inserendo prima del codice il carattere ‘–’). Esempio: “–MELE” per codice secondario; “+GOLDEN” per codice primario.

È attivo il tasto F2 che calcola il carattere di controllo EAN per il codice immesso, purché questo sia interamente numerico; questa funzione è comoda quando si usa un codice primario proprietario ed un codice alternativo EAN.

UNITÀ DI MISURA – Unità di misura primaria per la gestione delle quantità. Se si immettono i caratteri ‘AC’ si intende ‘vendita A Corpo’ e non viene gestita la quantità (e di conseguenza non vengono gestiti i progressivi, l’articolo non viene considerato ai fini di Inventario).

NOTA BENE: se interessa avere l’automatismo per il calcolo del peso complessivo da trasportare occorre che l’unità di misura sia ‘KG’, ‘kg’, ‘Kg’ o ‘kG’.

DECIMALI – Numero dei decimali nelle quantità con cui deve essere trattato l’articolo. Vengono accettati fino a 6 decimali. Viene proposto il numero di ‘decimali standard’ impostato nei parametri di magazzino ma può essere variato al momento della creazione dell’articolo. È possibile modificarlo operando dal menù Servizi – Variazioni – Magazzino  Varia decimali quantita’ articoli.

ALTRA UNITÀ DI MISURA – Si può definire anche una unità di misura alternativa per lavorare nei carichi/scarichi con due diverse unità di misura. Se si inserisce questa seconda unità appare nella scheda il campo Coefficiente spiegato dettagliatamente più avanti.

In alternativa alla seconda unità di misura si possono gestire alcune particolarità inserendo le seguenti sigle:

NOTA BENE: modificando il valore dei campi “Unità di misura” e “Unità di misura alternativa”, tale modifica verrà riportata anche sui documenti di magazzino in cui è stato movimentato l’articolo soggetto a variazione.

COEFFICIENTE – Quando si usano due unità di misura si deve dichiarare il coefficiente di conversione esistente fra le due unità. Mediante questo coefficiente viene calcolato anche il prezzo della seconda unità. Questo campo appare solo se è stata dichiarata l’unità di misura alternativa. Si possono immettere fino a 6 decimali. Esempio:

La quantità ed il prezzo espressi in seconda UM vengono determinati nel seguente modo:

• quantità UM2 = quantità UM1 moltiplicata per il coefficiente di conversione
• prezzo UM2 = prezzo UM1 diviso per il coefficiente di conversione

Il pulsante [Shift+F11] visualizza quantità, prezzi e progressivi espressi in UM2 alternativamente. Per ricavare la quantità ed il prezzo dell’UM Alternativa, la quantità dell’UM Primaria viene moltiplicata per il coefficiente mentre il prezzo diviso. Esempio:

ALIQUOTA IVA – Aliquota IVA o codice di esenzione (operazioni esenti, non soggette, non imponibili, escluse, fuori campo) alla quale deve essere assoggettato l’articolo.

In emissione/revisione documenti viene seguita la seguente priorità (pur rimanendo possibile variare manualmente l’assoggettamento sulla singola riga):

1. “Aliq/Esen Iva” delle particolarità articolo–cliente/fornitore

2. “Assog.iva.” nelle condizioni commerciali cliente del documento (F6 in testata documento)

3. “As.iva” nelle condizioni commerciali del cliente/fornitore

4. “Al.iva” nell’anagrafica dell’articolo

Solo per gli articoli di tipo ‘S’ (Spese) se non viene immesso alcun dato, l’imponibile viene ripartito proporzionalmente fra le aliquote degli articoli presenti nel documento.

NOTA BENE: la ripartizione dell’iva non può essere utilizzata nelle fatture elettroniche del Sistema di Interscambio. Maggiori dettagli sono disponibili al capitolo AZIENDA – PARAMETRI DI BASE – BOLLI/C.TI SP. BANCA/OMAGGI/RIVALSA IVA campi ALIQUOTA IVA SPESE BANCA e ALIQUOTA IVA SPESE TRASPORTO.

Se si immette un numero da 0,1 a 99,9 questo identifica l’aliquota IVA corrispondente.

Se si immette un numero preceduto dal carattere ‘–’ significa ‘IVA Acquisti non deducibile’ (indetraibilità IVA).

Se si immette un numero preceduto dal carattere ‘.’ significa Acquisto da ‘Ventilare’ (ventilazione dei corrispettivi).

Se si immette un numero preceduto dal carattere ‘#’ significa ‘IVA Agricola’.

Se si immette un numero preceduto da un carattere alfabetico, questo definisce il tipo di esenzione, ed il numero ne definisce l’articolo.

NOTA BENE: se si inserisce un codice di esenzione uguale a quello assegnato ai bolli (Fuori campo iva) nella relativa tabella dei parametri di base, nell’emissione dei documenti gli importi di questi articoli NON verranno considerati nella ripartizione per il calcolo dell’iva da assoggettare alle spese accessorie (spese banca, spese di trasporto, ecc.).

