Docuvision tiene traccia di tutte le informazioni rilevanti per la vita dell’azienda sia che tali informazioni derivino dall’utilizzo del gestionale (fatture, bilanci, ecc.) che file immagine, fax, e-mail, documento Office, ecc.

NOTA BENE: in Passcom il programma non è disponibile per gli utenti appartenenti ai gruppi differenti da “Utenti Studio”.

Di ogni documento è possibile avere diverse revisioni e tali documenti possono essere visualizzati e stampati sia ricercandoli all’interno della gestione, sia richiamandoli tramite il pulsante Docuvision da alcuni programmi del gestionale come: “Emissione/revisione documento”, “Prima nota”, “Anagrafica piano dei conti”, “Prestazioni clienti”, “Agenda di lavoro”, “Gestione notule/parcelle”, “Bolla di lavorazione” ed “Anagrafica articoli”.

RICERCA DOCUMENTO – Campo per la ricerca di un documento già esistente, in fase di un nuovo inserimento è il programma che assegna in automatico il relativo numero. E’ possibile ricercare un documento sia tramite il comando: Ricerca [F2] che apre una specifica videata, sia inserendo dei dati in tale campo:

• numero + F2: ricerca su Numero documento. L’elenco parte dal codice immesso sino all’ultimo; la lista è in ordine di numero documento;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + F2: ricerca sulla Descrizione. L’elenco parte dalla stringa immessa sino all’ultimo documento; la lista è ordinata per descrizione documento;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + Invio: ricerca sulla Descrizione. L’elenco riporta tutti i documenti contenente la stringa immessa nel campo in questione, la lista è ordinata per descrizione documento.

NOTA BENE: il risultato delle ricerche viene influenzato dal tipo di database associato. In MSAccess e SqlServer le lettere minuscole vengono considerate uguali alle maiuscole ma differenti da quelle accentate, in Mysql lettere minuscole, maiuscole ed accentate vengono considerate uguali (esempio: A, a, à).

L’utilizzo del comando Ricerca [F2] richiama la seguente videata per la quale è possibile memorizzare le selezioni ed i parametri impostati tramite il comando M.Sel. [ShF11]. Per richiamare tali selezioni memorizzate per singolo terminale è disponibile il comando L.Sel.[F11].

SIGLA AZIENDA – Campo non editabile rappresenta l’azienda a cui appartengono i documenti da selezionare.

NOTA BENE: nei prodotti a tecnologia BP in GESTIONE DOCUMENTO e la relativa ricerca eseguita dal modulo Redditi (menu Fiscali – Docuvision Commercialista – GESTIONE DOCUMENTO) senza indicare alcuna SIGLA AZIENDA, visualizzerà tutti i documenti redditi memorizzati e i documenti dell’azienda aperta in quel momento.

DA DATA – Data del documento da cui iniziare la selezione dei dati.

A DATA – Data del documento con cui terminare la selezione dei dati.

CLIENTE/FORNITORE – All’interno di un’azienda è possibile indicare il codice del cliente/fornitore dei documenti da ricercare. Sono presenti i comandi di ricerca: Codice [F2], Nome [F3] ed Altre [F4].

FT XML – Permette di effettuare una selezione in base alla tipologia di fattura xml memorizzata e al soggetto presente nel campo “Cliente/Fornitore”. Per ulteriori informazioni si rimanda alla consultazione dei documenti Fatturapa.pdf e FatturaB2B.pdf. Il comando Elenco [F2] riporta le opzioni gestite:

T= Tutti. Verranno selezionati indistintamente tutti i documenti presenti in Docuvision.

C= Clienti. La selezione comprenderà le fatture xml emesse verso i clienti.

F= Fornitori. Verranno selezionate le fatture xml relative ai fornitori.

E= Entrambi. La selezione comprenderà le fatture xml clienti/fornitori.

P= clienti Pa. La selezione riguarderà le fatture xml emesse ai clienti con fattura elettronica di tipo “Fattura PA”.

L= cLienti xml. Verranno ricercate le fatture xml emesse a clienti con fattura elettronica di tipo “Fattura B2B”.

D= orDini xml. La selezione sarà circoscritta agli ordini NSO ricevuti.

