Le righe di ogni documento di magazzino possono generare movimenti di Contabilità Analitica. Perché ciò accada, devono essere verificate due condizioni:

• l’intero documento deve poter generare movimenti di Contabilità Analitica; ciò dipende dal valore del parametro “Controllo di Gestione”, dedotto da AUT. DOCUMENTI MAGAZZINO (Aziende/Controllo di Gestione/Tabelle);
• le righe da cui si vogliono derivare i movimenti devono contenere i dati necessari; quindi a ognuna di esse devono essere aggiunti la data di competenza, il codice analitico, la commessa, l’area.

In testata del documento di magazzino è presente la finestra dei Dati propositivi documento CDG [Shift+F4], dalla quale è possibile gestire questi dati. L’apertura della finestra può essere:

• manuale (tasto funzione Sh+F4 da ognuno dei campi “Documento”, “Causale”, “Numero”, “Data”, “Magazzino”);
• automatica (campo “AUTO Testata” = “S” nella tabella AUT. DOCUMENTI MAGAZZINO):

I valori indicati all’interno di questa finestra vengono ripetuti all’interno di tutte le righe analitiche del documento.

INDICATORE CDG – Flag che guida il comportamento del programma in relazione alla scrittura dei movimenti di Contabilità Analitica legati al documento di magazzino in esame.

Il valore proposto, dedotto dalla tabella AUT. DOCUMENTI MAGAZZINO per il documento usato, può essere modificato.

Il valore del flag non impedisce di immettere i dati, che alla conferma saranno comunque memorizzati; esso determina invece la generazione di un movimento che viene considerato dalla gestione delle stampe del controllo di gestione (check acceso) oppure di un movimento che non viene considerato dalle stampe di analisi del controllo di gestione (check spento).

Il valore del flag può essere cambiato anche dopo la conferma del Documento di Magazzino, sia in Revisione del Documento che in CONTROLLO MOVIMENTI (in Aziende/Controllo di Gestione/Contabilità Analitica): variandolo da “acceso” a “spento” e il contrario.

DATA COMPETENZA – Data di competenza, facoltativa, che sarà proposta su tutte le righe del documento.

ANALITICO - il valore di analitico specificato viene inserito su tutte le righe riferite ad un articolo che non ha alcun codice analitico in anagrafica. L’eventuale analitico indicato sull’articolo sarà prioritario. In assenza di codice analitico sull’articolo e nella testata il sistema verificherà la presenza di un codice analitico all’interno del conto di contabilità generale abbinato all’articolo. Sul campo sono attive le ricerche per codice F2 e per descrizione F3. Il campo non è editabile in tutti i documenti che possono essere intestati sia a clienti che a fornitori.

COMMESSA – Codice della Commessa (8 caratteri alfanumerici), facoltativo, che sarà proposto su tutte le righe del documento. Sul campo sono attivi i tasti funzione F2 e F3 che consentono di cercare per codice e per descrizione le Commesse presenti. Se si inserisce il codice di una commessa, dalla sua anagrafica vengono dedotti il codice del cliente, il codice dell’agente e le condizioni di pagamento e inseriti automaticamente nel documento.

AREA – Codice dell’Area (4 caratteri alfanumerici), facoltativo. È possibile inserire un elemento di qualsiasi livello. Sul campo è attivo il tasto funzione F2 che consente di cercare per codice le Aree presenti.

TIPO MOVIMENTO – propositivo è il tipo movimento eventualmente presente all’interno del tipo documento di magazzino. Il valore indicato viene riproposto su tutte le righe.

NOTA – campo alfanumerico ampio 30 caratteri; se inserito viene proposto su tutte le righe del documento.

I campi sono tutti liberi: non ci sono controlli che bloccano l’inserimento di commessa e area anche qualora nella anagrafica del codice analitico queste siano non gestite. Sarà poi la fase di scrittura del dato nei dati analitici di riga a stabilire se sia o meno inseribile in relazione alle caratteristiche del codice analitico.

In revisione di un documento i dati propositivi impatteranno sulle sole nuove righe generate all’interno del documento.

I dati propositivi inseriti in questa finestra possono essere poi modificati o annullati per ogni riga del documento: sui campi Quantità, Prezzo e Sconti è attivo il pulsante F6 che consente di aprire la finestra per la gestione dei dati di Contabilità Analitica. La finestra può essere aperta anche automaticamente all’uscita del campo Sconti (se “AUTO Riga” = “Acceso” nella tabella AUT. DOCUMENTI MAGAZZINO):

DATA COMPETENZA – Indica la data di competenza che verrà attribuita alla riga del movimento, è assunta quella indicata nei Dati propositivi documento CdG [Shift+F4] se non presente si utilizza la data del documento, per i documenti trasformati che hanno una operazione contabile viene assunta quella del documento origine.

ANALITICO – Codice relativo alla riga del movimento, viene assunto come default il codice se presente nell’anagrafica dell’articolo, in alternativa viene proposto l’analitico indicato nei Dati propositivi documento CdG [Shift+F4]; altrimenti si valuta la presenza di un analitico all’interno del conto di contabilità generale associato all’articolo e lo si propone. In base alla intestazione del documento verrà richiesto/inserito l’analitico di ricavo o di costo.

COMMESSA – Codice della commessa da legare al movimento. In caso di un codice analitico, ricavo o costo, diretto il campo sarà obbligatorio. È attivo il tasto F2 per la ricerca del codice. In caso di analitico con natura indiretta il campo sarà in output.

AREA – Codice area attribuito alla riga del movimento. È attivo il tasto F2 per la ricerca del codice. Il campo sarà di output se l’analitico non gestisce le aree.

ARTICOLO – ereditato dal documento e sempre di output.

TIPO MOVIMENTO – ereditato dai Dati propositivi documento CdG [Shift+F4] se non presente potrebbe provenire dalla tabella “Azienda – Controllo di gestione – Tabelle – Automatismi CDG documenti magazzino”; in alternativa lo si può valorizzare manualmente sulla riga articolo.

Al momento della scrittura del documento, se questo genera un’operazione contabile, il programma elabora tutte le righe dei movimenti le suddivide per codice di contabilità generale. Una volta che le righe sono ordinate vengono memorizzate nel file del controllo di gestione, previo controllo della congruità delle informazioni, i criteri di controllo sono gli stessi della contabilità analitica. Poiché nei movimenti di magazzino non esiste la data di competenza, la procedura imposterà come default la data di registrazione del documento se il campo data della maschera dei dati propositivi non viene valorizzata dall’utente.

In caso di trasformazione di un documento esempio BC in FT la data di competenza assunta è quella della bolla non quella della fattura, lo stesso dicasi in caso di trasformazione di BF in FF mentre nelle trasformazioni intermedie verrà sempre presa la data di registrazione, a meno che non sia presente una data nel campo di testata “data competenza”, in tal caso la procedura userà quella data come data di competenza.

Nella gestione dei movimenti di magazzino è presente un controllo di congruità tra le voci di contropartita e le voci di analitica, cioè se la contropartita dei costi è un economico la relativa voce di analitica non potrà essere un patrimoniale ma potrà essere neutra.

La tipologia del documento gestirà le voci di analitica che potranno essere gestite in automatico. Per tutti i documenti che fanno riferimento ad un conto cliente verranno utilizzati i codici analitici di ricavo, per tutti i documenti intestati ai fornitori i relativi codici di costo, per tutti i documenti non intestati che derivano dalla produzione o dallo sviluppo delle distinte basi automatiche verranno assunti i conti di costo.

Utilizzando un codice analitico Costi Variabili diretti (VD) o Ricavo diretti (RD), è obbligatorio gestire il campo commessa.

Tutte le informazioni inserite in automatico dal programma nei documenti, possono essere modificate manualmente dall’operatore.

Nella funzione di visualizzazione dei documenti sono state aggiunte nelle righe le nuove informazioni relative ai codici analitici area e commessa relativamente alle righe dei movimenti.

Particolarità dei documenti “PC” e “PF”, che alla loro trasformazione in un documento superiore, questi non vengono cancellati ma sono sempre presenti nell’archivio, possono quindi essere importati in un nuovo documento.