La funzione permette di inoltrare a Passepartout i diversi documenti che si è deciso di conservare nel tempo in modalità digitale. In presenza del solo modulo Docuvision Workflow Digitale, la funzione permette di firmare o firmare e marcare i documenti di interesse.

Per l’attivazione e la gestione del servizio di conservazione sostitutiva Passepartout altri documenti si rimanda alla consultazione di Conservazione digitale.pdf.

Se tramite il modulo Workflow Digitale si vuole esclusivamente firmare o firmare e marcare uno o più documenti occorre definire all’interno della relativa classe di appartenenza dei documenti la volontà di effettuare tali operazione (campi “Firma” e “Marca” in Parametri [F7] della voce Impostazioni – CLASSE DOCUMENTO).

NOTA BENE: si ricorda che la procedura appone la firma digitale in base in base ai parametri definiti in Servizi – Configurazioni – FIRMA DIGITALE esclusivamente all’ultima revisione del documento, nel caso questo contenga più revisioni.

La procedura riporta ordinata per tipo documento, il numero di documenti memorizzati in Docuvision nell’anno attuale e nel precedente (periodo evidenziato accanto al nome del programma) che risultano da firmare e già firmati.

NOTA BENE: vengono esclusi i documenti già inclusi in un volume e le fatture xml.

La procedura visualizza, per ogni tipo documento, le seguenti colonne:

Cod. codice di conservazione definito nella tabella CLASSI DOCUMENTO per il quale si è definito uguale a “Sì” il parametro “Firma”.

Tipo documento descrizione della tipologia del documento. Se una stessa tipologia è presente più volte (esempio: 2 Fatture ricevute), dopo la descrizione viene riportato tra parentesi il codice della classe e la tipologia di documento associata al codice di conservazione. I dati sono proposti ordinati per tale colonna.

Da firmare indica il numero dei documenti che dovranno essere firmati.

Firmato riporta il numero dei documenti già firmati.

Da marcare indica il numero dei documenti a cui si vuole apporre la marca temporale, i documenti devono già essere firmati (.p7m).

Marcato riporta il numero dei documenti già marcati.

Con Dettaglio tipo documento [Invio] si prende visione dei documenti appartenenti alla tipologia-riga evidenziata.

Nella videata sono disponibili i seguenti comandi:

Modifica documento [F7] richiama in variazione il documento evidenziato;

Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti precedentemente selezionati;

Marca documenti [Shift+F6]marca tutti i documenti precedentemente selezionati;

Seleziona tutto [Shift+F7] seleziona tutti i documenti presenti al fine di procedere con una delle operazioni possibili. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto;

Seleziona deseleziona [Invio] seleziona/deseleziona il documento su cui si è posizionati;

Annulla [Esc] chiude la finestra di dettaglio tornando alla videata principale della funzione.

Gli ulteriori comandi presenti nella videata principale della funzione sono:

Filtro avanzato [Shift+F5] apre una videata di selezione dei documenti qualora si voglia includere, ad esempio, documenti con data differente dal periodo proposto dalla procedura. Se si effettuano selezioni nella videata principale, accanto al nome della funzione viene riportata la dicitura “Filtro attivo”;

Firma documenti [Shift+F4] firma tutti i documenti presenti nelle tipologie di documenti precedentemente selezionate. La procedura verifica che esistano dei dati nelle colonne “Da firmare”;

Marca documenti [Shift+F6] marca tutti i documenti presenti nelle tipologie di documenti precedentemente selezionate. La procedura verifica che esistano dei dati nelle colonne “Da marcare”;

Seleziona tutto [Shift+F7] seleziona tutte le tipologie presenti nel cruscotto al fine di procedere con l’operazione di firma. Una volta utilizzato, il pulsante viene rinominato in Deseleziona tutto;

Seleziona deseleziona [Invio] seleziona/deseleziona la tipologia documenti su cui si è posizionati.