NOTA BENE:

• i dati contabili vengono inviati una sola volta
• tutti i documenti che sono marcati come contabilizzati non potranno più essere variati in Passepartout Welcome
• anche se si esegue la contabilizzazione di tutto (corrispettivi e ciclo attivo) i caricamenti sono sempre effettuato in modo separato, quindi uno potrebbe andare a buon fino e l’altro no, in questo caso verranno marcati solo i dati del caricamento caricati con successo, mentre per quello non effettuato si dovrà correggere l’errore specifico e rilanciare nuovamente la relativa contabilizzazione
• è possibile contabilizzare solo chiusure giornaliere eseguite all’interno dello stesso mese (ad esempio dal 05/01/2015 al 22/01/2015, dal 01/02/2015 al 14/02/2015, ecc)

Dalla maschera selezionare lo stato “Non Contabilizzata”, impostare una data e cliccare sul pulsante “Ricerca”. Le righe visualizzate nella griglia corrispondono alle chiusure che si possono ancora contabilizzare.

Verificare il percorso in cui salvare i file di contabilizzazione (il valore proposto è quello predefinito da Configurazione – Collegamento Passepartout PMI).

È possibile definire una Descrizione che verrà inserita nel file e che verrà anche riportata nella registrazione di prima nota in Mexal.

Impostare il flag sull’opzione ”Salva i dati ed inviali direttamente su Mexal” o in alternativa su “Salva i dati su file” in base alle seguenti modalità:

• invio diretto a Mexal: Passepartout Welcome registra direttamente negli archivi di Mexal le registrazioni di prima nota.
• Crea un file in formato xml nella cartella indicata (può essere un supporto fisso, removibile o remoto): questo file può poi essere gestito in maniera personalizzata. Utile nel caso di Installazione Mexal non raggiungibile e quindi posso utilizzare il file e importarlo manualmente

Selezionare il tipo di contabilizzazione, le opzioni possibili sono:

• Tutto legge le ricevute/scontrini, le fatture/note di credito con le anagrafiche e gli anticipi di tipo non fiscale (caparre, depositi, ecc. );
• Anticipi: esporta verso Mexal/Passcom le anticipazioni non fiscali (caparre, depositi, ecc.);
• Corrispettivi: legge solo le ricevute fiscali/scontrini (RI- RF-CO);
• Fatture: legge le fatture/note di credito del ciclo attivo e le relative anagrafiche (FE – NE).

Tramite il pulsante “Configura connessione” è possibile accedere direttamente alla finestra di configurazione della connessione.

“Cambia stato contabilizzazione”: permette di modificare lo stato di una chiusura impostandola a “Non Contabilizzata”, in modo da poter effettuare nuovamente la contabilizzazione. La funzione è abilitata solo se è attivo il flag “Permetti la modifica dello stato contabilizzazione delle chiusure giornaliere” presente in Configurazione – “Permessi”.

Una volta impostati i parametri per la modalità di scritture del file xml, mediante il pulsante “Contabilizza” è possibile procedere con la scrittura in prima nota.

NOTA BENE: in caso si vericasse l’errore “Tipo Ricevuta Fiscale non quadra totale DARE diverso da totale AVERE”, in Easypass è disponibile il chiarimento https://easypass.passepartout.sm/Soluzione/Dettaglio/57660 in cui sono spiegati i controlli e i passaggi da eseguire per la correzione.

Successivamente alla procedura di contabilizzazione si possono verificare i seguenti casi:

• nessun errore contabilizza tutto (COR+VEN)
• contabilizza solo COR (errore su VEN)
• contabilizza solo VEN (errore su COR)
• non contabilizza nulla (errore sia su COR che VEN)

Se si decide di contabilizzare tutto (Corrispettivi e Vendite) e si verifica un errore contabilizzando le Vendite (Fatture e le Note di Credito) ma non si verifica nessun errore contabilizzando i corrispettivi allora la chiusura giornaliera in griglia viene marcata con stato "Contabilizzati solo i corrispettivi". A quel punto per riprovare a contabilizzare la chiusura (Vendite), l'utente deve selezionare nel menù a tendina Stato, la voce "Contabilizzati solo i corrispettivi" per far tornare la chiusura in griglia.

