Per configurare un cliente occorre fare doppio clic sulla voce “Cliente” nella cartella “Anagrafiche” del Navigatore. La maschera di Anagrafica Cliente è composta da tre schede: “Dati anagrafici” che consente la compilazione dei campi relativi appunto ai dati anagrafici del cliente, “Tessera e promozioni” per la personalizzazione di promozioni, “Coordinate Bancarie” per memorizzare le eventuali coordinate bancarie del cliente e “Documenti” per configurare Carta d’identità, Passaporto e Lingua del cliente.

IMPORTANTE: in anagrafica cliente sono presenti i campi Login e Password per Passweb, tali dati sono Login e Password relative all’autenticazione sul corrispondente sito Passweb. Col pulsante “Genera” è possibile inserire in automatico i campi Login e Password di Passweb.

DATI ANAGRAFICI:

Nel campo “Tipo anagrafica” come impostazione predefinita compare la dicitura “Persona Fisica” che attiva i campi Cognome e Nome. Selezionando Società, come tipo anagrafica, si abilita il campo Ragione sociale disabilitando Cognome e Nome.

Le altre informazioni richieste, nella parte superiore di questa finestra, consentono l’inserimento dei dati anagrafici dei clienti (Indirizzo, Città…, Telefono, Cellulare…).

INSERIMENTO AUTOMATICO CITTÀ

Per velocizzare e rendere omogeneo l’inserimento dell’indirizzo, Passepartout Retail è provvisto di una funzionalità di ricerca automatica per cap o nome città.

È sufficiente inserire il cap o la città o una porzione di essi e premere Invio per aprire la finestra di Ricerca Comuni.

La finestra di Ricerca Comuni contiene la lista di tutti i comuni che soddisfano il valore inserito. Selezionando il comune e premendo il tasto “OK”, i campi relativi a Cap, Città, Provincia e Nazione sono popolati in automatico.

La finestra di ricerca comuni, che è possibile aprire anche tramite il pulsante “…” a fianco del cap, consente di effettuare ricerche più raffinate tramite i campi “nome” e al “cap” presenti all’interno.

Nel caso in cui la città abbia associati più cap, il valore inserito termina con i caratteri “xx”. A questo punto è possibile completare il valore del cap inserendo le cifre di terminazione corrette.

In questo caso la modifica non apre nuovamente la finestra Ricerca comuni.

Altro – tale pulsante, presente a fianco al luogo di nascita, premendolo, permette di passare alla modalità di inserimento libera e viceversa, in questo modo è possibile o inserire un comune in elenco oppure un testo libero. Funzionalità inserita sia per interfaccia normale che touch.

CERCA – tale pulsante è attivo sia nell’anagrafica standard che in quella touch. Questo ultimo, data una partita iva, interroga il servizio Vies (gratuito) e il servizio Cribis (se presente il modulo in licenza: Arricchimento anagrafiche) ed inserisce in automatico i dati dell’anagrafica del cliente.

I dati compilati automaticamente sono i seguenti: ragione sociale, indirizzo, città, cap, provincia, nazionalità.

N.B. I campi che necessitano alla Fatturazione elettronica (PEC e/o Cod. Destinatario/Cod. Ufficio PA) non vengono compilati automaticamente, si dovrà quindi procedere con l’inserimento manuale.

Nello specifico nel caso di cliente PA, i campi che dovranno essere OBBLIGATORIAMENTE compilati sono i seguenti: selezionare “Pubblica Amministrazione”, inserire Cod. Ufficio PA e la PEC; nel caso di cliente B2B invece possono esserci due differenti casistiche:

• se il cliente ha soltanto la PEC ma non il Cod. Destinatario, dovrà essere inserito il campo PEC obbligatoriamente e per un corretto invio della fattura elettronica, il campo destinatario andrà valorizzato con 7 zeri.
• se il cliente ha sia la PEC che il Cod. Destinatario, dovranno essere inseriti entrambi.

QR Code – tale pulsante è attivo sia nell’agrafica standard che in quella touch, attraverso il quale si apre la finestra di lettura QRCode.

La lettura del QR Code è possibile:

(a) tramite lettore QR code precedentemente collegato al sistema;

(b) tramite App: “QrCodeReader”.

Il QR Code potrà essere fornito dall’Agenzia delle Entrate in seguito a successiva richiesta.

