Per raggruppamento s’intende un insieme d’aziende che hanno in comune il piano dei conti, la parte anagrafica della rubrica clienti/fornitori e l’impostazione di alcune tabelle (Conti automatici, Bolli e spese banca, Causali contabili, Codici esenzioni IVA, Centri di costo e ricavo, Pagamenti) e per le installazioni di livello Esteso o Produzione anche le tabelle situate nella funzione "Tabelle generali" del menù magazzino.

L’utilizzo del raggruppamento, velocizza notevolmente la fase di installazione di un’azienda, come pure la gestione dei dati comuni. E’ sufficiente che un’azienda del gruppo inserisca un conto nuovo affinché tutte le altre lo vedano e l’abbiano a disposizione, come pure una qualsiasi variazione (Es: la descrizione di un pagamento o l’indirizzo di un cliente). Questa funzionalità è particolarmente utile agli studi commerciali che hanno in carico più aziende, o per tutti quei casi in cui necessita avere una stampa globale del bilancio oppure la tenuta di un unico libro giornale.

L’installazione di un raggruppamento può essere eseguita solo se non si è ancora selezionata l’azienda di lavoro.

NOTA BENE: gli archivi di un raggruppamento hanno il suffisso .0nn dove n è il numero che lo identifica.

A fianco del titolo della videata di installazione dei raggruppamenti, tra parentesi è indicato il numero dei raggruppamenti installati.

Possono essere gestiti fino a 99 raggruppamenti, di cui solo i primi 79 sono effettivamente gestibili dall’utente. I raggruppamenti dall’80 al 99 sono riservati a Passepartout.

Ogni volta che si accede alla funzione, la procedura controlla la correttezza dei raggruppamenti installati e qualora vi siano degli errori, viene visualizzata una videata con l’elenco degli errori stessi. Allo stesso modo, ogni qualvolta , all’interno della procedura, si debba selezionare un raggruppamento, per esempio in Apertura azienda quando si crea una nuova azienda e si vuole agganciarla ad un raggruppamento già esistente, vengono visualizzati solo i raggruppamenti correttamente installati.

La videata che si presenta, nel caso in cui siano stati riscontrati degli errori è tipo questa:

La tabella si presenta costituita dai seguenti campi:

GR – E’ il numero che identifica il raggruppamento.

DESCRIZIONE - Descrizione del raggruppamento il cui numero è visualizzato sulla sinistra. Utile per identificare la tipologia delle aziende appartenenti al raggruppamento.

LIV PC - Il Piano dei Conti può essere organizzato a 2 o a 3 livelli, come abbiamo già notato per l’installazione di un’azienda “battezzata”.

Esempio a 3 livelli

Gruppo + Mastro + Conto:

101.00001 CASSA CONTANTI...

Esempio a 2 livelli

Mastro + Conto:

01.0001 CASSA CONTANTI...

TIPO - Questo campo deve essere impostato con il carattere “P” per identificare i raggruppamenti riservati solo alle aziende che usano la contabilità dei Professionisti.

ALT - Modalità di gestione del codice alternativo della rubrica.

N = Non gestito.

U = Gestione codice in modo UNIVOCO

S = Gestione codice in modo NON UNIVOCO

= Non deve essere gestita la chiave di ricerca.

RIF. REDDITI – Codice del piano dei conti riservato Passepartout (raggruppamento 80 o 81) a cui fare riferimento per le associazioni ai righi redditi.

CARICAMENTO PRIMANOTA – Il parametro, disponibile solo nei prodotti a tecnologia BP e per i raggruppamenti con codice inferiore a 80, permette di attivare la gestione della funzione Servizi – Trasmissione archivi – CARICAMENTO PRIMA NOTA COMMERCIALISTA. per le aziende appartenenti a tale raggruppamento. Il campo è obbligatorio.

Nella tabella è attivo il tasto funzione F4 per l’inserimento di un nuovo raggruppamento.

Procedendo con la creazione di un nuovo raggruppamento viene richiesto il codice da attribuirgli e viene proposto il primo numero disponibile da 1 a 79.

Dopo aver attribuito il codice, confermando con F10, si apre una ulteriore finestra in cui inserire le altre informazioni:

Alla conferma dei suddetti dati viene richiamata la finestra per il caricamento dei Gruppi e da qui per ognuno di essi, con F4, quella per il caricamento dei relativi Mastri. Al termine, con il tasto funzione F8, è possibile richiamare la videata per il caricamento dei Conti Automatici, così da completare l’installazione del raggruppamento.

Si precisa che è possibile anche confermare la creazione del raggruppamento al temine dell’inserimento di Gruppi e Mastri, rimandando ad un secondo momento, dopo la creazione dell’azienda e il caricamento del piano dei conti, la compilazione della tabella dei Conti Automatici, così da avere abilitato, su ogni campo dei conti automatici, il tasto funzione F2 per la ricerca all’interno del piano dei conti, del conto da associare.

Oltre al tasto funzione F4 per la creazione di un nuovo raggruppamento, è disponibile anche il tasto funzione F6 di Copia, che consente di creare un nuovo raggruppamento, partendo da uno già esistente.

In pratica, ci si posiziona sul raggruppamento che si vuole prendere come riferimento per eseguire la copia e premendo F6, si apre una videate in cui viene proposto il codice che il nuovo raggruppamento dovrà avere (viene proposto il primo disponibile, ma è modificabile).

Procedendo si ha il seguente messaggio di richiesta di conferma:

Per installare i raggruppamenti riservati Passepartout che forniamo, è disponibile il tasto funzione F7-MasterPass. Con F7 viene aperta una finestra con l’elenco dei raggruppamenti distribuiti tra cui scegliere quello da installare.

Alla conferma, il raggruppamento scelto verrà aggiunto alla lista dei raggruppamenti già installati e più precisamente nella sezione di quelli riservati.

Nella videata principale, per il solo utente amministratore di Passcom, è disponibile anche il pulsante Sincronizza [F3] da utilizzare nel caso ci sia un disallineamento di dati nel piano dei conti utilizzato dalle diverse aziende appartenenti al raggruppamento selezionato. Per ulteriori informazioni si rimanda alla consultazione dell’appendice C del modulo Aziende.