La maschera di inserimento prenotazione è analoga a quella di inserimento prenotazione individuale.

Nella maschera di inserimento prenotazione che viene proposta definire:

• Data Arrivo e Data Partenza
• il numero delle camere e delle pax totali
• il Referente Camera
• il nome del gruppo

Si può rendere obbligatorio il nome del gruppo attivando il flag “Blocca prenotazioni senza nome del gruppo” presente in Impostazioni – Parametri Prenotazione.

Se in Impostazioni – “Parametri Prenotazione” è attivo il flag “Crea le note con il nome del gruppo”, le “Note Prenotazione”, “Note Conto”, “Note Ristorante”, “Note Governante” e “Note Centro Estetico” vengono compilate in automatico con il nome del gruppo.

Come nelle prenotazioni individuali è possibile collegare alla prenotazione un’agenzia o un’azienda, con il relativo listino (se assegnato in agenzia/azienda), il tipo di credito e il colore di default. È inoltre possibile inserire i parametri di ricerca legati al gruppo. Se esistono dei parametri di ricerca nell’anagrafica Agenzia o Azienda questi vengono proposti in maschera.

È possibile definire il listino da applicare alla prenotazione in atto, tra quelli a persona o a camera, ed eventuali supplementi.

Una volta definito il listino prezzi da utilizzare, occorre definire il numero complessivo di camere e persone (ovviamente il numero di persone deve essere maggiore del numero di camere), successivamente si procede definendo una camera “base” utilizzando gli appositi calendari Dal, Al, giorni e i box Tratt, Adulti, Altri, Bambini (con le relative percentuali di sconto), i box Prezzo e Retta e Tipo Camera (per definire eventualmente la tipologia delle camere).

Il prezzo e la retta che vengono proposti in automatico dal programma sono calcolati in base al listino selezionato, tenendo conto di eventuali scontistiche nel caso dei listini a persona, rimane comunque possibile modificare manualmente la retta finale.

Tramite il pulsante “Ins.” verranno inserite nella griglia sottostante tante prenotazioni quante le camere complessive impostate nel box “totali”, ovviamente il numero di persone in questa fase può non corrispondere al numero totale impostato, ma è possibile inserire Adulti, altri e bambini direttamente in griglia, sino a coprire il numero di pax reale. Tali modifiche nel caso di utilizzo di listini a persona comporteranno un ricalcolo automatico della retta giornaliera per camera (che rimane comunque modificabile direttamente nella griglia).

Le singole prenotazioni di un gruppo possono avere date di partenza diverse, infatti anche i campi data sono modificabili direttamente in griglia.

Una variante all’utilizzo della prenotazione di gruppo può essere quella di inserire le singole prenotazioni per blocchi di camere, ad esempio definire il totale delle camere singole, creare la camera singola standard e inserirle nella griglia, successivamente modificare il box totali determinando quante camere doppie (con il relativo numero totale di persone) occorrono e definendo poi la camera doppia standard, con “Ins.” verranno aggiunte nella griglia anche queste ultime e così via fino a inserire tutte le tipologie di camere del gruppo.

Ovviamente procedendo in questo modo non occorre modificare riga per riga il numero di altri e bambini (già immesso correttamente) ed è possibile utilizzare più listini prezzi, ma è indispensabile al termine dell’inserimento dei vari blocchi di camere (singole, doppie, triple, ecc...) riallineare il numero di camere e persone complessive (altrimenti è impossibile salvare la prenotazione di gruppo).

All’interno della griglia occorre assegnare ad ogni prenotazione il numero di camera che occuperà, se non è stata selezionata precedentemente la tipologia, inserendo il numero della camera nella colonna Sigla comparirà automaticamente la relativa tipologia. Se si desidera inserire prenotazioni senza assegnare il numero di camera occorrerà comunque definire la tipologia, selezionandola camera per camera direttamente nella griglia, tramite il menù a tendina della colonna Sigla.

