Colore: colore da assegnare alla prenotazione (viene visualizzato sia sul planning di periodo che sul quadro giornaliero). NB: in Impostazioni -> “Parametri Prenotazione” è possibile impostare la modalità di assegnazione colore tramite il flag “Modifica il colore di default solo se la prenotazione è nuova”. In caso sia associata un’azienda o un’agenzia alla prenotazione verrà proposto il colore dell’agenzia o azienda, che comunque sarà possibile modificare. Il colore predefinito può essere indicato in Parametri Prenotazione.

Se si desidera modificare il colore e propagare la modifica a tutte le camere del gruppo o delle prenotazioni collegate, cliccare sulla freccia a fianco del colore. Se è attiva la propagazione, il campo viene evidenziato in rosso; se si vuole disattivare la propagazione cliccare nuovamente sulla freccia.

Scadenza Opzione: tramite questo calendarietto si può impostare una data d’opzione per la prenotazione. Questa scadenza viene visualizzata nell’ “Elenco prenotazioni”, in modo da richiamare e confermare o eliminare la prenotazione una volta scaduta l’opzione. Nel planning una prenotazione con opzione risulta barrata in un senso e del colore impostato in Configurazione - Impostazioni - Parametri Prenotazione per le prenotazioni in opzione.

Quando l’opzione scade sul planning viene barrata in entrambi i sensi indicando che la data corrente è superiore a quella d’opzione.

Se si desidera modificare la scadenza opzione e propagare la modifica a tutte le camere del gruppo o delle prenotazioni collegate, cliccare sulla freccia a fianco del campo. Se è attiva la propagazione, la data viene evidenziata in rosso; se si vuole disattivare la propagazione cliccare nuovamente sulla freccia.

È possibile impostare in “Attività automatiche” l’attività “Controllo delle scadenze opzioni”; se la Scadenza Opzione è uguale alla data di gestione viene creata un’attività automatica da esaminare. Se si clicca sul pulsante “Visualizza” si accede alla maschera della prenotazione indicata per apportare le modifiche del caso (as esempio posticipare la data di scadenza, eliminare la prenotazione o togliere la scadenza opzione e confermarla). Affinchè l’attività automatica non venga più riproposta occorre togliere la scadenza opzione e impostare la prenotazione a stato “Confermata”.

Blocca prezzo e retta: permette di disabilitare la digitazione dei campi prezzo e retta in prenotazione.

Blocca camera: permette di bloccare sul quadro giornaliero e di periodo la camera prenotata, in modo da assegnare ad un cliente un determinato numero di camera. Per poter modificare la camera assegnata alla prenotazione sarà necessario rimuovere il flag.

Blocca tipo camera e tipologia vendita: non permette di spostare la prenotazione su tipologia e tipologia camera differente da quella impostata in prenotazione. Il flag è proposto attivo di default, se in Impostazioni – “Parametri Prenotazione” il flag “Attiva il check ‘Blocca tipo camera e tipologia vendita’ di default” è attivo.

Blocca inserimento extra: non permette l’inserimento di extra sulla prenotazione.

No Overbooking: in caso di più prenotazione sulla stessa camera e nello stesso periodo (in caso di conti separati ad es.) è possibile dichiarare tali prenotazioni come sottoconti l’uno dell’altro anziché overbooking. Con tale flag vistato le prenotazioni nel quadro giornaliero non assumono il colore dell’overbooking e sul planning vengono visualizzate con un simbolo “>>”generando una camera fittizia di un colore diverso da quella generata da prenotazioni in overbooking.

Contratto Istat: questo flag può essere utilizzato per escludere dal conteggio Istat (Archivio Schedine) le schedine con contratto Istat, in questo caso, in fase di elaborazione in Archivio Schedine occorre attivare anche il flag “Escludi componenti con contratto istat”.

Late Check Out: questo flag può essere utilizzato per indicare una prenotazione che è in partenza in Late Check Out, in questo modo la prenotazione graficamente nel giorno di partenza occupa quasi tutta la casella, indicando quindi che per quel giorno e sulla quella risorsa non è possibile inserire prenotazioni in arrivo; il flag è anche presente nella griglia di dati delle Stampe di Servizio.

