Tramite doppio click sul nodo Documenti, collocato nella cartella Magazzino, si apre la finestra per emettere/revisionare documenti. In questa finestra è possibile specificare Numero, Serie, Data del documento da emettere oltre a Cliente e Fornitore disponibili in base al tipo di documento. Inoltre nella parte inferiore dei documenti commerciali vi è la possibilità di gestire le variabili relative alle informazioni del trasporto, i dati del vettore ed i colli.

INSERIMENTO CLIENTE:

Nei documenti commerciali di vendita, è possibile effettuare il riconoscimento del cliente direttamente durante la modalità di inserimento articoli leggendo il codice a barre del cliente come se fosse un articolo.

INSERIMENTO ARTICOLI

L’inserimento degli articoli può avvenire in quattro modalità:

tramite lettore di codici a barre;

tramite l’immissione manuale del codice primario o dell’alias fornitore da tastiera touch o tastiera fisica;

tramite la descrizione articolo;

INSERIMENTO NOTE DESCRITTIVE

In fase di emissione documenti, è possibile inserire delle note descrittive, indipendenti dall'articolo, legate alle singole righe del documento che non hanno quantità, unità di misura, prezzo, sconti, ecc... L'inserimento di tali note è reso possibile anteponendo una virgola od un punto alla descrizione che si vuole inserire.

Le righe descrittive possono essere inserite a inizio documento, tra righe contenenti articoli ed anche a fine documento, non vi sono regole per il loro posizionamento.

In fase di trasformazione dei documenti, vengono riportate solo le eventuali note descrittive precedute dal punto.

CARICA DATI ESTERNI

Nei documenti di magazzino è possibile importare le righe (articolo, quantità, prezzo, sconto di riga, prezzo, Al. Iva..) da file esterni tramite un wizard configurabile, avvalendosi della voce "Carica dati esterni" presente nel pannello contesto. Alla selezione di tale azione di contesto viene aperta una finestra di selezione/configurazione di un Wizard. Il Wizard in questione può essere di tipo testo, Excel o ODBC e fa riferimento al tracciato interno "righe Documento". Questa opzione consente di importare articoli e quantità da dispositivi esterni come penne ottiche o similari (come ad es. i dispositivi Datalogic). Esempio di caso d'uso: tramite una penna ottica l'operatore legge il codice articolo ed imposta la quantità di carico o scarico. Tornando al punto cassa carica nel documento di magazzino interessato (carico o scarico) le quantità lette evitando così di inserire tutte le righe a mano.

Utilizzando la funzione "Carica i dati esterni", per i campi non presenti vengono assegnati i valori di default. Il solo campo necessario è codice articolo (in tal caso quantità = 1).

Spuntando la opzione “File sul client” è possibile selezionare nel controllo a fianco il file da cui estrarre i dati da importare, che è salvato sulla macchina dove gira il client, diversa da quella del Server.

Attivando l’opzione “Ricerca articoli per alias” permette di ricercare l’articolo per codice alias oltre che per codice articolo.

Il Wizard dovrà essere configurato senza aver la anteprima, dato che la anteprima opera su file presenti sul Server: infatti solo alla conferma della modale ed alla esecuzione del Wizard selezionato, questo file verrà salvato sul Server ed estratto.

ATTENZIONE: affinché l’importazione dati avvenga correttamente, occorre COMUNQUE configurare sul Server la cartella dove il file da importare è presente sul Client.

Per inserire una riga, è necessario inserire nel tracciato della “Documenti righe” i seguenti valori significativi: “Codice articolo“, “Quantità“, “Prezzo”, “Sconto riga”, “Aliquota iva”, “Unità di misura”.

N.B. I dati su file possono essere importati non solo dal Server ma anche tramite un percorso esistente sul Client.

