Appare la dicitura Riferimenti trasporto – Appalto pubblico quando nel documento sono presenti dati nei campi CIG e CUP inerenti gli appalti pubblici.

DESTINATARIO – Da utilizzare nel caso in cui il luogo di destinazione della merce sia diverso dall’intestatario del documento. Questo dato è composto da due campi:

CARATTERISTICA DESTINATARIO E FATTURARE A: nell’anagrafica del Destinatario, nel caso sia dichiarato un conto Fatturare A e quest’ultimo risulta intestatario del documento, la procedura preleva le impostazioni delle condizioni commerciali in base alla loro parametrizzazione. Si veda anche il campo CLIENTE/FORNITORE al paragrafo Testata Del Documento e il paragrafo Condizioni Commerciali “Fatturare A” / “Destinatario”.

• CODICE DEL DESTINATARIO – Codice conto del destinatario della merce quando il luogo di destinazione è diverso da quello dell’intestatario del documento. Se immesso vengono assunti i dati presenti nella sua anagrafica e visualizzati nei rispettivi campi (NON modificabili). Se non viene immesso alcun codice destinatario, risulta possibile inserire manualmente dei dati nel campo successivo “nominativo del destinatario”. È inoltre attivo il tasto F5 “Indirizzi di spedizione” che apre una finestra per l’inserimento del codice dell’indirizzo di spedizione merce, gestendo la ricerca per codice (F2), la ricerca per descrizione (F3), la modifica/inserimento di nuovi indirizzi (Sh+F4). Selezionato un indirizzo di spedizione, in uscita dalla finestra tramite F10 i relativi dati vengono visualizzati negli appositi campi. Per maggiori dettagli si veda l’apposito capitolo ANAGRAFICA INDIRIZZI SPEDIZIONE di questo manuale.
• NOMINATIVO DEL DESTINATARIO – Se nel campo Destinatario non è stato immesso un codice conto, è possibile impostare manualmente il nominativo, l’indirizzo, il CAP, la località e la provincia del destinatario della merce.

NOTA BENE: in questo caso, i dati del destinatario non vengono memorizzati nel documento e quindi per una eventuale ristampa è necessario inserirli nuovamente prima di stampare. Per memorizzare i dati del destinatario si deve immettere il codice del conto (dalla cui anagrafica verranno prelevati i dati) nel campo precedente, oppure utilizzare gli “Indirizzi di spedizione”.

TRASPORTO – Soggetto che effettuerà il trasporto, sono accettati i seguenti caratteri con il seguente significato: M = Mittente; V = Vettore; D = Destinatario. Se il conto intestatario del documento ha un vettore impostato in anagrafica il campo viene automaticamente impostato a ‘V’. Il valore immesso viene salvato sul documento e quindi ripresentato in caso di revisione o trasformazione del documento stesso. Se nel campo viene impostato manualmente un valore, questo viene riproposto nei documenti nuovi dello stesso tipo fino a quando non si esce dal menu di emissione/revisione documenti.

CASO PARTICOLARE PER LA TRASFORMAZIONE DI DOCUMENTI SOSPESI:

Se nel documento da trasformare il campo non è impostato, trasformando il documento origine (es. OC) in uno di livello superiore (es. BC), possono verificarsi due casi:

• Non è ancora stato emesso un documento con la stessa sigla di quello di livello superiore (nell’esempio BC): il campo risulta vuoto.
• È già stato emesso un documento con la stessa sigla di quello di livello superiore (nell’esempio BC), oppure in precedenza è già stato trasformato un OC in BC modificando il valore dell’OC: nel campo viene proposto il valore immesso manualmente nell’ultimo documento emesso con la stessa sigla (cioè BC) fino a quando si esce dal menù Emissione/revisione documenti.

TRACKING – Attivo nei documenti che movimentano il magazzino, in questo campo da 36 caratteri a scorrimento è possibile inserire il codice di tracciabilità della spedizione della merce (chiamato anche Tracking o Track number) stabilito dal vettore. Il dato non è elemento di separazione e quindi i documenti possono essere raggruppati anche se presentano Track number differenti.

NOTA BENE: il campo non è gestito con l’accesso in modalità “compatibilità Collage”.

VETTORE – Codice del vettore che effettua il trasporto. Si può inserire il codice di un fornitore codificato nel piano dei conti, oppure lo si può codificare e variare tramite ShF4. Per i clienti il programma propone il vettore abituale eventualmente memorizzato in anagrafica. Il campo appare solo se è stato immesso il carattere ‘V’ nel campo ‘Trasporto a mezzo’. Sono attivi i tasti per la ricerca e/o codifica dei conti. Indicando un codice vettore, nei campi ‘Tipo’ e ‘Val.u’ vengono proposti i dati memorizzati nell’anagrafica del piano dei conti del vettore alla finestra “Vettore” F7. Tali dati vengono riportati in automatico se nell’anagrafica del cliente intestatario del documento non è presente il metodo di addebito delle ‘Spese di spedizione’. Esempi:

CASO 1: Anagrafica intestatario documento: nella finestra “Vettore” non è presente alcun dato.

Anagrafica del vettore: nella finestra “Vettore” sono memorizzati i dati ‘Spese di spedizioni abituali’ e ‘Valore’.

• Si memorizza un documento indicando nel campo ‘Vettore’ il relativo codice. La procedura riporta in automatico i dati presenti nell’anagrafica di quest’ultimo alla finestra “Vettore”.
• Si memorizza un documento indicando un ‘Tipo’ di porto ed un ‘Val.u’ senza aver inserito il codice del vettore. Revisionando il documento si indica il codice del vettore, vengono riportati nei campi precedenti i corrispondenti dati memorizzati nell’anagrafica del vettore in quanto prioritari poiché nell’anagrafica dell’intestatario documento non è presente alcun dato.

CASO 2: Anagrafica intestatario documento: nella finestra “Vettore” è presente il dato ‘Porto’ e ‘Spese di spedizione’.

Anagrafica del vettore: nella finestra “Vettore” sono memorizzati i dati ‘Spese di spedizioni abituali’ e ‘Valore’.

• Si memorizza un documento indicando nel campo ‘Vettore’ il relativo codice. La procedura non riporta in automatico i dati presenti nell’anagrafica di quest’ultimo alla finestra “Vettore” in quanto nell’anagrafica dell’intestatario documento è presente il tipo di ‘Spese di spedizione’.
• Si memorizza un documento indicando anche un ‘Val.u’ senza aver inserito il codice del vettore. Revisionando il documento si indica il codice del vettore, i dati presenti in ‘Tipo’ spedizione e ‘Val.u’ non vengono sostituiti.

CASO 3: Anagrafica intestatario documento: nella finestra “Vettore” è presente solo il ‘Codice vettore abituale’.

Anagrafica del vettore: nella finestra “Vettore” sono memorizzati i dati ‘Spese di spedizioni abituali’ e ‘Valore’.

• Si memorizza un documento: la procedura propone il codice ‘Vettore’. La procedura però non riporta in automatico i dati presenti nell’anagrafica di quest’ultimo in quanto nell’anagrafica dell’intestatario documento la finestra “Vettore” contiene dei dati che quindi vengono proposti. Se nel campo ‘Vettore’ si cancella il dato proposto e si inserisce nuovamente, la procedura riporta nei campi ‘Tipo’ e ‘Val.u’ i corrispondenti dati memorizzati nell’anagrafica del vettore in quanto prioritari poiché nell’anagrafica dell’intestatario documento non è presente il tipo di ‘Spese di spedizione.

Nel campo Vettore è attivo il tasto [F5] Scheda trasporto che apre la seguente finestra:

Nei campi dovranno essere indicati i conti del piano dei conti che fanno riferimento ai dati specifici. Se questi campi vengono lasciati vuoti la procedura in automatico assumerà come dati quelli dell’azienda che sta emettendo il documento. La maschera di inserimento dei dati della scheda di trasporto è presente in tutti i documenti ove previsto il vettore e rappresenta un nuovo elemento di rottura dei documenti in caso di emissione differita.

PORTO – Modalità del trasporto in cui inserire uno fra i seguenti caratteri:

F = porto Franco;

A = porto Assegnato;

D = Addebito in fattura secondo le modalità definite nel campo “Tipo del porto”.

Per i clienti viene proposto il valore immesso nei dati del vettore nella propria anagrafica.

INCOTERMS – Se è stato specificato un tipo porto, è attivo il tasto [F5] Incoterms che apre la finestra di selezione dei codici internazionali. Per collegare un codice Incoterms al documento, si posiziona il cursore sulla riga desiderata e si preme Invio. La finestra viene chiusa e a destra del campo Porto viene visualizzato il carattere “*”. Riaprendo la finestra risulta evidenziata la riga relativa al codice associato al documento. Per scollegare il codice Incoterms si deve riaprire la finestra e premere il tasto [F5] Nessun codice; il carattere “*” non verrà visualizzato ma solo la definitiva conferma del documento con [F10] OK apporterà la modifica conclusiva. Il codice Incoterms può essere specificato nei dati del vettore del cliente in modo da poterlo riportare in modo automatico nel documento. I documenti sospesi (es. PR, OC) che hanno Porto e/o Incoterms diversi NON possono essere raggruppati. I documenti che movimentano il magazzino (es. BC, RS) che hanno Porto e/o Incoterms diversi possono essere raggruppati e in tal caso nella finestra dei totali sul campo “Porto e spese di sped” appare la dicitura “VARI” interrogabile tramite [F2] Documenti. Nella finestra compaiono le informazioni dei vari documenti raggruppati e il pulsante [F5] Incoterms consente di visualizzare il codice associato al documento. Se i documenti raggruppati hanno codici Incoterms diversi, questi non vengono stampati nel formato di modulistica documenti. Altre informazioni sono disponibili ai capitoli “Magazzino – Tabelle aziendali – Descrizioni porto” e “Contabilità – Anagrafica piano dei conti, clienti e fornitori –Vettore abituale”. Nella tabella sono presenti codici obsoleti e cioè riferiti allo standard Incoterms 2000, contrassegnati dal simbolo “–”. Per i documenti inseriti a partire dal 2011 (entrata in vigore del nuovo standard Incoterms 2010), utilizzando un codice obsoleto viene visualizzato il messaggio “Attenzione: Codice incoterms obsoleto”. Premendo Invio la selezione viene confermata mentre premendo Annulla è possibile selezionare un codice diverso. Nel caso vengano memorizzati documenti con codici incoterms obsoleti, la riorganizzazione archivi segnala un messaggio di avvertimento: “Codice incoterm obsoleto”, senza intraprendere alcuna azione

ULTERIORE DESCRIZIONE DEL PORTO – Ulteriore specificazione del porto. Per i clienti viene proposto il valore immesso nei dati del vettore nella propria anagrafica. Esempi:

TIPO SPESE – Criterio d’addebito del trasporto. Questo campo viene presentato se il porto è stato impostato a ‘D’. Per i clienti viene proposto il valore immesso nei dati del vettore nella propria anagrafica. Sono accettati i seguenti caratteri con relativo significato:

V = addebito di un Valore fisso

B = Valore fisso bolla. Ha la stessa valenza del tipo “V” con la particolarità che il programma pur proponendo la spesa di spedizione sull’ordine, al momento della trasformazione in documento superiore, non somma le spese di trasporto dei singoli ordini ma le propone una sola volta. Se invece le bolle non derivano da ordini, nella fattura riepilogativa le spese vengono sommate.

M = addebito in percentuale sul valore della Merce

C = addebito di un valore per ogni Collo

K = addebito di un valore per ogni chilogrammo

ATTENZIONE: con l’opzione impostata a “B”, se i documenti origine presentano valori di addebito diversi, non sarà possibile unirli fra loro o trasformarli in documenti successivi. In tal caso viene visualizzato il messaggio “Documento con spese di spedizione diverse dal primo”.

Il valore dell’addebito è da definire nel campo successivo.

VALORE UNITARIO ADDEBITO – Valore dell’addebito, da calcolare secondo il criterio impostato nel campo precedente. Questo campo viene presentato se il porto è stato impostato a ‘D’. Per i clienti viene proposto il valore immesso nei dati del vettore nella propria anagrafica. Sui residui di ordini clienti/fornitori questo valore viene mantenuto solo se il tipo è diverso da ‘V’ (valore fisso). Se è uguale a ‘V’ l’importo viene azzerato ed è mantenuto il tipo.

NOTA BENE: se il totale documento risulta negativo le spese di spedizione non vengono calcolate e non sono applicabili.

COLLI – Questo dato è composto da due campi, dove nel primo è accettato il carattere ‘A’ (Automatico) per attivare il calcolo automatico dei colli immessi nel corpo del documento, il secondo è riservato al numero dei colli. Il calcolo automatico è ricavato sommando tutti i valori ‘C’ delle quantità espresse nelle righe del corpo nella forma ‘C*V’ (ad esempio 10*50 dove 10 rappresenta il numero di colli). Se è attivo l’automatismo il numero dei colli NON sarà modificabile. Per immettere manualmente un proprio valore occorre cancellare la lettera ‘A’ di Automatico, in questo caso il campo diventerà modificabile per poter immettere il valore desiderato (Max. 999999). Per attivare nuovamente l’automatismo si deve reinserire il carattere ‘A’, per far ciò occorre premere il tasto Freccia Su dal campo numero colli. Se il porto prevede un addebito in base al numero di colli questo valore sarà anche utilizzato per il calcolo delle spese di trasporto.

PESO MERCE (KG) – Questo dato è composto da due campi, dove nel primo è accettato il carattere ‘A’ per attivare il calcolo automatico del peso della merce immessa nel corpo del documento, il secondo è riservato al valore del peso espresso in KG. Il calcolo automatico è ricavato sommando tutti i valori delle quantità immesse nel corpo con unita’ di misura chilogrammi espressa nelle diverse modalità: ‘KG’ – ‘Kg’ – ‘kg’ – ‘kG’. Per gli articoli a peso netto viene assunto il valore del peso lordo mentre per le quantità espresse nella forma ‘C*V’ viene assunto il prodotto dei due valori. Se è attivo l’automatismo il valore del peso NON sarà modificabile. Per immettere manualmente un peso occorre cancellare la lettera ‘A’. Il campo diventerà di input per poter immettere il valore desiderato (Max.99999999,9 con un decimale). Per attivare nuovamente l’automatismo si deve reinserire il carattere ‘A’, premendo il tasto Freccia Su dal campo peso merce. Se il porto prevede un addebito in base al peso della merce questo valore sarà anche utilizzato per il calcolo delle spese di trasporto.

CODICE ASPETTO ESTERIORE DEI BENI – Questo campo accetta il codice numerico da 1 a 30 con cui è stato classificato l’aspetto esteriore dei beni nel menù “Magazzino – Tabelle aziendali – Aspetto esteriore dei beni”. È attivo il tasto F2 che visualizza la tabella di magazzino con la possibilità di effettuare la selezione tramite il tasto Invio. Se viene immesso un codice la descrizione non è modificabile. Il valore immesso viene salvato sul documento e quindi ripresentato in caso di revisione o trasformazione del documento stesso. Se nel campo viene impostato manualmente un valore, questo viene riproposto nei documenti nuovi dello stesso tipo fino a quando non si esce dal menù di emissione/revisione documenti.

CASO PARTICOLARE PER LA TRASFORMAZIONE DI DOCUMENTI SOSPESI:

Se nel documento da trasformare il campo non è impostato, trasformando il documento origine (es. OC) in uno di livello superiore (es. BC), possono verificarsi due casi:

• Non è ancora stato emesso un documento con la stessa sigla di quello di livello superiore (nell’esempio BC): il campo risulta vuoto.
• È già stato emesso un documento con la stessa sigla di quello di livello superiore (nell’esempio BC), oppure in precedenza è già stato trasformato un OC in BC modificando il valore dell’OC: nel campo viene proposto il valore immesso manualmente nell’ultimo documento emesso con la stessa sigla (cioè BC) fino a quando si esce dal menù Emissione/revisione documenti.

DESCRIZIONE ASPETTO ESTERIORE DEI BENI – Questo campo, che viene proposto solo se richiesto nella modulistica del documento in uso, accetta una sequenza libera di 24 caratteri nella quale indicare la descrizione dell’aspetto esteriore dei beni, come ad esempio: “A VISTA”, “CARTONI”, “SCATOLE”, ecc.

NOTA BENE: la descrizione immessa non viene memorizzata nel documento e quindi deve essere nuovamente inserita nel caso si desideri effettuare una ristampa del documento. Per mantenerla memorizzata si deve immettere nel campo precedente il codice numerico riferito alla tabella, da cui viene prelevata la relativa descrizione (viene salvato il codice di tabella).

