La finestra "Elabora Conti” si apre facendo doppio clic sulla voce Elabora conti collocata nel pannello Navigatore oppure dal pulsante (se configurato) e dall’azione di contesto, presente in Gestione Reparti.

Nella parte sinistra della finestra sono contenute le funzionalità disponibili per gestire i conti:

Pagamento ricevute e scontrini sospesi – per pagare le ricevute sospese e gli scontrini sospesi emettendo una ricevuta o uno scontrino riepilogativo che le contiene e che non può essere nuovamente sospeso;

N.B. Nel caso di scontrino sospeso Beni, facendo pagamento scontrini sospesi, da Elabora Conti – ‘Pagamento ricevute e scontrini sospesi’ si apre la maschera di incasso (come quella delle fatture) e non è necessario emettere un documento riepilogativo.

Nel caso di scontrino sospeso servizi e scontrino sospeso beni segue fattura da Elabora Conti – Pagamento ricevute e scontrini sospesi si apre la schermata nella quale è necessario scegliere un documento.

Emissione fattura riepilogativa – per riepilogare le ricevute/scontrini, che possono essere pagate, sospese o ex sospese, in una unica fattura. I pagamenti sulla fattura possono essere dilazionati nel tempo; nel caso in cui le ricevute siano intestate a clienti diversi, il programma imposterà automaticamente il primo cliente, tuttavia potrà essere successivamente impostato il cliente che si desidera (una volta aperta la finestra);

Pagamento fatture – per pagare parzialmente o interamente una fattura sospesa;

Fatturazione Buoni – per emettere la fattura riepilogativa alla società emittente;

Annulla documenti – per annullare uno o più documenti fiscali (fatture, ricevute o scontrini). E’ possibile effettuare l'annullamento anche per conti chiusi in giorni precedenti. Con la possibilità di inserire conti in date precedenti e ricalcolare le chiusure giornaliere chiuse, a livello gestionale è così possibile annullare e ricreare conti in date precedenti;

IMPORTANTE: in termini fiscali questa procedura potrebbe non essere corretta, poiché nel caso di ricevute fiscali prenumerate, ad esempio, si perde la corrispondenza tra il numero progressivo prestampato e quello assegnato dal gestionale. Mentre nel caso di scontrini emessi da stampante fiscale, non è possibile inserire scontrini in giorni precedenti. Per queste casistiche sarebbe fiscalmente più corretto inserire un reso. Il programma non pone più vincoli, delega all'operatore la responsabilità di tali azioni. Per questo si suggerisce di confrontarsi con il proprio commercialista per adottare la procedura corretta.

• Emissione fattura su scontrino – per stampare una Fattura a seguito di uno scontrino emesso, tale fattura è solo ad uso del cliente, non dell'esercente; In caso la fattura venga stampata su stampante fiscale verranno emesse 2 copie in automatico; In Opzioni Installazione, scheda Opzioni avanzate, è presente l’opzione “Abilita fattura anonima” che consente di emettere una fattura senza intestarla al cliente. Il programma crea in automatico un cliente fittizio con ragione sociale "Anonimo" e lo assegna al conto. In fase di stampa, se la fattura è intestata al cliente fittizio, l’area dedicata all’intestazione del cliente viene lasciata in bianco. Successivamente l'operatore può codificare il cliente reale e, riprendendo il conto emesso precedentemente può sostituire il cliente fittizio con quello reale. Inoltre se si abilita il flag “Abilita fattura no P.IVA” in conto si può emettere una fattura con un cliente a cui non è associata nessuna p.iva o cf;

NOTA BENE: Il cliente fittizio Anonimo non è modificabile, la sostituzione del cliente deve essere fatta prima di contabilizzare le fatture su Mexal; nel caso di cliente senza p.iva o cf, prima sempre della contabilizzazione è necessario aggiornare l’anagrafica relativa.

• Elimina conti – per eliminare i conti non fiscali (preconti).

Alla selezione di una delle funzionalità appena descritte, nella parte destra della finestra, vengono impostati in automatico i parametri di ricerca. L’utente può perfezionare la ricerca, specificando ad esempio il cliente, la data di validità dei conti, ecc…Inoltre può modificare i parametri che sono stati impostati per default.

