Attraverso le anagrafiche degli iter vengono definite tutte le procedure adottate dall’azienda nello svolgimento delle proprie attività ed i vari passaggi/eventi che la procedura può attraversare dalla fase iniziale alla conclusione.

NOTA BENE: in Passcom il programma non è disponibile per gli utenti appartenenti ai gruppi differenti da “Utenti Studio”. La funzione è prevista solo con Docuvision Workflow Digitale.

Per ogni iter è necessario stabilire i possibili stati che la procedura aziendale può avere ed i relativi passaggi di stato che seguiranno le pratiche associate. Se è necessario apportare delle modifiche ad un iter è obbligatorio creare una revisione all’iter usato sino a quel momento, così da mantenere tutta la storia delle procedure gestite in azienda - con le eventuali variazioni e correzioni apportate - requisito fondamentale per la gestione delle direttive ISO.

Per utilizzare la funzione è necessario aver precedentemente creato in Passepartout una struttura utenti tramite menu Servizi / Configurazioni / Amministrazione utenti, in caso contrario viene segnalato “Occorre codificare gli utenti/password” proponendo la funzione “Servizi - Configurazioni - Amministrazione utenti”.

NOTA BENE: gli utenti per i quali non si è associata una categoria Docuvision completa di descrizione non possono essere utilizzati in iter e pratiche.

La voce di menù "Anagrafica iter" richiama la videata sotto riportata, il cursore è posizionato sul campo "Codice" per consentire di specificare il codice numerico o parte della descrizione dell'iter che si desidera visualizzare o modificare.

E' accettata la stringa "AUTO" per inserire un nuovo iter lasciando al programma il compito di assegnarne in automatico il relativo codice. E’ possibile effettuare delle ricerche sui dati presenti in archivio tramite il comando Ricerca [F2]. A seconda di cosa viene inserito nel campo la modalità di ricerca è differente:

• numero + F2: ricerca su Codice iter. L’elenco parte dal codice immesso sino all’ultimo; la lista è in ordine di codice iter;
• numero + Invio: ricerca su Codice iter. Se l’iter richiamato esiste viene visualizzata la relativa anagrafica, in caso contrario viene segnalato “Codice iter non trovato”;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + F2: ricerca su Titolo iter. L’elenco parte dalla stringa immessa sino all’ultimo iter; la lista è ordinata per descrizione Titolo;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + Invio: ricerca su Titolo iter. L’elenco contiene tutti gli iter contenenti la stringa immessa nel Titolo, la lista è ordinata per descrizione Titolo.

NOTA BENE: il risultato delle ricerche viene influenzato dal tipo di database associato: in MSAccess e SqlServer le lettere minuscole vengono considerate uguali alle maiuscole ma differenti da quelle accentate, in Mysql lettere minuscole, maiuscole ed accentate vengono considerate uguali (esempio: A, a, à).

Se nel campo “Codice” viene inserita la stringa “AUTO” o richiamato un codice vengono proposti tutti i dati relativi all’iter.

CODICE – Codice numerico dell’iter formato da due sezioni. La prima parte rappresenta il numero dell’iter (sino a un massimo di 999.999 anagrafiche) e la seconda parte l’eventuale revisione dell’iter stesso (sino ad un massimo di 999.999 revisioni di uno stesso iter). In fase di inserimento di una nuova anagrafica sino al salvataggio dei dati il campo riporta la stringa “AUTO” che verrà sostituita dal numero dell’iter seguito dalla revisione (esempio: 1.0).

TITOLO – Titolo obbligatorio dell’iter composto sino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici. Se è già presente un’altra anagrafica con il medesimo titolo al salvataggio viene dato un messaggio di avviso non bloccante.

FASE – L’iter può assumere diverse fasi:

C = Costruzione. L’iter non è stato ancora adottato ed utilizzato dall’azienda; è quindi possibile apportare modifiche prima di renderlo attivo e gestibile. Creando un nuovo iter questo può essere salvato solo in fase “C”;

A = Attivo. L’iter può essere utilizzato dall’azienda per la gestione delle pratiche. In questa fase l’iter non può essere variato; se la procedura aziendale rappresentata dall’iter subisce delle modifiche è necessario creare una nuova revisione a questo stesso iter;

R = Revisionato. Dell’iter è stata creata una successiva revisione che è stata posta in fase Attivo per essere utilizzata. La precedente revisione, ormai obsoleta, viene posta in fase Revisionata e non sarà più collegabile a nuove pratiche né utilizzabile.