Se la gestione delle “Matricole / Serial number” o “Serie taglie Mexal” risulta attiva, compare selezionabile anche “Documenti righe dettaglio” tra le fonti interne da poter configurare per l’import dei dati. Per gestire tale import correttamente è necessario configurare i seguenti campi del programma: “Riga documento ID” e “Matricola / Serial number”, “Quantità”.

ATTENZIONE: affinché venga fatta la corretta associazione “riga documento (ottenuta da Documenti righe) con il dettaglio (il seriale) è necessario impostare nella prima configurazione anche il campo “OID”, con un valore di default da inserire poi anche per il campo “Riga documento ID”, oppure utilizzare un valore presente dalla fonte esterna utilizzata.

La quantità del seriale, all’interno del conto sarà sempre valorizzata ad 1, indipendente dalla quantità fornita dalla fonte esterna da cui importare di dati.

NOTA BENE: per ogni seriale associato ad un determinato articolo, viene generata una riga del conto, dove viene riportato stesso l’articolo, unità di misura, aliquota iva e differirà per il solo seriale associato.

CONFIGURAZIONE WIZARD IMPORT SERIALI

Per vedere una configurazione di un Wizard di import di esempio, vedere sezione “WIZARD IMPORT EXPORT – CONFIGURAZIONE WIZARD IMPORT SERIALI”.

RICERCA ARTICOLO TRAMITE CODICE

Posizionarsi sul campo Codice ed in seguito, con un lettore di codici a barre, puntare sul codice articolo. Così facendo, nel campo Codice viene inserita una stringa che può rappresentare:

il codice articolo primario;

un codice alias (per esempio un codice a barre non codificato);

un codice a barre strutturato e codificato.

Parte di un codice articolo o Alias

La ricerca di tale codice avviene nel modo seguente:

all’immissione di una sequenza di caratteri nel campo Codice, effettuata tramite lettore Bar Code o input manuale, viene effettuata una prima ricerca sul codice esatto e se viene trovata una corrispondenza univoca con un codice primario, l’articolo trovato viene inserito nella griglia del documento, altrimenti si prosegue con il passo successivo;

in caso non vi sia una corrispondenza esatta tra codice articolo e codice inserito, viene effettuata una ricerca per alias sempre sul codice esatto. Se viene trovata una corrispondenza univoca, l’articolo trovato viene inserito altrimenti si prosegue con il passo successivo;

in caso non venga trovato alcun articolo avente un alias corrispondente al codice inserito, viene effettuata una ricerca per codice articolo e per alias che inizino con il codice inserito.

Eseguite le verifiche descritte sopra, si possono verificare tre casi:

non è stato trovato alcun codice o alias che soddisfi i parametri di ricerca,.in tal caso viene aperta la finestra di inserimento rapido

dove è possibile definire rapidamente i dati fondamentali e necessari per la codifica di un nuovo articolo, quali codice, Descrizione, Categoria, Prezzo base, ed Alias, inoltre vi è anche la possibilità di aggiungere l’articolo a tutti i menù se impostata l’omonima opzione . In caso si voglia completare la codifica dell’articolo inserendo ulteriori dati, è disponibile il bottone Dettagli.. che consente di aprire la finestra Elemento semplice contenente tutti campi disponibili.

Nel caso di documenti di tipo Fornitore, è presente l’opzione “Aggiungi fornitore abituale” che consente di impostare nell'anagrafica articolo il fornitore abituale, prendendolo da quello indicato nel documento stesso, e il costo ultimo.

È disponibile anche il pulsante “Genera alias” per la generazione dell’alias.

in caso non venga trovato alcun articolo avente un alias corrispondente al codice inserito, viene effettuata una ricerca per codice articolo e per alias che inizino con il codice inserito.