I dati che dovranno essere comunicati sono quelli necessari alla fatturazione elettronica.

I dati compilati automaticamente all’inserimento del QR Code, sono i seguenti: Ragione sociale, P.IVA, Codice fiscale, indirizzo, città, Cap, provincia , nazione, nazionalità Cod. destinatario/cod. Ufficio PA e la PEC.

N.B. In caso si inserisca il QR code di una PA, l’utente dovrà avere l’accortezza di selezionare il flag “Pubblica amministrazione” facendo variare automaticamente il campo Cod. Destinatario in Cod. Ufficio PA. Nel caso invece in cui, il cliente sia un B2B, assicurarsi che il campo Cod. Destinatario, se non valorizzato automaticamente, sia compilato da 7 zeri.

GESTIONE ALLEGATI CLIENTE

È possibile inserire uno o più allegati per ogni anagrafica cliente. Per velocizzare l’inserimento di un singolo allegato è possibile utilizzare il campo “Allegato” caricando direttamente il file.

Il campo allegato può essere utilizzato ad esempio per associare le proposte di lista articoli, i preventivi per ordini clienti o fornitori o eventuali richieste particolari.

Premendo il pulsante a fianco del campo “Allegato” viene aperta la finestra per la gestione degli allegati multipli.

Tramite il campo in alto nella finestra è possibile effettuare l’inserimento di un nuovo allegato oppure la modifica e la cancellazione degli allegati esistenti.

ALTRI CAMPI

Foto- consente di associare una foto al cliente. Alla selezione del bottone "Foto" viene aperta la finestra "Immagine":

premere il tasto Webcam che apre la finestra di acquisizione immagine.

In tale finestra è possibile scegliere la Webcam da utilizzare, in caso ve ne siano installate più di una viene impostato il primo dispositivo, è possibile impostare la risoluzione che viene determinata in base alla risoluzione della web e della scheda video.

Alla selezione del bottone "Foto", viene acquisita l'immagine e contestualmente si ritorna alla finestra Immagine. La foto viene salvata sul database con il nome Webcam.jpg. Il bottone "Salva" permette di ritornare all'anagrafica cliente, memorizzare la foto e mantenere l'impostazione della webcam selezionata, il bottone "Annulla" riporta l'operatore in anagrafica Cliente ma non mantiene la foto.

La parte inferiore della finestra è costituita da tre schede.

In scheda Opzioni è possibile scegliere alcune impostazioni che vengono stabilite come predefinite in fase di conto intestato al cliente che si sta configurando:

• Categoria: tramite un menù di scelta è possibile impostare la Categoria Cliente di appartenenza da cui prendere le impostazioni relative ad Aliquota Iva, tipo pagamento e listino per reparto;
• Aliquota Iva: aliquota Iva assegnata al cliente. All’inserimento del cliente in fase di conto, l’aliquota di ogni riga viene sostituita con quell’assegnata imposta nell’anagrafica del cliente stesso, anche se il cliente è associato ad una categoria cliente con aliquota differente. In caso questa non venga impostata, in fase di conto verrà presa l’aliquota presente nella categoria cliente. Se in entrambi i casi l’aliquota non viene imposta, in fase di conto verrà lasciata l’aliquota presente nell’anagrafica dell’articolo.
• Pagamento: tramite un menù di scelta è possibile impostare il tipo di pagamento predefinito effettuato dal cliente: in fase di conto, questo viene impostato in automatico alla scelta del cliente, ma è sempre modificabile con altri tipi di pagamento;
• Buono: questo campo che si attiva se si sceglie il tipo di Pagamento buono pasto, permette di associare un buono pasto specifico al cliente, in modo che sia proposto di default in fase di conto.
• Imposta Sospeso: il conto a cui è associato un cliente con questa opzione selezionata viene impostato a sospeso;
• Ometti importi in ricevute sospese: se viene selezionata tale opzione, in caso venga emessa una ricevuta sospesa al cliente, sul documento cartaceo verrà omesso l’importo e verrà inserita la dicitura “Corrispettivo da determinare” (o quanto definito dall'utente). Questa funzionalità risulta utile nel caso di un cliente Società Retail che possiede un "sotto-conto" Rossi Roberto, ad esempio, dove non si vuole che il sottoconto possa conoscere l'ammontare della spesa. In questo caso il conto verrà intestato sia alla Società Retail che al cliente Rossi Roberto, ma il pagamento del sospeso sarà demandato alla Società Retail . È attivo solo se è attivo anche l’opzione “Imposta Sospeso”;
• abilita invio notifiche automatico: se si valorizza questa opzione si abilita il cliente alla ricezione di notifiche automatiche dal programma, che potranno essere composte da sms, email o entrambe. Per poter inviate sms ed email devono essere valorizzati rispettivamente i campi “cellulare” ed “email”. Disabilitando tale opzione sarà possibile inviare le notifiche manualmente (ad esempio tramite l’azione “Notifica ai clienti” dell’indagine clienti);

Importante: il campo in cui viene inserita la dicitura “Corrispettivo da determinare” risulta editabile ma si sottolinea che in caso venga modificato il testo automatico la RF non sarà fiscalmente valida.

• Ometti instestazione: permette di non stampare la ragione sociale su documenti fiscali;
• Listino: consente di configurare un listino unico per semplificare la configurazione, onde evitare di configurare i listini per reparto. In caso siano presenti entrambi (listino unico e di reparto), in fase di conto viene sempre applicato il listino di reparto;
• Griglia Listino cliente per reparto: consente di configurare un listino differente per ogni reparto configurato. Il listino associato nella griglia viene poi applicato al conto del cliente in base al reparto in cui si trova;
• Stampa modulo: la selezione di tale pulsante permette la gestione del modulo sulla privacy da far sottoscrivere al cliente. Nella cartella Layout, collocata nella cartella Passepartout Retail Server, è presente il layout standard ModuloPrivacy.xml
• Una volta caricato tale layout, alla selezione del pulsante presente in anagrafica Cliente, sarà già possibile stampare il modulo con le informazioni relative al cliente in oggetto. Tale modulo è sempre modificabile dall’operatore in base alle proprie esigenze.
• No privacy: il cliente accetta il trattamento dei suoi dati personali. Può essere per esempio impostato una volta che il cliente firma il consenso al trattamento dei dati personali.
• Abilita invio notifica automatico: se si valorizza questa opzione si abilita il cliente alla ricezione di sms, email o entrambe dal programma
• Cod. Ufficio PA/Cod. destinatario, Pubblica amministrazione, Stampa fattura e Disabilita fatture elettroniche: campi utilizzati per la fatturazione elettronica per la pubblica amministrazione e B2B. Per i dettagli fare riferimento al paragrafo “FATTURA ELETTRONICA”.
• Codice lotteria: da impostare per poter emettere scontrino e partecipare alla lotteria. Il campo è alfanumerico e deve essere composto da 8 caratteri.
• Salva lott.: tale flag permette di salvare o meno il codice lotteria in anagrafica. Sulle anagrafiche di tipo Persona Fisica questo flag è attivo di default
• Commesso: in tale campo è possibile poter associare un’anagrafica Personale. Qaundo il conto verrà intestato a tale cliente, il commesso sarà assegnato, automaticamente al conto, il commesso agganciato in anagrafica cliente.

OPZIONI ANAGRAFICHE COLLEGATE:

La sezione relativa alle anagrafiche collegate permette di definire, tramite il campo Azienda, il riferimento all’eventuale Azienda di cui il cliente che si sta configurando è dipendente, oppure se il cliente proviene dall’acquisto di deal tramite siti promozionali come Groupon, Groupalia e similari, oppure se proviene da Agenzie. Quindi se nell’anagrafica cliente è valorizzato il campo Azienda questa è un’anagrafica collegata di tale azienda, ma è anche cliente a tutti gli effetti, così usufruisce di tutte le opzioni previste per l’anagrafica cliente. In pratica l’impostazione dell’agenzia è utile se il cliente ad esempio è dipendente di una ditta convenzionata. A questo proposito in fase di conto, una volta inserito il cliente, se nella sua anagrafica è stato valorizzato il campo “Azienda”, viene dato il messaggio Il cliente è un’anagrafica collegata di una azienda, è possibile impostare l'azienda di riferimento o utilizzare il cliente come privato. Vuoi impostare l'azienda 'Azienda'? (la dicitura Azienda sarà sostituita dal nome dell’agenzia relativa all’anagrafica):

rispondendo affermativamente alla domanda, il conto viene intestato al cliente e all’Azienda (doppia intestazione), così in conto viene memorizzato sia il cliente che l'azienda, onde evitare che modifiche future cambino lo storico conti;

rispondendo No il conto viene intestato solo al cliente. Questa gestione è utile perché un dipendente di una azienda può anche essere cliente privato;

Di seguito una spiegazione delle azioni:

• Cerca: apre la finestra di indagine con le anagrafiche attualmente collegate all’anagrafica corrente.
• Collega: permette di collegare una o più anagrafiche all’anagrafica corrente. Selezionando l’azione, si apre una finestra di indagine con le anagrafiche che non sono collegate ad altre anagrafiche. Selezionando l’azione “Imposta e chiudi” tutte le anagrafiche risultato dell’indagine saranno collegate all’anagrafica di partenza. È possibile impostare filtri all’indagine in modo tale da collegare solamente alcune anagrafiche.
• Nuovo: permette di creare una nuova anagrafica collegata all’anagrafica corrente
• Scollega: azione di contesto per scollegare un’anagrafica da un’altra.

SCHEDA PARTICOLARITÀ

I campi della scheda Particolarità sono tutti personalizzabili, in modo che ciascuna azienda possa stabilire le caratteristiche di rilievo da memorizzare;

Per assegnare dei titoli ai campi cliccare con il tasto destro del mouse in qualsiasi punto della scheda Particolarità, viene così visualizzata la voce Configura campi aggiuntivi, selezionarla:

Si apre la finestra per la personalizzazione dei campi.

A questo punto è possibile cambiare i titoli di tutti i campi che si desidera. Confermare le modifiche con Ok. Quando si chiude la finestra di configurazione campi appare il messaggio che per visualizzare le modifiche apportate è necessario chiudere la finestra di anagrafica Cliente e riaprirla. Tutte le finestre di tipo Anagrafica cliente avranno come titolo per i campi aggiuntivi quelli appena stabiliti

SCHEDA APPUNTI

La scheda Appunti è utile per memorizzare eventuali note di interesse.

I commenti e le immagini illustrare di seguito in merito alla scheda Tessera e promozioni fanno riferimento all’anagrafica Cliente, ma risulta essere valida anche per l’anagrafica del sottoconto.

SCHEDA SALDI

In questa scheda vengono visualizzati i principali saldi del cliente: il fatturato complessivo, eventuali sospesi, acconti versati non ancora utilizzati, ordini di magazzino sospesi, bolle di consegna non ancora fatturate. Per ogni progressivo è disponibile il tasto “Vai” che consente di aprire il dettaglio delle movimentazioni.

E’ inoltre possibile salvare le indagini riguardanti i valori economici che si aprono all'interno dell'anagrafica cliente (Fatturato, Conti sospesi, Acconti, ecc.), tramite gli appositi tasti “Dettaglio”, per ognuno dei valori economici indicati.

TESSERA E PROMOZIONI

La scheda “Tessera e promozioni” consente di associare un codice tessera ed una o più promozioni all’anagrafica del cliente. In questa finestra è attivo il controllo RFID se configurato nelle opzioni login: appoggiando la tessera sul lettore integrato il relativo codice viene inserito nel campo tessera. Una volta configurato e salvato, in fase di conto è sufficiente passare la tessera nel lettore RFID affinché il cliente venga riconosciuto ed associato al conto.

Nota Bene: per attivare la lettura tessere cliente è necessario impostare l'opzione "Attiva login con codice tessera ", collocata nei parametri di connessione del client,nella modalità desiderata.

Nel caso in cui non si disponga delle tessere RFID è comunque possibile utilizzare altri metodi per la generazione e l’utilizzo del codice tessera.

Avvalendosi del bottone Genera, viene aperta la finestra GeneraCodiceTesera tramite la quale, previa configurazione di un codice a barre contenete il campo CodiceTesseraCliente, è possibile generare in automatico dei codici relativi per esempio ad un tesserino magnetico, o in alternativa su un tesserino cartaceo.

Se durante la configurazione dei codici a barrre, per uno di questi è stata impostata l'opzione "predefinito per cliente", la finestra di generazione codice si aprirà preimpostata su questo tipo. Alla conferma della generazione del codice, vengono valorizzati i campi Codice tessera e Valore codice a barre in base alle seguenti regole: il campo Codice tessera viene valorizzato con il numero progressivo relativo al campo CodiceTesseraCliente, mentre il campo Valore codice a barre viene valorizzato con l'intero codice a barre appena prodotto. In fase di conto è possibile richiamare rapidamente il cliente velocemente durante la modalità di inserimento articoli leggendo il codice a barre del cliente come se fosse un articolo.

Nota Bene: Un codice tessera è univoco solo per i clienti attivi, cioè due clienti attivi non possono avere lo stesso codice tessera ma lo stesso codice tessera può essere usato per un cliente attivo e per N clienti non attivi. Questo è utile ad esempio per i villaggi turistici dove le tessere vengono riutilizzate quando un cliente parte.

Per effettuare la stampa di tale codice, ed utilizzarlo con lettore di codici a barre in fase di conto, è possibile utilizzare il Layout di stampa d'esempio fornito nella cartella Layout. Per collegare il layout di stampa all'anagrafica cliente, scegliere Stampa dal pannello Contesto, così da aprire la finestra che consente di caricare i layout di stampa, e seguendo le istruzioni presenti nel paragrafo Layout Stampa automatica, selezionare il file TesseraCliente.xml. Si fa preente che tale layout è configurato per riconoscere codici di tipo EAN8. In caso si vogliano utilizzare codici di tipo EAN13, in modalità Designer, selezionare il campo relativo al codice numerico, e nella sezione Proprietà, selezionare l'opzione EAN13 in corrispondenza della voce Codice a barre.

Nel caso in cui nel programma sia presente una struttura di codice a barre impostata come Predefinita per il cliente, è possibile inserire direttamente il valore del codice a barre nel campo “codice tessera”: il programma è in grado di riconoscere che il valore immesso rispetta tale struttura e quindi valorizzerà automaticamente il campo tessera e il campo codice a barre tessera (senza utilizzare della funzione “Genera”).

Questa funzionalità risulta particolarmente utile nel caso in cui in fase di codifica nuovo cliente si hanno già a disposizione le tessere cliente prestampate con codice a barre, e si vuole consentire il riconoscimento del cliente in fase di conto senza aprire la finestra di ricerca associarle al cliente (valorizzando quindi anche il campo “Codice a barre per tessera”).

Il pulsante Registra dati biometrici consente di registrare il reticolato venoso della persona relativa all'anagrafica che si sta configurando.

POSSIBILITÀ DI ASSOCIARE PIÙ TESSERE AI CLIENTI

È possibile associare al cliente più codici tessera per tessere differenti o per smarrimento.

• Nell’anagrafica del cliente viene visualizzata la prima tessera, è poi presente il tasto “Altre tessere” per visualizzarle tutte.

Tramite questa finestra è possibile inserire gli altri codici tessera (manualmente, con il tasto “Genera” o leggendo la tessera RFID) e gestirne le attivazioni.

• In ricerca cliente è possibile utilizzare un qualsiasi codice tessera attivo (se la tessera non è attiva il cliente non viene riconosciuto).
• Per visualizzare tutte le tessere associate ai clienti, è presente l’indagine “Tessere” nel navigatore sotto il nodo Cliente.
• Nell’indagine "Promozioni cliente” l'azione di contesto "Azzera saldo promozione" permette di effettuare l'azzeramento per tutte le righe visualizzate nell'indagine

INDIRIZZI DI SPEDIZIONE ALTERNATIVI

È stata aggiunta la possibilità di configurare più indirizzi di spedizione alternativi per una anagrafica cliente da utilizzare nei relativi documenti di magazzino (es: ordini) e nel conto.

Per configurare gli indirizzi di spedizione si utilizza l’apposita griglia in anagrafica cliente:

Per inserire un nuovo indirizzo di spedizione è sufficiente eseguire un doppio click sulla riga vuota, mentre per la modifica di un indirizzo esistente occorre effettuare un doppio click sulla riga corrispondente. La cancellazione di un indirizzo avviene sempre tramite la griglia selezionando la riga che si vuole cancellare e premendo il tasto CANC. La finestra di inserimento e modifica è la seguente:

L’unico campo obbligatorio è la descrizione che identifica l’indirizzo; gli altri campi sono tutti facoltativi. Tra i vari è presente anche il codice Mexal che sarà assegnato dopo la sincronizzazione.

È possibile configurare un indirizzo come predefinito selezionando l’apposito campo nella finestra o direttamente nella griglia: tale indirizzo sarà utilizzato nel conto e nei documenti di magazzino di quel determinato cliente.

In ogni caso in fase di conto e documento di magazzino è possibile selezionare un indirizzo di spedizione dai riferimenti per il trasporto.

Il documento di magazzino generato da conto riporta già l'indirizzo di spedizione impostato nel conto.

Per quanto riguarda la sincronizzazione con replica dati, gli indirizzi di spedizione sono sincronizzati con il cliente, mentre nei documenti di magazzino viene riportato l'indirizzo corretto inserito in fase di redazione del documento.

Gli indirizzi di spedizione sono anche sincronizzati con l’anagrafica indirizzi di spedizione di Mexal tramite replica dati.

N.B. è richiesta la compatibilità con la versione 2016H di Mexal

ALTRI DATI

Nella sezione Validità, la spunta sull'opzione “Sempre attivo” indica che l'anagrafica che si sta configurando non avrà scadenza, in alternativa, togliendo tale spunta, è possibile personalizzare data di inizio e fine validità ed impostare quanti giorni prima della data di scadenza si vuole essere avvisati. Questo consente di gestire ad esempio fidelity card da rinnovare anno per anno. Il campo “creato il” consente di visualizzare la data di creazione dell'anagrafica in oggetto.

Effettuando doppio click nella griglia Promozioni sotto il titolo Promozioni, si attiva una lista di scelta per le varie promozioni, precedentemente configurate, in cui è possibile selezionare la promozione che si vuole attribuire al cliente:

• per associare al cliente un tipo di promozione come Accumulo punti, Prepagata e Prepagata punti, Sconto Articolo è sufficiente selezionare la voce relativa tramite doppio click sulla riga della griglia promozioni. Per poter utilizzare la promozione prepagata e prepagata a punti occorre effettuare un conto con l’articolo ricarica (in punti o in euro) ed intestare il relativo conto al cliente. Per poter utilizzare la promozione Accumulo punti è necessario effettuare almeno un conto selezionando gli articoli in promozione ed intestare il relativo conto al cliente. Per i dettagli di utilizzo si rimanda al capito Utilizzo: sezione tessere e promozioni;
• per associare al cliente una promozione di tipo Debito, occorre selezionare la voce relativa tramite doppio click sulla riga della griglia promozioni. Così facendo, nella casella relativa alla voce Max debito viene inserito automaticamente l’importo di Debito Massimo consentito che è stato configurato per la promozione scelta ( in questo caso di tipo Debito). In caso il valore impostato durante la configurazione della promozione sia troppo basso o troppo alto, è possibile modificarlo effettuando doppio click sul campo relativo ed inserendo il debito massimo che si vuole attribuire;

NOTA BENE: in caso si decida di modificare l’importo del debito massimo per un cliente, si sottolinea che tale variazione ha effetto esclusivamente sull’anagrafica che si sta configurando e non sulla promozione vera e propria.

• per associare al cliente una promozione di tipo Sconto, occorre selezionare la voce relativa dall’elenco tramite doppio click sulla riga della griglia promozioni ed impostare il valore dello sconto, in percentuale, nella casella Valore. Così facendo, ogni volta che un conto viene intestato a questo cliente, viene applicato lo sconto appena impostato.

NOTA BENE:per le promozioni di tipo Accumulo punti, Debito, Prepagata e Prepagata punti, è possibile impostarne il saldo manualmente sia dalla finestra di dettaglio, aperta mediante doppio click sulla freccia posta a fianco della riga selezionata, sia direttamente dalla griglia. In caso vengano effettuate modifiche manuali ai saldi di tali promozioni, viene dato un messaggio a video che chiede conferma dell'azione che si sa effettuando. Alla conferma di tale messaggio, il saldo modificato viene aggiornato con il valore inserito. Si sottolinea che tali variazioni hanno effetto esclusivamente sull’anagrafica che si sta configurando e non sulla promozione vera e propria.