Si possono avere diverse revisioni di uno stesso iter in fase Revisionato ma una sola revisione può essere in fase Attivo o in fase Costruzione. Modificando la fase da Costruzione ad Attivo, se per quello stesso iter è già presente un’altra revisione con fase Attivo quest’ultima viene posta in automatico in fase Revisionato.

RESPONSABILE – Responsabile dell’iter, il dato è obbligatorio.

DURATA PROCEDIMENTO (gg) – Campo numerico dove indicare la durata in giorni dell’intero iter.

ALLEGATO – Nota specifica dell’eventuale file allegato all’anagrafica. E’ presente il comando Acquisisci [ShF8] per selezionare l’allegato da associare all’iter da una directory del disco, da clipboard o da scanner (per ulteriori informazioni si rimanda al manuale del menù Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO). L’allegato può essere memorizzato sino a quando l’iter è in fase di Costruzione. Se presente, appare accanto al nome del campo un asterisco (*) e durante la fase di Costruzione sono disponibili i seguenti comandi: Cancella [F3] per eliminare l’allegato, Visualizza [F8] per richiamare una copia del file che viene posta dalla procedura nella directory temporanea del client di Passcom ed aperta o riportata all’interno di uno specifico riquadro; Acquisisci [ShF8] per selezionare un nuovo allegato sostituendo il precedente. Quando la fase dell’iter è Attivo è possibile solo visualizzare il file allegato.

NOTA BENE: se non è presente un allegato non è possibile memorizzare una nota relativa a tale file nel campo.

NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri dove riportare un’ulteriore nota descrittiva dell’iter.

Prima di rendere Attivo l’iter è necessario definire gli stati che l’iter può assumere sino ad un massimo di 999.999 stati.

DESCRIZIONE – Descrizione dello stato dell’iter composto sino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici. Nel campo è presente il comando Allegato [F3] per indicare un file abbinato allo stato e l’eventuale nota aggiuntiva specifica di tale allegato. E’ presente il comando Acquisisci [ShF8] per selezionare il file da una directory del disco, da clipboard o da scanner (per ulteriori informazioni si rimanda al manuale della voce Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO). L’allegato può essere memorizzato sino a quando l’iter è in fase Costruzione. In questa fase sono disponibili i seguenti comandi: Cancella [F3] per eliminare l’allegato, Visualizza [F8] per richiamare una copia del file che viene riportata dalla procedura nella directory temporanea del client o riportata all’interno di uno specifico riquadro, Acquisisci [ShF8] per selezionare un nuovo file da sostituire al precedente. Se lo stato contiene un allegato appare un asterisco (*) tra le colonne “Codice” e “Descrizione”.

TIPO – Lo stato può essere di tre differenti tipologie:

I =Iniziale. E’ la situazione dalla quale ha inizio la procedura aziendale rappresentata dall’iter. Ogni iter può avere un solo stato di tipo Iniziale;

M =Intermedio. Rappresenta una o più situazioni intermedie che si possono verificare attuando la procedura aziendale rappresentata dall’iter;

F =Finale. Rappresenta una o più situazioni conclusive che si possono verificare attuando la procedura aziendale rappresentata dall’iter.

Per ogni iter è obbligatorio definire almeno uno stato Iniziale ed uno Finale.

MAX GG – Campo numerico dove indicare la durata massima in giorni dello stato di tipo Iniziale o Intermedio. La durata massima di un singolo stato non può essere superiore alla durata definita per l’intero iter; la somma dei giorni indicati per tutti gli stati può invece superare tale valore.

RESPONSABILE – Responsabile dello stato. Il dato obbligatorio, rappresenta un utente o una categoria Docuvision definita nel gestionale. In fase di inserimento viene proposto il nominativo indicato come responsabile dell’intero iter.

I comandi disponibili in anagrafica sono:

Salva [F10] effettua il salvataggio dei dati visualizzati. Il comando è abilitato solo in fase di Costruzione dell’iter per l’utente definito come responsabile dell’iter, gli utenti appartenenti alla stessa categoria del responsabile dell’iter e l’amministratore della gestione gruppi utenti;

Esci [Esc] viene richiesta conferma di abbandonare la visione dell’attuale iter;

Elimina iter [ShF3] viene cancellata l’anagrafica richiamata. Il comando è disponibile posizionando il cursore in testata dell’anagrafica di un iter in fase Costruzione;

Duplica [F5] in inserimento di un nuovo iter (il campo “Codice” contiene dicitura “AUTO”) permette la copia di tutti i dati presenti in un’anagrafica già esistente richiamando l’elenco degli iter presenti in archivio per selezionarne uno. In visualizzazione di un iter riporta tutti i dati di tale anagrafica in una nuovo iter da memorizzare apportando eventuali modifiche. In entrambi i casi ad inizio del campo “Titolo” viene riportata la stringa “Copia di”;

Stampa [F11] viene stampata l’anagrafica iter richiamata;

Elimina stato [ShF3] elimina lo stato selezionato. Il comando è abilitato sino a quando l’iter è in fase di Costruzione. Se per lo stato si è definita una transazione, non è possibile cancellarlo;

Revisiona [F4] è possibile creare revisioni di un iter in fase Attivo. Ciò può essere necessario quando si vuole apportare delle variazioni ad una procedura aziendale. Il programma chiede un’ulteriore conferma prima di creare la nuova revisione dell’iter.