Aggiorna statistiche: la selezione del pulsante Aggiorna statistiche consente la creazione di file csv, in un percorso definito dall’utente, in configurazione Azienda campo Cartella di esportazione. Questi file dovranno poi essere caricati in PBI Hospitality, tramite ETL, per effettuare statistiche.

Per maggiori informazioni sull’utilizzo e funzionalità di PBI Hospitality si rimanda al relativo manuale.

Parametri di ricerca:

• Dall’ultima chiusura giornaliera – questa opzione viene attivata automaticamente all’apertura della finestra e serve per ricercare i conti emessi dall’ultima chiusura giornaliera
• Tipo di documento – il tipo o i tipi di documento che si vogliono ricercare
• Stato – lo stato del pagamento che si vuole ricercare
• Da data A data – per ricercare i conti emessi in un determinato periodo di tempo, i campi si attivano disabilitando l’opzione "Dall’ultima chiusura giornaliera"
• Ricerca – esegue la ricerca in base ai parametri selezionati;
• Cliente – apre la finestra di Ricerca e verifica cliente;
• Ripristina filtro – in caso siano stati modificati i parametri di ricerca per Tipo documento e stato, questo bottone permette di ripristinare i filtri predefiniti relativi all'elaborazione selezionata;
• Salva impostazioni – permette di salvare le impostazioni utilizzare per poi riproporle alla successiva riapertura come predefinite;
• Esegui – avvia la procedura relativa all'elaborazione selezionata;
• Seleziona tutto -. Seleziona tutti i conti trovati una volta lanciata la ricerca;
• Annulla selezione – annulla la selezione delle righe precedentemente selezionate;
• Apri conto – Apre la finestra del conto relativa alla riga selezionata;

Dopo aver specificato i parametri di ricerca selezionare il tasto "Ricerca”. In base alla funzionalità scelta, i conti trovati saranno tutti selezionati, in caso siano impostati documenti non fiscali o tutti deselezionati se impostati documenti fiscali. In base alle esigenze, selezionare i conti su cui applicare l’elaborazione ed utilizzare il tasto "Esegui” collocato a sinistra. Se tali conti soddisfano le condizioni della funzionalità scelta, l’Esegui va a buon fine, altrimenti viene visualizzato un messaggio. Ad esempio per emettere una fattura riepilogativa di ricevute e scontrini, è necessario che tutte le ricevute siano intestate allo stesso cliente, per questo si consiglia di impostare il cliente o la relativa tessera, ed l’anagrafica collegata se questa risulta essere il cliente effettivo ed in seguito effettuare la ricerca e l’emissione della fattura riepilogativa. In questo modo tutti i conti trovati saranno intestati allo stesso nominativo per cui le righe verranno tutte impostate con la casella selezionata.

In caso non venga impostato il cliente, verranno ricercate tutte le ricevute che soddisfino la condizione di poter essere riepilogate, indifferentemente dal cliente a cui sono state intestate. Tutte le righe mostrate, relative ai conti trovati, saranno deselezionate, per cui sarà necessario impostare il cliente tra i parametri o selezionare i soli conti interessati tra quelli trovati. In caso vengano selezionate righe relative a ricevute che non siano intestate allo stesso cliente, al click su Esegui viene restituito un messaggio.

In questo caso sarà necessario annullare la selezione dei conti non interessati o impostare parametri di ricerca più restrittivi in modo tale da avere tutte le righe ricercate che soddisfino le condizioni per effettuare l’elaborazione desiderata:

Per ogni conto trovato viene indicato: il numero del conto, la data del giorno in cui è stato creato, il tipo documento che è stato emesso (Ricevuta, Fattura, Scontrino…), il cliente a cui è stato eventualmente intestato, il nome/numero del punto cassa a cui si riferisce, il cassiere, il totale, il sospeso, il tipo di conto che si è scelto (PagamentoSospeso, Addebito in camera...).

Per impostare la selezione ad una riga alla volta con il tasto sinistro del mouse selezionare la casella relativa, per selezionare tutte le righe, fare click con il tasto destro su una di esse, viene aperto un menù di scelta in cui poter impostare "seleziona tutto”. Il campo "Totale conti selezionati” si aggiorna in automatico in base al numero di conti presenti nella griglia "Conti trovati”: