All’interno di questa finestra, richiamabile mediante il tasto funzione Parametri generali di import [Shift + F8], è possibile settare e mantenere memorizzati una serie di parametri che verranno applicati in sede di import in primanota dei file XML selezionati.

Non sempre le impostazioni scelte sono applicate ai file XML selezionati, l’applicazione avviene solo nel caso in cui le scelte siano coerenti con il contenuto fiscale ai fini IVA del documento selezionato.

Ad esempio, se si è indicato un codice di esenzione IVA, questo viene inserito nella registrazione contabile solamente nel caso in cui abbia una natura coerente con quella del file XML.

La finestra viene comunque automaticamente visualizzata ogni volta che viene premuto il tasto funzione Import primanota [F10] affinchè l’utente possa controllare nuovamente le scelte operate. Alla conferma di questa seconda apertura viene concretizzato l’import in primanota dei file e visualizzata una finestra con i messaggi riepilogativi dell’import.

I parametri impostati vengono salvati in maniera permanente su disco. Quando si esegue nuovamente la funzione saranno riproposti ed eventualmente modificabili.

L’ordinamento con cui viene attribuito il protocollo ai file all’interno della primanota considera prioritariamente la data del documento, a parità di data documento si considera il numero documento alfanumerico del file sempre tradotto in numerico ovvero primi sei caratteri del numero a partire da destra da cui viene tolto ciò che non è un numero. Al di fuori di questi due criteri l’ordinamento con cui il file viene restituito per la contabilizzazione in primanota è di tipo casuale.

La videata proposta è la seguente:

Si analizzano nel dettaglio le caratteristiche dei singoli campi:

DATA REGISTRAZIONE – data in cui si desidera registrare in primanota le operazioni contabili che si stanno importando.

Sono accettati i seguenti valori:

Data documento: le fatture vengono importate sulla base della data del documento.

Data lavoro: le fatture vengono importate in base alla data con cui si è entrati all’interno del gestionale.

Data specifica: la scelta di questa opzione apre un ulteriore campo, di tipo data, per permettere all’utente di digitare la data in cui si desidera importare i documenti.

Fine mese: se selezionata la registrazione avviene l’ultimo giorno del mese della data del documento.

In generale, a prescindere dalla scelta operata per la data di registrazione, il programma controlla che la data di registrazione del documento emesso rientri nei primi 15 giorni del mese successivo quello della data del documento. In caso contrario viene fornito un messaggio bloccante “La registrazione è superiore al giorno 15 del mese successivo quello di emissione del documento, documento non registrato”; il file non viene importato e rimane in elenco.

CAUSALE FATTURA – propositiva è la causale FE, l’utente ha la possibilità di indicare una eventuale sottocausale con sezionali Iva o contropartita di ricavo pre impostata. In assenza di sottocausale viene forzata la causale FE. Per i dettagli relativi all’utilizzo della causale specifica per fatture con IVA sospesa si rimanda al capitolo “Gestione IVA sospesa in relazione al tipo di <EsigibilitaIva> nel piede del documento. Se si indica una Sottocausale, non sarà possibile utilizzare la funzione di import primanota dettagliato per riga articolo, ma eventuali righe di fattura che risultano correlate per articolo ‘A’, vengono comunque contabilizzate secondo la correlazione effettuata in precedenza. Mentre, eventuali contropartite automatiche inserite in anagrafica cliente, non vengono considerate.

CAUSALE NOTA DI CREDITO – propositiva è la causale NE, l’utente ha la possibilità di indicare una eventuale sottocausale con sezionali Iva o contropartita di ricavo pre impostata. . In assenza di sottocausale viene forzata la causale NE. Per i dettagli relativi all’utilizzo della causale specifica per fatture con IVA sospesa si rimanda al capitolo “Gestione IVA sospesa in relazione al tipo di <EsigibilitaIva> nel piede del documento.

SEZIONALE IVA VENDITE – registro Iva sul quale deve essere protocollata l’operazione. Di default viene indicato il registro 1.