INIZIO TRASPORTO DATA/ORA – Questi campi, permettono di specificare la data e ora di inizio trasporto. La dicitura “AUTO” proposta o immessa manualmente identifica la gestione automatica della data e ora di sistema e sotto i campi sono visualizzate la data e l’ora attuale del sistema operativo. Il parametro di magazzino “Memor.data/ora iniz.trasp” condiziona il comportamento di questi campi.

Se il parametro di magazzino “Memor.data/ora iniz.trasp” è impostato a “N”:

• In questi campi viene proposto “AUTO” per i movimenti di magazzino, oppure campo vuoto per i documenti sospesi. Nel caso in cui in precedenza sia stato già inserito un documento nuovo dello stesso tipo di quello in cui ci si trova (oppure un documento esistente sia stato trasformato in un documento dello stesso tipo di quello in cui ci si trova), vengono proposte data e ora immesse sul documento precedente. Nei campi è possibile immettere una sequenza di caratteri composta da numeri, lettere e simboli. Non sono accettati i simboli estesi o lettere minuscole. I valori immessi manualmente vengono proposti nei documenti successivi fino a che non si esce dalla funzione “Emissione/revisione documenti”.

Se il parametro di magazzino “Memor.data/ora iniz.trasp” è impostato a “S”:

• il campo “Inizio trasporto data” può assumere solo valori in formato data. Viene gestita la dicitura “AUTO” per riportare in automatico la data del sistema;
• il campo “Ora” può assumere solo il formato hh:mm. Il carattere separatore tra ore e minuti può essere “:”, “.”, “–” . Il campo gestisce la dicitura “AUTO” per riportare in automatico l’ora del sistema.

ATTENZIONE: in questo caso la gestione della funzionalità “AUTO” determina la data e ora di sistema al momento della scrittura del documento negli archivi. Pertanto nelle stampe di prova (comando Stampa [ShiftF11] o stampa di prova in “Emissione differita documenti”) i valori non vengono stampati in quanto non coinciderebbero con quelli successivamente memorizzati nel documento.

Le possibili casistiche, con il parametro di magazzino impostato a “S”, possono riepilogarsi in:

EMISSIONE DI DOCUMENTI DI TIPO MOVIMENTO DI MAGAZZINO

Se in precedenza è stato già inserito un documento nuovo dello stesso tipo di quello che si sta emettendo (oppure un documento esistente è stato trasformato in un documento dello stesso tipo di quello che si sta emettendo), vengono proposte data e ora immesse sul documento precedente, altrimenti vengono proposti i valori “AUTO”.

EMISSIONE DI DOCUMENTI SOSPESI

Se in precedenza è stato già inserito un documento nuovo dello stesso tipo di quello che si sta emettendo (oppure un documento esistente è stato trasformato in un documento dello stesso tipo di quello che si sta emettendo), vengono proposte data e ora immesse sul documento precedente, altrimenti vengono proposti i campi vuoti.

TRASFORMAZIONE/FUSIONE DI DOCUMENTI DI TIPO MOVIMENTO DI MAGAZZINO IN UN MOVIMENTO DI MAGAZZINO

• Nei campi Data e Ora Inizio Trasporto viene visualizzata la dicitura “VARI” dove è attivo il tasto funzione che apre la finestra con l’elenco del dato per singolo documento origine. L’immissione dei dati in questa finestra non gestisce la dicitura “AUTO”.
• Se Data e Ora Inizio Trasporto sono uguali per tutti i documenti, questi vengono stampati altrimenti viene stampato campo vuoto.

TRASFORMAZIONE/FUSIONE DI DOCUMENTI DI TIPO SOSPESO

• In caso di trasformazione in movimento di magazzino viene proposto il dato del primo documento selezionato; nel caso questo sia vuoto, se in precedenza è stato già inserito un documento nuovo dello stesso tipo di quello che si sta emettendo (oppure un documento esistente è stato trasformato in un documento dello stesso tipo di quello che si sta emettendo), vengono proposte data e ora immesse sul documento precedente, altrimenti viene impostata la dicitura “AUTO”.
• In caso di trasformazione/fusione in documento sospeso viene proposto il dato del primo documento selezionato.

REVISIONE DOCUMENTI

Nei campi Data e Ora Inizio Trasporto viene visualizzato il valore memorizzato, pertanto revisionando documenti emessi quando il parametro di magazzino era impostato a “N”, i campi vengono proposti vuoti in quanto in essi non era salvato alcun valore.