IMPORT CONTABILE FATTURE XML RICEVUTE

Nella prima colonna, senza intestazione, viene data la possibilità, attraverso l’apposizione di un check, di selezionare tutti i documenti che potranno essere importati o eliminati in blocco. L’import potrà avvenire sulla base di parametri generali applicati a tutte le righe oppure in maniera specifica e puntuale sulle righe articolo attraverso l’import dettagliato per articolo.

“Tipo” Viene specificato genericamente il tipo documento, ovvero se si tratta di fattura ricevuta (FR) oppure di nota di credito ricevuta (NR). Se è attiva la gestione dell’iva per cassa, in questa colonna non viene mai evidenziato se il documento sarà importato con iva “sospesa” o con iva “reale”, in quanto sono molteplici le variabili che influenzano questa bipartizione. Nell’elenco sarà sempre evidenziato come FR/NR; solo al momento dell’import vero e proprio verranno eseguiti tutti i controlli ed i ragionamenti necessari a determinare se il documento deve essere contabilizzato come “sospeso” o meno.

“Numero” Numero del documento prelevato direttamente dal file XML. Il massimo numero documento gestito è di 16 caratteri: in caso nel file XML il numero sia più lungo (max 20 caratteri), in questo campo vengono riportati i primi 16 caratteri partendo da destra.

“Data Doc” Data del documento letta direttamente dal file XML.

“Data Ric” Se presente, viene visualizzata la data di ricezione del documento corrente.

“Fornitore” Denominazione, ragione sociale o cognome/nome del fornitore che ha ricevuto il documento.

“Importo” Importo totale del documento. Se nel documento non è presente il campo relativo (in quanto elemento non obbligatorio), nella colonna non viene specificato alcun valore.

“Letto” Questa colonna viene visualizzata solo se per l’azienda corrente sono stati definiti utenti di tipo “Fattura Self” o “Idesk azienda” ed indica se il documento è stato impostato come “Letto” da uno dei predetti utenti. Se il documento è impostato come letto ed ha una nota, si attiva il pulsante “Visualizza nota lettura [F2]” che permette di visionarla.

“Nome” Nome del file XML che ci si appresta ad importare.

“Nat” Natura esenzione eventualmente presente nel documento. Nel caso in cui siano presenti più nature, viene visualizzata la dicitura VARIE. Nel caso sia presente una sola natura di tipo N6 viene visualizzata la dicitura Inv ad indicare che la fattura deve essere contabilizzata utilizzando la tecnica contabile del reverse charge.

“NumPRN” Numero che viene utilizzato dalla procedura per memorizzare il documento nello scadenzario. In ogni caso in primanota il numero viene gestito comprensivo degli eventuali caratteri alfanumerici, quali lettere, punti e altri caratteri separatori. Per ulteriori dettagli si rimanda al paragrafo specifico “MODIFICA NUMERO DOCUMENTO PER IMPORT PRIMANOTA” riportato di seguito.

“Stato riga”

Colonna contraddistinta da un bollino colorato ed una descrizione estesa.

Può riportare le seguenti situazioni:

BOLLINO ROSSO PIENO

Import solo in Docuvision per TD??
File già presente in Docuvision e in primanota
Importazione non possibile

BOLLINO ROSSO CON PUNTO ESCLAMATIVO

Soggetto estero non codificato
Registrazione contabile incompleta
TD27: Fattura per autoconsumo
TD27: Cessioni gratuite senza rivalsa

BOLLINO GIALLO

File già presente in docuvision
Data ricezione non presente
Più di un sogg. con stessa P. Iva o Cod. Fisc.
Soggetto non presente in anagrafica
Natura/Esenzione IVA di tipo Varie
Somma rate diversa dal totale documento
Verificare ritenuta d’acconto su fattura originaria
TD21 - Rettificare le fatture ricevute in esenzione IVA
TD26 Cessioni di beni ammortizzabili

BOLLINO GIALLO CON PUNTO ESCLAMATIVO

Abbuono sul totale del documento
Imponibile + imposta diverso dal totale documento

BOLLINO VERDE CON PUNTO ESCLAMATIVO

Correlazione per articolo – si tratta dell’unico “Stato riga” che non viene calcolato in modo automatico, può essere visualizzato a seguito della “Verifica correlazioni articoli” [Ctrl+Shift+F7] e informa che la fattura risulta completamente correlata per riga articolo.

BOLLINO VERDE : non riporta alcuna dicitura di stato. Significa che la registrazione verrà generata completa in primanota con una contropartita reperita dalla anagrafica del cli/for, se presente, oppure dai conti automatici.

