In GESTIONE DOCUMENTO vengono memorizzate in automatico le immagini dei documenti o stampe create da tutti i programmi che permettono di produrre un report (ad eccezione del modulo redditi), utilizzando una stampante di tipo “D” (Docuvision).

NOTA BENE: in Passcom le stampanti di tipo “D” per effettuare l’archiviazione automatica non è disponibile per gli utenti appartenenti ai gruppi differenti da “Utenti Studio” ad eccezione dei programmi che non sono semplici programmi per elaborare stampe (esempio: EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI).

Per quanto riguarda i Dichiarativi, i versamenti F24 ed F23, le Lettere d’Intento e gli Intra Cee, questi vengono archiviati in automatico come opzione dell’Anteprima di stampa in Pdf.

La “Descrizione” assegnata al documento è una stringa composta nel modo seguente:

Al documento di Docuvision viene allegata una revisione contenente la stampa effettuata in formato .pdf.

NOTA BENE: effettuando stampe dall’azienda di studio STD, viene creato un solo documento associato all’azienda STD contenente il risultato della selezione multi-aziendale; se invece dall’azienda STD viene selezionata una sola azienda, il documento di Docuvision risultante viene associato all’azienda oggetto della stampa (ad eccezione di una casistica definita ed illustrata per il parametro generale “Documenti da bollati definitivi”).

Effettuando una stampa generica del gestionale (esempio: inventario, primanota, ecc.) su una stampante di tipo “D” (Docuvision) viene richiamata la finestra “Stampa su <nome stampante>” per definire la modalità di creazione del documento.

CLASSE – Classe da assegnare al documento di Docuvision che si sta creando. La prima volta che viene selezionata la stampante da una specifica funzione viene proposta la classe “001 Stampa generica”; le volte successive verrà proposta l’ultima classe utilizzata (per le aziende con tipo di gestione “Classi documento” uguale a “G” Generale la classe proposta è in comune). E’ possibile scegliere una qualsiasi tra le classi personalizzate oppure la classe predefinita “001”.

CREA DOCUMENTO – Viene definito se il documento di Docuvision potrà essere aggiornato aggiungendo nuove revisioni della stessa stampa o meno:

S = Senza revisionare. Viene creato un nuovo documento al quale non sarà possibile allegare nuove revisioni in automatico ma eventualmente inserirle manualmente da GESTIONE DOCUMENTO.

R = in Revisione. La prima volta viene creato un documento, le successive stampe effettuate con l’opzione nuovamente impostata a “R” vengono allegate al medesimo documento come revisione dello stesso. Se in precedenza si è utilizzata l’opzione “D” la stampa con opzione “R” viene vista come una revisione al documento nato con opzione “D”.

Utilizzando l’opzione “R” per creare le diverse revisioni di uno stesso documento non è possibile modificare la classe proposta nel campo precedente.

D = nuovo Da revisionare. Viene creato un nuovo documento; le successive stampe effettuate con l’opzione impostata a “R” vengono allegate a questo documento come revisioni.

NOTA BENE: le successive stampe vengono viste come nuove revisioni al primo documento solo se il report risultante è differente dal precedente. Poiché la procedura verifica se esiste una differenza a livello binario con il file precedente, anche la sola variazione del parametro “Stampa in formato Pdf/A” nella sezione Formato[F6] della stampante produce una diversa revisione anche se i dati del gestionale riportati in stampa sono analoghi alla precedente revisione del documento in formato pdf.

DESCRIZIONE – Descrizione del documento composto sino ad un massimo di 255 caratteri alfanumerici. Viene proposta la dicitura “IntestazioneStampa” che riporta nella descrizione l’intestazione della prima pagina della stampa selezionata. Lasciando il campo vuoto viene assegnato al documento la descrizione Stampa menu’:”+lettere associate alla voce del menù di stampa utilizzato. Dopo l’uso dell’opzione di creazione documento uguale a “R” o “D” alle successive stampe viene proposta la descrizione precedentemente impostata.

