In questa scheda si definiscono i pagamenti predefiniti, in fase di emissione dei conti, l’eventuale attivazione dell’Iva da ventilare, il collegamento al modulo esterno quale PAN HoReCa & Retail.

La scheda “Opzioni generali” deve essere compilata con le informazioni relative all’azienda, quali:

• Nome azienda;
• ID Negozio: il numero qui inserito indica l’identificativo del negozio. Questo numero verrà poi riportato nel file creato in fase di contabilizzazione chiusure giornaliere, in modo tale che il Gestionale Mexal possa distinguere da quale negozio sta ricevendo le informazioni per effettuare le scritture di prima nota;
• Data di gestione – campo abilitato solo se non ci sono punti cassa aperti e non sono stati emessi conti dall’ultima chiusura giornaliera; pertanto è possibile avanzare con la data di gestione solo dopo aver effettuato una chiusura giornaliera. Il suo valore compare nel titolo della finestra del programma, i conti che si emettono prendono questa come data.

Inoltre è attivo un controllo tra la data di sistema e la data di gestione.

In caso si imposti una data maggiore o minore, viene visualizzato il seguente messaggio:

In caso si imposti una data antecedente a quella dell’ultima chiusura giornaliera, si visualizza il seguente messaggio:

• Avvisa se data gestione diversa da data sistema – Se tale opzione è attiva e Data Gestione e Data Sistema non coincidono, all'avvio del Client viene mostrato un avviso per ricordare di allineare la data gestione. Se l'opzione non è selezionata, all'avvio del client il messaggio di incongruenza tra data gestione e data sistema non viene mostrato.
• Imposta data gestione uguale a data sistema – permette di impostare in automatico la data di gestione uguale a quella di sistema, subito dopo la mezzanotte o dopo un orario impostabile tramite l’opzione Orario cambio data. Stabilendo ad esempio l’orario alle 3 di notte, la data di validità dei conti emessi dopo tale ora passano automaticamente al giorno successivo anche senza chiusura giornaliera. In caso sia attiva l’opzione ”incrementa la data di gestione in base ai turni alla chiusura giornaliera” la data di validità dei conti terrà conto anche di eventuali giorni di chiusura.
• Azzera progressivi al cambio anno – consente di azzerare automaticamente i progressivi dei conti al cambio anno dando solo un avviso di operazione eseguita.

NOTA BENE: con l’opzione di impostazione data gestione uguale a data sistema, passando al nuovo anno solare il programma esegue AUTOMATICAMENTE l’azzeramento dei progressivi dei documenti emessi.

• Aliquota iva – la percentuale di aliquota iva che viene generalmente usata (può poi essere personalizzata per articolo, in anagrafica, in fase di conto e nei documenti di magazzino);
• Attiva ventilazione IVA – selezionando questa casella, al momento della contabilizzazione delle varie chiusure giornaliere, il file xml riporterà la dicitura “Iva da ventilare”. Questa informazione risulta necessaria in quanto il Gestionale Mexal, in base al tipo di aliquota Iva, effettuerà le relative scritture di prima nota.

N.B. Per poter ventilare con XML 7.0 oltre a impostare il flag, deve essere eseguita la PROGRAMMAZIONE della stampante (pulsante Programma stampante)

N.B 2: La ventilazione viene gestita solo per REPARTI con target BENI.

• Listino predefinito – listino prezzi che viene in genere applicato; se per reparto non si specifica un listino, viene utilizzato questo;
• Valuta Installazione - se la valuta utilizzata dal programma non è in Euro, impostando tale valuta nel campo “Valuta installazione”, in fase di esportazione statistiche verso PAN HoReCa & Retail verrà determinato il controvalore in euro sulla base della tabella cambi. Inoltre tale valuta è utilizzata anche come valuta per la sincronizzazione dei documenti con Mexal tramite Replica dati. (La sigla deve corrispondere con quella configurata in Mexal )

Inoltre sono presenti le seguenti sezioni: Moduli esterni, Tipi di pagamento predefiniti nel conto, Opzioni grafiche.

STATISTICHE

Questa sezione è dedicata alla gestione delle statistiche, relative ai movimenti effettuati in Passepartout Retail, e contiene i parametri di configurazione per la generazione dei file sui quali effettuare tali calcoli. I file possono essere generati in formato Excel per poi essere consultati ed elaborati a discrezione dell'operatore e senza l'ausilio di moduli esterni, in alternativa è possibile esportare i dati in formato csv, per poi essere caricati ed elaborati mediante gli strumenti messi a disposizione dal modulo esterno PAN HoReCa & Retail . In entrambi i casi, per generare i file contenenti i dati da elaborare, è necessario avvalersi della funzionalità "Aggiorna statistiche" contenuta nella finestra Elabora conti, e nel pannello Contesto in fase di conto. Di seguito vengono descritte più approfonditamente le varie configurazioni possibili per l'esportazione dei dati interessati.

Esportazione statistiche:

• Excel: impostando così l'opzione, alla selezione del bottone Aggiorna Statistiche (collocato in Elabora conti) vengono esportati i conti su file Excel. Sarà cura dell'operatore aggregare e gestire poi tali file al proprio bisogno. Viene generato un file per ogni indagine selezionata nella finestra Configurazione Export Excel. Le indagini configurate vengono esportate così come sono comprendendo eventuali filtri preimpostati o definiti dall'utente stesso.

Nota Bene: in caso siano presenti indagini per le quali sono impostati filtri a richiesta, è necessario disabilitare l'opzione "a richiesta" poiché non gestibile in fase di "Aggiorna statistiche", in caso l'opzione non venga rimossa i relativi file risulteranno vuoti.

Seguono alcune specifiche di configurazione.

Impostando la modalità Esporta statistiche su "Excel" viene abilitato il bottone "Configura" che permette di aprire la finestra "Configurazione Export Excel" contenente tutte le indagini, già salvate o precaricate, relative ai e viene generato un file per ogni indagine selezionata.

Dopo aver effettuato Aggiorna statistiche, in caso vengano apportate modifiche ai conti (per es. sospesi pagati, o conti riaperti per modificare i pagamenti.. ), al successivo export verranno ri-esportati tutti i conti che hanno subito modifiche. Nel caso di riesportazione, nel file Excel verranno nuovamente inseriti tutti i conti emessi per i quali appunto sono state apportate modifiche, per questo si potranno trovare righe duplicate. Per distinguere le righe relative ai conti modificati e non, è necessario controllare l'univocità della combinazione data validità - tipo di documento – eventuale serie - progressivo. Esempio: viene emesso uno scontrino sospeso, e viene poi effettuato l'aggiorna statistiche. Nei giorni successivi il cliente salda il sospeso tramite il pagamento da elabora conti, e viene emesso un nuovo scontrino. Successivamente al pagamento viene effettuato nuovamente Aggiorna statistiche. Dopo l'ultima esportazione, per esempio nel file Riepilogo Incassi, si avranno 2 righe relative a stesso tipo documento, stessa data validità ma progressivo differente, per non incappare in equivoci è consigliabile quindi introdurre campi aggiuntivi per distinguere i conti duplicati. Nel caso d'esempio è possibile inserire il campo "Stato (Conto)".

• Utilizza file Excel unico (se non selezionato crea un file nuovo ogni giorno): se l'opzione è selezionata, all'Aggiorna statistiche viene generato un unico file per ogni indagine selezionata nella finestra Configurazione Export Excel, così da avere tutte le informazioni relative ad una indagine in unico file Excel indipendentemente dalla data di sistema. In caso contrario, se l'opzione non viene selezionata, ad ogni cambio data di sistema, viene generato un nuovo file per ogni indagine, il cui nome riporta la data in cui è stato creato. (Ad esempio Riepilogo Incassi_08032011.xls). Sotto viene riportata una immagine raffigurante la cartella di export in caso di file unico ed in caso di più file per ogni cambio data di sistema.

• Data ultima esportazione: indicata la data in cui è stata effettuata l’ultima esportazione dati tramite il bottone Aggiorna statistiche e risulta modificabile in base all’esigenze dell’operatore, in modo che possa essere mandata indietro per poter riesportare i conti. Questo può risultare utile per risolvere alcune problematiche legate alla perdita di file creati in precedenza;
• Cartella esportazione: inserire il percorso della cartella di esportazione dati per i file che verranno generati con Aggiorna statistiche;
• Configura: questo bottone apre la finestra Configurazione Export Excel in cui sono contenute tutte le indagini relative ai Conti già salvate o precaricate in Passepartout Retail. Alla selezione del bottone Aggiorna statistiche, verrà creato un file Excel per ogni indagine selezionata.
• Nessuna:i campi menzionati sopra risultano disabilitati ed il bottone Aggiorna statistiche non risulta utilizzabile perché anch'esso viene disabilitato. In questo caso non vi è possibilità di creare file di alcun tipo per l'elaborazione delle statistiche.
• PassAnalytics su file – impostando così l'opzione, alla selezione del bottone Aggiorna Statistiche (collocato in Elabora conti o in Chiusura giornaliera) vengono esportati, nella cartella indicata nel campo "Cartella di esportazione", i dati relativi ai conti in file formato CSV. Una volta importati in PAN HoReCa & Retail, tali dati potranno essere utilizzati per elaborare le statistiche desiderate. A differenza della modalità Excel i nuovi dati vanno sempre in aggiunta nei file già presenti anche a fronte di esportazioni in date di gestione diverse;
• PassAnalytics su Replica Dati - impostando così l'opzione, è poi necessario effettuare la configurazione di una nuova installazione per PAN HoReCa & Retail e per Passepartout Retail. Per ulteriori informazioni inerenti configurazione ed impostazioni di Replica dati fare riferimento al relativo capitolo. Per aprire la configurazione di Replica dati è possibile utilizzare il bottone Configura, ma solo se l'opzione "Esportazione statistiche" è impostata sulla voce PassAnalytics su Replica Dati, in alternativa è possibile effettuare doppio click sul nodo "Replica dati" collocato nella cartella Utilità di sistema.

Data ultima esportazione – viene qui indicata la data in cui è stata effettuata l’ultima esportazione dati in PAN HoReCa & Retail, che risulta modificabile in base all’esigenze dell’operatore, in modo che possa essere mandata indietro per poter riesportare i conti. Questo è utile per risolvere alcune problematiche legate alla perdita di file CSV;

Cartella di esportazione – inserire il percorso della cartella di esportazione dati per PAN HoReCa & Retail.

Cancella proforma all’agg. Statistiche – Se selezionato, quando viene effettuata l’aggiorna statistiche (sia da “Elabora Conti” che tramite l’operazione pianificata) vengono cancellati i proforma

Mantieni Log operazioni per giorni – in questo campo si specifica per quanti giorni si desidera mantenere traccia delle operazioni utente all’interno del log operazioni.

Elimina log proforma – Se selezionato, le operazioni relative all’emissione e alla cancellazione dei proforma sono rimosse dal log del operazioni.

Controllo proforma alla chiusura giornaliera: questa sezione permette di configurare il comportamento del programma nella fase di chiusura giornaliera se sono presenti conti di tipo Proforma (preconti) in attesa di pagamento.

• Avviso – se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento viene aperta una finestra di avviso che permette di effettuare una delle tre azione descritte di seguito:
• Si – viene comunque eseguita la chiusura giornaliera mantenendo i conti proforma;
• No – la chiusura si interrompe in attesa che l’operatore proceda con “Elabora conti”;
• Annulla – non fa nulla e ritorna alla finestra di chiusura giornaliera;
• Errore: se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento, viene aperta una finestra di avviso bloccante che non permette di effettuare la chiusura giornaliera e contestualmente viene aperta la finestra Elabora conti;
• Nessuno: se viene effettuata la Chiusura giornaliera in presenza di conti Proforma in attesa di pagamento non viene dato alcun avviso e viene lanciata l'elaborazione richiesta.

Tipo di pagamento predefiniti nel conto

Tipo pagamento 1 e Tipo pagamento 2: è possibile impostare in questi due campi due tipi di pagamento predefiniti in conto.

Gestione Turni Automatica – se selezionata (opzione predefinita) la gestione turni è gestita automaticamente in base all’orario specificato nel turno stesso, altrimenti è richiesta la configurazione manuale del turno. (Vedi paragrafo Turni Manuali)

Causale fondo cassa automatico –impostando una causale, alla creazione di un nuovo parziale cassiere, in automatico viene inserito un movimento di fondo cassa, dell'importo corrispondente al saldo cassa del parziale precedente chiuso; tale automatismo è funzionante sia con prima nota cassa abilitata, che con i movimenti parziale cassiere semplici.

Importo: se è impostato il campo Causale fondo cassa automatico, è possibile specificare un campo fisso da poter utilizzare sempre.

Apri monetica: se attiva al riconoscimento cliente in conto con barcode si apre sempre la maschera della monetica, altrimenti si può comunque aprire tramite apposito tasto nelle finestre di conto e homepage.

Categoria cliente predefinita: permette di indicare la categoria da proporre in automatico, nella creazione di un nuovo cliente.