Gli stati vengono riletti ogni volta che si entra all’interno della funzione. Per questa ragione, ad esempio, se ho più fatture su cui viene riportato “Cliente/fornitore non presente in anagrafica” e ne importo una, sulle altre continuerà a rimanere questo stato a meno di uscire e rientrare nella funzione.

In particolare sempre relativamente agli stati sia di documenti ricevuti che emessi:

Import solo in docuvision - identifica i file XML a lotti importabili nel solo documentale e l’importazione di TD16, TD17, TD18, TD19, TD21, TD22 e TD23 emessi.
File già presente in Docuvision e in primanota - identifica un file non più importabile in quanto già presente nel documentale e in primanota; condizioni che identificano che l’import della fattura è già avvenuto. Questi file devono essere selezionati ed eliminati con “Elimina” [Shift+F3].
Registrazione contabile incompleta - fatture ricevute con regime fiscale RF02 ed RF19 e la presenza di almeno un blocco cassa previdenza, presenza di un blocco ritenuta di tipo RT03, RT04 ed RT05, fatture emesse e ricevute quando arrivano i file XML di tipo TD21 con regolarizzazione dell’IVA in liquidazione, TD22 e TD23.
Verificare ritenuta d’acconto su fattura originaria - in caso di documenti di tipo TD04 e blocco ritenuta RT01 ed RT02.
TD27 Fattura per autoconsumo/TD27 Cessioni gratuite senza rivalsa - nel primo caso viene testata l’uguaglianza fra il codice fiscale del cedente prestatore e del cessionario committente; nel secondo caso che i due soggetti siano, invece, diversi.
TD26 Cessione di beni ammortizzabili/TD26 Passaggi interni (ex art. 36 DPR 633/72) – nel primo caso viene testato che cedente e prestatore siano due soggetti diversi, nel secondo caso che siano lo stesso soggetto mediante il confronto dei codici fiscali di cedente/prestatore e di cessionario/committente.
File già presente in docuvision – ad identificare fatture che in precedenza erano state importate nel documentale oppure fattura in precedenza importate nel documentale e in primanota per le quali è stata eliminata la relativa registrazione contabile. Il file è importabile in primanota e in automatico viene eseguito l’aggancio con la scrittura di primanota.

“Descrizione TD”

Descrizione prevista, per la tipologia di documento, all’interno del tracciato ministeriale.

Al momento sono gestite le seguenti descrizioni:

TD01 – Fattura,
TD02 - Acconto/Anticipo su fattura
TD03 - Acconto/Anticipo su parcella
TD04 - Nota di credito
TD05 – Nota di debito
TD06 – Parcella
TD16 - Integrazione fattura reverse charge interno
TD17 - Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall'estero
TD18 - Integrazione per acquisto beni intracomunitari
TD19 - Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17 c.2 DPR 633/72
TD20 - Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (ex art. 6 c.8 d. lgs. 471/97 o art. 46 c.5 D.L. 331/93)
TD21 - Autofattura per splafonamento
TD22 - Estrazione beni da Deposito IVA
TD23 - Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell'IVA
TD24 - Fattura differita di cui all'art. 21, comma 4, lett. a)
TD25 - Fattura differita di cui all'art. 21, comma 4, terzo periodo lett. b)
TD26 - Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art. 36 DPR 633/72)
TD27 - Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa

Per tutte le tipologie, tranne che per il TD04, viene riportato FR all’interno della colonna “Tipo”.

Per TD04 si riporta NR.

Ai fini dell’import in primanota, nell’elenco dei documenti sono presenti i seguenti tasti funzione di riga:

[F4]Import primanota dettagliato riga articolo. Per entrare nella funzione che permette di eseguire la correlazione dettagliata per singole righe articolo del file XML. Tramite questa funzione si ha la possibilità di scegliere una contropartita per ogni riga articolo; tale correlazione sarà memorizzata dalla procedura e riproposta qualora l’articolo arrivi nuovamente in un’altra fattura.

[F5] Aggiorna fatture da directory. Aggiorna l’elenco delle fatture qualora si siano inseriti nella directory locale di riferimento per l’import altri file XML. Tale comando preleva i file XML locali e li mette all’interno della cartella preposta nella directory dell’azienda.

[F8]Visualizza. Visualizzazione del contenuto del file XML.

[Ctrl+Shift+F7]Segna come da leggere. Attivo solamente nel caso in cui l’azienda sia collegata ad un i desk fattura self o ad un i desk aziendale.

