All’interno di questa finestra, richiamabile attraverso il pulsante “Parametri generali import” [Shift+F8], è possibile definire i parametri necessari per poter effettuare la contabilizzazione in primanota dei documenti precedentemente selezionati. I parametri indicati verranno automaticamente applicati, per quanto possibile, ai documenti selezionati. La finestra verrà comunque visualizzata automaticamente dalla procedura ogni qualvolta verrà premuto il pulsante Import primanota [F10], affinché l’utente sia consapevole dei parametri impostati. In questo secondo caso, una volta che si confermano i parametri presenti nella finestra, verrà avviata l’importazione dei documenti e verrà visualizzata una videata con i messaggi riepilogativi dell’operazione.

Confermando la finestra con Ok [F10], alcuni dei parametri presenti vengono memorizzati in maniera permanente, affinché possano essere riproposti per le successive importazioni. I rimanenti parametri (quelli non salvati su disco) restano comunque memorizzati per la sessione di lavoro corrente, fino a quando non si abbandona la funzione oppure non si esegue l’import tramite il pulsante Import primanota [F10].

I parametri generali di import sono utilizzati anche dalla funzione di” Import primanota dettagliato riga articolo”.

La videata che si presenta, richiamando la funzione, è simile alla seguente:

I campi memorizzati per ulteriori import sono i seguenti:

Di seguito vengono analizzati nel dettaglio i parametri contenuti nella videata:

DATA REGISTRAZIONE – Data in cui effettuare la registrazione in primanota delle operazioni che si stanno per importare. Sono accettati i seguenti valori:

Data Ricezione - (disponibile per i documenti ricevuti tramite un servizio Passepartout/Passhub o documenti scaricati dal portale fatture corrispettivi), le fatture vengono ordinate per tale data. All’interno di una stessa data ricezione, vengono ordinati per data documento e, a parità di data documento, per numero documento.

NOTA BENE: se nella selezione sono stati inclusi documenti che non hanno una data ricezione, questi non verranno importati e saranno evidenziati nella messaggistica differita al termine dell’elaborazione.

Data Documento - le fatture vengono importate in base alla data del documento, l’ordinamento sarà quindi per data documento e – a parità di data - per numero documento;

Data Specifica - Attraverso questa opzione l’utente deve digitare la data con cui verranno registrati i documenti. Scegliendo questa opzione, l’ordinamento dei documenti sarà per data ricezione (se presente) oppure per data documento.

Nel caso in cui per i documenti presenti in elenco sia presente una “data ricezione” il programma, effettuando il confronto tra la data documento, data ricezione e la data “specifica”, registrerà il documento o sul sezionale acquisti “normale” oppure su un sezionale oppositamente marcato, nell’archivio dei numeratori come “RicAnPrec”. Questa tipologia di registro deve essere indicato, nella finestra dei parametri generali, nel campo “Sezionale docum.ricevuti anno prec.”.

Fine meseIl file viene registrato nell’ultimo giorno del mese della data del documento.

ATTENZIONE: si ricorda che la registrazione del documento su un sezionale marcato come “RicAnPrec” potrà avvenire solo nel caso in cui la data di ricezione sia uguale o inferiore al 30/04 dell’anno cui si è posizionati. Per date superiori il documento verrà automaticamente registrato sul sezionale iva “normale” definito nei “Parametri documento import primanota” con iva “totalmente indetraibile”.

SOTTO AZIENDA – Questo campo viene richiesto obbligatoriamente solo se sono gestite le sottoaziende (gestione Multiattività Iva Art. 36 o semplice gestione delle sottoaziende) e identifica la sottoazienda in cui verranno importati i documenti precedentemente selezionati. Si ricorda che il campo impostato nei Parametri documento è prioritario rispetto a quello dei parametri generali.

NOTA BENE: si ricorda che, con la gestione delle sotto-aziende, l’import primanota può essere effettuato dalla singola sottoazienda, dal menu Contabilità – Revisione primanota (in questo caso il campo è già compilato con il numero di sottoazienda in cui si sta lavorando); oppure è possibile eseguire l’import dalla sotto-azienda “G” generale (da questa è possibile scegliere la sottoazienda in cui indirizzare la registrazione contabile).