Per ovviare all’assegnazione manuale delle camere è possibile prima di inserire le prenotazioni all’interno della griglia, utilizzare il pulsante “D”, a fianco del campo camera, in cui selezionare dal mini planning le camere manualmente (con doppio click e confermando la scelta con "Conferma") o tramite la scheda “Disponibilità giornaliera” che permette di visualizzare la disponibilità per tipologia, quest’ultimo planning è analogo a quello descritto in PLANNING DISPONIBILITA’ (fare riferimento al manuale per il dettaglio delle funzioni possibili).

Nella scheda “Disponibilità manuale” è possibile utilizzare il campo “Filtra per:” per selezionare le camere per una determinata tipologia oppure attivare i filtri “Visualizza Camere libere” “Visualizza solo Camere attive” ed “Escludi Allotment”.

Nella scheda “Disponibilità giornaliera” viene riportata la disponibilità per tipologia di camere nel periodo della prenotazione che si sta inserendo.

Nella parte sottostante la griglia viene indicato il numero di persone attualmente inserito nella griglia, tale numero per poter salvare la prenotazione dovrà combaciare con il numero totale di persone definito per il gruppo.

È possibile filtrare per “Camera”.

Nella maschera di prenotazione di gruppo viene visualizzato un riepilogo delle camere per Pax e Camere che riporta eventuali Pax Gratuite per ogni tipologia.

Infine è possibile fissare per tutte le prenotazioni appena inserite la prestazione iniziale (Night, breakfast, lunch o dinner), il colore e le note di prenotazione, di conto e ristorante (in automatico il programma aggiunge a tali note il nome del gruppo, rendendo la successiva identificazione della prenotazione più semplice) e lo sconto.

Ovviamente tutti parametri impostati saranno validi per tutte le prenotazioni create con questa procedura.

Nel caso si volesse eliminare una o tutte le righe di prenotazione appena create utilizzare i pulsanti Elimina (selezionando preventivamente la riga desiderata) e Elimina tutto.

È possibile effettuare delle modifiche di gruppo tramite il pulsante “Modifica multipla”, in questo caso viene proposta una maschera con l’elenco delle prenotazioni appartenenti al gruppo con la possibilità di scegliere i campi da aggiornare. La funzione è analoga a quella presente in Prenotazione; per l’utilizzo e il dettaglio della funzione fare riferimento alla presente guida nella sezione UTILIZZO – FRONT OFFICE - “Prenotazione”;

Tramite il pulsante Salva e Chiudi le prenotazioni appena inserite verranno create, previo il controllo che il numero di persone inserite nella griglia corrisponda a quello inserito nel box totali e che sia stata assegnata una camera ad ogni riga di prenotazione.

Il programma propone come cognome di riferimento per ogni singola prenotazione di una prenotazione di gruppo il nome del cliente, ma se si desidera attribuire ad ogni camera il nome di uno dei reali occupanti è possibile richiamando una ad una le prenotazioni (dopo aver già creato le prenotazioni).

Creata una prenotazione di gruppo nella maschera di gestione gruppi viene visualizzata tale prenotazione e cliccando sul “+” a fianco del nome del gruppo vengono visualizzate tutte le singole prenotazioni del gruppo (delle quali vengono presentati i dati salienti), in grassetto quelle che hanno già effettuato il check-in. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla prenotazione è possibile accedere alle funzioni sulla prenotazione (analoghe funzioni dei quadri grafici).

È possibile modificare il capogruppo richiamando la prenotazione interessata, attivando il flag “Ref./Capogruppo” presente nella maschera di “Modifica Componente” e salvando il componente.

È possibile fare una stampa riepilogativa della prenotazione gruppi tramite il pulsante “Stampa Pren.”.

Diversamente è possibile, selezionando il gruppo interessato, attuare alcune procedure “di gruppo”, ovvero che hanno effetto su tutte le singole prenotazioni del gruppo: aggiunta di camere, check-in, extra, conto o eliminazione.