Docuvision permette di archiviare i file rappresentati i documenti su dei volumi che possono poi essere trasferiti su CD o DVD. Tale processo permette di conservare i documenti informatici anche esternamente al gestionale e di poterli comunque consultare in ogni momento. Il processo di conservazione può essere terminato con l’apposizione, sull’impronta del volume, della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (adempimenti in linea con la delibera CNIPA del 2004).

NOTA BENE: in Passcom il programma è disponibile solo per gli utenti appartenenti ai gruppi “S” (Studio), in Mexal il programma è disponibile per gli utenti diversi da Solution.

In gestione archiviazione viene presentato l’elenco di tutti i volumi precedentemente creati e dove, per ognuno di essi, viene indicato:

Ogni volume può assumere tre stati:

Aperto nel volume è possibile archiviare e ripristinare allegati;

Chiuso nel volume non è più possibile archiviare e ripristinare allegati; i volumi in questo stato possono, tramite applicazione esterna, essere masterizzati su CD o DVD in quanto non sono modificabili;

Masterizzato il volume è stato masterizzato ed il campo etichetta contiene il riferimento al CD o DVD. Al passaggio a questo stato il volume viene cancellato da disco fisso, viene invece spostato l’intero volume nella directory di masterizzazione nel caso Mexal in installazioni Live presso Passepartout s.p.a. e per tutte le installazioni del prodotto Passcom.

L’archiviazione di un allegato trasferisce il file da Docuvision nel volume di archiviazione. Quando da GESTIONE DOCUMENTO viene richiamato un documento inserito in un volume appare accanto al numero del documento la descrizione “Archiviato doc.”.

Inoltre se si vuole visualizzare l’immagine del documento, la procedura segnala che il file è archiviato su disco. Nella singola revisione del documento è ora presente il nome del volume che contiene il file in questione:

Se il documento è già stato riportato su CD o DVD viene richiesto di inserire il supporto con l’etichetta indicata nei dati del volume.

L’archiviazione su di un volume può essere effettuata nei seguenti modi:

• da finestra elenco volumi di archiviazione:
• vengono richiesti i dati per generare un nuovo volume;
• vengono richiesti i filtri per la ricerca e selezione degli allegati da archiviare;
• da finestra modifica dati volume (solo se in stato Aperto):
• archivia sul volume selezionato;
• vengono richiesti i filtri per la ricerca e selezione degli allegati da archiviare.

Il ripristino di un allegato trasferisce il file dal volume di archiviazione a Docuvision e può essere effettuato nei seguenti modi:

• da finestra elenco volumi di archiviazione:
• vengono richiesti i filtri per la ricerca e selezione degli allegati da ripristinare;
• da finestra modifica dati volume (solo se in stato Aperto):
• ripristina tutti gli allegati archiviati sul volume selezionato.



I comandi disponibili in gestione sono:

Ordina [F3] modifica l’ordinamento dei volumi in base ad una delle informazioni visualizzate nell’elenco in ordine crescente o decrescente;



Modifica [Invio] modifica parametri del volume selezionato;

Cancella [ShF3] cancellazione volume selezionato solo se in stato Aperto e vuoto;

Aggiungi [F4] crea un nuovo volume;

Contenuto [ShF4] visualizza l’elenco di tutti gli allegati archiviati sul volume con le informazioni relative al documento collegato;

Masterizzato [F8] permette di passare il volume selezionato nello stato Masterizzato;

Cerca [F6] ricerca degli allegati archiviati nei volumi ed eventuale ripristino di quelli archiviati in volumi con stato Aperto; sono selezionabili tramite finestra di ricerca semplice o avanzata;

Firma [F7] appone la firma digitale e la marca temporale all’impronta del volume selezionato;

Dir.Masteriz. [ShF7] impostazione o modifica della directory locale dove vengono riportati i volumi da masterizzare in fase di passaggio da stato chiuso a stato Masterizzato (pulsante presente per il prodotto Passcom e per tutte le installazioni Live presso Passepartout s.p.a.).