Alla selezione del pulsante Addebito hotel si apre la finestra per l’addebito del conto al cliente dell’albergo. In base all'impostazione scelta in Configurazione azienda, nella scheda "Connessione Passepartout Welcome", la finestra di addebito viene aperta la finestra mostrando l'elenco delle camere occupate tra le quali selezionare quella interessata, oppure viene proposta una tastiera grafica su cui selezionare direttamente il numero della camera a cui addebitare l'importo. E' sempre possibile passare da una modalità all'altra tramite i bottoni "Ricerca per cliente", e "Ricerca per numero camera". In entrambi i casi se nel campo "Tessera hotel" viene inserito il numero tessera si avvia la ricerca del cliente associato a tale tessera ed una volta individuata la camera interessata nella sezione Scegli il cliente vengono indicati tutti i nomi degli eventuali occupanti.

E’ possibile selezionare il cliente anche a partire dall’iniziale del suo cognome.

Quando la finestra "Ricerca cliente” si apre, nella sezione "per camera” viene visualizzato l’elenco delle camere occupate e se è noto il numero della stanza nella quale risiede, la si può selezionare e successivamente scegliere il cliente tra gli occupanti della camera nella sezione "Scegli il cliente”.

Nell’esempio riportato si può notare che nella camera scelta alloggia un solo cliente e, se nel programma Passepartout Welcome sono stati immessi i dati anagrafici ed il trattamento del cliente in oggetto, questi verranno visualizzati.

Se si apre la scheda "per cognome” nella parte alta della finestra, alla selezione dell’iniziale, vengono visualizzati i clienti che alloggiano attualmente nelle stanze dell’albergo ed il cui cognome la per iniziale la lettera selezionata.

Il pulsante "Conti aperti” presente sia nella scheda di ricerca "per camera” che in quella "per cognome” restituisce in "Scegli il cliente” tutti i clienti che hanno un conto aperto in Passepartout Welcome. Se l’elenco dei conti aperti fosse molto vasto comparirebbero i pulsanti di scorrimento.

Cliccando su Ok, si confermano le scelte e si ritorna alla finestra del conto, compilata con le scelte appena effettuate.

In base al documento scelto per l’addebito welcome si hanno due situazioni differenti:

• proforma: in fase di conto, se si sceglie di addebitare in camera l’importo da pagare ed in configurazione azienda questa voce è selezionata, si emettete un proforma welcome. Il conto viene incassato dall’albergo e non viene conteggiato nell’incasso giornaliero dell’azienda;
• ricevuta: come prerequisito è necessario impostare un cliente nella finestra del conto. Fatto ciò in fase di conto, se si sceglie di addebitare in camera l’importo da pagare ed in configurazione azienda questa voce è selezionata, si emette una ricevuta fiscale sospesa ed in Passepartout Retail, nella distinta della prenotazione, viene inserita recante l’importo del documento, il numero di ricevuta emessa e la data in cui è stato fatto il conto. Per velocizzare gli addebiti welcome tramite ricevuta, è consigliabile configurare un cliente predefinito, magari che si chiami "Cliente Welcome” o comunque che abbia un nome che faccia riferimento all’utilizzo per cui è destinato. Questo perché non è detto che un cliente della struttura alberghiera sia anche cliente dell’azienda (un caso d’esempio può essere rappresentato da una struttura alberghiera convenzionata con una azienda che effettua vendita al dettaglio e vuole gestire gli addebiti in camera per la struttura alberghiera associata).

Il conto viene contestualmente emesso alla selezione dell’OK, dopo aver effettuato la scelta del numero di camera o del nominativo del cliente.

Alla chiusura del conto, tra le informazioni relative ad esso in Passepartout Welcome vengono riportati anche il nominativo dell'operatore che ha effettuato l'operazione ed il relativo orario.