Tramite doppio click sul nodo Documenti, collocato nella cartella Magazzino, si apre la finestra per emettere/revisionare documenti. Tramite questa finestra è possibile specificare Numero, Serie, Data e Causale del documento da emettere oltre a Cliente e/o Fornitore disponibili in base al tipo di documento:

Per il campo Numero il programma propone la sigla "AUTO” ad indicare la numerazione progressiva automatica dei documenti da emettere, in ogni caso è possibile assegnare un numero a piacere; la funzionalità di numerazione automatica è prevista per tutti i documenti escluse le bolle a fornitore (BF) e le fatture a fornitore (FF) che non siano state generate al seguito di una trasformazione. Nel caso di trasformazioni di documenti infatti, anche alle BF/FF, il numero viene assegnato automaticamente dal programma.

A fianco del Numero è presente inoltre un tasto con 3 puntini che apre la finestra dei riferimenti esterni (riferimenti relativi ad un altro documento). I dati sono sincronizzati con Mexal via Replica Dati.

Il campo Codice è in sola lettura e viene compilato dal programma al salvataggio dei documenti concatenando i campi Sigla documento, Numero, Serie, Anno oltre a Cliente/Fornitore disponibili in base al tipo di documento.

Il campo Magazzino contiene i magazzini configurati, e la sua funzione dipende dalla voce "Forza magazzini”. Se questa opzione è selezionata, il magazzino impostato in testata del documento verrà assegnato, automaticamente dal programma, in fase di inserimento di nuove righe. In caso l’opzione "Forza magazzini” no sia impostata, l’impostazione del magazzino sulle righe del documento viene effettuata in base alla seguente logica:

magazzino predefinito in anagrafica Articolo, in assenza di questo viene impostato il magazzino predefinito di categoria articolo, in assenza di entrambe le informazioni viene impostato il magazzino definito in testata del documento.

Al salvataggio dei documenti il programma effettua un controllo sulla chiave logica formata da Sigla, Numero, Serie, Anno, Cliente/Fornitore disponibili in base al tipo di documento per verificare che questa combinazione non sia già stata utilizzata; nel caso lo fosse, il programma avvisa l’utente con un messaggio bloccando il salvataggio.

Quando il salvataggio dipende dal cliente (documenti OC, BC, RC), il programma chiede un’ulteriore conferma all’utente: compare un messaggio di avviso che esiste già un documento con stesso Numero, Serie, Anno ma con Cliente diverso da quello che si sta salvando è già presente.

Durante l’emissione dei documenti per gli articoli che possono essere gestiti con più unità di misura, viene inizialmente inserita l’unità di misura primaria. E’ sempre possibile modificare l’unità di misura primaria in una qualsiasi unità di misura secondaria tramite l’apposito campo. In caso si apporti la modifica, il programma mostra un avviso.

In caso si risponda affermativamente, il programma effettuerà automaticamente la conversione della quantità da unità primaria a unità secondaria. Inoltre per ogni riga del documento è possibile impostare il magazzino su cui operare.

In merito al magazzino di riga movimentato, è possibile risalire a questo dato effettuando un’indagine sul nodo Righe, posto sotto al nodo Documento, poiché tra i campi di indagine disponibili vi sono le informazioni relative al magazzino di partenza e al magazzino di arrivo.

Con Passepartout Retail è possibile gestire diversi documenti di magazzino che consentono di realizzare il carico e lo scarico degli articoli.. Ogni documento di magazzino ha caratteristiche proprie e movimenta i progressivi degli articoli in maniera differente.