Per trasformare uno o più documenti in uno superiore, dopo averli ricercati e richiamati è sufficiente immettere la sigla del nuovo documento nel campo ‘Documento’ e premere F10 (a meno che non si intendano apportare modifiche).

Se si richiamano più documenti è possibile raggrupparli in uno nuovo di ordine superiore se i seguenti campi risultano uguali:

SEMPRE:

• codice cliente/fornitore;
• magazzino;
• a magazzino;
• centro costo/ricavo;
• codice agente;
• codice pagamento;
• tipo di valuta. Se la valuta è la stessa il programma controlla anche i seguenti campi:
• cambio fisso o variabile (F/V) (Fisso/Variabile);
• fissa i prezzi nella valuta: (C/D) (Contabile/Documento).

SOLO PER TRASFORMAZIONE DI MATRICI, PREVENTIVI e ORDINI CLIENTI:

• causale di testata
• destinatario
• codice indirizzo spedizione
• vettore
• caricatore per scheda di trasporto
• proprietario per scheda di trasporto
• committente per scheda di trasporto
• trasporto a mezzo
• porto
• incoterms
• tipo spese di spedizione
• valore spese di spedizione
• aspetto esteriore dei beni

In fase di trasformazione di un ORDINE CLI/FOR. ad un documento superiore, in questo ultimo viene riportata, per ogni riga, la data di scadenza che aveva la relativa riga dell’ordine originale. Tale informazione è visibile solo nel momento della trasformazione da ordine a documento superiore: infatti, richiamando successivamente il documento finale, la data di scadenza relativa all’ordine non è più visibile se non attraverso una estrapolazione tramite Sprix.

Riguardo ai movimenti di magazzino, è possibile accedere e modificare o trasformare un documento relativo ad un anno diverso da quello di lavoro ma non è consentita la modifica dell’anno della data documento; ad esempio, lavorando in anno 2023, nella lista ddt si imposta il filtro in modo da visualizzare anche i ddt 2022, se si seleziona un ddt 2022 è possibile trasformarlo in fattura con data 2022 (non 2023). Non è consentito procedere con la trasformazione o fusione di documenti che movimentano il magazzino relativi ad anni differenti.

In fase di trasformazione di un preventivo emesso ad un contatto viene verificato se il contatto risulta o meno già codificato come cliente dell’azienda. Se codificato, il codice del cliente in questione viene proposto come intestatario del documento. Se il contatto non è anche presente nel Piano dei conti, all’uscita del campo “Document” viene richiamata una finestra per la codifica del nuovo cliente.

GRUPPO – Gruppo in cui creare la nuova anagrafica del cliente. Tramite il comando Conti PC [F2] è possibile visualizzare e selezionare i Gruppi di tipo Patrimoniale dell’azienda.

MASTRO – Mastro di appartenenza della nuova anagrafica cliente da creare. Viene controllato che sia un Mastro di tipo Cliente o Fornitore.

CONTO – Numero conto da assegnare alla nuova anagrafica cliente. Inserendo la dicitura AUTO questo viene assegnato in automatico dalla procedura, se viene indicato uno specifico conto viene verificato che non sia già esistente nel Piano dei conti.

Alla conferma con F10 dei dati presenti nella finestra “Inserimento Contatto nel Piano dei conti” l’anagrafica del cliente viene creata senza ulteriore richiesta di conferma recuperando i dati analoghi dall’anagrafica del contatto.

Schema delle possibili trasformazioni di un documento in uno superiore (il carattere ‘X’ identifica le trasformazioni ammesse):

NOTA BENE: i documenti OC e OX possono essere trasformati in BD. Per gli OX è però necessario che tutte le righe siano Evadibili.

ATTENZIONE: per le aziende non di Produzione, se presenti articoli con Distinta Base Automatica, la trasformazione da documenti sospesi (OC/OX) a documenti di deposito (BD) non è ammessa.

NOTA BENE: per rendere possibile la trasformazione di un corrispettivo in una fattura corrispettivo è necessario impostare obbligatoriamente a “S” il campo “Contabilizzazione immediata fatture corrispettivo ‘FC’”, presente nelle “Videate aziendali - Parametri corrispettivi”.

Tale trasformazione è limitata ad un solo CO, ossia non è possibile accorpare più corrispettivi in una sola fattura corrispettivo in quanto il riferimento viene riportato anche sul registro dei corrispettivi.

In fase di trasformazione del CO in FC, se la data dei due documenti non coincide la procedura avvisa l’utente con il seguente messaggio:

NOTA BENE: BS, FT, FS, FD, NC, RI, FC non sono trasformabili.

NOTA BENE: per le trasformazioni degli OX verso BC, BS, BD, FT, FS, FD, non sono gestite le quantità residue (tutte le righe devono già essere Evadibili); inoltre per le aziende non di Produzione non devono essere presenti articoli con DBA (distinta base automatica).

NOTA BENE: per le trasformazioni degli OC verso CO, RI, RS, FS, non sono gestite le quantità residue (tutte le righe devono già essere Evadibili); inoltre non devono essere presenti articoli con DBA (distinta base automatica).

NOTA BENE: i documenti non comprensivi di iva, non possono essere trasformati in documenti iva compresa (es. da PR a OX) se sono presenti righe articolo con sconto 130 – 139.

NOTA BENE: nella trasformazione da un documento ad uno superiore l’effetto sul documento origine sarà il seguente:

–Le MATRICI rimangono memorizzate tali e quali;

–I PREVENTIVI vengono cancellati dall’archivio;

–Gli ORDINI rimangono memorizzati solo per il residuo;

–Le BOLLE assumono la sigla del documento superiore;

–I CORRISPETTIVI assumono la sigla della fattura corrispettivo;

–Le RICEVUTE FISCALI SOSPESE assumono la sigla delle fatture;

–I RESI assumono la sigla del documento superiore.

Rimane comunque memorizzato sul documento originato dalla trasformazione, il relativo riferimento al documento precedente.

ATTENZIONE: quando il programma trasforma un documento in un altro avviene che alcuni dati siano “in comune” fra i documenti, mentre altri dati non lo siano: ad esempio, se richiamato un OC questo viene trasformato in BC, modificando il cliente intestatario, anche l’OC eventualmente rimasto in essere a seguito di evasione parziale si ritrova il cliente variato. Per gli articoli il discorso è diverso: nel momento in cui si spezza la riga per la gestione del residuo la riga evasa va nella BC, mentre la riga residua resta nell’OC. In questo caso le informazioni dei due documenti possono essere diverse (prezzi, sconti, videate riportabili, ecc.).

Nella trasformazione dei documenti PC e PF in altri di rango superiore, occorre considerare che essi traggono origine dai documenti PR e appartengono al medesimo archivio, ereditandone tutte le caratteristiche, eccetto l’obbligo dell’intestatario, l’intera evadibilità di riga e la possibilità di non essere cancellato e rimanere memorizzato nei limiti di quanto consentito dalle caratteristiche dei documenti PR, per esempio, la perdita della riga descrittiva anche nella semplice trasformazione della causale, oppure la perdita della data di riga nella trasformazione in del PF in BF (soprattutto perché la BF non la prevede).