Docuvision Workflow Digitale rende possibile l’emissione e l’inoltro delle fatture in formato digitale.

NOTA BENE: in Passcom il programma è disponibile solo per gli utenti appartenenti ai gruppi di tipo “S” (Studio) e in Mexal per i terminali diversi da “Solution”. In presenza del modulo Docuvision Workflow Digitale la funzione è disponibile per tutti i documenti memorizzati in Docuvision.

Per attestare la data di emissione, l’autenticità della provenienza e l’integrità del contenuto di una fattura elettronica occorre apporre la firma elettronica su ciascuna fattura e procedere alla sua trasmissione elettronica al destinatario o ai destinatari.

FIRMA DIGITALE – Impostando a “S” questo parametro si ha la possibilità di apportare la firma digitale ad uno o più documenti precedentemente memorizzati in Docuvision.

TRASMISSIONE ELETTRONICA – Questo parametro, se impostato a “S”, consente di trasmettere via mail uno o più documenti a cui è già stata apportata la firma digitale. Questa funzione si basa sulle impostazioni del tipo server email gestite dalla funzione “Servizi – Configurazioni - Server email” (per ulteriori dettagli consultare relativo capitolo del manuale).

L’utente può trovarsi in una di queste tre possibili situazioni:

• FIRMARE I DOCUMENTI MA EFFETTUARNE LA TRASMISSIONE IN UN SECONDO MOMENTO

In questo caso è sufficiente impostare a “S” solo il parametro relativo alla firma digitale. Alla conferma della maschera tramite il comando Ricerca documenti [F10] si apre la maschera di ricerca e selezione dei documenti memorizzati in Docuvision. Le eventuali selezioni ed i parametri impostati possono essere memorizzati tramite il comando M.Sel. [ShF11]; le selezioni memorizzate possono poi essere richiamate tramite il comando L.Sel.[F11].

Il parametro “Stato” con il quale è possibile mirare la ricerca dei documenti sulla base dello stato assunto, risulta impostato a “f” in modo da comprendere automaticamente nella selezione tutti i documenti che devono ancora essere firmati digitalmente.

Per ulteriori informazioni in merito si rimanda al capitolo “Docuvision – GESTIONE DOCUMENTO”.

Una volta selezionati i documenti a cui si intende apporre la firma digitale, e confermata la maschera di ricerca, il programma per ogni revisione/pagina da firmare utilizza quanto impostato nella funzione Servizi – Configurazione – FIRMA DIGITALE.

Se da GESTIONE DOCUMENTI si visualizza un documento firmato elettronicamente, questo riporterà accanto al numero del documento la lettera “F” a testimonianza del fatto che al documento è stata apportata la firma digitale.

• TRASMETTERE I DOCUMENTI PRECEDENTEMENTE FIRMATI

Per effettuare unicamente la trasmissione dei documenti l’utente dovrà impostare a “S” il parametro Trasmissione elettronica. Alla conferma della maschera [F10] o tramite il pulsante Invia a [F5] viene aperta la maschera seguente:

EMAIL MITTENTE – Mittente della posta elettronica. Campo di 60 caratteri alfanumerici. Indicare l’indirizzo di posta da cui inviare la mail. Anche in assenza di eventuale autenticazione (vedere successivo sottoparagrafo), tale indirizzo deve risultare valido poiché ad esso il proprio Internet Service Provider può ritornare eventuali messaggi di fallita consegna ai destinatari.

NOME MITTENTE VISUALIZZATO – Alias che rappresenta il mittente. Rappresenta il nome che i destinatari visualizzano o direttamente in sostituzione della mailbox (se il destinatario aggiunge quest'ultima alla propria rubrica di contatti). Il campo diviene accessibile in input solo se impostata una "Email mittente", gestisce anche i caratteri speciali non ASCII ed ha lunghezza massima di 60 caratteri.

EMAIL RISPONDI A –Campo di 60 caratteri alfanumerici dove indicare l’indirizzo di posta che sarà proposto di default ai destinatari per l'invio di una risposta.

NOME RISPONDI A VISUALIZZATO – Alias che rappresenta l'indirizzo di risposta default. Rappresenta il nome che i destinatari visualizzano o direttamente in sostituzione della mailbox (se il destinatario aggiunge quest'ultima alla propria rubrica di contatti). Il campo diviene accessibile in input solo se impostata una "Email rispondi a". Gestisce anche i caratteri speciali non ASCII ed ha lunghezza massima di 60 caratteri.

NOTA BENE: i tre campi che seguono “Email mittente” risultano inaccessibili qualora sia impostato un indirizzo nel campo “Email PEC mittente” nell’anagrafica azienda. Tale indirizzo verrà automaticamente visualizzato nel campo “Email mittente” della precedente schermata, dal quale non risulterà modificabile.

EMAIL DESTINATARIO – Destinatario della posta elettronica. Campo di 255 caratteri alfanumerici. Indicare gli indirizzi di posta a cui inviare la mail.

EMAIL CC – Copia per Conoscenza. Campo di 255 caratteri alfanumerici. Inserendo indirizzi di destinatari in tale campo, una copia della posta verrà loro inviata e gli altri destinatari potranno vederne i nomi.

EMAIL CCN – Copia per Conoscenza Nascosta. Campo di 255 caratteri alfanumerici. Inserendo indirizzi di destinatari in tale campo, una copia verrà loro inviata e gli altri destinatari NON potranno vederne i nomi.

OGGETTO – Descrizione per specificare l’oggetto della posta, che gestisce anche caratteri speciali non ASCII ed ha lunghezza massima di 255 caratteri.

TESTO – Descrizione per specificare un testo introduttivo all’inizio della posta che precede il testo di stampa vera e propria; gestisce anche caratteri speciali non ASCII ed ha lunghezza massima di 255 caratteri in linea, senza ritorno a capo o formattazione.

Sui campi “Oggetto” e “Testo” è attivo il tasto Speciali [F2] la cui unica scelta è rappresentata dall’identificatore speciale [IntestDocStp Autom] utile per l’emissione documenti di magazzino operando da Emissione/revisione documenti o da Emissione differita documenti. In tali contesti, con [IntestDocStp Autom] il programma può impostare automaticamente i valori per differenziare i vari documenti emessi:

Oggetto: Emissione Documento Passepartout

Testo: Documento: AA AAAAAAA AAAAAAA SS/NNNNNN del: GG/MM/AAAA

(esempio: Documento: FT FATTURA ACCOMP. 1/418 del: 04/09/2006).

In questo modo è quindi possibile installare più stampanti E, alcune con Oggetto e Testo definiti dall’utente (e quindi fissi), altre invece con [IntestDocStp Autom] per operare da Emissione/revisione documenti o da Emissione differita documenti.

Inoltre, [IntestDocStp Autom] può utilizzarsi per la stampa personalizzata Clienti/fornitori, consentendo di definire testo e oggetto nella singola stampa stessa senza doverli variare nella stampante ogni volta.

FIRMA – Descrizione per specificare la firma nella posta, che gestisce anche caratteri speciali non ASCII ed ha lunghezza massima di 255 caratteri in linea. Si tratta in realtà di un'appendice del testo in linea, che si aggiunge in coda a quest'ultimo impostato nel precedente campo.

RICEVUTA DI RITORNO – Impostando “S”, il client di posta del destinatario richiederà se inviare o meno la conferma del ricevimento dell’Email. A tale scopo è necessario che la relativa opzione sia attivata nel client di posta. Se impostato il campo "Email rispondi a", allora l ricevuta di ritorno verrà inviata a quest'ultimo indirizzo, altrimenti a quello impostato in "Email mittente".

Con invio MAPI, il pulsante Rubrica [F3] è attivo su tutti i campi della finestra e consente di sfogliare la rubrica di Outlook attraverso la relativa interfaccia. Anche in questo caso, l’accesso può essere subordinato a richiesta di password in base al profilo dell’account che intende sfogliare la propria rubrica (account diversi possono utilizzare rubriche diverse).

NOTA BENE: nella selezione degli indirizzi dalle rubriche rammentare comunque il limite massimo sui campi di destinazione gestiti da Passepartout, ossia 60 caratteri per il destinatario e 255 per CC e CCN. Tramite bozza di Outlook (quindi con Visualizzazione interattiva = “S”) e conseguente accesso alle rubriche è possibile ovviare a tali limiti e selezionare tutti gli indirizzi multipli desiderati.

Un documento può essere trasmesso più volte.

NOTA BENE: le successive trasmissioni, eseguite senza uscire da menù, non richiedono ogni volta l’impostazione dei valori sopra descritti; la pressione di [F10] consente di accedere direttamente alla maschera di Ricerca documenti. Tuttavia è possibile modificare i valori di trasmissione e-mail tramite il pulsante Invia a [F5] presente nella videata principale.

ATTENZIONE: ogni qualvolta vengono apportate modifiche al menù Configurazioni moduli – Docuvision - SERVER E-MAIL, affinché siano rese esecutive risulta necessario rilanciare la funzione di TRASMISSIONE DOCUMENTI di Docuvision.

Una volta indicati i parametri di trasmissione, una successiva pressione del comando [F10] porta all’apertura della maschera di ricerca dei documenti da inviare. La procedura proporrà il campo “Stato” impostato con il valore “t” in modo da comprendere automaticamente nella selezione tutti i documenti che sono già stati firmati digitalmente ma che devono ancora essere trasmessi. Possono essere trasmessi, infatti, solo i documenti a cui è stata apportata in precedenza la firma digitale. Se da GESTIONE DOCUMENTI si visualizza un documento trasmesso elettronicamente, questo riporterà accanto al numero del documento la lettera “T”.

• FIRMARE E TRASMETTERE I DOCUMENTI IN UN UNICO PASSAGGIO

L’utente questa volta dovrà impostare a “S” entrambi i parametri presenti nella videata. Con un primo [F10] verrà aperta prima la videata “Invia a” e, una volta definiti i parametri di trasmissione, una successiva conferma con [F10] porterà all’apertura della maschera di ricerca dei documenti. Le operazioni richieste per apportare firma digitale e per la trasmissione sono le medesime spiegate sopra.

Non è consentito associare una nuova revisione ad un documento in stato firmato o firmato e trasmesso; in GESTIONE DOCUMENTI risulta infatti disabilitato il pulsante Acquisisci [ShF8]. Unica eccezione per i documenti emessi dal gestionale.

Ad esempio: se ad un documento di magazzino già in precedenza firmato e trasmesso si apportano variazioni dalla voce di EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI, in fase di conferma della stampa su Docuvision, la procedura segnala:

Confermando, verrà creata in GESTIONE DOCUMENTI una nuova revisione del documento, ma la procedura eliminerà il contrassegno F T (Firmato e Trasmesso), consentendo di rieseguire nuovamente la firma e la trasmissione del documento.

NOTA BENE: viene firmata e trasmessa sempre l’ultima revisione del documento. Se invece si gestiscono le pagine la firma e la trasmissione riguarderà tutte le pagine che costituiscono il documento.

Non è possibile apporre la firma digitale ad un documento archiviato in un volume né procedere alla sua eventuale trasmissione elettronica. E’ consentito invece archiviare all’interno di un volume un documento precedentemente firmato.