[Shift+F4]Modifica numero documento. Questo tasto funzione consente, se necessario, di modificare il numero documento al fine di poter eseguire l’import automatico dello stesso in primanota. Per i dettagli si rimanda al paragrafo specifico “MODIFICA NUMERO DOCUMENTO PER IMPORT PRIMANOTA” riportato di seguito.

[F11] Stampa. Questo tasto consente di stampare il contenuto della finestra elenco, evidenziando il numero totale dei documenti presenti in elenco, il numero dei documenti selezionati e le righe per le quali sono stati definiti i parametri personalizzati.

[Shitf+F5]Filtro avanzato. Attraverso questo pulsante è possibile specificare una serie di parametri che consentono di filtrare i documenti che saranno visualizzati nell’elenco principale.

[Ctrl+Shift+F7]Verifica correlazioni articoli. Attraverso questo pulsante è possibile verificare, per uno o più file XML, se tutti gli articoli in esso presenti hanno una correlazione per articolo. L’azione del pulsante si ha solamente sulle righe che presentano il bollono verde, giallo e giallo con il punto esclamativo in corrispondenza della colonna “Stato”. Se almeno una riga articolo del corpo del documento non presenta la correlazione per articolo viene mantenuto il bollino originale. Se, invece, tutte le righe assumono la correlazione per articolo lo stato diventa VERDE col punto esclamativo e riporterà la dicitura “Correlazione per articolo” per le fatture che partivano da uno stato verde. Verde con il punto esclamativo mantenendo però la dicitura originale per le fatture che partivano da uno stato giallo oppure giallo con il punto esclamativo. Gli unici stati non testati dalla funzione sono “Più di un sogg. Con stessa P.Iva e Cod. Fisc.” e “Soggetto non presente in anagrafica”; le correlazioni per articolo sono sempre legate al fornitore. Se il fornitore non è determinabile non possono essere testate le correlazioni.

[Shift+F7] Seleziona/Deseleziona tutto. Questo tasto, premuto alternativamente, seleziona o deseleziona tutti i documenti presenti nell’elenco.

[Shift+F3]Elimina.

[Invio] Seleziona/Deseleziona singolo documento. Premendo il tasto Invio alternativamente, si seleziona o deseleziona il singolo documento su cui è posizionata la barra di selezione.

[F10] Import primanota. Premendo questo pulsante, viene visualizzata la finestra dei “Parametri generali di import” per prendere visione dei dati utilizzati in fase di importazione (rimane prioritaria in questa fase l’eventuale mappatura definita sulle righe articolo o gli eventuali campi definiti nella anagrafica del fornitore). Confermando i parametri presenti nella finestra, verrà avviata l’importazione dei documenti ed al termine sarà visualizzata una videata con i messaggi riepilogativi riportanti l’esito dell’operazione.

Le funzioni scheda presenti sono:

[Shift+F11]Allegati fattura xml. Permette la presa visione degli eventuali file allegati presenti oltre alla fattura xml.

[Ctrl+Shift+F8]Nota XML. Tasto funzione che permette di inserire un’annotazione (max 255 caratteri) che verrà salvata anche come nota del documento di Docuvision una volta importata la fattura.

Opzioni lettura XML. Il medesimo tasto funzione assume questa dicitura nel caso in cui l’azienda sia collegata ad un i desk fattura self oppure i desk aziendale. Consente di visualizzare un’eventuale nota di lettura che il cliente azienda ha inserito da condividere con lo studio.

[Shift+F6] Directory import. Directory locale in cui si trovano i file XML da caricare in elenco.

[Shift+F8] Parametri generali import. Questo tasto apre la finestra in cui è possibile specificare i parametri utilizzati per la contabilizzazione di tutti i documenti selezionati. Per i dettagli si rimanda al paragrafo specifico “PARAMETRI GENERALI IMPORT” riportato di seguito.

[Shift+F12]Import da Agenzia delle Entrate. Tasto funzione da richiamare per avere l’elenco dei file xml da importare prelevandoli direttamente dal sito della Agenzia delle Entrate.

[F3] Associa anagrafica. Questa funzione permette all’utente di verificare se in anagrafica clienti/fornitori o in rubrica unica sia già stato codificato un soggetto con la stessa partita iva/codice fiscale del cliente o fornitore presente nel file xml. Se sono presenti più soggetti con la stessa partita iva o codice fiscale, l’utente può scegliere su quale di questi effettuare la registrazione contabile oppure se crearne uno nuovo.

[Ctrl+Shift+F3]Gestione correlazioni primanota. Tasto funzione che permette la consultazione/modifica delle correlazioni sugli articoli che sono state effettuate in sede di import delle fatture. Per i dettagli si rimanda al capitolo dedicato.

PARAMETRI GENERALI IMPORT