Questa funzione consente di memorizzare le anagrafiche dei soggetti non ancora clienti dell’azienda. Le aziende con gestione del magazzino possono utilizzare le anagrafiche dei contatti in “Emissione/revisione documenti” per emettere dei preventivi. In fase di trasformazione in un documento superiore (ordine cliente, bolla cliente, fattura, corrispettivo, ecc.) il contatto verrà sostituito da un cliente codificato automaticamente nel piano dei conti.

Il pulsante [F4] Nuovo apre la codifica di un nuovo soggetto.

Il pulsante [F5] Duplica dati codifica di un nuovo soggetto partendo da quello sul quale è posizionato il cursore.

Il pulsante [F2] Dettaglio visualizza le informazioni del contatto sul quale si è posizionati.

Il pulsante [Shift+F5] Filtro avanzato consente di impostare dei filtri di ricerca aprendo la finestra specifica. Inseriti i valori di interesse si conferma con [F10] Ok ottenendo la lista filtrata. Per disattivare il filtro si rientra con [Shift+F5] Filtro avanzato e si preme [Shift+F3] Elimina filtro.

La finestra di dettaglio del contatto richiede i seguenti campi:

L’anagrafica si compone delle seguenti voci:

CODICE – Campo di sola visualizzazione contenente il codice generato automaticamente dal programma.

RESIDENZA FISCALE – Nazionalità del contatto. Selezionando I = Italia, R = RSM, V = Vaticano viene riportato nel campo successivo il codice ISO della nazionalità relativa.

PAESE – Codice ISO del paese del contatto. È attivo il comando “Paesi Iso” (pulsante funzione F2) che attiva la ricerca dei Paesi ISO.

PRIVATO – Per i soggetti che non sono in possesso di Partita Iva od altro codice equivalente in quanto non operatori economici il parametro dovrà essere impostato a “S”. In questo caso il campo “Partita iva” non sarà più visibile e l’eventuale dato in esso contenuto al successivo salvataggio dell’anagrafica verrà perso.

PERSONA FISICA – Viene definito se il contatto è una persona giuridica o fisica. In questo caso il campo “Ragione sociale” viene sdoppiato in “Cognome” e “Nome”.

CODICE FISCALE – Codice fiscale del contatto. La procedura controlla che il dato sia esatto; in caso contrario può essere forzata l'immissione rispondendo "S" alla richiesta di conferma. Nell’inserimento di nuove anagrafiche con nazionalità italiana immettendo un dato numerico questo viene riportato in automatico anche nel campo successione “Partita iva” (se vuoto) così da velocizzare l’inserimento dei dati di società che hanno come codice fiscale la Partita Iva stessa.

PARTITA IVA – Partita Iva del contatto. Inserendo una cifra numerica inferiore a 12 caratteri a questa viene anteposta automaticamente la sigla “IT”. Il programma verifica la correttezza del dato inserito, dando opportuno messaggio di avviso, solo per una Partita Iva italiana. Per le altre è possibile memorizzare qualsiasi lettera o numero senza alcun controllo sul dato inserito. Se si sta inserendo la partita iva di un soggetto già codificato nella rubrica clienti e fornitori il programma avvisa e riporta la ragione sociale del soggetto già codificato.

RAGIONE SOCIALE – Ragione sociale del contatto.

COGNOME – Cognome del contatto in caso di persona fisica. La somma dei caratteri del “Cognome” e “Nome” immesso nel campo successivo non può superare i 59 caratteri.

NOME – Nome del contatto in caso di persona fisica.

In uscita dai campi “Ragione sociale” o “Cognome” e “Nome” la procedura verifica l’eventuale esistenza di un’altra anagrafica contatti contenente la stessa Ragione sociale o Cognome e Nome e lo segnala in un messaggio. Confermandolo vengono proposti a video tutti i dati del contatto già presente in archivio. Se esistono più contatti con la medesima Ragione sociale – Cognome/Nome i dati proposti sono quelli appartenenti all’anagrafica con codice minore.

NOME RICERCA – Indicare il nome da utilizzare per effettuare nell’archivio ricerche differenti dal codice o dalla descrizione/ragione sociale.

NOTA BENE: nei campi RAGIONE SOCIALE, NOME, COGNOME, NOME DI RICERCA non viene accettato come primo carattere il sottolineato "_" e lo spazio; inoltre i campi non possono contenere due o più punti consecutivi.

INDIRIZZO – Via e numero civico del contatto.

CAP – Codice di Avviamento Postale del contatto. Il comando “Comuni” (pulsante funzione F2) richiama la ricerca sui comuni italiani.

LOCALITÀ – Località dell’indirizzo del contatto, sono visualizzati i primi 24 caratteri del campo. Il comando “Comuni” (pulsante funzione F2) richiama la ricerca sui comuni italiani (se esiste il file binario “itacomu”).

PROV – Provincia dell’indirizzo.

TELEFONO – Recapito telefonico.

FAX NUMERO – Numero di Fax o altro numero telefonico.

EMAIL – Indirizzo di posta elettronica del contatto. Premendo il pulsante [F6] viene eseguito il programma di posta elettronica predefinito presente sul client Windows riportando l’indirizzo nell’apposito campo del destinatario posta. L’indirizzo viene assunto in automatico come indirizzo di posta elettronica nel programma di “Emissione/revisione documenti” quando si vuole inviare il preventivo tramite stampante di tipo “E” (E-mail).

SITO WEB – Indirizzo Internet. Premendo il pulsante Browser [F6] si esegue il programma di navigazione Internet presente sul client Windows riportando l’indirizzo nell’apposito campo.

ALLEGATI – Nome del file eventualmente allegato all’anagrafica. Sono attive le opzioni:

[F3] Elenco file = visualizza l’elenco dei file presenti nella directory eventualmente specificata;

[F5] Apri file = visualizza/esegue il file tramite l’applicazione associata in Windows. L’apertura file è disponibile sia per i file presenti sul disco del server, sia per i file residenti sul disco locale del client purché preceduti dal simbolo “<”.

[F6] Anteprima immagine = visualizza un’anteprima del file

[F7] Edita = editor del file;

[Shift+F7] Edita CSV = editor del file in formato CSV (formato a colonne);

Il campo è soggetto ai controlli d’accesso file utente. Per dettagli si veda il manuale alla sezione “Nozioni Generali – Gestione file utente”.

NOTA – Nota descrittiva.

DATA VALIDITA’ – Data di fine validità del contatto. Utilizzando nelle varie funzioni del programma date superiori a questa viene dato il seguente messaggio di avviso: “Anagrafica con data validità scaduta” pur consentendone l’utilizzo.

DATA CREAZIONE – Campo di sola visualizzazione, riporta la data in cui è stata creata l’anagrafica.

AGGIORNAMENTO – Campo di sola visualizzazione, riporta la data di ultimo aggiornamento dell’anagrafica: viene modificata ogni volta che si riconferma il contatto (pulsante funzione F10).