SEZIONALE IVA ACQUIST – Questo campo è obbligatorio e rappresenta il sezionale Iva “Normale” in cui vengono registrati i documenti precedentemente selezionati. Il programma utilizza il sezionale indicato solo nel caso in cui non sia stato specificato un sezionale nei “Parametri del documento” o nell’anagrafica del fornitore. In questo campo non è possibile indicare registri acquisti marcati come “RicAnPrec”.

SEZIONALE DOCUM. RICEVUTI ANNO PREC – In questo campo è possibile indicare un sezionale iva acquisti precedentemente marcato come “RicAnPrec” per registrare i relativi documenti ricevuti nell’anno precedente. Tale registro viene utilizzato dalla procedura solo se:

• è stato codificato un registro appositamente marcato ed è stato specificato nei parametri generali;
• l’anno di ricezione (data obbligatoria) e l’anno di emissione del documento sono entrambi inferiori all’anno di registrazione del documento (data specifica);
• se la data specifica è inferiore o uguale al 30/04.

ATTENZIONE: se la data “specifica” è superiore al 30/04 il documento verrà automaticamente importato su un sezionale “normale” e con iva “totalmente indetraibile”.

COMPETENZA IVA PERIODO PREC. – Questo parametro consente di marcare i documenti selezionati come di “competenza periodo precedente” ai fini del calcolo della liquidazione iva. Questa marcatura verrà effettuata solo se la “data di registrazione” rientra entro il termine massimo previsto per la determinazione della liquidazione mensile (15° giorno del mese successivo) o trimestrale (15° giorno del secondo mese successivo). Sono attivi gli stessi controlli presenti durante la registrazione del documento in primanota e nel caso in cui il documento non possa essere marcato come tale, verrà ugualmente importato senza marcatura e nei messaggi differiti verrà evidenziato come “non in possesso dei requisiti” per essere marcato. L’applicazione o meno della competenza IVA periodo precedente per documenti di tipo TD01 – Fattura, TD24 - Fattura differita di cui all'art. 21, comma 4, lett. a) e TD25 - Fattura differita di cui all'art. 21, comma 4, terzo periodo lett. b) esegue sempre un controllo fra le date dei DDT presenti nel XML e la data di registrazione. In caso di TD24 viene inserita solamente se il divario è uguale ad un mese; per TD01 e TD25 se il divario è pari a uno o due mesi.

REVERSE CHARGE SEZ. IVA VENDITE – Questo campo, non obbligatorio, consente di specificare su quale registro iva vendite deve essere effettuata l’annotazione dei documenti di acquisto registrati con la doppia annotazione iva (doppio protocollo), documenti che riportano al loro interno una “Natura operazione N6” (e, solo in caso di fornitore sammarinese, N3.1). Se non viene specificato nulla, i documenti che presentano tale natura non verranno importati. Se nei numeratori è stato marcato un sezionale vendite di tipo Reverse charge, questo verrà proposto.

TIPO REVERSE – Attraverso questo campo è possibile specificare, per le operazioni di acquisto con doppia annotazione, il tipo di “Reverse charge” ai fini della dichiarazione Iva annuale (natura operazione N6 e, solo in caso di fornitore sammarinese, N3.1). Si ricorda che il “Tipo operazione reverse” memorizzato nei Parametri del documento e nell’anagrafica del fornitore sono prioritari rispetto a quanto definito nei parametri generali. L’eventuale valore inserito non rimane valorizzato nei successivi import oppure se si esce/rientra nella funzione.

CODICI ESENZIONE IVA – Questi due campi, non obbligatori, consentono di specificare due “codici di esenzione iva” da utilizzare durante la registrazione delle operazioni in primanota. I codici indicati vengono utilizzati esclusivamente se la “Natura operaz. Fattura xml” specificata all’interno della tabella esenzioni corrisponde a quella presente nel file XML. Si ricorda che, a parità di “Natura operazione” è prioritario il codice di esenzione specificato nei parametri documento, nell’anagrafica del fornitore e per ultimo quello definito nei parametri generali. L’eventuale valore inserito non rimane valorizzato nei successivi import oppure se si esce/rientra nella funzione.

Se la natura dell’operazione definita nei predetti campi differisce da quella presente nel documento, la ricerca viene effettuata direttamente nella tabella delle Esenzioni Iva del raggruppamento\azienda, selezionando il primo codice che risponde ai requisiti sopra indicati. Se la natura esenzione IVA presente nel file non trova nessuna corrispondenza in base ai criteri indicati il sistema va a guardare se è stata indicata una esenzione nel campo “Esenzione operazioni passive con natura non compatibile” che si trova in “Contabilità – Rubrica clienti/fornitori – Condizioni e automatismi [F6]”. Solamente nel caso in cui in questo campo non sia indicato alcun codice, il documento viene escluso dall’import dando uno specifico messaggio. Esempio: “Documento 149 del 27/02/19 conto 601.00051 Carretti Srl sono presenti esenzioni Iva con Natura non presente in tabella, documento non registrato”.

DOCUMENTI CON IVA INDETRAIBILE – Attraverso questo campo è possibile specificare, se per i documenti selezionati, l’iva deve essere considerata “Totalmente o Parzialmente indetraibile” oppure, se non specificato nulla, totalmente detraibile. Sono accettati i seguenti valori:

N - No (valore predefinito) nel documento non è presente iva indetraibile. Nel caso in cui la contropartita associata alla riga articolo sia di tipo G – Generale da conti automatici, P – prelevata dai conti automatici aziendali, C – letta dalla anagrafica del fornitore il programma considera la eventuale indetraibilità IVA del conto. Se, invece la riga articolo è correlata (A – Correlazione per articolo) l’indetraibilità IVA è quella memorizzata sul conto di correlazione.

T Totalmente. L’iva presente nel documento è totalmente indetraibile. In questo caso il programma importa le aliquote presenti nel file XML anteponendo all’aliquota il carattere “-”.

IMPORTANTE: per le aziende che gestiscono la ventilazione, viene normalmente anteposto il “.” (punto) all’aliquota. Se invece il documento viene marcato come “Totalmente indetraibile” l’indetraibilità dell’iva prevale rispetto alla ventilazione.

Nelle aziende/sottoaziende con indetraibilità dell’IVA totale a causa del pro rata con codice 101 la scelta operata sul campo viene anche memorizzata.

DATA STATISTICA – Campo non obbligatorio. Se compilato, all’atto della contabilizzazione viene compilato il relativo campo presente in primanota, richiamabile attraverso il tasto funzione Data Statistica [F5].

CENTRO COSTO/RICAVO – Campo da utilizzare per la specifica di un centro di costo/ricavo cui imputare l’operazione. Si tratta di un campo visibile solamente se all’interno dell’azienda risultava attiva la gestione dei centri di costo/ricavo.

REGOLARIZZAZIONE IVA SPLAFONAM – Il campo è visibile solamente se all’interno di “Azienda – Anagrafica azienda – Dati aziendali – Parametri contabili” risulta valorizzato il campo “Gestione plafond esportatore abituale”. Si tratta di un parametro utilizzato per la gestione dell’importazione di un file di tipo TD21 ed indica come viene regolarizzato il versamento dell’IVA in caso di splafonamento. Le opzioni possibili sono “con Delega F24” oppure “in Liquidazione”.

CONSIDERA RATE PRESENTI SU XML – nel file XML possono essere presenti o meno le informazioni relative alle modalità di pagamento. Se presenti e se gestito lo scadenzario, le rate dell’XML vengono utilizzate per generare le rate all’interno dello scadenzario stesso. Qualora vi siano rate di tipo MP01/MP02/MP03/MP04/MP08 (riconducibili per il programma a rate di tipo “contanti”) il programma tende a caricare anche il relativo pagamento (a condizione che il campo successivo “Contabilizza pagamenti” sia impostato a “S”). Questo parametro consente di non tenere conto delle scadenze presenti sul file XML e generare le rate in base al “Codice pagamento” oppure al quello indicato nelle condizioni del fornitore.

USA CONDIZIONE PAGAMENTO FORNITORE S/N – Questo parametro viene considerato solo nel caso in cui non vengano considerate le rate dell’XML perché non presenti nel file, oppure perché il parametro “Considera rate presenti su xml” è stato impostato a “N”, o ancora perché la somma delle rate presenti nell’XML differisce dal totale documento. In questi casi la procedura cerca di generare le rate utilizzando il codice di pagamento abituale presente nell’anagrafica fornitore oppure, se specificato, il codice pagamento indicato nei Parametri del singolo documento. Se all’interno del codice di pagamento sono presenti rate di tipo “contanti” queste saranno considerate pagate se il campo successivo “Contabilizza pagamenti” è impostato a “S”.

ATTENZIONE: nel caso in cui non siano stati specificati i codici pagamento, né nelle condizioni del fornitore, né sul singolo documento, viene generata una rata di tipo “M” rimessa diretta.

CONTABILIZZA PAGAMENTI S/N – Se questo campo è impostato a SI, possono essere contabilizzati anche i pagamenti/abbuoni derivanti dalle rate XML oppure dalle condizioni di pagamento dei fornitori. In particolare se le rate derivano dal file XML, se all’interno di quest’ultimo sono presenti rate di tipo MP01/MP02/MP03/MP04/MP08 (tipologie di rate riconducibili a pagamenti contanti o similari), solo per tali tipologie di rate viene eseguita anche la registrazione del PG, mentre le rimanenti rate vengono inserite nello scadenzario con la loro tipologia e non risulteranno pagate. Per le rate derivanti da XML potrebbe essere generata anche una scrittura AB (abbuono) se questo risulta presente nel file XML. Se al contrario non si utilizzano le rate dell’XML (perché non presenti, oppure per scelta dell’utente), SOLO se il campo precedente “Usa condizione pagamento Fornitore” è impostato a “SI”, per le SOLE rate di tipo “C” (contanti), se questo campo è impostato a SI allora viene contabilizzato anche la relativa operazione “PG” (pagamento).

CONTO PER PAGAMENTO – Se si specifica un conto, solo se è stato impostato a “S” il campo precedente, questo viene utilizzato per la registrazione del pagamento. Se nel fornitore è presente un codice pagamento quello delle condizioni fornitore è prioritario su quello specificato in questo campo. Se infine viene indicato un conto di pagamento all’interno dei parametri del singolo documento, quest’ultimo ha priorità su tutti gli altri conti.

PAGAMENTO – Nelle aziende in cui è gestito lo scadenzario, possibile indicare quale codice di pagamento utilizzare per la creazione delle scadenze relative alle fatture (se nel file xml non sono presenti scadenze e non è presente nemmeno il pagamento abituale in anagrafica fornitore). Se non è stato definito alcun codice in questo campo e nel file xml non sono presenti delle scadenze, la procedura assegna al documento una scadenza di tipo rimessa diretta con data documento.

CAUSALE PAGAMENTO – Se si specifica una causale pagamento, questa verrà utilizzata nella registrazione di pagamento della fattura. Se viene indicata una sotto causale , la registrazione utilizzerà questi conti. I conti inseriti nella sottocausale sono prioritari rispetto alla contropartita presente nel codice del pagamento e rispetto al conto inserito nel campo dei parametri ‘c.to pagamento’.

CONTROPARTITA FORNITORI – Se si imposta il parametro a Riporta tutte , in registrazione primanota vengono riportate tutte le contropartite automatiche presenti in anagrafica fornitore indipendentemente dal fatto che siano state valorizzate. Il default è impostato con No, che indica di generare la registrazione contabile con le sole contropartite valorizzate.

CODIFICA AUTOMATICA FORNITORI – E’ possibile, attraverso l’impostazione di questo parametro, effettuare l’autocodifica dei fornitori presenti nel file xml, ma non nel piano dei conti dell’azienda o nella rubrica unica di riferimento. Se selezionato viene richiesto obbligatoriamente il mastro in cui eventuali nuovi fornitori dovranno essere codificati. Se è presente un solo mastro di tipo PF, verrà proposto automaticamente dalla procedura.

NOTA BENE: il programma non consente l’autocodifica di percipienti soggetti a Ritenuta. Tali soggetti devono essere codificati manualmente dall’utente oppure utilizzando la funzione di import dettagliato la codifica del percipiente sarà guidata con l’anteprima del file xml.

APERTURA ANTEPRIMA OP. CONTABILE – Permette di definire se, operando dalla funzione “Import primanota dettagliato riga articolo” [Shift+F4], si voglia avere i meno la apertura della anteprima della operazione contabile. È di default acceso se spento, non apre mai l’anteprima della operazione contabile.