Personale hotel – Camera non disponibile: se il flag è attivo, nel Planning Disponibilità la prenotazione viene conteggiata in una riga a parte (flag attivo “Visualizza Camere Pesonale Interno” in Planning Disponibilità”), non viene conteggiata tra le camere prenotate e viene scalata dalle disponibili, in questo modo gli indici Revpar e le percentuali di occupazione risultano al netto di prenotazioni che non contribuiscono ai ricavi aziendali; è possibile disabilitare l’attivazione/disattivazione del flag tramite l’impostazione del flag “Abilita flag personale hotel” presente in Configurazione -> “Permessi”

Prestazione iniziale - Prestazione Finale: rispettivamente la prestazione del giorno d’arrivo e del giorno di partenza del cliente proposta di default in base al Trattamento di prenotazione (Notte, Colazione, Pranzo o Cena) e utilizzate per il calcolo della Previsione Ristorante (Stampe di Servizio). La prestazione iniziale e finale viene impostata in automatico a tutti i componenti della camera, per modificarla sul singolo componente effettuare la modifica dei campi in “Modifica Componente”.

Se si desidera modificare la prestazione iniziale e/o prestazione finale e propagare la modifica a tutte le camere del gruppo o delle prenotazioni collegate, cliccare sulla freccia a fianco del campo. Se è attiva la propagazione, i campi vengono evidenziati in rosso; per disattivare la propagazione cliccare nuovamente sulla freccia. NB: in questo caso sul componente viene attivato in automatico il flag “Prestazione Iniziale e Finale Fisse”.

Note Prenotazione – Note Conto - Note Governante: tramite questi campi è possibile associare alla prenotazione determinate note, relative alla prenotazione, al conto e alla preparazione della camera del cliente (governante). Le note di conto e di prenotazione verranno visualizzate nei tooltip sia del quadro giornaliero che di quello di periodo; inoltre saranno visualizzate quelle di prenotazione nell’elenco prenotazioni e quelle di conto nell’elenco conti aperti e in fase di conto in un apposito box. Le note per la governante verranno riportate nell’apposita stampa per la governante nelle stampe di servizio. Nell’archivio clienti le note di prenotazione e per la governante dell’ultimo soggiorno verranno salvate negli appositi Box.

Note Ristorante: è possibile inserire delle note relative al ristorante che attualmente si possono solo stampare nella stampa di prenotazione e nella Pianta del Giorno da Stampe di Servizio (di default proposte quelle presenti in anagrafica – “Default Prenotazione”).

Note Centro Estetico: è possibile inserire delle note relative al Centro Estetico (di default proposte quelle presenti in anagrafica – “Default Prenotazione”).

Se in Impostazioni – Parametri Prenotazione è attivo il flag “Proponi note ultime governante e note ultima pren. di default”, nei campi “Note Prenotazione” e “Note Governante” di nuova prenotazione vengono proposte le note di anagrafica - scheda “Storico”.

Se si desidera modificare le note e propagare la modifica a tutte le camere del gruppo o delle prenotazioni collegate, cliccare sulla freccia a fianco del campo. Se è attiva la propagazione, la nota viene evidenziata in rosso; per disattivare la propagazione cliccare nuovamente sulla freccia.

In fase di inserimento prenotazione se nella tabella corrispondente al Trattamento selezionato sono presenti dei valori predefiniti nel campo note quest’ultime vengono proposte di default in prenotazione.

Tramite il pulsante “+” a fianco di ogni nota è possibile accedere alla maschera per codificare e/o inserire delle note precaricate.

Se il conto è chiuso, è possibile abilitare o disabilitare la modifica delle note, in base al parametro “Modifica Note Conto Chiuso” presente in Configurazione – “Permessi”.

Ora Arr., Ora Part. e Time Limit: sono campi che se indicati, oltre che sulla stampa di prenotazione, vengono riportati tra le informazioni al passaggio del mouse sulla prenotazione; i campi “Ora Arr.” e “Ora Part.” possono essere impostati come campi obbligatori attivando il flag “Blocca prenotazione senza ora di arrivo e partenza” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”.

In Impostazioni – “Parametri Prenotazione” può essere impostato un “Time Limit” di default.

In una prenotazione con data di arrivo in data gestione senza il check-in effettuato, se viene impostato un Time Limit ad esempio alle ore 14.00 e l’ora del sistema è alle 15.00, nel tooltip viene indicato come componente “NO SHOW”.

In Impostazioni – “Attività automatiche”, tramite il Tipo attività “Controllo dei time limit”, è possibile impostare un attività di controllo sulle prenotazioni con Time limit, alle scadere di quest’ultimo viene segnalata la prenotazione da verificare. Il pulsante “Visualizza” permette di accedere alla maschera di prenotazione e modificando il Time limit, portando a zero oppure posticipando l’ora, la riga non appare più tra le attività automatiche da esaminare.

Se si desidera modificare l’ora di arrivo e/o l’ora di partenza e propagare la modifica a tutte le camere del gruppo o delle prenotazioni collegate, cliccare sulla freccia a fianco del campo. Se è attiva la propagazione, i campi vengono evidenziati in rosso; se si vuole disattivare la propagazione cliccare nuovamente sulla freccia.

Stato Prenotazione: tramite questo box a tendina è possibile definire una prenotazione come "Prenotata", "Confermata", “Waiting list” o “Opzionata”, inserendo una caparra/deposito o un acconto lo stato della prenotazione passerà automaticamente a "Confermata". Tale stato viene utilizzato sul planning per differenziare le prenotazioni ancora da confermare (ad esempio perché si attende una caparra) da quelle già confermate tramite colori diversi, ma per questo tipo di visualizzazione occorre vistare sul planning di periodo il flag "Stato Prenotazioni". Le prenotazioni con un'opzione viene considerata "Prenotata", ma rimane comunque retinata. È possibile definire un valore di default in Configurazione – Impostazioni – Parametri Prenotazione.

Cambio Biancheria: campo per impostare il numero di giorni per la sostituzione della biancheria. È possibile stabilire un valore predefinito in Configurazione – Impostazioni – Parametri Prenotazione oppure in alternativa in Tabelle -> “Ubicazione Istat”. Il cambio viene segnalato con un flag sulla stampa della governante presente nelle Stampe di Servizio.

Codice Conferma: il campo è disponibile come progressivo in tabella “Progressivi”, associando a quest’ultima Tipo Progressivo “Prenotazione”, é proposto in automatico in fase di inserimento prenotazione ma il valore è comunque editabile; il codice è disponibile come campo di ricerca nella funzione “Cerca prenotazione” ed inoltre viene generato in automatico e stampato sulla mail di conferma della prenotazione da Web Booking; per stampare il codice in stampa conferma/prenotazione utilizzare in Configurazione - “Configura Report” il codice “[PrenotazioneMaster.CodiceConfermaPrenotazione]”.

Stato Crm: in questo campo è possibile inserire uno degli stati configurati in Attività CRM, utile per configurare un’azione automatica di tipo “Prenotazioni” o “Addebiti” che venga eseguita solo se il campo in prenotazione è uguale a quello impostato in “Stato Iniziale” dell’azione automatica.

Cancellazione: in questo campo vengono elencate le politiche di cancellazione codificate in tabella; se viene impostato una politica in questo campo ha la priorità su quella eventualemente collegata al listino di prenotaizone.

Codice Prenotazione: viene riportato in rosso il codice di prenotazione univoco, attribuito automaticamente dal programma ad ogni nuova prenotazione.

Tale codice può essere utilizzato come numero di conferma prenotazione per il cliente. Le prenotazioni possono essere ricercate per codice utilizzando l'apposita icona in alto sulla barra delle funzioni. (Vedi Utilità/Varie nella presente guida).

Il pulsante “Memo Cliente” è evidenziato in grassetto nel caso il cliente abbia caricato in anagrafica i dati “Memo” o “Info Aggiuntive”, cliccando sul pulsante è possibile visualizzare queste informazioni, in questo caso il pulsante viene anche visualizzato con il colore impostato in Impostazioni – Parametri Prenotazione.

Nella scheda “Riepilogo Camere” vengono elencate le camere per tipologia con l’indicazione per ognuna delle Pax ed eventuali Gratuità, utile per avere un riepilogo nel caso di prenotazione di gruppo/multicamera. È possibile avere il riepilogo per Tipologia camera vendita attivando il flag “Visualizza per tipologia camera vendita”.

Nella scheda “Altre Info” si trovano le seguenti informazioni:

• Amico di: cliccando sul pulsante a fianco è possibile selezionare le camere da associare alla prenotazione; il campo è disponibile in Stampe di Servizio ed Elenco Prenotazioni (utile, ad esempio, nel caso si vogliano unire prenotazioni diverse allo stesso tavolo);
• Posti Auto: è possbile indicare in numero di posti auto collegati alla prenotazione, utile ad esempio in caso di prenotazione multicamera o di gruppo; il campo è disponibile nella griglia dei dati delle Stampe di Servizio;
• Cap./Dep. Richiesti: se viene impostato un valore, viene visualizzato nella griglia dei dati delle Stampe di Servizio e Elenco Prenotazioni, e può essere stampato nella stampa/conferma prenotazione (campo AccontoRichiesto da inserire nel report)
• i campi “Volo Arrivo” e “Volo Partenza”, disponibili anche tra i dati in griglia nelle Stampe di servizio;
• la griglia “Riferimenti” per impostare delle note libere; le tipologie di informazioni devono essere codificate in tabella “Tipologia Riferimento Prenotazione”, successivamente nel piede di maschera di prenotazione si potranno inserire le informazioni, quest’ultime possono essere stampate nel report tramite il sottoreport “RiferimentiXPrenotazione” e sono visibili nel tooltip di prenotazione

Nella scheda “Promemoria” è possibile inserire uno o più promemoria.

Riepilogo totali di prenotazione: in tale sezione viene calcolato immediatamente l’importo totale del soggiorno secondo i dati della prenotazione, inoltre vengono visualizzati il valore della tassa di soggiorno, il totale di prenotazioni accessori collegate alla prenotazione, il totale di prenotazioni sale collegate alla prenotazione, eventuali acconti, caparre o depositi in conto, supplementi, Extra, Extra automatici, conti emessi (anticipati e conti parziali) e sconti.

Cliccando sulle voci “Supplementi” e “Extra autom.” è possibile accedere rispettivamente alla modifica o inserimento dei supplementi ed extra automatici. Si può disabilitare l’inserimento di Supplementi e/o Extra Automatici tramite i flag “Aggiungi supplementi” e “Aggiungi extra automatici” presenti in Configurazione – Permessi sezione “Prenotazioni”.

Cliccando sulla voce “Tassa Sogg.” è possibile visualizzare il dettaglio della tassa di soggiorno. Nella colonna “Esenzione Tassa Soggiorno Componente” è possibile visualizzare eventuali esenzioni Tassa impostate in Tabella “Riduzioni” oppure nella Modifica del componente.

È possibile bloccare il salvataggio della prenotazione in caso di totale soggiorno a zero, attivando il flag “Blocca prenotazione se il totale soggiorno è uguale a 0” presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”.

Cliccando sulla dicitura “Sconto”, è possibile impostare uno sconto fisso a valore o in percentuale che si andrà a sommare all’eventuale sconto impostato in “Configura” del Credito; in caso di sconto a percentuale, è possibile impostare un arrotondamento tra quelli codificati in tabella Trattamenti - “Arrotondamenti”. È possibile disabilitare l’impostazione dello sconto disattivando il flag “Modifica sconto fisso” presente in Configurazione – “Permessi” nella sezione “Prenotazioni”.

Il flag “Registra storico cliente” è proposto di default in base al flag “Attiva Registro Storico Clienti” presente in Impostazioni – “Parametri Vari” se il cliente è nuovo, altrimenti viene proposto in base all’impostazione del flag “Registra Storico Cliente” di anagrafica (scheda “Storico”). In prenotazione il flag può essere modificato di volta in volta.

Cliccando sul “+” del periodo è possibile visualizzare i dati dei componenti della prenotazione.

Il pulsante “Dati Web” è visibile solo se la prenotazione è stata importata da Web Booking e permette di visualizzare una maschera con i dettagli di prenotazione. In Configurazione – Utenti è possibile impostare un PIN Dati Web in modo tale che all’utente venga disabilitata la visualizzazione dei dati delle Carta di credito.

Nota Bene: i pulsanti “Verifica validità carta” e “Pre-autorizzazione” non possono essere utilizzati in caso il modulo 3DSecure non sia attivo in licenza.

Se la prenotazione è stata importata dal portale Booking.com è possibile che siano presenti due pulsanti:

• CC non valida: pulsante relativo alla carta di credito non valida che ha duplice funzionalità, inizialmente viene segnalata solo la carta di credito non valida, la struttura clicca sul pulsante che così darà tempo 36 ore al cliente per inserire nuovi dettagli della carta validi, solo dopo le 36 ore la struttura può inviare a Booking.com la richiesta di cancellazione della prenotazione (il pulsante avrà descrizione diversa), quando Booking.com cancellerà fisicamente la prenotazione dal proprio sistema, invierà la cancellazione al sistema Passepartout che provvederà a cancellare la prenotazione dai proprio archivi
• Segnala come No Show: prenotazione in No Show che è possibile cancellare tramite il click sul pulsante che provvederà a richiedere la cancellazione via mail

È possibile copiare i dati della Carta di credito nell’anagrafica tramite l’apposito pulsante abilitato dal permesso “Copia Dati CC in anagrafica cliente; il pulsante può essere disattivato tramite il flag “Copia Dati CC in anagrafica cliente” presente in Configurazione – “Permessi”.