Durante l'import delle fatture elettroniche B2B, sia di fatture emesse che ricevute, si possono incontrare le tipologie di numerazione documento più disparate. Per poter effettuare l'import delle fatture in primanota, la procedura tende a “normalizzare” il numero presente nel file XML al fine di renderlo compatibile con i valori gestiti dal programma all'interno dello scadenzario. In particolare il programma elimina tutti i caratteri non numerici (lettere e caratteri separatori quali punti, trattini, barre, ecc.) e compone un dato esclusivamente numerico, partendo dalla prima cifra a partire da destra, per una lunghezza massima di sei cifre (in pratica presume che la cifra più a destra rappresenti l'unità del numero, la seconda rappresenti le decine, la terza le centinaia e via dicendo). In caso di numeri composti in modo “particolare” (ad esempio con l’anno all’estrema destra e magari anche con ulteriori elementi gestionali non necessariamente riferibili al numero del documento vero e proprio), può capitare in certi casi che il programma segnali che il documento esiste già nello scadenzario di un determinato cliente/fornitore.

Ad esempio, per il conto 501.00001 vengono emessi i due seguenti documenti, emessi entrambi in data 20/04/2019:

137/12/2019 e 138/12/2019

come si può notare, il numero vero e proprio è il primo elemento del numero, mentre nella parte più a destra del numero documento sono presenti: un elemento costante “/12” e l'anno “/2019”.

In questo caso la traduzione automatica del programma in fase di import, attribuisce al primo documento il numero 122019 (omettendo i caratteri non numerici e quelli più sinistra della sesta cifra) e procede con l’import; successivamente applica la stessa regola al secondo numero, ottenendo sempre lo stesso risultato. Trattandosi dello stesso fornitore ed avendo entrambi i documenti la stessa data, il secondo documento non viene importato e viene restituito il messaggio bloccante “documento è già esistente”.

Utilizzando il tasto funzione Modifica numero documento [Sh+F4], che consente di specificare un numero diverso da quello presente nell’XML, è possibile evitare l’eventuale scarto del documento. Il pulsante è attivo solo su quei documenti in cui si rende necessaria una “traduzione” del numero documento per renderlo compatibile con quello gestito nello scadenzario (numero documento più lungo di sei cifre, oppure con caratteri alfabetici o caratteri separatori).

Al fine di evidenziare la “traduzione” del numero documento è disponibile la colonna “NumPRN” in cui viene indicato il numero che la procedura utilizza per l’inserimento del documento nello scadenzario. Premendo il tasto Modifica numero documento [Shift+F4] si apre la finestra riportata di seguito, in cui viene visualizzato sempre il numero documento originale presente nel file XML ed il campo che consente l’inserimento del nuovo numero.

Per modificare massivamente il numero documento secondo alcune regole è possibile utilizzare la funzione Opzioni di import – Costruzione numero documento XML (vedi paragrafo dedicato in Opzioni di import)

Nella tabella seguente sono riportati alcuni esempi: