Questa scheda permette di visualizzare in tempo reale i progressivi dei documenti emessi in fase di conto e la personalizzazione delle serie per tipo di documento emesso. Inoltre è possibile specificare per quanti giorni si desidera mantenere uno storico in Log operazioni e il percorso predefinito in cui effettuare il backup del database in uso;
SERIE DOCUMENTI PREDEFINITE:
Questi campi consentono di impostare, visualizzare, ed eventualmente modificare, i numeratori progressivi dei documenti contabili cioè emessi tramite la finestra del conto.
Il programma incrementa automaticamente i numeratori progressivi nel corso delle registrazioni, purché tali progressivi non vengano modificati manualmente.
In caso di interruzioni anomale durante l’emissione dei conti, si consiglia di controllare sempre tali progressivi, in quanto l'ultima operazione effettuata nella memorizzazione dei dati, è l'aggiornamento di questi progressivi. Potrebbe quindi accadere che il conto sia stato salvato correttamente, ma non sia stato aggiornato il relativo numeratore.
Una volta impostata la serie, utilizzando il pulsante Invio da tastiera o portandosi su di un altro campo viene dato un avviso dovuto alla modifica effettuata.
Una volta confermato il messaggio inerente la numerazione del documento, la sigla precedentemente inserita nell’apposito campo viene riportata nella tabella Progressivi ultimo documento emesso.
La tabella Progressivi ultimo documento emesso permette di definire quali serie utilizzare per le sigle dei documenti indicate sopra. Esempio:
si supponga di voler gestire la serie per l’emissione delle Ricevute, utilizzando la sigla Ric che per ora non è presente in tabella come si può notare dalla figura mostrata sotto. Inoltre dalla medesima immagine si può evincere che l’ultimo documento emesso per la serie FT risulta essere il numero 75 e che si tratta di una Fattura.
Ora si supponga, come accennato sopra, di voler introdurre la serie Ric per le ricevute, per fare ciò si dovrà compilare il campo posto a fianco la dicitura Ricevuta come indicato in figura:
Una volta impostata la personalizzazione, per renderla attiva è necessario salvare la finestra coinvolta. Fatto questo si potrà notare la presenza della dicitura Ric tra le righe della tabella Progressivi ultimo documento emesso.
È possibile specificare una serie diversa per reparto o client: per i dettagli consultare il paragrafo reparto\opzioni avanzate.
Tessere Clienti: tramite questa opzione è gestita la serie per le tessere clienti; inserendo una serie in questo campo, questa entrerà a far parte del codice tessera cliente come prefisso prima del numeratore
OPZIONI FISCALI
Tipo Scontrino sospeso: permette di definire se stampare gli scontrini sospesi fiscali con l'indicazione dell'importo relativo al corrispettivo "non riscosso", o se emettere scontrini sospesi non fiscali.
Tipologia omaggi: Con il termine omaggio si intende uno sconto di riga pari al 100% del prezzo dell'articolo o uno sconto di testata pari al 100% del totale documento. Questa opzione permette di definire la tipologia con cui emettere gli omaggi. Per omaggio si intende uno sconto di riga pari al 100% del prezzo dell'articolo o uno sconto di testata pari al 100% del totale documento. Nel caso di prestazioni di servizi sopra i 25 euro o di vendita di beni inerenti l'attività, nel caso di omaggio non può essere applicato lo sconto merce ma l'abbuono totale o netto IVA a seconda se l'esercente vuole far pagare l'IVA al cliente o meno.
Segue uno schema riepilogativo relativo alle tre diverse tipologie di Omaggi:
Attiva richiesta lotteria: permette di attivare la richiesta automatica del campo Codice Lotteria in Conto.
N.B. : Se tale campo non fosse selezionato per far aprire in automatico la finestra con l’emissione del Codice lotteria, è necessario da all’emissione del Conto utilizzare l’azione “Scontrino Lotteria”.
Inizio Lotteria: in questo campo è possibile impostare la data di inizio della richiesta automatica del campo Codice Lotteria.
Dividi lo sconto di testata sulle righe del conto: se impostata questa opzione permette, in fase di chiusura conto, di spalmare lo sconto di testa su tutte le righe. In caso questa opzione sia abilita lo sconto verrà sempre spalmato, mentre in caso contrario questa ripartizione non verrà effettuata in automatico ma sarà possibile applicarla mediante l’azione di contesto Dividi sconto che spalmerà lo sconto di testata in modo proporzionale in base al totale di riga. Nel caso in cui lo sconto è effettuato tramite promozioni di tipo “Sconto cliente”, la suddivisione avviene all’atto della chiusura del conto, prima rimane visibile in testata. In tal modo è possibile inserire prima il cliente e poi gli articoli.
Arrotondamento contanti 5 cent - può essere così settato:
disabilitato: non è gestito l’arrotondamento.
Sconto: con questo parametro viene prodotto o uno sconto o una maggiorazione (a video come sconto negativo), effettuando l'arrotondamento matematico (per eccesso o per difetto ai 5 centesimi più vicini).
In questo modo viene modificato il totale da pagare ma solo se il pagamento è totalmente in contanti (no pagamenti misti o sospesi parziali).
Cambiando tipo di pagamento o mettendo a sospeso, l'arrotondamento non viene applicato; quindi il totale da pagare cambia in funzione del tipo di pagamento.
Viene prodotto o uno sconto o una maggiorazione (a video come sconto negativo), effettuando l'arrotondamento matematico (per eccesso o per difetto ai 5 centesimi più vicini).
In questo modo viene modificato il totale da pagare ma solo se il pagamento è totalmente in contanti (no pagamenti misti o sospesi parziali).
Cambiando tipo di pagamento o mettendo a sospeso, l'arrotondamento non viene applicato; quindi il totale da pagare cambia in funzione del tipo di pagamento.
Pagamento: dopo aver settato questo valore è necessario andare nelle Stampanti ed eseguire la PROGRAMMAZIONE.
Tale parametro permetto di gestire in Conto l’arrotondamento del Pagamento di tipo CONTANTI.
Es 1: scontrino da 1,01 euro
Il totale scontrino sarà 1,01 euro ma il pagamento (quello che effettivamente mi consegnerà in Cliente, registrato nel programma sarà 1 euro). La differenza 0,1 sarà registrato sullo scontrino fiscale come SCONTO A PAGARE.
Es 2: Il totale scontrino sarà 0,99 euro ma il pagamento (quello che effettivamente mi consegnerà in Cliente, registrato nel programma sarà 1 euro). La differenza 0,1 sarà registrato sullo scontrino fiscale come MAGGIORAZIONE.
VARIE
N.B. Se si modifica manualmente il progressivo del buono sconto senza modificare l’anno il programma potrebbe non riconoscere correttamente il buono sconto.
In fase di stampa, se la fattura è intestata al cliente fittizio, l’area dedicata all’intestazione del cliente viene lasciata in bianco. Successivamente l'operatore può codificare il cliente reale e, riprendendo il conto emesso precedentemente può sostituire il cliente fittizio con quello reale.
NOTA BENE: Il cliente fittizio Anonimo non è modificabile, la sostituzione del cliente deve essere fatta prima di contabilizzare le fatture su Mexal;
NOTA BENE: Prima di procedere con la contabilizzazione delle fatture su Mexal, i dati della P.IVA e CF devono essere correttamente assegnati all’anagrafica.
L’opzione può assumere i seguenti valori:
- Annulla lo scontrino di origine: lo scontrino originario viene annullato, cambiando lo stato del documento che passa ad Annullato.
- Genera un nuovo conto di annullo: il conto originario non viene annullato (solo per scontrini RT, se non RT viene fatto l'annullo come da opzione ‘Annullo lo scontrino d’origine’), rimane in stato pagato con la relativa movimentazione di magazzino, movimentazione di cassa, movimentazione di promozione. Viene, quindi generato un nuovo conto di Annullo che pareggia e storna nella nuova data il corrispettivo e i relativi movimenti di magazzino, casa e promozione.
Il nuovo tipo documento di magazzino "AnnulloCO" (AN) movimenta i progressivi al contrario del CO.
L’ AN generato può venire sincronizzato col documento AN di Mexal, valorizzando quindi il documento di origine.
Nell’indagineConto il tipo documento rimane scontrino, mentre il tipo conto è .
Ad esempio se si ha un conto con:
vengono stampati 5 scontrini cortesia, 3 per il primo articolo A, 2 per il secondo articolo B.
N.B. Nel layout di stampa il valore del NumeroRiga conterrà un progressivo dei vari biglietti stampati
Il valore articolo, riportato a fianco, può essere lasciato vuoto e non è obbligatorio, è possibile però settarlo con un articolo sia generico che non.
Se l'articolo è generico, quando viene riportato in conto, al calcolo del bollo, verrà anche chiesto l'importo, diversamente, se non è generico, verrà preso l'importo valorizzato a listino.
Se l'importo viene lasciato a 0, in anagrafica articolo e relativi listini, verrà inserito di default il valore di 2€ che corrisponde al valore di default.
L'articolo che si va a configurare per il bollo, in ogni caso, deve avere come aliquota, un'aliquota iva esente e deve avere attivo il flag: "Applica bollo" ed "Escludi da sconti e storni".
In caso di articolo settato in Opzioni installazione - avanzate e se il totale delle esenzioni con bollo supera la soglia configurata (>=0), questo verrà caricato in conto se alla pressione del tasto Fattura alla domanda di applicarlo, si deciderà se aggiungerlo.
Diversamente, se non viene configurato l'articolo, verrà messo il flag "Bollo virtuale" e relativo "Importo bollo" nei Dati fattura elettronica e quindi nell'xml.
Sono gestiti tutti i campi anagrafici, il codice tessera, le coordinate bancarie, le condizioni commerciali, le particolarità e gli appunti.
Il campo impatta non solo sui clienti ma anche sui fornitori e sul personale. Modificando l'opzione, per prima cosa il programma verifica la coerenza dei dati già presenti e se non sono coerenti non consente l'applicazione della nuova opzione; ad es. mettendo nominativo + email, se ci sono email duplicate non è possibile attivare l'opzione, occorre prima bonificare i dati presenti.
In fase di salvataggio anagrafica cliente si attiva il controllo di chiave in base all'opzione impostata.
In fase di replica dati tra Retail/Menu l'algoritmo di ricerca segue la nuova logica: Codice rete -> Codice mexal -> Codice tessera -> Ricerca per chiave configurata quindi uno dei tre casi sopra: 1,2 e 3.
In fase di replica dati con Mexal viene indicata a Mexal il tipo di chiave usata su Menu in modo che possa essere effettuata la stessa ricerca, quindi l'algoritmo prima parte ad effettuare il controllo con il Codice mexal, poi se non trova passa a uno dei tre casi: 1,2 e 3.
N.B. Di default tale opzione è disattivata, quindi non vengono effettuati controlli.
- nessun controllo -> solo avviso non bloccante se non corretta
- univocità -> controlla che la PIVA/CF sia univoca + avviso non bloccante se non corretta
- correttezza e univocità (bloccante) -> controlla che la PIVA/CF sia univoca e anche corretta (fa il blocco, non solo l'avviso)
In caso venga effettuato il reso di un articolo venduto quando era attiva una o più promozioni è possibile impostare differenti opzioni per l’applicazione del prezzo. Le opzioni di applicazioni sono le seguenti:
Nota Bene: in caso vena impostata tale opzione per il reso articolo, deve essere indicato il progressivo del documento del programma
N.B. In caso da Opzioni installazione – Avanzate il parametro “Gestione promozione resi: sia impostato a ”Richiesta” oppure “Cerca vendita”:
nel caso di MDO o licenza standard collegata ad una sede centrale e se il Cruscotto Rete è correttamente configurato e sincronizzato, a fronte di Reso articolo da un negozio differente dal punto vendita in cui è stato precedentemente venduto , non trovando la vendita in locali, , la ricerca vendita viene effettuata nel magazzino della sede centrale .
Per effettuare la ricerca in modo corretto da Conto è necessario indicare nel Campo “Num. / Anno” il numero doc – num serie (es: 12-5) L'indicazione della serie è in questo caso obbligatoria, non è sufficiente indicare il numero con sintassi "numero-serie".
Chiedi conferma avvenuta stampa:
Per i soli documenti con stampa grafica (che passano dallo spooler di windows) è stata inserita l’opzione “Chiedi conferma avvenuta stampa” in opzioni installazione – scheda opzioni avanzate – varie, per chiedere all’utente se la stampa è avvenuta con successo.
La finestra di conferma prevede tre risposte:
OPZIONI SCADENZARIO
Questi campi consentono di gestire automatismi ed inserimenti sia di scadenze per conti o documenti di magazzino in parte non pagati sia di movimentazioni di cassa.
Nella gestione monetica:
OPZIONI SCONTO E MAGGIORAZIONI IN CONTO
L'opzione "Sconto di testata" (che ha preso il posto della precedente "Dividi sconto sulle righe del conto") è possibile impostare uno dei seguenti valori:
L'opzione "Crea riga nota per lo sconto di testata" disponibile nel caso sia impostato Sconto di testata = Lascia in testata conto, se selezionata, fa si che alla chiusura del conto venga creata una riga Nota per lo sconto manuale, a percentuale, di testata.
L’opzione "Attiva dettaglio sconti (solo conto Retail)” se selezionata attiva la tabella sconti in conto, per cui da conto è possibile per ogni riga aprire la tabella sconti con apposito tasto "Sconto".
L'opzione "Maggiorazione di testata" permette di impostare le seguenti opzioni:
Nota Bene: gli articoli utilizzati per l’opzione “articolo per sconto come riga” e “articolo per maggiorazione” devono essere articoli di tipo Semplice ed i caso sia previsto l’interfacciamento con Mexal è necessario che questi articoli siano di S (spesa)
Le opzioni per configurare gli articoli sconto/maggiorazione sono le stesse della scheda magazzino, una modifica in una scheda si riflette anche sull'altra.
E’ possibile avere il servizio ristorante come riga del conto previa codifica dell'articolo con IVA (se non si vuole scontare si fa l'articolo con sconto max a 0).
E’ possibile eseguire l’opzione per avere anche lo sconto come riga.
OPZIONI PRIVACY - GDPR
In questa versione vengono introdotte una serie di opzioni e funzionalità utili per consentire ai clienti di implementare le procedure richieste dal nuovo regolamento privacy GDPR. Le nuove funzionalità sono opzionali ed è responsabilità dei clienti decidere se e come attivarle in ottemperanza al regolamento.
Opzioni anagrafica utente:
N.B. Il controllo del cambio password viene effettuato ogni volta che si riavvia il server e ogni volta che viene effettuata la chiusura giornaliera
Opzioni generali (opzioni di installazione – scheda Avanzate – sezione Opzioni Privacy):
Opzione anagrafica cliente “Invio notifiche App” (per abilitare l’invio di notifiche commerciali tramite MySelf ) in aggiunta alle opzioni già presenti “No privacy” e “Invio notifiche automatico” che è stata rinominata in “Invio notifiche sms/email”.
Funzione di anonimizzazione cliente: se un cliente richiede di essere rimosso dalla base dati, se tale anagrafica è stata utilizzata in prenotazioni, conti, documenti, ecc. non è possibile cancellarla fisicamente se non rimuovendo prima tutte le transazioni che la referenziano. In alternativa è ora disponibile la funzione di anonimizzazione che maschera tutti i campi anagrafici del cliente rendendolo non più riconoscibile e riconducibile alla persona fisica (nome/cognome/ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, recapiti, ecc.). Questo consente di mantenere a storico tutte le statistiche di vendita senza risalire al cliente effettivo.
Avvisi e limitazioni:
La funzione è disponibile in modalità batch anche dall’indagine clienti.
Attenzione: modificando la ragione sociale, la partita IVA e il codice fiscale del cliente, in caso di sincronizzazione con Replica Dati è opportuno effettuare la procedura su clienti già sincronizzati e allineati con le altre installazioni, in questo modo tramite codice rete il cliente viene comunque individuato e variato in tutta la rete.
Altre opzioni disponibili utilizzabili per il GDPR: