Alla maschera di schedina si può accedere direttamente in fase di check-in (flag “Apri schedina PS dopo il check-in” attivo in Impostazioni – “Parametri PS”), in tal caso i dati anagrafici del cliente già inseriti nell’archivio clienti saranno già compilati. Se il cliente è stato già registrato in passato, saranno presenti anche i dati relativi al documento d’identità.

Nota bene: l’intestatario Schedina PS viene assegnato la prima volta che si salva o si stampa una schedina PS, quindi all’inserimento di una prenotazione NON è ancora assegnato l’intestatario schedina.

Si può cercare un cliente o inserirne uno nuovo direttamente da questa maschera con le stesse modalità dell’archivio clienti.

In alternativa è possibile fare una ricerca per numero di schedina inserendo nel campo cognome il simbolo "." seguito dal numero della schedina del cliente (Es.: .100), tramite il tasto tabulatore della tastiera il programma effettuerà una ricerca estrapolando il cliente corrispondente al numero di schedina inserito.

Nella maschera di “Elenco Clienti/Componenti”, che compare digitando un cognome o parte di esso, in corrispondenza delle anagrafiche già presenti in archivio, i clienti che hanno già schedine di PS, presenti o passate, vengono segnalati con un flag nella colonna PS.

Se si crea un nuovo cliente da Schedina, sarà salvato automaticamente nell’archivio clienti.

Nota bene: in Impostazioni – “Parametri PS”, è possibile impostare quali campi rendere obbligatori per la stampa della schedina PS, sia per i componenti che per il Capo Schedina; inoltre, attivando il flag “Controlla i campi obbligatori anche al salvataggio della schedina”, i campi selezionati come obbligatori verranno controllati anche in caso di salvataggio della schedina.

La maschera di inserimento dati Schedina è così strutturata:

• Nome, Cognome, Cortesia, Indirizzo, Città, Cap (automatico se compilata correttamente la città), Nazione, Luogo di Nascita, Cittadinanza, Data di Nascita, Sesso;
• Tipo Documento (campo personalizzabile in Configurazione - Tabelle - Documenti - Tipo Documenti o dal pulsante “+”a fianco), Numero Documento, Rilasciato da (campo personalizzabile in Configurazione - Tabelle - Documenti - Autorità o dal pulsante “+”a fianco), Comune Rilascio Doc., Data rilascio (Controllo scadenza documenti personalizzabile in Configurazione - Tabelle - Documenti - Autorità), Data Scadenza; Nazione Rilascio Doc;
• Esenzione Tassa Soggiorno (si può selezionare nel menù a tendina il motivo di esenzione di tassa); se dopo aver selezionato una esenzione tassa si clicca sul pulsante a fianco, è possibile propagare l’esenzione a tutti i componenti di schedina;

• No Consenso Privacy (con il flag vistato il cliente non compare nelle ricerche in archivio destinate al mailing, in quanto non ha autorizzato il trattamento dei dati,);
• Arrivo (giorno di arrivo del cliente);
• Partenza (giorno di partenza del cliente);
• Camera (Camera occupata dal cliente);
• Ubicazione Istat (compilata in automatico in base all’impostazione in tabella “Risorse”);
• Numero (Numero schedina, se già stampata sarà il numero stampato altrimenti questo campo rimarrà vuoto fino alla stampa della schedina, in cui il programma assegnerà in automatico il numero progressivo di PS);
• Cambio Numero (se il flag è attivato permette di modificare il numero della schedina);
• Rif. Grp (nome del gruppo per la stampa di schedine per gruppi), quando questo campo è compilato, verrà emessa una schedina al capogruppo e, se è attivo il flag “Stampa l’elenco del gruppo dopo la stampa della PS” in Impostazioni – “Parametri PS”, chiesto di inserire un numero di fogli bianchi per la stampa dell’elenco allegato dei partecipanti del gruppo pari al numero di copie impostate in Impostazioni – Stampanti (campo “Copie” a fianco di Stampante Gruppo PS);

• Stato schedina (viene indicato lo stato della schedina “Inserita”, “Stampata” o “Inviata”);
• Stampata il (indica la data in cui è stata stampata la schedina ed è quella di riferimento per le stampe Istat, il pulsante a fianco permette, dopo aver digitato la password dell’utente admin, di modificare la data di stampa);
• Sezione Altri componenti/Richiama storico: in questa sezione è possibile tramite il pulsante “Nuovo Comp.” e “Modifica Comp.” inserire e modificare i dati di eventuali componenti della schedina, Data di Partenza, Numero di camera, Provincia e nazione verranno compilati in automatico dal programma secondo i dati del capo schedina, ma saranno comunque modificabili.

In Impostazioni – “Parametri PS” è presente il flag “Apri la ricerca anagrafica per i componenti della schedina”:

• se il flag non è attivo, digitando un cognome nell’apposita colonna della sezione dei componenti, non viene effettuata la ricerca sull’archivio anagrafiche, creando sempre creata una nuova anagrafica di tipo “ComponenteAutomatico”;
• se il flag è attivo, viene eseguita la ricerca sull’archivio clienti e viene quindi data la possibilità, tramite il doppio click sulla riga, di impostare l’anagrafica scelta come componente;

Nel caso un cliente sia stato registrato precedentemente insieme ad altri componenti, sarà possibile recuperare questi ultimi nella scheda “Richiama Storico” (dove vengono salvati tutti i componenti che hanno soggiornato con quel determinato capo schedina, anche in soggiorni diversi) e dopo aver selezionato il componente da immettere nella nuova schedina, tramite il pulsante “Recupera Componente” e successivamente aver selezionato con il doppio click il componente da sostituire dalla maschera “Elenco Clienti”, il componente viene trasferito nella scheda “Altri componenti”.

Nella sezione relativa ai componenti sono presenti una serie di pulsanti che agiscono sui componenti.

• Nuovo Comp.: permette di inserire i componenti tramite una maschera, alla conferma dei dati i componenti saranno inseriti anche nella prenotazione collegata; la funzione è abilitata solo in caso di flag “Aggiungi componente schedina PS” attivo in Configurazione - Permessi;

• Modifica Comp.: permette di modificare i componenti tramite una maschera dopo aver selezionato il componente con il flag “Sel.”; per i dettagli sulla funzione “Modifica Comp.” fare riferimento alla presente Guida in UTILIZZO – FRONT OFFICE - PRENOTAZIONE – FUNZIONI SUL DETTAGLIO DI PRENOTAZIONE – MODIFICA COMPONENTE.

• Rimuovi Comp.: elimina il componente dalla schedina rendendolo disponibile per una successiva schedina; potrà essere selezionato dalla scheda “Altri Componenti della prenotazione”;
• Elimina Comp.: elimina il componente selezionato dopo aver selezionato il componente con il flag “Sel.”; la funzione è abilitata solo in caso di flag “Elimina componente schedina PS” attivo in Configurazione - Permessi;

attenzione, questa funzione elimina il componente anche dalla prenotazione, viene quindi richiesta una ulteriore conferma;

A destra della videata sono presenti i pulsanti relativi alla schedina.

• Visualizza Firma: è possibile visualizzare la firma rilasciata dal cliente tramite le funzioni Myself e App Mobile (per i dettagli sulla gestione della Firma digitale fare riferimento alla presente guida al capitolo WELCOME MY-SELF e APP WELCOME – Front Office – Privacy Clienti);
• Apri Anagrafica: propone la maschera di anagrafica cliente; chiudendo la maschera di anagrafica eventuali modifiche verranno apportate immediatamente alla schedina PS;
• Stampa RoomingList: permette di stampare un report modello RoomingList utile per i gruppi;

