In creazione di un documento se l’operazione di acquisizione viene fatta dopo aver indicato la “Classe documento” il documento verrà gestito a pagine o revisioni in base a quanto è stato definito per la classe di appartenenza nella tabella CLASSI DOCUMENTO. Se l’operazione di acquisizione viene effettuata quando ancora non si è indicato la classe la procedura utilizza il settaggio dei due campi “Gestione revisioni” e “Gestione pagine” del menù Docuvision – Impostazioni – PARAMETRI GENERALI. Al successivo inserimento della classe, prima del salvataggio del documento, viene verificato che il numero di files acquisiti sia coerente con il tipo di gestione prevista per la classe selezionata. Esempio:

In gestione documento si inserisce una descrizione e si richiama il pulsante Acquisisci [ShF8], la procedura si basa sulla definizione dei parametri generali e richiede l’inserimento di una o più pagine. Dopo aver inserito due pagine si imposta nel campo “Classe documento” il valore 2001 che prevede la gestione delle revisioni. Poiché in inserimento non è possibile memorizzare più di una revisione appare il seguente controllo: “La classe 2001 prevede la gestione del documento a revisioni. Confermando verranno persi i files successivi al primo acquisito. Confermi modifica”.

In revisione di un documento già memorizzato è invece disponibile il pulsante Parametri [ShF7] dove è possibile visionare con quale modalità è stato memorizzato il documento ed, eventualmente, variarne la gestione (esempio: da “Gestione revisioni” Sì/ “Gestione pagine” No a “Gestione revisioni” No/ “Gestione pagine” Sì). Tale opzione non risulta disponibile:

- per tutti i documenti se il parametro generale “Modifica documenti” è uguale a “M” (Memorizzato);

- per i documenti associati ad un archivio gestionale se il parametro generale “Modifica documenti” è uguale a “A” (Allegato);

- per i documenti di classe 200 Bilanci creati da ADP;

- per i documenti inclusi in un volume;

- per i documenti firmati;

GESTIONE REVISIONI – Permette di definire se il documento debba contenere una sola revisione o più:

S = Sì. Il documento può contenere differenti revisioni.

N = No. Il documento non conterrà più ulteriori revisioni in aggiunta alla/alle attuali. Nuove acquisizioni o stampe su stampante di tipo “D” Docuvision vanno a sostituire sempre la revisione più recente del documento.

NOTA BENE: abilitando la gestione delle revisioni, se il documento conteneva più pagine ne verrà visualizzata solo la prima.

GESTIONE PAGINE – Permette di definire se il documento venga gestito a pagine anzichè a revisioni:

S = Sì. Il documento può contenere diverse pagine e non sarà più gestito a revisioni.

N = No. Il documento viene gestito a revisioni (una sola, sempre in aggiornamento, nel caso il campo precedente "GESTIONE REVISIONE" sia uguale a "N"; più revisioni nel caso il campo precedente sia uguale a "S").

NOTA BENE: i files rappresentati le diverse pagine di un documento devono essere tutti della stessa tipologia.
Abilitando la gestione delle pagine, se il documento conteneva più revisioni ne verrà visualizzata solo l’ultima.

La variazione della classe ad un documento già esistente, se la nuova classe ha una gestione differente alla precedente, non comporta alcuna variazione al documento (perdita di revisioni o pagine) in quanto la modalità di gestione è una proprietà di ogni singolo documento.

NOTA BENE: la variazione dei parametri dipende da come risulta impostato il campo “Modifica documento fino a” presente alla voce di menù Docuvision – Impostazioni – PARAMETRI GENERALI.

Una volta creato il documento è disponibile il tasto Acquisisci presa visione[Ctrl+Shift+F5] ai fini di acquisire un file che rappresenta una presa visione del documento a cui viene associato. Nel caso di documento con gestione a revisioni, nella finestra principale del documento il tasto Acquisisci presa visione/Gestione presa visione[Ctrl+Shift+F5] si riferisce all’ultima revisione; accedendo alla finestra Revisioni viene consentita l’acquisizione di un file di presa visione (e la relativa gestione) per ognuna delle revisioni che costituiscono il documento. Tramite il tasto Gestione presa visione[Ctrl+Shift+F5] è possibile visualizzare il file di presa visione tramite il tasto Visualizza[F5] oppure eliminarlo tramite il tasto Elimina[F3].