DOCUMENTO – Tramite questo campo si definisce quale documento/movimento si desidera memorizzare. Preventivi, Ordini, Bolle, Fatture, Documenti di deposito, ecc.

Ad ogni tipo di documento è associata una sigla Passepartout composta da due caratteri alfabetici più uno alfanumerico. I due caratteri alfabetici indicano la sigla del tipo di documento, mentre il terzo carattere (facoltativo) serve a differenziare i moduli sui quali stampare qualora fossero stati definiti più formati di stampa per lo stesso documento (ad esempio BC1 o BCA o BCX, ecc.). La procedura memorizza il formato di stampa utilizzato per riproporlo in revisione documento. Se si utilizza una sigla che non ha formato di modulistica definito, il documento non viene stampato ma viene comunque registrato nei vari archivi.

Nei documenti che gestiscono la fatturazione elettronica è gestita la tipologia XML. Ciò consente di accettare indifferentemente l’indicazione della sigla documento Passepartout (compreso il terzo carattere identificativo di specifico formato di modulistica), la descrizione del documento (eventualmente personalizzate in Magazzino - Tabelle aziendali - Descrizioni documenti), oppure il tipo documento XML.

È attivo il tasto F2 che visualizza le sigle accettate con accanto la propria descrizione (memorizzata nella tabella aziendale descrizione documenti).

Se nella tabella “Descrizioni documenti” (Tabelle aziendali di magazzino) sono state associate al tipo documento delle causali, queste saranno proposte in Emissione/revisione documenti e in produzione (documenti scaturiti da bolla di lavorazione) durante la creazione di nuovi documenti che non derivano da precedenti, nel momento in cui si immette la sigla del documento. Anche in modulistica documenti è possibile impostare nelle Opzioni il “Numero causale movimento di magaz.” ottenendo lo stesso risultato, ma si ricorda che la causale associata al formato è prioritaria rispetto a quella eventualmente associata nella tabella “Descrizioni documenti”. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo Magazzino – Tabelle aziendali – Descrizioni documenti.

È anche possibile immettere i dati dei “Riferimenti Esterni”. Per il dettaglio si veda al paragrafo RIFERIMENTI ESTERNI DEI DOCUMENTI di questo stesso documento.

Premendo F2 sul campo “Documento” si apre la seguente finestra:

La riga su cui ci si posiziona viene evidenziata e premendo “Invio” si chiude la finestra e la tipo di documento selezionato viene riportato nel campo relativo.

CAUSALE DEL MOVIMENTO – Codice della causale del movimento, memorizzata in Magazzino – Tabelle aziendali – Descrizioni documenti. Premendo F2 si apre una finestra con l’elenco delle causali, che sono state definite nella tabella. Questa causale risulta utile per le statistiche sul venduto, per eseguire selezioni nella fatturazione differita o nella ricerca documenti.

Se nella tabella “Descrizioni documenti” sono state associate al tipo documento delle causali, queste saranno proposte in Emissione/revisione documenti e in produzione (documenti scaturiti da bolla di lavorazione) durante la creazione di nuovi documenti che non derivano da precedenti, nel momento in cui si immette la sigla del documento. Anche in modulistica documenti è possibile impostare nelle Opzioni il “Numero causale movimento di magaz.” ottenendo lo stesso risultato, ma si ricorda che la causale associata al formato è prioritaria rispetto a quella eventualmente associata nella tabella “Descrizioni documenti”. Per ulteriori informazioni si rimanda al capitolo Magazzino – Tabelle aziendali – Descrizioni documenti.

Inoltre se nella tabella delle “Causali movimenti di magazzino” sono definite le relative opzioni, si possono registrare documenti con stessa sigla ma che agiscono sui progressivi degli articoli in modo differente. Ad esempio, si possono registrare BF che aggiornano il costo ultimo e la data ultimo carico; ma anche BF associate a causale che escludono l’aggiornamento del costo mentre permettono l’aggiornamento della data; o ancora BF che non aggiornano né il costo né la data, e così via. Per ulteriori delucidazioni si rimanda al capitolo Magazzino – Tabelle generali – Causali movimenti magazzino.

NUMERO DI SERIE – Numero di serie col quale deve essere emesso il documento. La serie può essere utilizzata solo per quei documenti per i quali è stato impostato un numero di serie superiore a uno (dalla Tabella Numeratori nel menù Apertura Azienda).

La procedura propone la serie 1 e l’operatore può modificarla nel caso debba registrare il documento in un altro sezionale. Impostato un numero di serie, la procedura lo mantiene fino a che non si esce dalla funzione o non si cambia sigla documento. Se la nuova sigla documento impostata ha un numero di serie corrispondente o maggiore a quello immesso in precedenza, viene proposto lo stesso, altrimenti viene proposto il numero di serie più alto previsto per la nuova sigla documento impostata. Il pulsante F2 (non per i documenti BF, FF, MA, MX, MF) permette di visualizzare la finestra con le serie gestite, l’ultimo numeratore utilizzato e l’ultima data di aggiornamento:

NOTA BENE: se viene indicato un sezionale elettronico, occorre specificare un cliente abilitato alla gestione della fatturazione elettronica. Per maggiori dettagli consultare il manuale alla voce Docuvision – APPENDICI.

NUMERO DOCUMENTO – Numero progressivo da assegnare al documento. Per documenti emessi il programma propone la sigla AUTO ad indicare una numerazione progressiva automatica, ma è possibile assegnare un numero a piacere, ed in questo caso non viene aggiornato il contatore automatico della numerazione. Per numerazioni automatiche viene prelevato dalla tabella numeratori l’ultimo numero in base ai tipi documenti/serie immessi nei campi precedenti. Per documenti ricevuti si deve immettere il numero (o parte di esso se troppo lungo) specificato sul documento ricevuto dal fornitore. Per tutti i documenti che agiscono sul magazzino sono accettate solo date riferite all’anno contabile (bolle, fatture, resi, carichi, scarichi, /rettifiche di inventario, ecc.). A seconda che il documento sia di vendita o di acquisto, la data immessa diviene:

Per i documenti di VENDITA:

data di registrazione nell’archivio movimenti di magazzino (data di scarico)

data di emissione del documento

data di registrazione in primanota (per fatture e note di credito)

Per i documenti di ACQUISTO:

data di registrazione nell’archivio movimenti di magazzino (data di carico)

data del documento fattura di acquisto riportata in prima nota se non è presente una diversa data nei riferimenti esterni

NOTA BENE: anche il programma di servizio Trasmissione archivi – Caricamento CSV – MOVIMENTI DI MAGAZZINO in fase di import dati tiene conto dell’impostazione di tale parametro.

NOTA BENE: nel caso di cancellazione di documenti la procedura non effettua l’aggiornamento della tabella numeratori.

NOTA BENE: per i documenti multiannuali (Matrici, Preventivi, Ordini, Bolle di Lavorazione) non sono accettati numeri uguali (anche se di anni diversi).

NOTA BENE: in fase di revisione di documenti OF il numero documento NON può essere modificato. Tale vincolo è dovuto al fatto che anche in revisione dell’OF è possibile collegare le righe articolo ad ordini clienti esistenti (gestione ordini clienti automatici). Pertanto si consiglia di inserire un nuovo OF con numero corretto e, operando dalla prima riga del corpo, utilizzare il comando “Importa documento” [ShF6] per copiare tutte le righe dall’ordine con numero errato. Dopo aver salvato il nuovo OF, richiamare e cancellare quello con numero errato.

Inoltre, relativamente al numero documento, il programma prevede una serie di controlli per la rilevazione di eventuali numeri doppi. Per i dettagli consultare il paragrafo successivo “CONTROLLO NUMERI DOCUMENTI DOPPI”.

In questo punto è attivo il tasto funzione di aiuto F2 che permette di visualizzare una maschera contenente la descrizione della serie inserita nel campo precedente, l’ultimo numeratore utilizzato e l’ultima data di aggiornamento.

Inoltre, per le sigle documento FF e NF, il contenuto del campo è influenzato dall’eventuale presenza del parametro GestNumRifEst attivabile nella sezione [Installazione] del file pxconf.ini. Con il parametro FFNF_GestNumRifEst assente o uguale a “0” (zero) il dato può essere di tipo alfanumerico con un massimo di sedici caratteri che verrà riportato nella relativa registrazione contabile (all’uscita dal campo verranno comunque visualizzati gli ultimi sei caratteri numerici validi). Inoltre, tale valore verrà riportato anche nel campo “Numero” della videata dei Riferimenti esterni (pulsante Riferimenti [F4]). Definendo il parametro FFNF_GestNumRifEst=1 il campo sarà esclusivamente numerico con lunghezza massima di sei caratteri e non influenzerà quanto eventualmente inserito nell’analogo campo dei riferimenti esterni. La modalità utilizzata per la gestione dei due campi viene memorizzata ed associata al singolo documento senza possibilità di variazione. Esempio:

• si crea una fattura fornitore (FF) con il parametro FFNF_GestNumRifEst uguale a “1” indicando in testata numero “15” e nei riferimenti esterni numero “33/A”;
• si modifica ne1 file pxconf.ini il parametro portandolo uguale a “0” o cancellandolo;
• richiamando il documento i due campi relativi al numero continueranno ad avere e gestire dati differenti

In modo analogo, se il documento è stato creato in assenza del parametro il contenuto dei due campi non potrà mai essere differenziato anche tentando di effettuare un nuovo salvataggio/variazione dopo aver attivato il parametro.

NOTA BENE: anche il programma di servizio Trasmissione archivi – Caricamento CSV – MOVIMENTI DI MAGAZZINO in fase di import dati tiene conto dell’impostazione di tale parametro.

DEL – Data del documento. Per tutti i documenti che agiscono sul magazzino sono accettate solo date riferite all’anno contabile. La data documento assume diverse specifiche a seconda dei documenti:

Per i documenti di vendita:

• data di emissione del documento;
• data di registrazione nell’archivio movimenti di magazzino;
• data di registrazione in primanota (per i documenti che la gestiscono).

Per i documenti di acquisto:

• data di emissione del documento (stampata sul documento);
• data di registrazione nell’archivio movimenti di magazzino.

NOTA BENE: se la data documento non coincide con la data di ricevimento della merce tale campo deve intendersi come data di ricevimento della merce e non data documento.

Inoltre, relativamente alla data del documento, il programma prevede un controllo sulla sequenzialità temporale e la congruenza logica dei numeratori/date. Per i dettagli consultare il paragrafo successivo “CONTROLLO DATA DOCUMENTO”.

MAGAZZINO – Numero del magazzino che deve essere movimentato. Quando all’interno del documento ci si trova sul campo quantità, nella penultima riga del video appaiono i dati relativi a disponibilità ed esistenza dell’articolo, relativamente al magazzino immesso.

Se si gestisce più di un deposito e se il parametro di magazzino “Gestione mag.sulla riga” è impostato a “S”, è possibile movimentare magazzini diversi in un unico documento. Su ogni riga articolo infatti sono gestiti i campi “Mag” (di partenza) e “A Mag” (di arrivo) per specificare i depositi da movimentare. Nella testata del documento sono comunque presenti i campi “Magazz” e”A magaz” per permettere la proposta dei dati sulle righe. Per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo APPENDICI del capitolo MAGAZZINO.

Per quei documenti che movimentano due magazzini, assume significati diversi a seconda che si tratti di:

BD = Bolla deposito. Determina il magazzino da cui viene prelevata la merce. Il movimento incrementa il progressivo CARICO ma in NEGATIVO.

NOTA BENE: sul magazzino di destinazione, se immesso, viene eseguito un CARICO IN POSITIVO, in questo modo vengono modificate le giacenze dei due magazzini ma l’esistenza del TOTALE MAGAZZINI non varia. Se non viene immesso il magazzino di destinazione viene movimentato solo il magazzino di provenienza, ed in questo caso varia anche il TOTALE MAGAZZINI (questa modalità viene usata per fare scarichi di merce da distruggere o aggiornare il magazzino in seguito a calo peso naturale).

DL = Depositi per lavorazioni. Stessa logica della ‘BD’, determina il magazzino da cui prelevare le materie prime da consegnare al lavorante. Il movimento incrementa il progressivo CARICO ma in NEGATIVO.

SL = Scarico lavorazioni. Determina il magazzino da cui prelevare le materie prime per la lavorazione. Il movimento incrementa il progressivo SCARICO.

CL = Carico Lavorazioni. Determina il magazzino su cui CARICARE il prodotto finito derivato da una lavorazione. Il movimento incrementa il progressivo CARICO.

Per i documenti sopra elencati apparirà anche il campo:

A MAGAZZINO – Magazzino di destinazione. Sempre in base al tipo di documento assume diversi significati:

BD = Bolla di Deposito. Determina il magazzino di destinazione della merce. Il movimento incrementa il progressivo CARICO.

NOTA BENE: sul magazzino di provenienza viene eseguito un CARICO IN NEGATIVO, in questo modo vengono modificate le giacenze dei due magazzini ma l’esistenza del TOTALE MAGAZZINI non varia. Se non viene immesso il magazzino di destinazione viene movimentato solo il magazzino di provenienza, ed in questo caso varia anche il TOTALE MAGAZZINI (questa modalità viene usata per fare scarichi di merce da distruggere o aggiornare il magazzino in seguito a calo peso naturale).

DL = Depositi per lavorazioni. Stessa logica della ‘BD’, determina il magazzino che identifica il lavorante che riceve le materie prime per la lavorazione. Il movimento incrementa il progressivo CARICO.

SL = Scarico lavorazioni. Determina il magazzino che riceve il materiale (lavorante esterno a cui sono state inviate le materie prime per la lavorazione). Il movimento incrementa il progressivo CARICO.

CL = Carico Lavorazioni. Determina il magazzino di provenienza del prodotto finito. Il movimento incrementa il progressivo SCARICO. La dicitura del campo varia in ‘Da Mag.’.

NOTA BENE: quando SONO utilizzati documenti con 2 magazzini vengono modificate le singole giacenze ma rimane invariata quella totale.

Se si gestisce più di un deposito e se il parametro di magazzino “Gestione mag.sulla riga” è impostato a “S”, è possibile movimentare magazzini diversi in un unico documento. Su ogni riga articolo infatti sono gestiti i campi “Mag” (di partenza) e “A Mag” (di arrivo) per specificare i depositi da movimentare. Nella testata del documento sono comunque presenti i campi “Magazz” e”A magaz” per permettere la proposta dei dati sulle righe. Per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo APPENDICI del capitolo MAGAZZINO.

COS/RIC – Centro di Costo o Ricavo movimentato dal documento e riportato in Prima Nota in testata della registrazione. Il campo viene presentato solo se si gestiscono i centri di costo e ricavo (parametri contabili) per tutti i documenti che movimentano un solo magazzino (sono esclusi BD – DL – SL – CL).

CLIENTE/FORNITORE – Codice o descrizione del Cliente/Fornitore intestatario del documento. Si può inserire il codice di un C/F già codificato oppure si può eseguire direttamente la sua codifica con il tasto Shift+F4 (per quelli già esistenti permette l’accesso all’anagrafica).

ATTENZIONE: se si modificano i dati commerciali di un conto già archiviato in precedenza, perché tali modifiche abbiano effetto anche sul documento corrente, occorre azzerare il campo codice conto, premere Invio, e richiamare nuovamente il conto in questione.

Quando si modifica l’intestatario o si modificano le condizioni commerciali documento (F6 in testata), solo se sono presenti delle righe nel corpo documento, viene visualizzato il seguente messaggio: “Sono variate le condizioni del documento. Vuoi applicare le nuove condizioni alle righe già presenti?”. Il pulsante F10 conferma il messaggio e aggiorna le righe già presenti (prezzi, sconti, provvigioni, aliquote iva), mentre ESC mantiene le condizioni esistenti e solo le nuove righe immesse riporteranno le condizioni variate. La gestione è attiva anche se si azzera il campo intestatario e in questo caso, confermando con F10, tutte le condizioni vengono azzerate (come aliquota iva viene proposta quella dell’articolo).

Dopo aver richiamato un cli/for, sull’ultima riga della videata viene visualizzato il suo saldo contabile, gli eventuali insoluti, il fido e l’eventuale fuori fido.

Se impostato in anagrafica cliente il parametro “Messaggio fuori fido doc.mag” ad “A” (avvertimento) o “B” (bloccante) e il cliente risulta già “fuori fido”, all’inserimento del conto viene visualizzato il messaggio relativo. Se impostato come “bloccante” il programma non consente di emettere il documento.

Se è stato inserito nella scheda anagrafica del cli/for un messaggio indirizzato al magazzino apparirà la scritta in reverse ‘MESSAGGIO’; con F5 si visualizza il messaggio.

NOTA BENE: per i documenti di vendita, quando la merce deve essere spedita ad un nominativo o indirizzo diverso da quello di fatturazione si può utilizzare l’apposita gestione degli “Indirizzi di spedizione merce” (per dettagli si veda l’apposito capitolo Anagrafica indirizzi spedizione) oppure si può agire come segue:

• Si crea un’anagrafica Cliente per ogni destinazione merce e nel campo “Fatturare A” si immette il codice a cui andrà intestata la fattura; questo consente di codificare diverse destinazioni per ogni Cliente. Si consiglia di utilizzare un mastro clienti specifico per immettere questi destinatari merce.
• Nel campo ‘Codice Cliente’ si immette il codice del destinatario merce; il programma lo sostituisce automaticamente con il codice dell’intestatario della fattura (codice presente nel campo “Fatturare A”) e trasferisce i dati della destinazione della merce nella finestra dei totali. Le condizioni commerciali utilizzate nel documento sono quelle dell’intestatario o quelle del destinatario in base alla parametrizzazione eventualmente impostata nel campo “Fatturare A” del destinatario. L’indirizzo di spedizione è sempre relativo al destinatario. Si veda anche il paragrafo “Condizioni commerciali documento in caso di fatturare a / destinatario” di questo stesso documento.

TIPO – Per gli ordini clienti (OC e OX), consente di impostare lo stato delle nuove righe immesse e la condizione di evadibilità dell’intero documento. Il campo può essere impostato manualmente oppure presentato automaticamente in base al parametro “Proposta evadibilità ordini” presente nelle Condizioni e automatismi – Condizioni documenti di magazzino dell’anagrafica cliente.

Sono ammesse le seguenti opzioni:

‘S’ o ‘ ‘ = Sospeso. Solo in fase di immissione di nuove righe queste sono impostate automaticamente Sospese (carattere ‘S’ a fianco della quantità). In ogni caso è possibile modificare lo stato della riga.

‘E’ = Evadibile. Solo in fase di immissione di nuove righe queste sono impostate automaticamente evadibili (carattere ‘E’ a fianco della quantità). In ogni caso è possibile modificare lo stato della riga.

‘I’ = evadibile solo Interamente. L’ordine è evadibile solo se TUTTE le righe sono marcate evadibili con il carattere ‘E’.

‘EI’ o ‘IE’ = Ambedue le casistiche (nuove righe evadibili e ordine interamente evadibile).

Se la licenza d’uso prevede il modulo “LOGISTICA” è possibile gestire anche l’opzione P ad indicare che l’ordine si trova nello stato di PICKING e quindi si deve bloccare la modifica di alcune informazioni del documento fino a quando non viene tolto lo stato di Picking. In particolare non sono modificabili i seguenti dati: codice articolo, unità di misura, quantità, lotti, magazzino, ubicazione, destinatario, indirizzo di spedizione, vettore, agente, condizione agente.

Se il gestionale è collegato al WMS Paddy Picking, nel campo “Tipo” della testata documento degli ordini clienti e fornitori è gestito lo stato “M” (in lavorazione dal Magazzino). Lo stato M viene gestito esclusivamente dall’applicativo Paddy Picking e rende il documento NON MODIFICABILE (viene disabilitato il pulsante di conferma finale) per evitare che l’utente Mexal possa interferire con le operazioni di magazzino in esecuzione. In revisione di ordini marcati “M” appare il messaggio di controllo e sul campo Tipo compare la M (Magazzino).

NOTA BENE: se l’ordine è marcato come Interamente evadibile, non è possibile eseguire evasioni parziali dalla funzione ‘emissione differita documenti’, mentre l’operatività della funzione ‘emissione/revisione documenti’ non è condizionata.

NOTA BENE: quando un ordine viene trasformato in Bolla o Fattura vengono scaricate solo le righe di tipo ‘E’, le altre rimangono come residuo sull’ordine. Solo le righe senza ‘E’ possono essere lanciate in produzione o inserite in ordini automatici a Fornitori.

STATO DELL’ORDINE FORNITORE – Per le installazioni con licenza d’uso che prevede il modulo Logistica, nella testata dei documenti OF ordini fornitori è disponibile il campo “Stato” ove è possibile indicare “V” (In verifica) per contrassegnare che il documento è in lavorazione dagli addetti al magazzino o dal software di logistica affiancato al gestionale. Nell’ordine fornitore marcato in questo modo è bloccata la modifica di alcune informazioni fino a quando non viene tolto lo stato di Verifica. In particolare non sono modificabili i seguenti dati: codice fornitore, codice articolo, unità di misura, quantità, lotti, magazzino, ubicazione, destinatario, indirizzo di spedizione, vettore.

SCADENZA – Data di scadenza di tutto il documento. Solo in fase di immissione di nuove righe questa scadenza viene riportata sulle singole righe del documento, e può poi essere modificata riga per riga. In fase di revisione in questo campo viene presentata la data di scadenza della prima riga del documento (solo per fini statistici) in quanto il programma ai fini della gestione considera la scadenza delle singole righe. Questo campo viene proposto solo sui documenti Preventivi, Matrici cli/for, Ordini cli/for.

AGENTE – Codice dell’agente. Si può inserire il codice di un conto già codificato come Fornitore oppure si può eseguire direttamente la sua codifica con il tasto Shift+F4 (per quelli già esistenti permette l’accesso all’anagrafica) Viene proposto l’agente del cliente. Questo campo è presentato solo sui documenti di vendita.

RIFERIMENTO BOLLA DI LAVORAZIONE – Numero della bolla di lavorazione che ha eseguito il movimento. Questo campo viene presentato solo per i seguenti documenti:

SL = scarico lavorazione;

CL = carico lavorazione;

DL = deposito per lavorazione.

RIFERIMENTO FASE DI LAVORAZIONE – Fase di lavorazione della BL che ha generato il movimento.

NOTA BENE: se gli scarichi delle lavorazioni vengono eseguiti una fase alla volta questa corrisponde a quella immessa sulla BL, mentre se eseguiti a più fasi per volta (fino a...) viene riportata la fase più alta. Il valore ‘100’ indica che lo scarico delle MP ed il carico del PF sono stati eseguiti nello stesso momento (nel campo ‘Fs’ della BL è stato immesso ‘CL’).

NOTE – Questo campo permette di inserire delle note che seguono il documento con la possibilità di stamparle sulla modulistica, o di selezionare i documenti all’interno della finestra di ricerca utilizzando anche i caratteri ‘?’ (qualsiasi carattere nella posizione).

NOTA BENE: nei ‘CL’ e ‘SL’ generati dai documenti in cui sono state utilizzate delle distinte basi automatiche viene automaticamente riportato il riferimento al documento che li ha generati nella forma:

#DBA–FT:1/12345

#DBA–BC:1/18

PUNTO VENDITA – Codice numerico del punto vendita, gestito per i documenti di tipo “CO”, “RI” e “FC” nel caso in cui il parametro corrispettivi “Punto vendita abbinato a (R/I/S)” risulta impostato a “S”. Sul campo è attivo il comando Punti vend. [F2] per la selezione del dato tra i punti vendita codificati nella relativa tabella. All’atto della contabilizzazione dei corrispettivi, il valore immesso in questo campo viene riportato in prima nota come elemento di testata dell’operazione. Se il parametro corrispettivi “Contabilizzazione immediata fatture corrispettivo FC” risulta impostato a “S”, per i documenti “FC” il punto vendita viene riportato in primanota alla conferma del documento.

BOX ultimo doc./messaggio – In alto a destra viene visualizzato un box in reverse per indicare l’ultimo documento emesso e/o la dicitura ‘MESSAGGIO’ per indicare che è presente un messaggio sull’anagrafica del cliente/fornitore (premere F5 per consultarlo). Quando il cursore è posizionato nel corpo del documento e questo è stato generato da un altro (Esempio: PRBC oppure OCBC oppure BCFT), nel box, scorrendo le varie righe viene visualizzato il documento che ha generato la riga.