• Nuova Schedina: permette di inserire una nuova schedina per lo stesso cliente; è possibile disabilitare questa funzione disattivando il flag “Aggiungi schedina PS senza prenotazione” presente in Configurazione - Permessi;
• Elimina Schedina: permette di eliminare la schedina selezionata; la funzione è abilitata solo in caso di flag “Elimina schedina PS” attivo in Configurazione – Permessi; se si vuole impedire di eliminare le schedine stampate o inviate disattivare il permesso “Elimina schedina PS Stampata/Inviata”;
• Anteprima: effettua l’anteprima a video della schedina assegnando il numero a quest’ultima;
• Stampa e Chiudi: stampa la schedina selezionata su stampante in base alle impostazioni in Impostazioni – Stampanti campo “Stampante Documenti PS”, assegnando un numero dopo la conferma da parte dell’utente; è possibile bloccare la stampa della schedina se non è stato effettuato il check-in a tutti i componenti della prenotazione, attivando il flag “Blocca stampa Schedina se ci sono componenti senza check-in” presente in Impostazioni – “Parametri PS”; è possibile bloccare la stampa della schedina in caso di numerazione doppia attivando il flag “Blocca stampa Schedina con numerazione doppia” presente in Impostazioni – “Parametri PS”;
• Annulla: svuota la maschera di archivio schedine senza salvare eventuali modifiche apportate ad una schedina precedentemente selezionata;
• Salva: salva una nuova schedina o le modifiche fatte ai dati di una preesistente rimanendo nella maschera delle schedine per una nuova consultazione; NB: in Impostazioni – Parametri PS, se il flag “Assegna il numero schedina PS al salvataggio” è attivo, in maschera schedina, cliccando su “Salva” o “Salva e Chiudi”, alla schedina viene assegnato il numero come avviene in fase di stampa, in questo modo non è obbligatorio stampare le schedine ai fini Istat.
• Salva e Chiudi: salva una nuova schedina o le modifiche fatte ai dati di una preesistente uscendo dalla maschera di schedine .

Se, oltre al capo schedina, vengono inseriti più di 5 componenti viene visualizzato un messaggio di controllo che permette di decidere se proseguire ed effettuare normalmente la schedina oppure utilizzare la stampa della schedina di gruppo compilando il campo “Rif. Gruppo”, in quest’ultimo caso verrà generata una schedina per il capogruppo e un allegato con i componenti.

Il flag “Stampa schedina incompleta” è impostato di default in base al flag “Permetti la stampa della schedina PS senza i dati dell’intestatario” presente in Impostazioni – “Parametri PS”; se il flag in Impostazioni è disattivato, il flag in schedina PS viene proposto disattivato di default; attivando il flag in Impostazioni, in maschera schedina PS il flag viene proposto attivo di default, in questo caso i campi obbligatori non vengono controllati e viene effettuata una stampa della schedina senza numero, salvata in “Archivio Schedine” tra le “Schedine Non Stampate”, e può essere stampata in un secondo momento al completamento dei dati obbligatori che non sempre si hanno a disposizione al momento del check-in della camera; disattivando il flag “Stampa schedina incompleta” i campi obbligatori vengono controllati e non è possibile stampare la schedina PS senza dati obbligatori.

Se in fase di check-in si salta il passaggio di stampa schedina, quando in un secondo momento si apre la maschera di PS occorrerà creare una nuova schedina tramite il pulsante Nuova Schedina, cliccando sulla riga nel box schedine appena comparsa si apre la suddetta schedina in dettaglio e si potrà procedere alla compilazione dei dati.

Se in prenotazione sono presenti componenti con arrivi con date diverse, dopo aver cliccato sul pulsante “Schedina PS” viene proposta una maschera dove selezionare la data in modo tale da proporre tra i componenti solo quelli in arrivo in una determinata data e non tutti i componenti di prenotazione.

NOTA BENE: Quando si emette un conto anticipato e nella maschera di Incasso si sceglie "Chiudi il conto senza liberare la camera" oppure "Chiudi il conto senza incassarlo", la data di partenza della PS inserita viene cambiata con la data del giorno in cui si chiude il conto. Occorre scegliere l'opzione "Incassa e lascia il conto aperto" quando si fa il conto anticipato, in questo modo la data di partenza della PS non viene modificata e quando il cliente parte sarà sufficiente chiudere il conto a 0 senza emettere nessun documento.