Viene trovato un unico articolo che soddisfa i parametri di ricerca: l’articolo viene inserito direttamente nel documento di magazzino ed il focus passa alla riga successiva per consentire l’inserimento di un altro articolo.

vengono trovati più codici o alias che soddisfano i parametri di ricerca, poichè la sequenza di caratteri immessa risulta essere parte di codice primario o Alias . In questo caso, viene aperta la finestra "Ricerca articolo” contenente la lista di tutti gli articoli trovati: tale lista riporta una colonna per il codice primario, una per i codici Alias ed una per la Descrizione. Da tale lista l’operatore può selezionare l’articolo a cui è interessato.

Una volta determinato ed inserito l’articolo, se la sequenza di caratteri immessa è un codice a barre strutturato vengono applicate le eventuali regole ulteriori (es peso o prezzo), in caso contrario l’articolo viene inserito con Qta definita in fase di configurazione e con i valori predefiniti.

Tramite la finestra "Ricerca articolo”, mostrata sopra, è possibile effettuare un’ulteriore ricerca per codice inserendo una nuova sequenza di caratteri e selezionando il pulsante Cerca per avviare l’indagine, e successivamente posizionarsi sulla riga relativa all’articolo interessato e selezionare il pulsante OK per effettuarne l’inserimento.

Inoltre, tramite la stessa finestra, è possibile effettuare una ricerca grafica ed una ricerca per descrizione.

N.B. Se si seleziona il pulsante “Mag Locali” si abilita un ulteriore pulsante “solo > 0” che se selezionato si possono vedere solo e soltanto i magazzini che hanno una giacenza diversa da zero.

RICERCA ARTICOLO TRAMITE DESCRIZIONE

Questo tipo di ricerca è mirato alla descrizione che si è impostata nell’apposito campo durante la configurazione degli articoli Posizionare il cursore sul campo Descrizione ed inserire la parte iniziale della descrizione oppure il simbolo % (percentuale) seguito da parte della descrizione quindi premere Tab.

Fatto ciò, si possono verificare tre casi:

non è stato trovato alcun articolo la cui descrizione soddisfi i parametri di ricerca. In tal caso viene aperto un elenco vuoto nel campo descrizione.

In questo caso è possibile creare un nuovo articolo avvalendosi del bottone che raffigura 3 puntini, posto a destra della cella descrizione; così da aprire la scheda completa dell’anagrafica articolo per la codifica completa.

viene trovato un unico articolo la cui descrizione corrisponde ai parametri di ricerca, uscendo dalla cella tramite tasto TAB o invio l’articolo viene inserito direttamente nel documento di magazzino ed il focus passa alla riga successiva per consentire l’inserimento di un altro articolo.

vengono trovati più articoli le cui descrizioni soddisfano i parametri di ricerca: in questo caso viene aperto un elenco contenente la lista di tutti gli articoli trovati. Tale lista riporta una colonna per il nome della categoria di appartenenza, una per il codice primario, ed una per la descrizione. Da tale lista l’operatore può selezionare l’articolo a cui è interessato con un semplice click sulla relativa riga.

Nota Bene: la ricerca per Codice articolo permette di inserire anche articoli attualmente non attivi (Flag Attivo disabilitato in anagrafica articolo), mentre la ricerca per Descrizione permette di inserire solo articoli attualmente attivi.

AUTOMATISMI ORDINE FORNITORE

Relativamente all’Ordine Fornitore è possibile configurare il fornitore del documento in modo da forzare sempre l'utilizzo del codice alias anche inserendo il codice primario e forzare la quantità a multiplo del lotto di riordino con arrotondamento per eccesso. (vedi configurazione anagrafica fornitore)

PULSANTI FUNZIONE

Per velocizzare l’inserimento e la modifica dei documenti di magazzino è possibile aggiungere tasti di funzione personalizzabili nella barra in alto.

FUNZIONE SCORPORO IVA

Nel documento di magazzino è disponibile l’operazione di contesto “Scorporo IVA”, anche con tasto destro sulla riga, che scorpora il prezzo presente in riga in base all'aliquota iva. Questa funzione risulta utile quando si inserisce in un documento di magazzino IVA esclusa una riga con un prezzo IVA inclusa.