RICEVUTE FISCALI (tipo Mexal CO - RI )

Sono trasmesse solo le ricevute pagate.

Viene contabilizzato il totale dei corrispettivi (di tutte le ricevute) con la relativa suddivisione per aliquota IVA..

FATTURE RICEVUTE FISCALI (tipo Mexal RF)

Vengono trasmesse sia le fatture sospese che quelle pagate.

Viene indicato l'importo totale PAGATO (relativo a tutte le fatture) e l'importo totale SOSPESO (relativo a tutte le fatture) con la relativa suddivisione per aliquota IVA..

INCASSO DI FATTURE RICEVUTE FISCALI (tipo Mexal RF)

Viene indicato l'importo totale dei SOSPESI PAGATO (relativo a tutti gli incassi delle fatture RF sospese dei giorni precedenti)

FATTURE-NOTE DI CREDITO (tipo Mexal FE -NE)

Vengono inviate a Mexal le singole fatture e le singole note di credito con l’importo pagato e non pagato.

Durante la contabilizzazione delle fatture FE vengono inviate a Mexal anche le anagrafiche degli intestatari dei documenti.

Se l'anagrafica cliente è già presente nell'archivio clienti di Mexal viene solamente aggiornata mentre nel caso in cui il cliente non sia presente in Mexal, verrà inserito nell'archivio clienti.

L’aggancio fra il codice cliente di Passepartout Welcome e Mexal viene effettuato mediante la PARTITA IVA che quindi deve essere sempre corretta (se mancante o non conforme tutto il flusso del ciclo attivo NON viene caricato, ciò viene evidenziato con un messaggio specifico).

NOTA BENE: si ricorda che alla P. Iva nel caso di partite Iva non Italiane, va anteposto il codice iso del paese (FR Francia, DE Germania, per San Marino SM seguito dal codice operatore di 5 cifre). Se il campo è composto da solo numeri (max 11 cifre) viene considerata P. Iva italiana (il programma antepone automaticamente il codice iso IT).

I pagamenti delle fatture FE una volta che sono state contabilizzate, devono essere gestiti direttamente da Mexal.

ACCONTI

La contabilizzazione degli incassi relativi ad acconti è sempre regolare, in quanto ad ogni somma ricevuta corrisponde l’emissione di un documento fiscale (ricevuta o fattura) totalmente pagato.

CAPARRE

Il funzionamento attuale prevede la contabilizzazione degli incassi relativi a caparre/depositi solamente il giorno di chiusura del conto (con l’emissione del documento fiscale – quindi al momento dell’utilizzo e non al momento dell’effettivo incasso).

Esempio: un conto di € 250,00 emesso il 12/09/2009 con € 100,00 di caparra/deposito e € 150,00 di incasso in contanti, verrà contabilizzato con data 12/09/2009 come fosse stato interamente pagato in quella data, quindi incasso di € 250,00 a fronte di un corrispettivo di € 250,00.

ATTENZIONE: Se la caparra/deposito viene cancellata nel lasso di tempo che intercorre tra l’emissione del documento e la sua contabilizzazione, si crea uno sbilancio nelle chiusure serali e viene generata una contabilizzazione anomala del documento (es.: dopo aver inserito un deposito ed eseguito un conto anticipato, si elimina la caparra ancora attiva nella prenotazione). Nell’esempio di cui sopra verrà contabilizzato erroneamente un incasso di € 150,00 a fronte di un corrispettivo di € 250,00.

PAGAMENTI DEL GIORNO

Viene indicato il totale degli importi suddiviso per tipologia di pagamento, equivalente al totale corrispettivi + totale ricevute fiscali + totale fatture ricevute fiscali RF pagate.

Per gli incassi di RF emesse in sospeso in giorni precedenti, viene effettuata un’apposita registrazione suddivisa per tipologia di pagamento.