I campi presenti nella griglia promozioni hanno i seguenti significati:

• Max gg: è un campo numerico dove si può inserire il massimo numero di volte in cui si può utilizzare la promozione nell’arco di una giornata;
• Sempre attiva: se la casella è selezionata significa che la relativa promozione non ha scadenza;
• Inizio e Fine: in caso la promozione abbia un periodo di validità, i due campi ne indicano la data di inizio e fine. Questi valori possono essere personalizzati per cliente e sottocliente: se la promozione è stata configurata come “Sempre attiva” è sufficiente togliere la selezione sulla casella, così vengono attivati i campi relativi alla data di validità che è impostabile tramite il calendario che si apre al click sulla freccia.

NOTA BENE: in caso si decida, per un cliente o sottocliente, di modificare la validità di una promozione, si sottolinea che tale variazione ha effetto esclusivamente sull’anagrafica che si sta configurando e non sulla promozione vera e propria.

I campi presenti nella finestra Tessera e promozioni, posti a destra della griglia Promozioni hanno il seguente significato:

• Sempre attivo – se impostato indica che l’anagrafica che si sta esaminando non ha data di scadenza;
• Inizio/fine validità – indicano rispettivamente l’inizio e la fine di validità dell’anagrafica;
• Giorni avviso scadenza – in caso sia stata impostata una data di scadenza per l’anagrafica in oggetto è possibile decidere quanti gironi prima si vuole far comparire il messaggio;
• Black List – se viene selezionata tale opzione si abilita anche il campo sottostante in cui è possibile indicare la motivazione per cui un cliente è stato inserito in Blacklist. Quando un cliente inserito in Blacklist viene richiamato in fase di conto, viene mostrato un messaggio a video che avvisa sulla posizione in blacklist del cliente e l'eventuale motivazione inserita nella relativa anagrafica.
• Creato il – riporta la data di creazione dell’anagrafica in esame.

PARTICOLARE AZIONE PRESENTE IN CONTESTO

Nel pannello contesto dell'anagrafica cliente, sono presenti alcune azioni che permettono di avere informazioni sui movimenti contabili e di magazzino fatti eventualmente dal cliente:

Acconti – aperti: viene aperta la finestra "Acconti cliente" in cui vengono elencati gli acconti versati ma non ancora utilizzati

Acconti . storico: viene aperta una indagine mirata sui conti di tipo Acconto intestati al cliente in oggetto;

Conti: viene aperta una indagine mirata sui conti intestati al cliente in oggetto;

Documenti: viene aperta una indagine mirata sui documenti di magazzino intestati al cliente in oggetto;

PARTICOLARE AZIONE PRESENTE IN INDAGINE CLIENTE

Notifica ai clienti consente l'invio di notifiche attraverso l’utilizzo di sms, email o entrambe, per tutti i clienti inseriti nell'indagine. Alla selezione della voce di contesto “Notifica ai clienti”, viene aperta la finestra Invia notifica ai clienti presenti nell'indagine, in cui è possibile personalizzare il messaggio in base alla comunicazione da far pervenire ai clienti inseriti nell'indagine.

All’interno della finestra possono essere impostati i seguenti parametri di configurazione:

Tipo notifica – seleziona la modalità di notifica che si vuole svolgere, attraverso l’uso degli Sms, delle email oppure entrambe.

Nota Bene: tutte le anagrafiche selezionate dall’indagine rimangono comunque filtrate rispetto alla e-mail e al cellulare, in quanto in assenza di una email la notifica di tipo Email non può essere eseguita, analogamente per il cellulare rispetto all’ Sms.

Testo notifica – riporta il testo che viene utilizzato per una notifica di tipo SMS.

Car. tot. – riporta il numero complessivo di caratteri contenuti nel testo inserito.

Sms tot. – riporta il numero totale di Sms che in maniera concatenata verranno inviato per ogni singolo destinatario.

Tramite il pulsante Invia vengono inviate tutte le notifiche configurate, mentre con Annulla viene chiusa la finestra sospendendo la gestione delle notifiche da inviare.

Tramite il pulsante Testo HTML Email viene aperta la finestra di configurazione del layout del messaggio inserito nella email di notifica, del messaggio da inserire come oggetto della notifica ed eventuali allegati.

Premendo infatti il pulsante si apre la finestra di configurazione dei parametri della Email.

Oggetto – intestazione / titolo della email di notifica.

Allegato – permette di selezionare un file da allegare alla email di notifica che deve essere inviata.

Design – permette di inserire il testo del messaggio editandone il formato e il layout.

Per poter inserire uno sfondo al testo è necessario

HMTL – permette di vedere in base al testo inserito il corrispondente codice HTML editabile associato.

Attraverso il pulsante Aggiungi è possibile aggiungere un file da allegare alla email

Premendo il pulsante Cancella viene cancellato il file allegato selezionato dalla lista degli allegati finora aggiunti. Inizialmente tale lista è posta sulla voce “Allegato non selezionato”, che corrisponde ad alcuna selezione fatta; infatti solo selezionando un effettivo file tra quelli aggiunti, il pulsante di cancellazione diventa abilitato e la cancellazione permessa.

Conferma permette la validazione delle impostazioni che le email di notifica devono avere. Se nel momento della conferma risulta presente un file selezionato ma non ancora aggiunto tra gli allegati, viene visualizzata una richiesta per aggiungere il file o cancellare l’attuale selezione. Accettando o meno l’allegato rimasto in sospeso la finestra viene comunque chiusa validando la configurazione fatta.

Il pulsante Annulla permette di chiudere la finestra ripristinando i valori previsti all’apertura della finestra.

Per maggiori dettagli sulla personalizzazione del messaggio di notifica e gestione degli allegati consultare la sezione del manuale “Utilità di sistema – Gestione comunicazioni”.

Notifica ai clienti fidelity: selezionando tale funzione si aprirà la modale di invio notifiche ai clienti, con la sola differenza che includerà prima la richiesta di quale layout di stampa automatica si vuole usare per creare il file pdf della tessera ed inviarlo al cliente finale.

Andrà pertanto configurato un layout Tessera Cliente.

L'allegato verrà poi aggiunto ad eventuali allegati che, a discrezione dell’utente che configura la notifica, vorrà aggiungere.

Tutti i file pdf delle tessere generati verranno salvati per l’invio nella sottocartella “Temp” presente in quella installazione, con la seguente nomenclatura “pdf_fidelity_[ragione sociale cliente].pdf”.

ATTENZIONE: nella modale di invio email, inserendo corpo e oggetto della email, si potranno vedere gli allegati condivisi per ogni anagrafica interessa, ma non quella relativa alla tessera, dato che verrebbe considerata come allegato di tutte e non per ogni singolo cliente una distinta.

COMPLEANNI DEL PERIODO

Sotto il nodo Anagrafica Cliente, è presente l'indagine "Compleanni del periodo": tale indagine permette di visualizzare i nominativi dei clienti la cui data di nascita è compresa tra la data odierna (di sistema) e 3 giorni avanti, essendo attivo un filtro predefinito. Quindi se per esempio la data odierna (di sistema), è al 14/12/2010, lanciando tale indagine verranno visualizzati i nominativi dei soli clienti che compiono gli anni nel periodo compreso tra 14/12/2010 e 17/12/2010. Il filtro per tale Indagine è stato realizzato tramite l'ausilio delle formule per le colonne calcolate, infatti portandosi nella scheda Campi, ed aprendo il filtro, questo è impostato su di u campo chiamato convenzionalmente "IsCompleannoInRange": selezionando con tasto destro del mouse tale campo, tra quelli presenti nella sezione "Campi selezionabili", e scegliendo la voce Colonna calcolata o l'omonimo bottone, viene aperto la definizione della colonna calcolata in cui è già presente la formula per filtrare i giorni di nascita.

In caso si voglia aumentare o diminuire i giorni successivi alla data odierna, nella sezione della formula, è necessario modificare il numero tra parentesi tonde alla fine della formula:

In base all'esempio mostrato sopra, una volta lanciata l'indagine verranno mostrati i nomi dei clienti che festeggiano il compleanno tra il 14/12/2010 ed il 17/12/2010. Per ulteriori dettagli sull'utilizzo delle colonne calcolate, si veda il capitolo Utilizzo al paragrafo "Colonna calcolata".

INDAGINE PROMOZIONI

Sotto il nodo Clienti è presente l'indagine Promozioni, che riporta Il nome promozione e la ragione sociale del cliente a cui tale promozione è associata. Inoltre nel pannello contesto di tale indagine è presente l'azione "Carica saldo promozione": se selezionata viene aggiunta una colonna di indagine riportante il saldo delle promozioni. In questo modo è possibile avere ad esempio un elenco di tutti i clienti con il saldo dei punti accumulati oppure il credito residuo delle tessere prepagate.