All’interno della sezione “Dati Email” è invece possibile, come precedentemente evidenziato, indicare, in tutte le lingue gestite all’interno del sito, i contenuti delle e-mail inviate in automatico dall’applicazione in corrispondenza dei diversi possibili stati assunti da un documento di reso merce.

Per ciascuna mail sarà possibile indicare i seguenti dati:

Utenti Email di … (Ecommerce Mexal): consente di specificare le tipologie di utenti cui dovrà essere inviata la corrispondente Email, indipendentemente dal fatto che la richiesta di reso merce sia stata effettuata direttamente da un cliente o, per suo conto, da parte di un Agente.

E' possibile selezionare uno dei seguenti valori:

• Cliente e Agente intestatario Ordine: selezionando questo valore la corrispondente mail verrà inviata al Cliente e all’Agente intestatari del documento che ha generato la richiesta di reso merce (per Agente intestatario del documento si intende l’Agente presente in testata del corrispondente documento Mexal e quindi l’ Agente che ha realmente effettuato l’ordine per conto del cliente)
• Cliente, Agente intestatario Ordine e Agente associato al Cliente: selezionando questo valore la corrispondente mail verrà inviata al Cliente intestatario del documento che ha generato la richiesta di reso merce, all’Agente intestatario di questo stesso documento e all’Agente associato in Mexal al cliente intestatario del documento (che può non coincidere, soprattutto in una gestione gerarchica di Agenti e Sotto Agenti, con l’Agente intestatario del documento)
• Cliente: selezionando questo valore la corrispondente mail verrà inviata solo ed esclusivamente al cliente intestatario del documento che ha generato la richiesta di reso merce
• Agente intestatario Ordine: selezionando questo valore la corrispondente mail verrà inviata solo ed esclusivamente all’Agente intestatario del documento che ha generato la richiesta di reso merce.
• Agente intestatario Ordine e Agente associato al Cliente: selezionando questo valore la corrispondente mail verrà inviata solo ed esclusivamente all’Agente intestatario del documento che ha generato la richiesta di reso merce e all’Agente associato in Mexal al cliente intestatario del documento stesso
• Agente intestatario Ordine e Agenti gerarchia: la corrispondente mail verrà inviata all’Agente intestatario dell’ordine e a tutti gli Agenti che sono collocati, rispetto ad esso, ad un livello gerarchico superiore nella gerarchia agenti in uso all’interno del sito
• Agente intestatario Ordine, Agente associato al cliente e Agenti gerarchia: la corrispondente mail verrà inviata all’Agente che ha effettuato l’ordine, all’Agente associato, in Mexal, al cliente intestatario del documento e agli Agenti che, rispetto ad essi, sono collocati ad un livello gerarchico superiore nella gerarchia agenti in uso all’interno del sito
• Cliente, Agente intestatario Ordine e Agenti gerarchia: la corrispondente mail verrà inviata al cliente intestatario del documento, all’Agente intestatario dell’ordine e a tutti gli Agenti che sono collocati, rispetto ad esso, ad un livello gerarchico superiore nella gerarchia agenti in uso all’interno del sito
• Cliente, Agente intestatario Ordine, Agente associato al cliente e Agenti gerarchia: la corrispondente mail verrà inviata al cliente intestatario del documento, all’Agente che ha effettuato l’ordine, all’Agente associato, in Mexal, al cliente intestatario del documento e agli Agenti che, rispetto ad essi, sono collocati ad un livello gerarchico superiore nella gerarchia agenti in uso all’interno del sito

Il Check “Allegati” presente in corrispondenza di tutte le diverse tipologie di Mail presenti all’interno di questa sezione

consente invece di indicare se alle mail di quella determinata tipologia dovranno essere allegati o meno anche tutti i file che hanno il campo “Mail” impostato sul valore S

In questo senso è bene ricordare che:

• gli allegati ad un determinato reso inseriti sul Front End dagli utenti del sito, avranno sempre il campo “Mail” impostato a S.
• i file allegati al documento operando da Docuvision (solo Ecommerce Mexal) avranno il campo Mail impostato a S solo nel caso in cui siano documenti di tipo “Stampa”
• per i file allegati ad un determinato documento operando direttamente dal Wizard di Passweb il campo Mail è impostabile direttamente in fase di upload dell’allegato stesso e, a differenza degli allegati inseriti da Front End e/o di quelli inseriti da Docuvision, potrà essere modificato in un qualsiasi momento.