NOTA BENE: la nuova revisione dell’iter viene creata nel momento in cui viene confermato con Sì il messaggio sopra riportato.

Viene proposta l’anagrafica della nuova revisione contenente tutti i dati presenti nella revisione dell’iter in cui si è utilizzato il comando Revisiona, eventualmente da variare od integrare prima di renderla attiva. La prima sezione del codice dell’anagrafica contiene lo stesso numero dell’iter revisionato; la seconda sezione rappresenta il numero della revisione che si è appena creata. Alla fine del contenuto del campo “Titolo” viene aggiunto il numero di revisione appena creato;

Transazioni [F7] viene richiamata la finestra dove, prima di utilizzare un iter, occorre definire l’ordine con cui si verificano i diversi stati definiti per la procedura: le pratiche abbinate a tale iter seguiranno questa sequenza di stati.

Nella prima transazione lo “Stato partenza” deve obbligatoriamente essere lo stato di tipo Iniziale dell’iter e nel totale delle transazioni memorizzate deve essere utilizzato almeno uno stato di tipo Finale nella colonna “Stato arrivo”.

Sino a quando l’iter non viene attivato è possibile cancellare transazioni precedentemente memorizzate (comando Elimina transazione [ShF3]). Nella colonna “Stato partenza” non è possibile indicare uno stato di tipo Finale e nella colonna “Stato arrivo” non è possibile indicare lo stato di tipo Iniziale;

Campi [F6] permette di definire dei campi aggiuntivi da utilizzare nelle pratiche abbinate all’iter.

NOME COLONNA – Nome da assegnare alla colonna della tabella “DV_CMPAGG_DV_ITn_n” del database di Docuvision (dove n_n rappresenta il codice dell’iter) dove verrà memorizzato quanto inserito nella pratica nel campo aggiuntivo che si sta definendo. Il dato alfanumerico di 18 caratteri deve iniziare con una lettera, non deve contenere spazi o caratteri speciali ad eccezione di “_”.

NOME CAMPO – Nome da assegnare al campo aggiuntivo disponibile nelle pratiche abbinate all’iter.

TIPO – Viene definita la tipologia del campo aggiuntivo così da automatizzare alcuni controlli già in fase di inserimento dei dati:

S =Alfanumerico. Il campo può contenere lettere, numeri e caratteri speciali;

I =Numerico intero. Il campo può contenere solo numeri interi;

M =Numerico decimale. Il campo è di tipo numerico e contiene decimali;

D =Data. Il campo può contenere una data.

DIM – Si definisce il numero di caratteri che il campo aggiuntivo deve avere. Il limite massimo è differente a seconda del tipo campo: alfanumerico (S) gestisce sino a 255 caratteri, numerico (I) sino a 9 caratteri, numerico decimale (M) sino a 15 incluso la virgola di separazione della parte intera dalla parte decimale, data (D) sino a 10 caratteri.

DEC – Se il campo aggiuntivo è di tipo numerico decimale è necessario indicare quanti decimali gestire sino ad un massimo di 6 decimali.

OBB – Se il campo è definito come obbligatorio, in GESTIONE PRATICA il programma controlla che il dato venga inserito.

RIGA – Occorre indicare in quale riga all’interno della finestra dei campi aggiuntivi nelle pratiche, si vuole visualizzare tale campo.

VALORE INIZIALE – Dato propositivo riportato nel campo in inserimento di una nuova pratica. Se il campo è di tipo D (data) è possibile richiamare con il comando Scelta data [F2] il calendario.

I comandi disponibili sono:

Elimina campo [ShF3] viene cancellata la riga selezionata. Il comando è utilizzabile in un iter in fase Costruzione ;

Salva [F10] effettua il salvataggio dei dati visualizzati. Il comando è abilitato solo in fase di Costruzione dell’iter per l’utente definito come responsabile dell’iter, gli utenti appartenenti allo stesso gruppo del responsabile dell’iter e l’amministratore della gestione gruppi utenti;

Annulla [Esc] viene richiesta conferma di abbandonare la finestra relativa ai campi aggiuntivi.