A differenza dell'archivio Aziende, nell'archivio Agenzie, una volta selezionata un'anagrafica, viene visualizzata anche la scheda denominata Contratti/Allotment. Tramite quest'ultima scheda è possibile definire i contratti/allotment per l'agenzia selezionata.

Il contratto/allotment indica il quantitativo di camere che l'albergo mette a disposizione dell’agenzia.

Per inserire il contratto/allotment cliccare sul pulsante “Aggiungi Contratto” e nella maschera che viene proposta definire il Tipo di contratto (Per camera o Per Tipologia), il codice, la descrizione, i giorni di release, la scadenza, e la data di creazione.

Dopo aver confermato i dati, il contratto viene aggiunto nella lista dei contratti a sinistra e selezionando il contratto è possibile modificare altri dati legati al contratto stesso (lo stato, il colore, il Listino, il Credito, il trattamento, se conteggiare il contratto in Disponibilità e se eliminare il contratto alla scadenza).

Nella griglia sottostante viene visualizzato il dettaglio del contratto giorno per giorno:

• Allotment: quantità di camere in allotment;
• Utilizzato: quantità di camere utilizzate in prenotazione;
• Residuo: quantità di camere in allotment residue;
• Extra Allotment: quantità di camere impostate come extra allotment in prenotazione.

Se il flag “Riferimento Agenzia Conto” è attivo e viene effettuato un conto ad una prenotazione collegata al contratto, nel conto vengono stampati tutti i riferimenti dell’agenzia.

Per confermare eventuali modifiche apportate cliccare sul pulsante “Salva Contratto”.

Se si attiva il flag “Vuoto per pieno” viene scalata la quantità dell’allotment dalla disponibilità indipendentemete dalla presenza di prenotazioni per il periodo di allotment (allotment totalmente garantito).

Nell’esempio sottostante è presentata la situazione di una disponibilità totale di 12 (Camere totali) con una quantità allotment di 2 con flag NON attivo per il Vuoto per pieno e una quantità allotment di 3 con flag attivo su Vuoto per pieno.

Dopo aver definito i dettagli del contratto, tramite il pulsante “Nuovo Periodo” è possibile inserire i periodi di contratto con le relative quantità se il contratto è “Per tipologia” oppure la camera specifica se il contratto è “Per Camera”. Nel campo “Retta” è possibile indicare il valore da impostare in prenotaizone una volta selezionato il contratto.

Come giorni di release si intendono i giorni che non vengono considerati in contratto/allotment a partire dalla data di gestione; ad esempio se in un contratto/allotment vengono indicati 2 giorni di release significa che l’agenzia non ha l’esclusiva delle camere per i prossimi 2 giorni ma solo a partire dal terzo giorno della data di gestione. Premendo il pulsante Conferma la riga viene riportata nella griglia di elenco ed è possibile effettuare modifiche sulla riga di periodo tramite il pulsante “Modifica Periodo”.

Indicando le camere per numero specifico tali camere verranno segnalate nel planning delle prenotazioni mediante la colorazione in trasparenza dei giorni per cui è stato definito il contratto/allotment.

Indicando le camere per tipologia sul contratto invece, tali camere non vengono evidenziate sul planning di periodo, ma esclusivamente in Contratti/Allotment (richiamabile da Front Office – Agenzie/Aziende), dove viene riportato il quantitativo di camere definito in fase di inserimento contratto/allotment.

Terminata la fase di definizione dei contratti/allotment in fase di inserimento di prenotazione, dopo aver indicato l’agenzia e il contratto/allotment, vengono effettuati i controlli sul contratto/allotment per verificare che i parametri di quest’ultimo coincidano con quelli della prenotazione, in caso contrario viene segnalato un messaggio.

Utilizzando il contratto/allotment per numero di camera specifici ogni qualvolta si inserisce una prenotazione in allotment il programma controllerà che la camera assegnata alla prenotazione sia tra quelle destinate all' allotment dell'agenzia selezionata e che quest'ultima sia ovviamente disponibile, invece utilizzando l'allotment per tipologia il programma verifica solamente che la camera assegnata alla prenotazione in allotment sia di una tipologia tra quelle consentite all' allotment stesso per quella determinata agenzia.

Le camere in contratto/allotment vengono indicate in Disponibilità se il flag “Conteggia in Disponibilità” nel contratto è attivo e vengono conteggiate in base alla data di scadenza definita nel contratto, in particolare vengono visualizzate le camere in Allotment e in Allotment prenotate.

Anche nel Planning Disponibilità, raggiungibile dal menù Front Office, vengono indicate le camere in contratto/allotment.

In prenotazione selezionando un contratto che ha associato un listino, credito e trattamento specifico vengono proposti come valore predefiniti e cliccando sul pulsante a fianco del campo contratto è possibile visualizzare i contratti legati all’agenzia.