O= fOrnitori Pa. Verranno ricercate le fatture xml memorizzate con intestatario un fornitore che in anagrafica ha il parametro "Tipo fattura elettronica” uguale a "Fattura PA".

X= fornitori Xml. La selezione sarà relativa alle fatture xml ricevute da fornitori con parametro "Tipo fattura elettronica” uguale a "Fattura B2B".

B= self Bill/autofattura. Verranno ricercate le fatture xml create con quella caratteristica (esempio: da movimenti di magazzino con tipo documento FF).

I= Integrative. La selezione sarà relativa ai documenti xml integrativi emessi a seguito di fatture ricevute da fornitori.

N= No. Nella ricerca saranno esclusi tutti i documenti con caratteristiche xml.

RAG.SOCIALE/COGN – Contenuto della ragione sociale o cognome del cliente/fornitore dei documenti da ricercare.

NOME – Contenuto del nome del cliente/fornitore dei documenti da ricercare.

CODICE FISCALE – Contenuto del codice fiscale del cliente/fornitore dei documenti da ricercare.

PARTITA IVA – Contenuto della partita Iva del cliente/fornitore dei documenti da ricercare.

DESCRIZ – Caratteri alfanumerici presenti nella descrizione dei documenti da selezionare.

OP. SEL – Tipo di operatore da applicare sul dato indicato nel campo precedente. Il comando Elenco [F2] riporta le opzioni gestite:

CONTIENE Ricerca i documenti che contengono nella descrizione il dato specificato nel campo precedente. Viene proposto quale operatore da applicare:

= Ricerca i documenti con la descrizione uguale al dato specificato nel campo precedente;

>= Ricerca i documenti con la descrizione uguale o maggiore al dato specificato nel campo precedente;

<= Ricerca i documenti con la descrizione uguale o minore al dato specificato nel campo precedente;

> Ricerca i documenti con la descrizione successiva al dato specificato nel campo precedente;

< Ricerca i documenti con la descrizione precedente al dato specificato nel campo “Descrizione”.

NOTA – Caratteri alfanumerici presenti nella nota dei documenti da selezionare.

OP. SEL – Tipo di operatore da applicare sul dato indicato nel campo precedente. Il comando Elenco [F2] riporta le opzioni gestite:

CONTIENE Ricerca i documenti che contengono nella nota il dato specificato nel campo precedente. Viene proposto quale operatore da applicare.

= Ricerca i documenti con la nota uguale al dato specificato nel campo precedente;

>= Ricerca i documenti con la nota uguale o maggiore al dato specificato nel campo precedente;

<= Ricerca i documenti con la nota uguale o minore al dato specificato nel campo precedente;

> Ricerca i documenti con la nota successiva al dato specificato nel campo precedente;

< Ricerca i documenti con la nota precedente al dato specificato nel campo “Nota”.

STATO – Stato in cui si trovano i documenti. Il comando Elenco [F2] riporta le opzioni gestite:

<spazio> = Tutti. Verranno elencati indistintamente tutti i documenti archiviati in Docuvision;

f = Da firmare. Saranno mostrati tutti i documenti che devono ancora essere firmati;

F = Firmato. La selezione comprenderà solo i documenti a cui è stata apportata la firma digitale;

t= Firmato da trasmettere. In elenco compariranno tutti i documenti a cui è stata apportata la firma digitale ma che devono ancora essere trasmessi;

E= Da trasmettere. La selezione comprenderà tutti i documenti che devono ancora essere trasmessi, indipendentemente dal fatto che questi siano o meno stati firmati in precedenza;

T= Trasmesso - Ricevuto. Saranno riportati solo i documenti che sono stati trasmessi almeno una volta o le fatture di tipo xml B2B ricevute da fornitori;

S= Scartato. La selezione comprenderà tutte le fatture xml in stato Scartato;

R= Rifiutato. La selezione comprenderà tutte le fatture xml in stato Rifiutato;

M= Mancata consegna. La selezione comprendere tutte le fatture xml emesse per le quali si è ricevuta notifica di mancata consegna;

I= Impossibile recapito. La selezione comprendere tutte le fatture xml emesse per le quali si è ricevuta notifica di impossibile recapito;

A= Accettato. La selezione comprenderà tutte le fatture xml in stato Accettato;

C= Consegnato. La selezione comprenderà tutte le fatture xml emesse che risultano consegnate;

D= Decorso i termini. La selezione comprenderà tutte le fatture xml in stato Decorso i termini;

s= Scarto esito. La selezione comprenderà tutte le fatture xml ricevute con ultima ricevuta di tipo Scarto esito;

N= Inviati in conservazione. Verranno selezionati i documenti inoltrati al conservatore esterno (fatture xml e non);

U= Rifiutati per conservazione. La selezione riguarderà documenti inoltrati al conservatore esterno e da questi rifiutati (fatture xml e non);

V= Accettati per conservazione. La selezione riguarderà documenti inoltrati al conservatore esterno e da questi accettati (fatture xml e non).

