La pratica rappresenta un’attività lavorativa effettuata basandosi su una procedura aziendale definita con un iter.

NOTA BENE: presente solo con Docuvision Workflow Digitale, in Passcom il programma non è disponibile per gli utenti appartenenti ai gruppi differenti da “Utenti Studio”. In Mexal le pratiche sono visibili in tutte le aziende presenti nell’installazione.

La gestione in oggetto non è richiamabile se non esiste almeno un iter in fase Attivo.

RICERCA – Campo per effettuare ricerche sulle pratiche già presenti in archivio da richiamare in visualizzazione per eventuali modifiche. E’ possibile effettuare delle ricerche tramite il comando Ricerca [F2]. A seconda di cosa viene inserito nel campo la modalità di ricerca è differente:

• numero + F2: ricerca su Numero pratica. L’elenco parte dal codice immesso sino all’ultimo; la lista è in ordine di numero pratica;
• numero + Invio: ricerca su Titolo pratica. L’elenco contiene tutte le pratiche contenenti il numero indicato nel Titolo, la lista è ordinata per descrizione Titolo;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + F2: ricerca su Titolo pratica. L’elenco parte dalla stringa immessa sino all’ultima pratica; la lista è ordinata per descrizione Titolo;
• carattere alfabetico o stringa alfanumerica + Invio: ricerca su Titolo pratica. L’elenco riporta tutte le pratiche contenenti nel Titolo la stringa immessa, la lista è ordinata per descrizione Titolo.

NOTA BENE: il risultato delle ricerche viene influenzato dal tipo di database associato: in MSAccess e SqlServer le lettere minuscole vengono considerate uguali alle maiuscole ma differenti da quelle accentate, in Mysql lettere minuscole, maiuscole ed accentate vengono considerate uguali (esempio: A, a, à).

NUMERO – Numero della pratica, viene proposta la stringa "AUTO" per inserire una nuova pratica a cui il programma assegna in automatico il relativo codice. E’ attivo il comando Ricerca [F2] per visualizzare tutte le pratiche in ordine di numero.

TITOLO – Titolo obbligatorio della pratica composto sino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici.

ITER – Iter adottato dalla pratica. Il dato obbligatorio, effettuato il salvataggio della pratica, non è più modificabile. E’ disponibile la selezione delle anagrafiche iter con il comando Ricerca [F2], utilizzando il comando Iter [F4] è possibile visualizzare l’anagrafica dell’iter selezionato. Se l’iter scelto contiene un allegato è possibile aprirlo con il comando Visualizza [F8].

RESPONSABILE – Responsabile della pratica. Viene proposto l’utente con cui si sta lavorando nel programma; il dato è obbligatorio.

STATO ATTIVO – Attuale stato della pratica. In inserimento di una nuova pratica viene proposto lo stato di tipo iniziale dell’iter selezionato. Con il comando Elenco [F2] vengono visualizzati i possibili stati di avanzamento della pratica, sulla base di quanto definito nelle transazioni, a partire dall’attuale stato attivo della pratica. Se lo stato contiene un allegato è possibile richiamarlo con il comando Visualizza [F8].

Se nell’iter non è stata definita alcuna transazione dallo stato presente nel campo, l’utilizzo del comando Elenco [F2] segnala “Codice stato non trovato”. Se viene scelto uno stato per il quale non è stato previsto un passaggio all’interno delle transazioni dall’attuate stato attivo viene segnalato “Stato pratica non raggiungibile” impedendo la variazione del dato.

IN CARICO A – Utente o categoria di utenti a cui è stata assegnata la pratica. Viene proposto il soggetto definito nell’iter come responsabile dello stato indicato nel campo precedente.

ALLEGATO – Nota specifica dell’eventuale file allegato alla pratica. E’ disponibile il comando Acquisisci [ShF8] per selezionare l’allegato da una directory del disco, da clipboard o da scanner (per ulteriori informazioni si rimanda al manuale del menù Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO). Se presente un allegato appare, accanto al nome del campo, un asterisco (*) ed i comandi disponibili sul campo diventano: Cancella [F3] per togliere l’allegato alla pratica, Visualizza [F8] per visionare una copia del file eventualmente all’interno di uno specifico riquadro, Acquisisci [ShF8] per selezionare un nuovo file sostituendo il precedente.

NOTA BENE: se non è presente un allegato non è possibile memorizzare una nota relativa a tale file nel campo.

NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri dove riportare un’ulteriore nota descrittiva della pratica.

CREAZIONE – Data di creazione della pratica gestita in automatico dal programma.

CHIUSURA – Data di chiusura della pratica gestita in automatico dal programma. Quando la pratica raggiunge uno stato di tipo Finale viene memorizzata la data di lavoro del terminale che ha effettuato il salvataggio di tale stato.

UTENTE – Viene memorizzato il nome dell’utente che ha effettuato l’ultima modifica alla pratica.

In gestione pratica sono disponibili i seguenti comandi:

Salva [F10] effettua il salvataggio dei dati visualizzati. Il comando è abilitato solo per l’utente definito come responsabile o che gestisce la pratica, gli utenti di uguale categoria e l’amministratore della gestione gruppi utenti;

Annulla [Esc] viene richiesta conferma di abbandonare la pratica richiamata;

Campi [F6] se definiti nell’anagrafica dell’iter, sono disponibili ulteriori campi per memorizzare dati ed informazioni inerenti alla pratica. In inserimento la finestra contenente tali campi viene richiamata prima di effettuare il salvataggio della pratica; verificando che gli eventuali dati definiti come obbligatori siano stati compilati;

Documenti [F7] richiama una finestra contenente l’elenco dei documenti abbinati alla pratica. I documenti sono -visualizzati in ordine decrescente di numero documento.

Nella finestra sono presenti i seguenti comandi:

Aggiungi [ShF8] permette di abbinare alla pratica un documento di Docuvision già esistente o crearne uno nuovo. Per le ulteriori informazioni sulle possibilità date da tale opzione si rimanda al manuale del menù Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO sezione “Consultazione documenti”;

Modifica [Invio] viene richiamato il programma GESTIONE DOCUMENTI in variazione del documento selezionato così da apportare modifiche al documento e/o visualizzare tutte le revisioni dello stesso;

Visualizza [F8] visualizza la revisione più recente collegata al documento. Se non è già presente, il file viene copiato ed aperto nel client;

Ok [F10] memorizza le variazioni apportate ai documenti allegati;

Annulla [Esc] viene chiusa la finestra dei documenti ritornando alla pratica.

NOTA BENE: se si associa un documento già presente in un’altra pratica, nella pratica attuale viene inserita una copia del documento poiché questo risulterà sempre abbinato solo alla prima pratica (si veda il campo “Pratica” di GESTIONE DOCUMENTO).