L’articolo può essere eliminato (cancellato) oppure annullato (precancellato). Operando dall’anagrafica di un articolo, nella SEZIONE DEL PIEDE sono attivi i seguenti pulsanti:

ELIMINA [Shift+F3] = Consente di cancellare l’articolo. Se si gestisce più di un magazzino il tasto è attivo solo sul totale magazzini. Questo tasto è attivo solo se l’articolo non è mai stato movimentato e/o non si trova presente nei documenti PR/PX/PC/PF/NO/MA/MX/MF. Per cancellare l’articolo occorre prima eliminarlo da tutti i documenti e poi eseguire la riorganizzazione dei documenti di magazzino (ordini, preventivi, matrici, notule, ecc.). La procedura di riorganizzazione controlla che l’articolo non sia presente in tali documenti e in caso affermativo riattiva in anagrafica il pulsante di cancellazione.

NOTA BENE: l’articolo di tipo Testo non è eliminabile in modo diretto tramite Shift+F3. Per eliminarlo è necessario precancellarlo (tramite Shift+F4) indicando un articolo sostitutivo dello stesso tipo. Successivamente si può eseguire l’apposita funzione di cancellazione operando da “Servizi > Cancellazioni > Cancella articoli precancellati logicamente”.

ANNULLA/RIPRISTINA [Shift+F4] = Consente di precancellare in modo logico l’articolo. La precancellazione logica serve per non visualizzare l’articolo nell’elenco ma lasciandolo comunque presente ed utilizzabile nei documenti sia vecchi che nuovi. Per visualizzare nell’elenco anche gli articoli precancellati occorre utilizzare il Filtro avanzato [Shift+F5] agendo sul campo “Annullati” selezionando T (seleziona sia articoli annullati che non annullati) o S (seleziona solo articoli annullati).

Premendo [Shift+F4] Annulla/Ripristina viene richiesta conferma. Confermando la finestra di avvertimento il programma ne apre un’altra nella quale inserire l’eventuale codice sostitutivo. Si tratta del codice articolo che sostituirà, nel caso di cancellazione fisica, l'articolo corrente. Se in codice sostitutivo non viene indicato l'articolo corrente viene contrassegnato come precancellato logico. L'articolo sostitutivo deve essere dello stesso tipo di quello che dovrà sostituire, ad eccezione dei seguenti che possono essere alternativi fra di loro: 'A'-'L'-'P' e 'S'-'Z'.

Per eseguire, in un secondo tempo, la cancellazione fisica di un articolo non strutturato si deve indicare un codice sostitutivo che sarà utilizzato dall’apposita funzione di servizio per sostituire fisicamente l’articolo nei vari punti dove è stato utilizzato, in quanto i progressivi degli articoli cancellati vengono riportati sull’articolo sostitutivo. Se si devono eseguire delle cancellazioni fisiche con l’eventualità di superare (nelle varie somme) il limite dei progressivi, si consiglia di utilizzare più codici sostitutivi, ed esempio per famiglie di articoli, per anno, ecc.

Ad un articolo precancellato è sempre concesso l’accesso se richiamato direttamente col proprio codice. Nell’anagrafica di un articolo precancellato vengono visualizzate le seguenti evidenze:

Per togliere la precancellazione è sufficiente premere di nuovo Shift+F4 e confermare la scheda anagrafica con F10.

La funzione Servizi > Variazioni > Magazzino > Precancellazione logica articoli permette di precancellare o ripristinare eventuali precancellazioni logiche.

La funzione Servizi > Cancellazioni > Cancella articoli precancellati logicamente permette di cancellare fisicamente articoli precancellati ed agganciati a codici sostitutivi.