O= In conservazione. La selezione riguarderà documenti inoltrati al conservatore esterno e da questi riportati in un pacchetto di archiviazione/conservazione (fattura xml e non).

Z= Forzati in conservazione. La selezione sarà limitata ai documenti fattura xml con stato Scartato o Trasmesso - Ricevuto per i quali si è volutamente “forzato” lo stato al fine di poterli inviare al conservatore.

DA – Campo attivo solo in caso di ricerca dei documenti in stato trasmesso (“T”). Indica la data di spedizione dei documenti da cui iniziare la selezione.

A – Campo attivo solo in caso di ricerca dei documenti in stato trasmesso (“T”). Indica la data di spedizione entro cui terminare la selezione dei documenti.

INVIATI – Il campo è attivo solo in caso di ricerca di fatture xml in stato accettato o rifiutato ricevute da privati (campo “Ft xml” uguale a “X”) al fine di effettuare un’ulteriore selezione in quanto la ricevuta di accettazione/rifiuto presente all’interno del documento potrebbe risultare inviata o meno (n.i.).

TIPOLOGIA CLASSI – Tipo di classe dei documenti da ricercare. L’elenco delle possibili opzioni sono:

<spazio> = Tutte. Vengono selezionati i documenti appartenenti a qualsiasi tipologia di classe;

P = Predefinite. Vengono selezionati i documenti con classe di tipo predefinita (comprese tra codice 1 e codice 1600);

E = pErsonalizzate. Vengono selezionati i documenti con classe di tipo personalizzata (a partire da codice 2001).

CLASSE – Codice della classe dei documenti da ricercare. A seconda della tipologia indicata nel campo precedente è possibile richiamare l’elenco delle classi relative presenti in archivio tramite i comandi: Personalizzate [F2] e Predefinite [F3]. Indicato il codice il comando Campi [F7] permette di effettuare ulteriori selezioni sui documenti da elencare ricercando anche specifico contenuto dei campi aggiuntivi associati a tale classe. Se sono state definite una o più selezioni sui campi, tramite la relativa videata, viene visualizzata la stringa “***” accanto al nome del campo. Nella finestra dei parametri di selezione, per i campi aggiuntivi rappresentanti una stringa alfanumerica è disponibile anche un operatore da applicare sul dato indicato contenuto nel campo. Viene proposto “CONTIENE” quale operatore da applicare.

NOTA BENE: non è possibile memorizzare per un successivo utilizzo quanto inserito nella finestra dei campi aggiuntivi tramite il comando M.Sel [ShF11].

ALLEGATI – E’ possibile selezionare o meno i soli documenti allegati ad un archivio del gestionale o derivanti da una stampa generica del programma. Le opzioni a disposizione sono:

S = Sì. Vengono selezionati i soli documenti allegati ad uno o più archivi del gestionale rappresentati dalle classi predefinite e visualizzabili tramite il pulsante Allegato a [F6] della gestione;

N = No. Vengono selezionati i soli documenti non allegati ad archivi del gestionale e con il pulsante Allegato a [F6] disabilitato;

T = Tutti. Vengono selezionati i documenti indipendentemente se allegati o meno agli archivi rappresentati dalle classi predefinite.

CLASSE – Campo gestito solo se il precedente è impostato a “S” o “T”. Permette di selezionare i soli documenti allegati ad una specifica classe. Tramite il comando Predefinite [F3] è possibile visualizzare le classi gestite. Indicato il codice di una classe con il comando Parametri [F7] è possibile effettuare ulteriori selezioni sui documenti da ricercare. Se sono stati definiti uno o più parametri specifici della classe viene visualizzata accanto al nome del campo la stringa “***”.