Il comando Modifica [Invio] da gestione archiviazione permette di accedere alla finestra di modifica dei parametri del volume.

NOME VOLUME – Nome della directory del volume; il nome è univoco, non possono cioè esistere due volumi con lo stesso nome. Campo non modificabile.

DESCRIZIONE – Descrizione del contenuto del volume. Campo modificabile solo se il volume è in stato Aperto.

DIMENSIONE MASSIMA – Dimensione massima del volume. E’ possibile archiviare allegati ai documenti sul volume fino a che la dimensione totale degli allegati archiviati (dimensione reale) è inferiore a tale campo. Campo modificabile solo se il volume è in stato Aperto e non può essere inferiore alla dimensione reale.

DIMENSIONE REALE – Dimensione totale degli allegati archiviati sul volume.

FORMATO PDF/A – Determina la gestione dello standard Pdf/A. Sono ammessi i seguenti valori:

<spazio>= Mantiene il formato pdf dei documenti archiviati.

1 [PDF/A-1]= Assegna ai documenti pdf archiviati nel volume il formato PDF/A-1.

2 [PDF/A-2] = Assegna ai documenti pdf archiviati nel volume il formato PDF/A-2.

3 [PDF/A-3] = Assegna ai documenti pdf archiviati nel volume il formato PDF/A-3.

I file ripristinati da un volume con il formato PDF/A-1 o PDF/A-2 o PDF/A-3 continueranno ad avere il formato assegnato in fase di inserimento nel volume.

STATO – Stato del volume. Un volume può assumere i seguenti stati:

Aperto [A] nel volume è possibile archiviare e ripristinare allegati;

Chiuso [C] nel volume non è più possibile archiviare e ripristinare allegati. I volumi in questo stato possono essere masterizzati, tramite applicazione esterna, su CD o DVD in quanto la stato Chiuso ne blocca il contenuto;

Masterizzato con copia [m]il volume è stato masterizzato su CD o DVD mantenendo una copia nella cartella dvvolumi. Al passaggio in tale stato viene richiesto di inserire l’etichetta del CD o DVD sul quale è stata effettuata la masterizzazione. Per Passcom e per le installazione live di Mexal il volume viene trasferito nella directory specificata tramite il pulsante Dir.Masteriz.[ShF7]. Successivamente l’utente deve effettuare la masterizzazione dei dati del volume su CD/DVD tramite un’applicazione esterna al gestionale.

Masterizzato [M] il volume è stato masterizzato su CD o DVD. Al passaggio in tale stato viene richiesto di inserire l’etichetta del CD o DVD sul quale è stata effettuata la masterizzazione. Per Passcom e per le installazione live di Mexal il volume viene trasferito nella directory specificata tramite il pulsante Dir.Masteriz.[ShF7]. Successivamente l’utente deve effettuare la masterizzazione dei dati del volume su CD/DVD tramite un’applicazione esterna al gestionale.

E’ possibile effettuare i seguenti cambi di stato:

Aperto –> Chiuso

Chiuso –> Aperto

Chiuso –> Masterizzato

Chiuso -> Masterizzato con copia

Masterizzato con copia -> Masterizzato

Una volta che il volume si trova nello stato Masterizzato non è più possibile modificarne lo stato.

ETICHETTA – Etichetta del CD o DVD sul quale il volume è stato, tramite applicazione esterna, masterizzato. Tale campo viene richiesto solo al passaggio del volume nello stato Masterizzato.

FIRMA VOLUME – Indica se sull’impronta del volume è stata apposta la firma digitale e la marca temporale da parte del responsabile della conservazione. Al passaggio del volume nello stato Masterizzato viene segnalato se il volume non è firmato e marcato, ma è possibile procedere ugualmente. E’ possibile firmare e marcare solo volumi nello stato di Chiuso; riportando successivamente il volume nello stato Aperto la firma e la marca vengono eliminate.

I comandi disponibili nella finestra di modifica volume sono:

Conferma [F10] vengono memorizzate tutte le modifiche effettuate;

Annulla [Esc] chiude la finestra senza salvare le modifiche;

Ripristina [F6] attivo solo se il volume è nello stato Aperto, consente di ripristinare tutti gli allegati archiviati sul volume;

Archivia [F5] attivo solo se il volume è nello stato Aperto, consente di archiviare sul volume degli allegati ai documenti, selezionabili tramite finestra di ricerca tra i documenti non ancora archiviati. Se la dimensione massima del volume non è sufficiente per contenere tutti gli allegati da archiviare viene richiesto se si vuole procedere su un nuovo volume con la stessa dimensione massima ed, in caso affermativo, il nome del nuovo volume.