CODICI ESENZIONE IVA – possibilità di indicare un massimo di due codici di esenzione Iva che verranno utilizzati in primanota per la corretta contabilizzazione della operazione. I codici di esenzione Iva possono essere indicati in sede di import oppure nella anagrafica del cliente all’interno di “Contabilità – Rubrica clienti/fornitori – Condizioni e automatismi – Condizioni generali soggetto” nel campo “Assoggettamento IVA particolare”; tali indicazioni sono utilizzate in sede di import solamente se la natura della esenzione indicata nel file è compatibile con l’indicazione attribuita dall’utente. Ciò premesso la gerarchia è la seguente: in primo luogo si considera l’assoggettamento indicato sul cliente, poi quello nei parametri di import altrimenti si prende da “Contabilità – Tabelle – Esenzioni Iva” la prima esenzione che abbia una natura compatibile con quella del file.

CODICE ESENZIONE ARROTONDAMENTO – campo in output che riporta il codice di esenzione F02,3 che viene applicato agli eventuali importi di arrotondamento presenti in fattura.

DATA STATISTICA – ulteriore data che, se indicata popola il campo “Data statistica” presente in immissione primanota accessibile mediante l’omonimo tasto funzione attivo sul campo “Data”. Sono disponibili le seguenti opzioni:

Nessuna: il campo di primanota non viene compilato.

Data documento: la data statistica di primanota viene compilato con la data documento presente nel file XML.

Data lavoro: la data statistica viene popolata con la data di ingresso all’interno dell’azienda.

Data specifica: la data statistica viene popolata con la data specifica scelta per la registrazione.

Data Manuale: attiva un ulteriore campo di tipo data in cui digitare la data che si desidera come data statistica.

CENTRO COSTO/RICAVO – il campo è attivo solo in caso di gestione dei centri di costo/ricavo (“Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali – Parametri contabili” campo “Gestione centri di costo/ricavo” impostato a “Si”) e offre la possibilità di attribuire ai file XML uno dei centri di costo/ricavo definiti in “Contabilità – Tabelle – Centri di costo/ricavo”.

I campi descritti successivamente riguardano la modalità con cui si sceglie di gestire, per i file XML che ci si appresta a contabilizzare, i movimenti di incasso. Tendenzialmente in caso di scadenzario attivo si tende a considerare in maniera prioritaria le rate presenti all’interno del file XML. Se la sezione relativa alle rate non dovesse essere presente, la somma delle rate non è pari al totale del documento oppure l’utente ha scelto di non considerare le rate del file XML è possibile utilizzare una condizione presente nella anagrafica del soggetto oppure indicata in fase di import. Nel caso in cui vi sia lo scadenzario attivo e nessuno dei tre criteri permette la generazione di rate corrette viene inserita una rata utilizzando la tipologia residuale R- Rimessa.

CONSIDERA RATE PRESENTI SU XML – nel file XML possono essere presenti o meno le informazioni relative alle modalità di pagamento. Se presenti e se gestito lo scadenzario le rate del file XML vengono utilizzate per generare le rate all’interno dello scadenzario e questo vale anche per i tipi documento note di credito TD04. Qualora vi siano rate di tipo MP01/MP02/MP03/MP04/MP08 riconducibili, nella logica del programma, a rate di tipo contante; il programma tende a caricare anche il relativo pagamento a condizione che il successivo campo “Contabilizza pagamenti” risulti alzato. Se si sceglie di non porre il check su questo campo è possibile generare le rate in base alla condizione di pagamento indicata nel cliente (“Contabilità – Rubrica clienti/fornitori – Condizioni e automatismi – Condizioni di pagamento” campo “Pagamento abituale”). Oppure in base al codice di pagamento indicato nel campo “Pagamento”.

USA CONDIZIONE INCASSO CLIENTE – generazione delle rate utilizzando la eventuale condizione di incasso presente nella anagrafica del cliente (“Contabilità – Rubrica clienti/fornitori – Condizioni e automatismi – Condizioni di pagamento” campo “Pagamento abituale”). Se il codice dovesse essere riconducile al tipo rata C – Contanti, inserendo il check sul campo “Contabilizza pagamenti” viene contabilizzato anche il relativo movimento di incasso.