NOTA BENE: il titolo risulta modificabile se il parametro generale “Modifica documento fino a” è uguale ad arChiviato.

NOTA – Campo alfanumerico di 255 caratteri dove riportare la nota descrittiva del documento. Effettuando una revisione di un documento già presente, la nota descrittiva viene riportata nella revisione. Se il parametro generale “Gestione revisioni” è impostato a No, nelle successive stampe dopo l’uso dell’opzione di creazione documento “R” o “D” viene proposta la nota di testata memorizzata nel documento per eventuali variazioni.

DATA – Data da assegnare al documento di Docuvision. Con gestione documento “a pagine”, in caso di ulteriore stampa con il parametro “Crea documento” uguale a “R” viene riproposta la data precedentemente indicata nel campo. Con gestione documento “a revisione” viene sempre proposta la data di lavoro del terminale e, dalla seconda revisione in poi, rappresenta la data della singola revisione e non più quella di testata del documento.

Il pulsante Immagine [F5] richiama la finestra di impostazione immagine della stampante per effettuare eventuali variazioni specifiche per quella singola stampa.

NOTA BENE: per i documenti a cui viene assegnata la classe “001” le revisioni e i dati proposti per ogni successiva stampa sono per specifico utente, per i documenti a cui viene assegnata una classe personalizzata i dati proposti per le successive ristampe sono comuni a tutti gli utenti all’interno dell’azienda.

Alcune stampe del gestionale, rientranti nella classe “900” Stampe Fiscali, hanno peculiarità differenti rispetto alle altre:

• non è possibile assegnare una classe diversa se non richiamando in variazione il documento di Docuvision;
• non è possibile assegnare una specifica o differente descrizione rispetta a quella prevista e gestita dalla procedura;
• eventuali ristampe creano sempre un nuovo documento in Docuvision;
• elaborazioni multiple effettuate dall’azienda studio “STD” in modalità non definitiva creano uno specifico documento di Docuvision per ogni azienda da associare a quest’ultima anziché creare un unico documento di Docuvision associato all’azienda “STD”.

Qui di seguito si riporta l’elenco dei programmi coinvolti e la stringa riportata come descrizione del documento:

Le stampe contabili: “Bilancio di verifica”, “Bilancio fiscale” e “Bilancio interattivo” possono essere gestite come tutte le stampe generiche del gestionale se nel file pxconf.ini viene inserito il parametro DV_stpg_Bilanci=1 nella sezione [Installazione]. Se il parametro è assente o uguale a “0” (zero) scegliendo una stampante di tipo “D” Docuvision si avrà il seguente comportamento:

• viene creato un documento con classe “200” Bilanci;
• la descrizione è composta dal tipo bilancio e dal periodo selezionato (esempio: Bilancio interattivo dal 01/01/10 al 31/12/10);
• ristampe di un periodo già presente in Docuvision vanno ad aggiornare il documento esistente.

NOTA BENE: le elaborazioni relative al “Bilancio fiscale” vengono archiviate nel database dei redditi.

La gestione dei documenti con classe “200” (Bilanci) creati in Adp e riportati in Docuvision risulta limitata:

• non è possibile effettuare acquisizione di nuove revisioni/pagine dall’esterno;
• non è possibile cancellare una singola revisione/pagina;
• è possibile modificare esclusivamente i seguenti campi: “Nota”, “Pratica”, “Cliente/Fornitore” (e relativi dati anagrafici), “Nota” e “Ulteriore nota” della singola revisione, eventuali campi aggiuntivi attivati per la classe “200”.

I programmi che generando stampe da archiviare in Docuvision vanno a confluire nel database comune a tutta l’installazione dr_dv.estensione file e non in quello della specifica azienda sono: Stampe – Contabili – Bilancio – BILANCIO FISCALE, Stampe – Contabili –COLLEGAMENTO RIGHI REDDITI, intero modulo Dichiarativi ad eccezione di Entratel, Dichiarazione Iva/Iva base, Comunicazione Iva, Modello 770 e Situazione stampe laser.