Apposizione della firma digitale e della marca temporale all’impronta del volume da parte del responsabile della conservazione (in linea con la delibera CNIPA del 2004). La gestione è prevista per tutti i volumi (e documenti di Docuvision) in presenza del modulo Docuvision Workflow Digitale.

La firma digitale garantisce autenticità, integrità e non ripudiabilità di un documento informatico al quale è associata stabilmente; la firma digitale quindi è un complesso algoritmo matematico che permette di firmare un documento informatico con la stesso valore legale di una firma autografa.

La validazione temporale del documento informatico è una ulteriore funzionalità che consiste nella cosiddetta “marcatura temporale”, che va utilizzata quando necessitano ulteriori caratteristiche rispetto alla firma digitale, oppure quando sono richieste specificatamente dalle normative vigenti.

Per effettuare la firma digitale e la marcatura temporale il programma verifica quanto è stato definito alla voce Servizi – Configurazioni – FIRMA DIGITALE. Inoltre, per la marcatura temporale di un documento informatico è necessario disporre di una connessione Internet sul client del gestionale, affinché sia possibile la connessione al sito dell’Ente Certificatore Infocert al fine di utilizzare le marche precedentemente acquistate.

Utilizzando il pulsante Firma [F7] viene richiamata la seguente videata.

L’operazione è consentita solo se il volume si trova nello stato Chiuso e permette di firmare e marcare temporalmente il file di chiusura del volume (cioè il file che raccoglie le impronte di tutti gli altri files contenuti nel volume). E’ possibile eseguire l’operazione in due fasi distinte (prima la firma ed in un secondo momento la marcatura):

• apposizione della firma digitale sull’impronta del volume. Andata a buon fine l’operazione il volume viene posto a stato “F” (Firmato).

Se il volume fosse stato già in precedenza firmato (esempio: utilizzando esternamente Dike senza richiamarlo da GESTIONE ARCHIVIAZIONE) impostando a “F” il campo “Firma digitale” della finestra “Firma volume” sarà ugualmente assegnato al volume il valore “F” (Firmato) all’ultima colonna, consentendo quindi di effettuare il successivo passaggio di marcatura temporale.

• apposizione della marca temporale sull’impronta della firma digitale generata nella fase precedente. Questa fase è subordinata alla corretta esecuzione della fase precedente, quindi non è possibile marcare un volume se prima non è stato firmato. Anche per tale operazione la procedura verifica quanto definito alla voce Servizi – Configurazione – FIRMA DIGITALE.

Si ricorda che il file oggetto di firma e marcatura è il file “elenco_impronte.txt” contenente l’elenco dei documenti archiviati nel volume e il relativo algoritmo SHA-256. Terminate le operazioni di firma e marca, all’interno del volume saranno presenti anche i seguenti files: elenco_impronte.txt.p7m ed elenco_impronte.txt.m7m.

NOTA BENE: se in Servizi – Configurazioni - FIRMA DIGITALE il campo “Tipo firma” è uguale a “E” (Esterno), nel programma Dike è necessario impostare i seguenti parametri marcatura alla voce di menù Strumenti – Configurazioni: Configura “Firma e Marca”: M7M, Configura “Marca”: M7M, Configura “Associa Marca a Documento”: M7M, File TSD: nomefile.p7m.tsd. Verificare il buon utilizzo della procedura Dike esternamente ai prodotti Passepartout prima dell’utilizzo dello stesso in abbinamento a Docuvision.

Nel caso di installazione Live apponendo una marca temporale viene necessariamente richiesta la successiva masterizzazione del volume; al termine della creazione del file relativo alla marcatura (elenco_impronte.txt.m7m) l’intero volume viene riportato nella directory locale definita alla voce “Directory masterizzazione” tramite il pulsante Dir.Masteriz. [ShF7]. Se non si procede con la masterizzazione, il volume non verrà considerato come marcato (nella colonna “F” dell’elenco volumi non sarà aggiornato lo stato da Firmato a Marcato).