ATTENZIONE: per le aziende AGRICOLE se la lettera alfabetica è il carattere ‘G’ viene calcolata l’IVA TEORICA sulle fatture emesse in ambito intracee (si ricorda che queste fatture vengono emesse in esenzione di imposta ma in ogni caso spetta la detrazione o il rimborso di un importo pari all’iva applicabile in base alle percentuali di compensazione su analoghe operazioni effettuate in Italia; percentuale che è memorizzata nell’anagrafica della contropartita contabile).

Si consiglia di usare lettere con una relazione mnemonica del tipo E per Esente, I per non Imponibile, S per non Soggetto, F per Fuori del campo di applicazione, ecc. È attivo il pulsante [F2] per visualizzare la tabella delle esenzioni IVA immessa nelle tabelle contabili.

COSTO ULTIMO – Ultimo prezzo di carico dell’articolo. Il costo può essere aggiornato automaticamente in base al parametro di magazzino “Aggiornamento automatico costo ultimo da carico”. Per i dettagli si rimanda al capitolo Anagrafica azienda – Dati aziendali – Parametri di magazzino. Il costo ultimo è utilizzato per il calcolo dei margini di vendita o eventuali statistiche personalizzate. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Magazzino – emissione/revisione documenti – Corpo del documento – Ulteriori dati articolo. Il pulsante [F2] permette di visualizzare sia il costo ultimo dell’ultimo anno che quello unico degli anni precedenti:

VALUTA COSTO ULTIMO – Codice di una valuta, come da tabella definita dall’utente. Se viene definita una valuta, il costo ultimo viene richiesto nella valuta corrispondente, altrimenti viene gestito nella valuta aziendale.

COSTO ANNI PRECEDENTI – Quando l’azienda gestisce più anni, in questo campo viene visualizzato il costo ultimo valido per tutti gli anni precedenti.

COSTO ULTIMO ANNO – Costo ultimo riferito all’ultimo anno gestito dall’azienda.

IN EUR – Controvalore in Euro nel caso si visualizzi il costo in valuta diversa da Euro.

ULTIMO CARICO – Data del documento che ha aggiornato automaticamente il costo ultimo. Compare solo se il parametro di magazzino “Aggiornamento automatico costo ultimo da carico” è impostato a M o P.

PREZZO – Prezzo definito nel listino 1. Modificando questo prezzo viene aggiornato il valore corrispondente nel listino 1. Modificando il prezzo nel listino 1 viene aggiornato il valore in questo campo.

DESCRIZIONE NOTA – Consente di inserire fino a due note da 52 caratteri per l’articolo. Per gli articoli di tipo A, L, P, S, Z, le note vengono visualizzate sul documento nelle funzioni ‘Emissione/revisione documenti’ e ‘Bolle di lavorazione’ ed eventualmente stampate se previste nella modulistica. Queste possono essere generiche o indirizzate all’operatore che esegue una operazione specifica come: il carico, lo scarico, la produzione.

DESTINAZIONE – Utile per utilizzare il messaggio con una funzione specifica. I caratteri accettati sono:

“ “ = sempre;

“C” = Carico di magazzino;

“S” = Scarico di magazzino;

“P” = Produzione.

e inoltre per uso statistico (senza automatismi particolari):

“E” = Etichetta;

“M” = Modifica.

SCADENZA – Data di scadenza di visualizzazione del messaggio. Se non viene immessa, il messaggio non ha scadenza e appare ogni volta che viene richiamato l’articolo durante la funzione definita nel campo precedente. Se viene immessa, il messaggio non appare più oltre tale data. Il controllo avviene fra la data di accesso all’azienda e la data di scadenza della nota.

NOTA BENE: se la nota è prevista nella stampa del documento, questa viene sempre stampata indipendentemente da qualunque data.

Nella SEZIONE VERTICALE a destra di anagrafica articolo sono attivi i seguenti pulsanti:

Altri dati anagrafici = Permette di definire ulteriori dati anagrafici relativi all’articolo.

Condizioni contabili = Permette di definire le condizioni contabili/amministrative dell’articolo.

Magazzini/progressivi = Permette (non in creazione nuovo articolo ma solo in modifica).

Condizioni commerciali = Permette di definire le condizioni commerciali come listini, prezzi, sconti, provvigioni.

Immagini articolo = Permette di associare delle immagini grafiche all’articolo.

Schede tecniche = Permette di definire la Distinta Base Primaria, Distinta Base Di Variazione, Distinta Base Automatica, Cartella Abbinamenti.

Fornitori = Permette di indicare i nove fornitori abituali e le relative condizioni.

Visualizza righe documenti = Permette di visualizzare le righe articolo nei vari documenti (non in creazione ma solo in modifica articolo).

Dati aggiuntivi = Permette di inserire i dati integrativi personalizzate definiti dall’utente.

Lotti = Permette di indicare se l’articolo deve essere gestito a lotti/matricole.