CONTABILIZZA PAGAMENTI – consente la contabilizzazione dei movimenti di incasso delle rate, a prescindere dal criterio scelto per il loro inserimento all’interno dello scadenzario. Se le rate derivano dal file XML la contabilizzazione dell’incasso avviene solamente per tipologie MP01/MP02/MP03/MP04/MP08 (riconducibili a C – Contanti) o rate di tipo similare; le altre tipologie vengono inserite come aperte all’interno dello scadenzario. Se presente un movimento di abbuono nel file XML la procedura è in grado di generare il relativo movimento di AB. Stesso principio viene applicato nel caso in cui si scelga di generare le rate sulla base della condizione di incasso presente in anagrafica cliente: il movimento sarà contabilizzato solamente se il tipo di condizione ha rate riconducibili alla tipologia C – Contanti.

C.TO PAGAMENTO – conto di contropartita che viene movimentato nel movimento di incasso. L’indicazione viene considerata solamente nel caso in cui sussistano le condizioni per la generazione di un movimento di incasso e si sia scelto di generare il movimento di incasso attraverso il precedente parametro. Nel caso in cui le rate vengano generate mediante la condizione di incasso presente sul cliente e vi sia anche un “Conto per pagamento” questo viene considerato in modo prioritario.

PAGAMENTO – campo che consente di richiamare la tabella “Contabilità – Tabelle – Pagamenti”, indicare una tipologia di incasso gestita, secondo le logiche di priorità precedentemente descritte, per la generazione delle rate all’interno dello scadenzario. Il conto utilizzato per l’incasso è quello presente nel codice pagamento impostato.

PAGAMENTO TRACCIATO – si tratta di un campo visibile e utilizzabile solamente per aziende assoggettate all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Se attivo tutte le tipologie di rate, indipendentemente dal fatto che siano generate dal file XML o dal pagamento tabellato, sono considerate tracciate. Se spento le tipologie MP01, MP02, MP03, MP04 e MP08 (contante o assimilabili al contante) vengono considerate non tracciate.

CAUSALE PAGAMENTO – Se si specifica una causale pagamento, questa verrà utilizzata nella registrazione di pagamento della fattura. Se viene indicata una sotto causale , la registrazione utilizzerà questi conti. I conti inseriti nella sottocausale sono prioritari rispetto alla contropartita presente nel codice del pagamento e rispetto al conto inserito nel campo dei parametri ‘c.to pagamento’.

CONTROPARTITE CLIENTI/SOTTOCAUSALI - Se si imposta il parametro a ‘Riporta tutte in primanota’ , in registrazione primanota vengono riportate tutte le contropartite automatiche presenti in anagrafica cliente/sottocausale indipendentemente dal fatto che siano state valorizzate. Il default è impostato con No, che indica di generare la registrazione contabile con le sole contropartite valorizzate.

CODIFICA AUTOMATICA CLIENTI – permette di effettuare l’auto codifica dei clienti presenti all’interno del file XML, ma non nel piano dei conti dell’azienda o nella rubrica unica. La selezione richiede l’indicazione del mastro da utilizzare per la codifica.

MASTRO – Mastro in cui si procederà all’auto codifica dei clienti.

SOTTO AZIENDA – campo attivo solamente in presenza di una Multiattività IVA art. 36 (campo “Miltiattiv. Iva art. 36” all’interno del menù “Servizi – Variazioni – Parametri aziendali”). Se opero l’import dei file XML a partire dalla sottoazienda GENERALE il campo è editabile e consente di indirizzare i file nella sottoazienda desiderata. Se si opera, invece, dalla singola sottoazienda il campo è in output e rimane fisso su quella sotto azienda.

APERTURA ANTEPRIMA OP. CONTABILE – Permette di definire se, operando dalla funzione “Import primanota dettagliato riga articolo” [Shift+F4], si voglia avere i meno la apertura della anteprima della operazione contabile. È di default acceso se spento, non apre mai l’anteprima della operazione contabile.