Una funzione molto utile da poter applicare ai documenti commerciali, ovvero i documenti che riguardano il ciclo attivo (Ordine cliente -> Bolla di consegna -> Fattura) o il ciclo passivo (Ordine fornitore -> Bolla fornitore-> Fattura Fornitore), è la possibilità di trasformare le righe che li compongono, così da creare un vero e proprio collegamento che lega logicamente le righe da un documento all’altro; in questo modo, la creazione dei documenti del ciclo attivo e passivo risulta essere completamente automatizzata.

Si prende come esempio la trasformazione di una riga appartenente ad un ordine cliente: tramite l’azione di contesto ‘Genera bolla’, viene aperta l’omonima finestra nella quale è possibile decidere se trasformare la riga in oggetto creando un nuovo documento Bolla di Consegna che contenga la stessa riga dell’ordine cliente o inserire la riga in documento già esistente.

L’azione di contesto "Genera Bolla” è abilitata solo se lo stato della riga dell’Ordine Cliente è ‘Sospeso’ o ‘Evadibile’, in caso contrario l’azione di contesto risulta essere disabilitata. Se lo stato della riga è ‘Sospeso’ e si genera il nuovo documento, il programma avverte l’utente in questo modo:

La conferma dell’operazione automatizza il cambiamento di stato della riga da ‘Sospeso’ ad ‘Evadibile’ e successivamente a ‘Trasformato’; se lo stato della riga è ‘Evadibile’, il nuovo documento viene generato immediatamente senza l’ulteriore conferma dell’operazione e lo stato di riga cambia in ‘Trasformato’.

In caso venga scelto di inserire la riga dell’Ordine Cliente in una Bolla Cliente già esistente viene aperta una nuova indagine documento con i filtri preimpostati sul Tipo documento da generare (che nel caso specifico corrisponde a ‘BC’) e sulla ragione sociale del cliente specificato nell’Ordine Cliente di provenienza. In caso si vogliano modificare le impostazioni di filtro predefinite, è sufficiente avvalersi dell'azione di contesto Filtro che permette di visualizzare i campi ed i valori preimpostati e di effettuare le modifiche in base alle'proprie esigenze.

Nota Bene: in caso si gestisca la trasformazione da OF a BF, ci si trova cioè nel ciclo passivo, il filtro per Tipo Documento viene impostato sul valore BF, ed il filtro Ragione Sociale viene impostato sulla stessa ragione sociale indicata nell’Ordine Fornitore da cui si proviene.

Una volta selezionata la riga relativa al documento interessato, è necessario selezionare l’azione di contesto "Imposta e chiudi” così da avviare l’automatismo che imposta in stato Trasformato la riga contenuta nell’OC.

L’operazione ‘Genera Bolla’ apre sempre la finestra di Emissione / Revisione documenti: per una nuova Bolla di Consegna viene aperto il documento contenente la o le righe trasformate dall’OC, per una Bolla Cliente già esistente, viene aperta la finestra del relativo documento contenente la riga "clonata”. Le righe dei 2 documenti risultano così collegate tra di loro, inoltre tramite le operazioni del menù di contesto ‘Documento successivo’ e/o ‘Documento precedente’, è possibile passare da un documento all’altro. Per quanto riguarda il documento OF, Ordine Fornitore, è anche possibile impostare lo stato di singole righe in “Trasformato” senza la necessità di generare la relativa BF. Inoltre tramite azione di contesto “Genera bolla”, sempre per il ciclo passivo, scegliendo l’opzione “Trasforma le righe senza generare il documento” è possibile impostare in stato “Trasformato” tutte le righe dell’ordine Fornitore in unica soluzione.

La modifica o la cancellazione della riga sull’ordine cliente può essere propagata automaticamente alla riga della bolla di consegna e viceversa, in base al tipo di propagazione delle modifiche (vedi Capitolo Configurazione paragrafo Azienda – Opzioni avanzate).

Nel caso di cancellazione di righe o documenti BF/FF collegate/i a OF (BC/FT collegate/i a OC), il programma avvisa l’utente con un messaggio chiedendo se desidera ripristinare lo stato sospeso delle righe dell’ordine:

in caso di risposta negativa lo stato delle righe rimane ‘Trasformato’.

Per i documenti commerciali è inoltre possibile spezzare la riga diminuendo il valore della sua quantità, così facendo il programma avverte l’utente nel modo seguente:

La conferma dell’operazione automatizza la creazione di una nuova riga copiata dalla precedente con le quantità separate.

Nel caso di documenti collegati tra loro il programma si comporta come nel caso della modifica o della cancellazione di una riga :

La conferma dell’operazione propaga la modifica della riga al documento collegato, creando la stessa riga aggiunta nel documento Bolla Fornitore anche nel documento Fattura Fornitore. (esempio di Tipo propagazione = ‘Chiedi’).

In fase di definizione dei layout di stampa, per i documenti collegati è possibile per ogni riga ottenere le informazioni relative a Data, Numero, serie e Sigla Documento di origine. Per i documenti di tipo FF (Fattura Fornitore) e FT (Scarico FT) tali campi sono già stati inseriti nel layout d'esempio forniti con il programma.

TRASFORMAZIONE IN BLOCCO

È possibile anche eseguire la trasformazione dei documenti in blocco tramite indagine. Nell’indagine documento è sufficiente filtrare i documenti che si desiderano trasformare in blocco e selezionare la funzione “Genera documento”. La finestra che si apre permette de scegliere il tipo di trasformazione:

Saranno considerati escludivamente i documenti appartenenti al tipo interessato dalla trasformazione. Se ad esempio si sta eseguendo una trasformazione OC -> OF, gli eventuali documenti di altro tipo saranno ignorati.

Una volta scelto il tipo di trasformazione, saranno chiesti gli altri parametri per la generazione del documenti trasformato. Il documento generato conterrà le righe trasformate di tutti i documenti selezionati.