SIGLA AZIENDA – Azienda in cui è stata effettuata associazione tra le bolle di lavorazione ed i documenti che si vogliono ricercare. Se il programma è stato richiamato all’interno di un’azienda il campo risultata già impostato con tale sigla azienda e non è modificabile. Se il programma è stato richiamato senza nessuna azienda aperta può essere selezionata una qualsiasi sigla presente nell’installazione se nella finestra principale di ricerca il campo “Sigla azienda” è vuoto. In caso contrario la sigla azienda indicata nella finestra principale viene riportata anche in questo campo e non è modificabile.

NUMERO BOLLA – Numero della bolla di lavorazione a cui sono stati associati i documenti da ricercare.

NUMERO SOTTO BL – Numero della sottobolla a cui sono stati associati i documenti da selezionare.

DATA – Data della bolla a cui sono stati associati i documenti da selezionare.

CLIENTE/FORNITORE – Soggetto intestatario della bolla a cui sono stati associati i documenti da ricercare. Se il programma è stato richiamato all’interno di un’azienda sono presenti i comandi di ricerca: Codice [F2], Nome [F3] ed Altre [F4].

NOTE – Note presenti in testata della bolla a cui sono stati associati i documenti da selezionare.

OP. SEL – Tipo di operatore da applicare sul dato del campo precedente. Il comando Elenco [F2] riporta le opzioni gestite:

CONTIENE Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione che contiene nella nota il dato specificato. Viene proposto quale operatore da applicare.

= Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione con nota uguale al dato specificato nel campo precedente.

>= Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione con nota uguale o successivo al dato specificato nel campo precedente.

<= Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione con nota di testata uguale o precedente al dato specificato.

> Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione con nota successiva al dato specificato.

< Ricerca i documenti associati ad una bolla di produzione con nota precedente al dato specificato nel campo relativo.

Il risultato della ricerca, sulla base dei vari parametri definiti, viene riportato in elenco e risultano disponibili i seguenti comandi:

Visualizza documento [F8] viene visualizzata la revisione più recente o le pagine rappresentanti il documento evidenziato;

Modifica documento [F7] si accede in variazione del documento selezionato. In tale modalità non risulta disponibile il pulsante Elimina [ShF3] per la cancellazione dei dati. Uscendo dalla gestione del documento viene riproposto il risultato dell’ultima ricerca effettuata;

Seleziona/Deseleziona [F9] alternativamente, si seleziona o deseleziona il documento evidenziato;

Seleziona tutto/Deseleziona tutto [ShF7] alternativamente, si seleziona o deseleziona l’intero elenco di documenti;

Seleziona documento [Invio]si accede in variazione del documento evidenziato. Abbandonando il documento non viene riproposto il risultato dell’ultima ricerca effettuata;

Stampa[F11]visualizza o permette di esportare la stampa dei documenti di Docuvision con estensione .pdf, fatture xml, ordini NSO e corrispettivi xml selezionati. Per i documenti gestiti a revisione, viene presa in considerazione l’ultima, i documenti gestiti a pagine vengono considerati in toto. La procedura prevede due opzioni: Stampa ed Esporta in PDF. Selezionando la prima viene eseguita una stampa a video, in formato pdf, contenente tutti i documenti selezionati rispettando l’ordinamento presente nella videata di selezione. La seconda opzione permette di scegliere se creare uno o più file pdf rappresentanti la stampa dei documenti. In questo caso appare una ulteriore videata

Nel primo campo si specifica la directory dove memorizzare i dati. Al primo accesso, il campo sarà vuoto; successivamente verrà proposto l’ultimo percorso utilizzato. Il dato è personalizzabile a livello di singolo client.
Per le fatture xml è possibile scegliere il foglio di stile da utilizzare per la stampa del documento tra i tre possibili: Passepartout, SDI o Assosoftware. La procedura propone il foglio di stile indicato in Azienda – Docuvision – Impostazioni Docuvision – PARAMETRI GENERALI.

Nel campo “Tipo memorizzazione” si definisce se creare un unico file in formato .pdf contenente tutti i documenti selezionati o singoli file. Nel primo caso viene assegnato al file un nome generico (es: Elenco documenti docuvision 04_01_2023_10_01_17.pdf, dove si può individuare la data e l’ora in cui è stata creata la stampa). Scegliendo di effettuare la singola stampa, al file viene assegnato come nome il contenuto del campo “Descrizione” in caso di documento diverso da ordine NSO o fattura xml, mentre negli ultimi due casi i dati utili per la composizione della dicitura vengono recuperati direttamente dal file xml in questione preceduto dalla dicitura “Fattura n.”, “Ordine n.” o “Integrazione n.” a seconda del caso.

NOTA BENE: dalla funzione di stampa massiva sono esclusi i documenti marcati e i documenti riportati in un volume in stato M (Masterizzato senza copia). Il comando è disponibile anche in Fiscali – Docuvision Commercialista – GESTIONE DOCUMENTO e nelle funzioni inerenti le fatture elettroniche come: Import fatture emesse; Import fatture ricevute; Cruscotto fatture emesse PA/B2B, Cruscotto fatture ricevute B2B e Gestione integrative.. La possibilità di effettuare la stampa massiva o l’esportazione stampa in formato .pdf è disponibile SOLO per ambiente Windows. In ambiente Linux è abilitata la sola stampa/esportazione dei documenti Docuvision in formato .pdf.

Annulla [Esc] chiude la finestra relativa alla ricerca avanzata.

DESCRIZIONE – Campo obbligatorio composto sino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici rappresentante la descrizione del documento. Se è già presente un altro documento con medesima descrizione al salvataggio viene dato un messaggio di avviso non bloccante.

DATA – Data da impostare in creazione del documento. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale riportati in automatico, coincide con la data di creazione del documento (eventuali modifiche alla data del movimento di magazzino/produzione/parcellazione non aggiornano tale campo).

CLASSE DOCUMENTO – Classe a cui appartiene il documento. Nella tabella richiamabile alla voce di menù Docuvision – Tabelle – CLASSI DOCUMENTO è possibile l’inserimento e la revisione delle varie tipologie di documento. Per le stampe del gestionale archiviate in automatico la procedura utilizza la classe predefinita relativa. Sono disponibili i comandi: per visualizzare l’elenco delle classi create dall’utente Personalizzate [F2] e delle classi rilasciate dalla procedura Predefinite [F3]. In creazione, la modalità di gestione del singolo documento – pagine o revisione – dipende dalla classe scelta (per ulteriore note si rimanda alla consultazione del paragrafo PARAMETRI DEL DOCUMENTO).

SIGLA AZIENDA – Campo di sola visualizzazione relativo all’azienda a cui appartiene il documento.

CLIENTE/FORNITORE – Cliente o fornitore a cui eventualmente si riferisce il documento. Sono presenti i comandi di ricerca: Codice [F2], Nome [F3], Altre [F4] e Modifica [ShF4] per memorizzare un nuovo conto o variarne uno già esistente. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale memorizzati in automatico, viene riportato il codice dell’intestatario del movimento.

RAG.SOCIALE/COGN – Ragione sociale o Cognome del cliente/fornitore a cui eventualmente si riferisce il documento. Se nel campo precedente è stato selezionato un soggetto viene proposto il relativo dato dell’anagrafica. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale memorizzati in automatico, viene riportato il dato dell’intestatario del movimento.

NOME – Nome del cliente/fornitore a cui eventualmente si riferisce il documento. Se nel campo “Cliente/fornitore” è stato selezionato un soggetto persona fisica viene proposto il relativo nome presente in anagrafica. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale memorizzati in automatico, viene riportato il dato dell’intestatario del movimento.

CODICE FISCALE – Codice fiscale del cliente/fornitore a cui eventualmente si riferisce il documento. Se nel campo “Cliente/fornitore” è stato selezionato un nominativo viene riportato il relativo dato presente in anagrafica. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale memorizzati in automatico, viene riportato il dato dell’intestatario del movimento.

PARTITA IVA – Partita Iva del cliente/fornitore a cui eventualmente si riferisce il documento. Se nel campo “Cliente/fornitore” è stato selezionato un nominativo viene riportato il relativo dato presente in anagrafica. Per i documenti di magazzino, produzione e parcellazione del gestionale memorizzati in automatico, viene riportato il dato dell’intestatario del movimento.

NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri dove riportare un’ulteriore nota descrittiva del documento. Per i documenti di magazzino e parcellazione di Passcom riportati in automatico, viene copiato il contenuto del campo “Note” della testata del documento.

PRATICA – (campo presente solo in Docuvision Workflow Digitale) Codice delle pratica a cui viene allegato il documento. Nel campo sono abilitati i comandi per visualizzare l’elenco delle pratiche già esistenti in ordine di codice o di titolo (Ricerca [F2]) e per inserire o modificare una pratica già esistente (Pratica [F4]). Il dato non è modificabile.

I comandi disponibili in gestione sono:

Salva [F10] effettua il salvataggio dei dati visualizzati;

Esci [Esc] viene richiesta conferma di abbandonare la visione dell’attuale documento senza uscire dalla voce di menù. Non è possibile uscire da un documento se questo non contiene almeno una revisione;

Elimina [ShF3] se abilitato il parametro generale cancella il documento selezionato; se questo è archiviato all’interno di un volume (in caso di Docuvision Workflow Digitale) il comando non è disponibile;

Revisioni [F7] apre la finestra contenente tutte le revisioni del documento. A inizio elenco viene proposta la revisione più recente;

Allegato a [F6] apre la finestra contenente l’elenco di tutti gli archivi gestionali a cui eventualmente è stato associato il documento. Se questo è collegato a: una registrazione di primanota, un movimento di magazzino o a un ordine è possibile richiamare in variazione anche tale registrazione di primanota-movimento di magazzino-ordine per effettuare delle modifiche;

Visualizza [F8] visualizza la revisione più recente collegata al documento. Se non è già presente, una copia del file viene creata nella directory temporanea del client ed aperta o riportata all’interno di uno specifico riquadro;

Acquisisci [ShF8] permette di inserire una nuova revisione al documento: per i documenti archiviati all’interno di un volume (in caso di Docuvision Workflow Digitale) il comando non è disponibile;

Campi [F5] se definiti nella classe di appartenenza del documento, sono disponibili ulteriori campi per memorizzare dati ed informazioni inerenti al documento stesso.

E’ necessario memorizzare almeno una prima revisione del documento (è a tutti gli effetti un file fisico che rappresenta il documento). Per avere traccia dell’eventuale storia ed evoluzione di un documento può rendersi necessario inserire una nuova revisione contenente la versione più attuale del file.

Per i documenti riportati in automatico dal gestionale tramite l’uso di una stampante di tipo “D” (Docuvision) effettuando nuovamente una stampa la procedura crea una nuova revisione al documento solo se questa stampa differisce dall’ultima revisione memorizzata. Se per la stampante di tipo “D” (Docuvision) si è scelto di effettuare stampe in formato PDF/A, la procedura crea sempre una nuova revisione.

Richiamando la finestra delle revisioni (pulsante Revisioni [F7]) sono utilizzabili i comandi:

Visualizza [F8] visualizza la revisione più recente collegata al documento. Se non è già presente, una copia del file viene creata nella directory temporanea del client ed aperta o riportata all’interno di uno specifico riquadro;

Acquisisci [ShF8] permette di inserire una nuova revisione al documento;

Scelta [Invio] visualizza i dati della revisione selezionata;

Elimina [ShF3] se abilitato il parametro generale cancella la revisione selezionata; se la revisione del documento è archiviata all’interno di un volume (in caso di Docuvision Workflow Digitale) il comando non è disponibile;

Annulla [Esc] viene abbandonata la finestra delle revisioni ritornando al documento.

DATA ACQUISIZ – Data di lavoro del terminale in cui è stata effettuata l’acquisizione della revisione.

AUTORE – Autore della revisione allegata al documento, il campo non è modificabile.

NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri contenente la descrittiva della revisione.

ULTERIORE NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri per un’ulteriore nota descrittiva specifica della revisione.

Per memorizzare un documento o le successive revisioni dopo aver selezionato il pulsante Acquisisci [ShF8] è necessario definire la fonte da cui prelevare il file: Scanner, Disco o Clipboard. La scelta effettuata viene proposta anche per le successive acquisizioni.