Una delle peculiarità dei prodotti con tecnologia BP è la gestione degli archivi detta “a files separati” dove i dati di ogni azienda vengono salvati all’interno della cartella denominata <sigla azienda> presente nella directory \datiaz. Per gli archivi che possono essere alimentati da tutte le aziende appartenenti ad uno stesso raggruppamento (esempio: piano dei conti) o da tutte le aziende dell’installazione (esempio: anagrafica nominativi) la procedura esegue una sincronizzazione/aggiornamento dei dati.

Si prenda come esempio l’azienda con sigla “AAA” appartenente al raggruppamento numero 008 e l’archivio “Causali contabili” per il quale in Aziende – Anagrafica azienda – Dati aziendali – TIPO DI GESTIONE ARCHIVI si è definito che è di raggruppamento “R”. Il file “tcaucon” contenente le informazioni delle causali contabili è presente nelle seguenti cartelle:

\dati\datigen\datimaster\tbcaucon.008 -- causali contabili del raggruppamento 008

\dati\datiaz\AAA\tcaucon.aaa -- causali contabili dell’azienda AAA appartenente al raggruppamento 008

L’azienda “legge” sempre i propri dati aziendali presenti nella cartella \dati\datiaz\sigla azienda, ad esempio consultando l’elenco delle causali contabili da IMMISSIONE PRIMANOTA vengono visionati i dati del file “tcaucon.aaa”. Ogni qualvolta che l’azienda “AAA” effettua inserimenti/modifiche/cancellazioni sulla tabella delle causali contabili la procedura aggiorna il file “tbcaucon.008” ed effettua un aggiornamento/copia dei dati del file “tbcaucon.008” nel file “tbcaucon.aaa”.

Il file “tbcaucon.008” viene aggiornato affinché le altre aziende appartenenti al raggruppamento 008 che hanno scelto di avere le causali contabili in comune (parametro uguale a “R” nella tabella TIPO DI GESTIONE ARCHIVI) possano avere le informazioni (nuovi inserimenti, variazioni, ecc.) immesse dall’azienda “AAA”. Infatti ogni volta che viene selezionata un’azienda tutti gli archivi definiti in comune con il raggruppamento o con l’intera installazione vengono sincronizzati con i corrispondenti archivi di tipo generale/raggruppamento.

Se, quindi, anche l’azienda “BBB” appartiene al raggruppamento 008 e nella tabella TIPO DI GESTIONE ARCHIVI ha impostato il campo “Causali contabili” uguale a “R” richiamando l’azienda “BBB” la procedura copia i dati presenti nel file “tbcaucon.008” nel file “tbcaucon.bbb”.

Gli archivi per cui è possibile scegliere se essere oggetto o meno di tale sincronizzazioni sono:

Aziende appartenenti ad un raggruppamento

Categorie statistiche cespiti

Centri di costo/ricavo

Pagamenti

Descrizione magazzini

Causali movimento magazzino

Contropartite

Causali contabili

Aziende battezzate ed appartenenti ad un raggruppamento

Valute/cambi

Anagrafica nominativi

Banche

Classi documento di Docuvision (per tale archivio si rimanda all’apposito paragrafo a fine appendice)

Documenti nominativi (per tale archivio si rimanda all’apposito paragrafo a fine appendice)

Gli archivi che vengono sempre sincronizzati in quanto in comune tra le diverse aziende appartenenti ad uno stesso raggruppamento sono:

Anagrafica piano dei conti (ad eccezione di clienti/fornitori/banche)

Gruppi e mastri

Bolli/spese banca/omaggi r.iva

Esenzioni iva

Conti automatici

Codici articolo 74 ter

Codici IVA beni usati

Riclassificazioni Cod. alternativi

Tabella elab. Totali Iva Cli/For