Per maggiori informazioni relativamente a come poter allegare file ad un reso operando direttamente dal Wizard di Passweb si veda anche il successivo capitolo “Gestione Resi – Allegati Reso” di questo manuale.

Oggetto E-Mail di …: consente di specificare l’oggetto della corrispondente Email.

Testo E-Mail di …: consente di definire il contenuto della corrispondente Email. Il pulsante “Sorgente” presente nella barra degli strumenti dell’editor di testo consente di editare il corpo della mail lavorando direttamente a livello di codice HTML

Il pulsante “Aggiungi Segnaposto” presente in corrispondenza di ogni campo di tipo “Oggetto Email” e “Testo Email” consente di personalizzare l’oggetto e/o il testo della relativa mail inserendo appositi segnaposto che verranno poi valorizzati dinamicamente da Passweb a seconda dello specifico documento.

Per comporre l’oggetto e/o il testo di una mail è quindi possibile utilizzare i seguenti segnaposto:

• Cliente: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con il nominativo del cliente cui è destinata la merce
• Cliente di fatturazione: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con il nominativo del cliente che ha effettuato l’ordine
• Data: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con la data di emissione relativo documento
• Documenti di Origine: nel caso in cui l’ordine in questione dovesse essere trasformato prima in bolla e successivamente in fattura, questo segnaposto verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con la sigla della bolla che ha generato la relativa fattura.
• Documenti Ordine di Origine: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con la / le sigla/e dei documenti “Ordine” che hanno generato il documento in esame. Tale segnaposto potrà quindi essere utilizzato, ad esempio, nella mail di evasione per indicare l’ordine o gli ordini che hanno generato la relativa bolla / fattura
• Numero Documento: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con l’identificativo Passweb del relativo documento
• Sigla Documento: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con la sigla associata dal gestionale al relativo documento
• Nome del sito: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con il nome assegnato al proprio sito web
• Url del Sito: verrà sostituito, in fase di creazione della mail, con l’ url del proprio sito web

ATTENZIONE! A default nell’oggetto delle varie mail viene automaticamente inserito il segnaposto relativo al Cliente intestatario del documento di reso merce.

Per quel che riguarda invece il testo delle mail, oltre ai segnaposto appena analizzati, sarà possibile utilizzare anche il segnaposto “Dettaglio Documento”

In questo senso è bene ricordare che il testo delle mail, configurabili all’interno dei questa sezione del Wizard, è composto, essenzialmente, da due distinti elementi:

• Un “Testo libero”
• Il dettaglio del documento, ossia i dati relativi allo specifico reso merce (elenco di articoli, totali, indirizzi di spedizione ecc…)

Il “Testo Libero” può essere inserito, gestito e personalizzato, direttamente all’interno del relativo campo “Testo Email di…”.

Il Dettaglio del documento, invece, può essere personalizzato sempre dalla pagina “Configurazione Parametri del Reso”, all’interno però della sezione “Documento”. Per maggiori informazioni in merito si vedano anche i successivi capitoli di questo manuale.

ATTENZIONE! La mail di evasione reso tramite nota di credito avrà i destinatari, l'oggetto e il testo indicati all’interno della maschera “Configurazione Parametri del Reso – Dati Email”. Il dettaglio documento di questa mail invece, verrà costruito secondo quanto indicato all’interno della sezione “Documento” della maschera “Configurazione Parametri dell’Ordine”

Una volta definito e personalizzato il dettaglio del documento, questo potrà poi essere inserito in una qualsiasi posizione del corpo della relativa mail utilizzando, appunto, il segnaposto “Dettaglio Documento” evidenziato in figura.

ATTENZIONE! Nel caso in cui si decida di non utilizzare nel testo di una mail il segnaposto “Dettaglio Documento” i dati del relativo documento verranno inseriti come ultimo elemento della corrispondente mail

NOTA BENE: per attivare l’invio di una mail connessa ad un particolare stato del documento di reso merce è sufficiente specificare per essa un oggetto.

ATTENZIONE: Nel caso in cui non venga indicato nessun oggetto la relativa mail non verrà mai inviata.

Sono gestite le seguenti mail :

• E-Mail di Invio Reso: mail che verrà inviata, agli utenti appositamente selezionati all’interno del relativo campo, contestualmente all’effettuazione sul sito di una richiesta di reso merce.

ATTENZIONE! Nel caso in cui tra i destinatari sia stato selezionato il cliente intestatario del documento, questa stessa mail verrà inviata anche ad eventuali indirizzi associati al relativo indirizzo di spedizione merce.

Allo stato attuale la richiesta di reso merce è in attesa di approvazione da parte dell’amministratore del sito. E’ memorizzata solamente all'interno del database del sito e si trova nello stato di "DA VERIFICARE"

• E-Mail di Conferma Reso: mail che verrà inviata, agli utenti appositamente selezionati all’interno del relativo campo, contestualmente all’approvazione da parte dell’amministratore del sito di una richiesta di reso merce.

ATTENZIONE! Nel caso in cui tra i destinatari sia stato selezionato il cliente intestatario del documento, questa stessa mail verrà inviata anche ad eventuali indirizzi associati al relativo indirizzo di spedizione merce.

Allo stato attuale la richiesta di reso merce è ancora memorizzata solamente nel database del sito trovandosi però nello stato di CONFERMATA.

Tale richiesta potrà quindi essere inserita nel gestionale generando così il relativo documento di reso merce (RC o NC)

• Rifiuto Reso: mail che verrà inviata, agli utenti appositamente selezionati all’interno del relativo campo, contestualmente al rifiuto da parte dell’amministratore del sito, di una richiesta di reso merce.

ATTENZIONE! Nel caso in cui tra i destinatari sia stato selezionato il cliente intestatario del documento, questa stessa mail verrà inviata anche ad eventuali indirizzi associati al relativo indirizzo di spedizione merce.

Allo stato attuale la richiesta di reso merce è ancora memorizzata solamente nel database del sito trovandosi questa volta però nello stato di ANNULLATA.

Tale richiesta non potrà quindi MAI essere inserita nel gestionale

• Nota di Credito (Ecommerce Mexal): mail che verrà inviata, agli utenti appositamente selezionati all’interno del relativo campo, contestualmente alla prima sincronizzazione utile e successiva alla trasformazione in Mexal di un Reso Merce (RC) in una Nota d’Accredito (NC).

ATTENZIONE! Nel caso in cui tra i destinatari sia stato selezionato il cliente intestatario del documento, questa stessa mail verrà inviata anche ad eventuali indirizzi associati al relativo indirizzo di spedizione merce.

• Notifica Allegato: testo dell’e-mail di notifica che verrà inviata ai destinatari indicati all’interno del campo “Utenti Email Notifica Allegato”, nel momento in cui, operando direttamente dal Wizard di Passweb, dovessero essere aggiunti ad un determinato documento di reso merce dei nuovi allegati con il flag “Notifica Utente” selezionato.

ATTENZIONE! Nel caso in cui, in fase di inserimento di un nuovo allegato da Wizard, non dovesse essere selezionato il flag “Notifica Utente”, indipendentemente dal fatto di aver configurato o meno la mail di Notifica non verrà comunque inviata ai destinatari indicati nessun tipo di comunicazione.

NOTA BENE: per maggiori informazioni relativamente ai diversi possibili stati assunti da un documento di reso merce, si veda anche il successivo capitolo “Creazione e gestione di un Reso Merce”.